大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究

摘 要?大數(shù)據(jù)時代，新一輪的信息技術(shù)不斷重塑社會和產(chǎn)業(yè)生態(tài)，與此同時，檔案業(yè)務(wù)也發(fā)生著深刻變革，企業(yè)必須主動創(chuàng)新，適應(yīng)時代需求，做好檔案工作。國有企業(yè)作為在社會經(jīng)濟(jì)中起到關(guān)鍵作用的大型企業(yè)，更需要以主動的姿態(tài)融入大數(shù)據(jù)環(huán)境中，引領(lǐng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的潮流。企業(yè)數(shù)字檔案館是國有企業(yè)適應(yīng)時代新需求、整合利用企業(yè)檔案資源、實現(xiàn)企業(yè)檔案信息充分利用的平臺和系統(tǒng)工程。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 國有企業(yè) 數(shù)字檔案館

中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2020-03-03

★基金項目：中國建筑科學(xué)研究院有限公司青年科研基金項目（項目編號：20180106331030039）。

★作者簡介：趙越，中國建筑科學(xué)研究院有限公司辦公室主任助理，工程師，碩士研究生，研究方向為檔案管理、科研管理等。

Abstract In the era of big data， a new round of information technology is constantly reshaping the social and industrial ecology. At the same time， the archival business is undergoing profound changes. Enterprises must take the initiative to innovate， adapt to the needs of the era， and do a good job in archiving. As large-scale enterprises that play a key role in social economy， state-owned enterprises need to integrate into the big data environment with an active attitude and lead the trend of digital construction of enterprise archives. The enterprise digital archives is a platform and system project for state-owned enterprises to adapt to the new needs of the era， integrate and utilize enterprise archival resources， and realize the full use of enterprise archival information.

Keyword big data; state-owned enterprise; digital archives

一、大數(shù)據(jù)時代國企數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

1.取得的成果。

（1）檔案數(shù)據(jù)價值凸顯，國企加大重視。檔案是國企在生產(chǎn)經(jīng)營過程中長期積累的重要數(shù)據(jù)資源，具有真實性、全面性、獨特性等特點。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)成為國企的重要資產(chǎn)和關(guān)鍵競爭要素，在指導(dǎo)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、輔助高效決策等方面發(fā)揮著不可替代的作用。國企間的競爭越來越成為數(shù)據(jù)資源處理能力的競爭，而檔案資源中存在大量未被挖掘的數(shù)據(jù)，因此建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館，利用大數(shù)據(jù)手段管理檔案資源成為國企創(chuàng)造競爭優(yōu)勢的重要手段。

（2）相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不斷完善。國企數(shù)字檔案館建設(shè)必須有相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支撐，才能更加適應(yīng)國家、社會、行業(yè)、企業(yè)的需求。近年來，國家檔案局和地方檔案行政單位均出臺了一系列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，形成了較為系統(tǒng)健全的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系，大致可將其分為總則、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、安全保障等類別，詳細(xì)舉例見表1。

（3）國企數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)入規(guī)范試點發(fā)展階段。2017年國家檔案局下發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》）后，啟動了企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)試點的準(zhǔn)備工作。在各檔案部門與企業(yè)的支持下，經(jīng)過專家評審最終確定了包括國家電網(wǎng)公司、中國長江三峽集團(tuán)公司等在內(nèi)的35家試點單位，不僅進(jìn)一步明確了《指南》的規(guī)定和要求，還修改完善了試點單位的相關(guān)工作方案，使國企數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)入了規(guī)范化的試點發(fā)展階段，為下一階段國企全面發(fā)展建設(shè)做好了前期準(zhǔn)備。

（4）國企形成了一系列數(shù)字檔案館建設(shè)研究成果。為滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理和檔案人員提出的新要求，越來越多的國企內(nèi)部檔案人員將研究視角轉(zhuǎn)移到檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)中，并形成了一系列的研究成果。他們以豐富的國企檔案管理經(jīng)驗為基礎(chǔ)，充分分析企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館面臨的優(yōu)勢與不足，并嘗試提出一套能夠滿足企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)需要的模式，且已取得了相當(dāng)?shù)某晒ζ渌麌?、相關(guān)企業(yè)進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)提供了經(jīng)驗借鑒。

2.存在的問題。

（1）國企檔案數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱，工作量大。大多數(shù)國企生產(chǎn)經(jīng)營時間長、涉及領(lǐng)域廣、工作復(fù)雜，形成了大量的紙質(zhì)檔案，但數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱，外包又難以有效保證質(zhì)量且面臨著檔案保密的相關(guān)問題，因此面對龐大的數(shù)字化工作量只能望洋興嘆。很多國企近些年才開始數(shù)字檔案館建設(shè)，之前的數(shù)字化、信息化只局限于對檔案進(jìn)行條目化管理，僅利用一些辦公軟件輔助進(jìn)行檔案管理。

（2）相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尚不健全。相較于傳統(tǒng)檔案管理成熟穩(wěn)定的模式，數(shù)字檔案館建設(shè)正處于變化與上升時期，專門針對電子文件、數(shù)字檔案的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)仍在商討制定中，已有的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)又存在著分散性、間接性、不配套性和模糊性等問題。國企在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中也遇到了標(biāo)準(zhǔn)瓶頸，缺乏數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、館藏資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等。

（3）國企數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展不均衡。國企數(shù)字檔案館建設(shè)的不均衡現(xiàn)象主要體現(xiàn)在兩個方面：一是國企之間以及國企總部、二級單位之間發(fā)展不均衡。相較于大型國企和國企母公司，一些小型國企和子公司的數(shù)字檔案館建設(shè)仍停留在館藏檔案數(shù)字化階段，或者與業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接滯后。二是不同檔案種類信息化發(fā)展不均衡。在檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)過程中，國企更多偏向與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營直接掛鉤的檔案，種類繁多的文書檔案反而難以實現(xiàn)對接與共享，國企檔案網(wǎng)站未起到應(yīng)有作用。

（4）國企檔案人員未能發(fā)揮應(yīng)有作用。國企檔案從業(yè)人員存在整體專業(yè)素質(zhì)不夠高的問題，缺乏專職、專業(yè)的檔案人員，部分檔案人員在檔案整理、編目的過程中仍按照紙質(zhì)檔案手工管理的傳統(tǒng)思維和紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗、理念進(jìn)行，難以滿足檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，造成了一定程度的管理混亂。

（5）技術(shù)支撐不到位，監(jiān)察體系不完善。國企在數(shù)字檔案館建設(shè)中的技術(shù)手段支撐不到位，在建設(shè)數(shù)據(jù)接口、進(jìn)行新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成中存在一定的技術(shù)難關(guān)，難以滿足企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)需求。國企的數(shù)字檔案館建設(shè)還存在企業(yè)數(shù)字檔案質(zhì)量監(jiān)察體系不完善，難以保證數(shù)字檔案真實性、可靠性、安全性的問題。

二、大數(shù)據(jù)時代國企數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

1.匯集國企檔案信息資源。國企數(shù)字檔案館通過“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”兩大路徑，一方面利用數(shù)字化手段，如掃描、拍照等，將紙質(zhì)、錄音、錄像、縮微膠片等傳統(tǒng)載體的檔案信息與資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息妥善保存;另一方面將企業(yè)各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的符合標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，將國企的檔案信息資源進(jìn)行完整、有效匯集。

2.便利國企檔案信息查詢。國企數(shù)字檔案館可以利用企業(yè)檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案傳遞，高效地滿足企業(yè)業(yè)務(wù)管理的資源需求。通過建立科學(xué)、集成、來源廣泛的檔案信息資源庫，使國企工作人員能夠更快、更有效、更精確地獲得權(quán)限內(nèi)的檔案信息，真正實現(xiàn)國企檔案信息資源的有效共享，支持企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，提升企業(yè)核心競爭力。

3.提升國企檔案服務(wù)水平。國企數(shù)字檔案館可以在確保檔案信息安全保密的基礎(chǔ)上，向檔案信息用戶提供更高水平的服務(wù)。跨地區(qū)的遠(yuǎn)程服務(wù)可以使用戶及時有效地獲取所需檔案信息，不受時間和空間的限制，為企業(yè)發(fā)展提供更高質(zhì)量和精度的信息化服務(wù)。同時，數(shù)字檔案館還可以提供圖形、圖像、音頻、視頻等多種形式的檔案資源，多方面滿足用戶需求。

4.保障國企檔案信息安全。國企數(shù)字檔案館可以有效防范企業(yè)檔案信息資源流失，降低安全風(fēng)險。數(shù)字檔案館實現(xiàn)了國企各業(yè)務(wù)系統(tǒng)重要信息資源的全生命周期管理，從源頭出發(fā)，全程性地降低企業(yè)信息資源安全風(fēng)險。同時，還可以提供有效的檔案信息資源長期保存措施，保證檔案數(shù)據(jù)的長期可讀取，制定保障檔案信息資源安全的系統(tǒng)策略，使檔案信息處于有效受控狀態(tài)。

5.支撐國企企業(yè)文化建設(shè)。國企數(shù)字檔案館保存著國企大量的信息資源，記錄了國企創(chuàng)立發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營的歷史路徑和重要節(jié)點，蘊(yùn)含著國企的獨特文化和風(fēng)骨。數(shù)字檔案館的檔案資源是企業(yè)進(jìn)行文化建設(shè)的重要信息支撐，通過發(fā)掘大量檔案中蘊(yùn)藏的文化信息，并利用數(shù)字檔案館多樣的展現(xiàn)形式，不僅有利于企業(yè)文化的形成、沿革，而且對于員工的企業(yè)文化教育也起著至關(guān)重要的作用。

三、大數(shù)據(jù)時代國企數(shù)字檔案館建設(shè)路徑

1.整體規(guī)劃。C公司自成立以來，其總部及下屬各單位逐漸形成了現(xiàn)存的大量紙質(zhì)、錄音錄像、照片及實物檔案（詳見表2）。2018—2019年，公司總部將職能部門歸檔保存的文書類檔案進(jìn)行了數(shù)字化，并自主上線了企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺，實現(xiàn)了2018年之前數(shù)字化文書檔案的導(dǎo)入、查詢與利用;并針對企業(yè)自身特點制定了較為完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對歸檔范圍、保管期限、鑒定原則等作出了明確規(guī)定。但從數(shù)據(jù)來看，檔案數(shù)字化比重仍舊不高，數(shù)字檔案信息管理平臺尚未實現(xiàn)與業(yè)務(wù)端口的掛接，距離建成企業(yè)數(shù)字檔案館仍有不小的差距。

面對這種情況，C公司提出以下規(guī)劃：實現(xiàn)文書檔案、錄音錄像檔案、照片檔案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等目錄和全文信息的收集、整理、數(shù)據(jù)錄入、在線信息檢索等全過程管理，建立健全企業(yè)數(shù)字檔案館，滿足檔案管理業(yè)務(wù)的全方位需求，適應(yīng)本企業(yè)管理現(xiàn)代化的需求，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供高效優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

2.統(tǒng)一認(rèn)識。

（1）認(rèn)識一：數(shù)字檔案館建設(shè)是企業(yè)信息建設(shè)總體規(guī)劃的重要部分。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)不能是一個孤立的行為，必須納入企業(yè)信息建設(shè)總體規(guī)劃中進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和規(guī)范管理，因為建設(shè)數(shù)字檔案館不僅涉及企業(yè)的其他工作業(yè)務(wù)流程，也與企業(yè)信息建設(shè)的總體規(guī)劃息息相關(guān)。企業(yè)有必要建立數(shù)字檔案館建設(shè)專項工作小組或由公司信息化領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，統(tǒng)一制定企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)步驟，對各相關(guān)部門進(jìn)行指引。

（2）認(rèn)識二：企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是時代和自身發(fā)展需求。我們正處在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的時代，數(shù)字化的浪潮也深刻影響著企業(yè)檔案管理，隨之帶來了檔案保管方式與技術(shù)的革新，以及記錄、讀取社會記憶方式的變化。企業(yè)內(nèi)部逐漸向無紙化辦公過渡，電子檔案和數(shù)字信息所占比重不斷上升，員工對信息資源獲取與共享的需求日漸強(qiáng)烈，建立企業(yè)數(shù)字檔案館不僅是未來的課題，更是企業(yè)需要面對的現(xiàn)實問題。

（3）認(rèn)識三：建設(shè)什么樣的企業(yè)數(shù)字檔案館。企業(yè)數(shù)字檔案館不是簡單的檢索、查詢或借閱系統(tǒng)，更為重要的是將企業(yè)經(jīng)營中有價值的各種信息資源完整地保存為檔案，再從檔案中提取有效信息，最終形成有價值的企業(yè)數(shù)字資產(chǎn)。因此，要建立的企業(yè)數(shù)字檔案館實質(zhì)上是企業(yè)最為核心、全面、綜合、權(quán)威的數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，最終成為集資產(chǎn)管理、知識服務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)成果等為一體的數(shù)字信息中心。

3.頂層設(shè)計。

（1）搭建檔案數(shù)字化管理模型。梳理企業(yè)全系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，將企業(yè)不同領(lǐng)域、專業(yè)和門類的檔案工作流程形成管理報告;對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科學(xué)研究等檔案的特征進(jìn)行分析，形成適用于企業(yè)全系統(tǒng)數(shù)字檔案管理模式的流程報告;根據(jù)數(shù)字檔案管理模式流程，推出獨具特色的業(yè)務(wù)功能數(shù)字化管理模型;完成文本紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)加工、采集、管理以及發(fā)布的流程設(shè)計。

（2）確定試點單位與流程進(jìn)度。對企業(yè)全系統(tǒng)中各類型載體檔案的數(shù)字化情況、進(jìn)一步的數(shù)字化加工情況進(jìn)行調(diào)研，向企業(yè)的主營業(yè)務(wù)和重點科研項目進(jìn)行一定的政策傾斜，提交相關(guān)調(diào)研報告;對企業(yè)不同專業(yè)領(lǐng)域檔案的數(shù)字化加工特點進(jìn)行分析，形成企業(yè)全系統(tǒng)內(nèi)檔案數(shù)字化加工流程的報告;依據(jù)企業(yè)自身具體情況選定1—2個試點單位，制定各單位企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的流程進(jìn)度表。

（3）建立健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。建立健全企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)采集平臺建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以公司院區(qū)內(nèi)網(wǎng)為基礎(chǔ)制定企業(yè)的數(shù)字化檔案目錄接收標(biāo)準(zhǔn);制定各二級單位數(shù)字化檔案目錄的定期上報制度;建立健全企業(yè)數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)與電子文件中心建設(shè)規(guī)范，制定符合國家、行業(yè)要求并與企業(yè)實際情況相適應(yīng)的電子文件管理辦法、數(shù)據(jù)交換接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，最終形成完善的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

4.平臺建設(shè)。C公司以現(xiàn)有的數(shù)字檔案信息管理平臺為基礎(chǔ)，仍需進(jìn)行下一步的數(shù)字檔案館平臺建設(shè)，根據(jù)不同服務(wù)對象和檔案開發(fā)范圍建立由多個層面組成的綜合平臺體系。

數(shù)字檔案館平臺的初步規(guī)劃在技術(shù)層面將包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)層、支撐層、應(yīng)用層、表現(xiàn)層等五大層面及三種平臺（如下圖）。

（1）文檔接收平臺：與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)進(jìn)行對接，面向企業(yè)各部門接收電子文件與電子檔案。

（2）管理與服務(wù)平臺：面向企業(yè)內(nèi)檔案專業(yè)人員的管理平臺和面向全體員工、檔案利用者的服務(wù)平臺。

（3）公共信息服務(wù)平臺：面向整個企業(yè)和社會，提供按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范和著錄格式建立的企業(yè)開放檔案目錄;發(fā)布企業(yè)的檔案資源信息與工作信息，進(jìn)行企業(yè)檔案信息的共通共享;支持用戶進(jìn)行跨系統(tǒng)檢索、全文檢索、目錄式分類檢索，進(jìn)入企業(yè)各檔案信息平臺獲取檔案目錄或原文。

5.協(xié)調(diào)輔助。

（1）培養(yǎng)適應(yīng)企業(yè)數(shù)字檔案館要求的復(fù)合型檔案人才。企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展需要企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)的檔案技術(shù)人員。因此，必須增加對檔案部門專業(yè)人員的培訓(xùn)次數(shù)，更新其知識結(jié)構(gòu)，鍛煉、培養(yǎng)企業(yè)全系統(tǒng)檔案人員的檔案專業(yè)水平和信息技術(shù)能力，使檔案人員成為滿足企業(yè)發(fā)展和需求的復(fù)合型人才，持續(xù)推動企業(yè)檔案工作的發(fā)展進(jìn)步。

（2）跟蹤檔案用戶體驗，優(yōu)化企業(yè)數(shù)字檔案館服務(wù)。利用是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的，能否滿足用戶的全方位需求是需要考慮的首要因素。在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式與理念，在新條件下持續(xù)拓寬服務(wù)渠道和思路。企業(yè)數(shù)字檔案館上線后仍需跟蹤收集用戶體驗與反饋，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，使企業(yè)數(shù)字檔案館的功效發(fā)揮至最大。

（3）試點、分期建設(shè)與整合、推廣并行。企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能龐大而復(fù)雜，公司下屬各單位檔案現(xiàn)實情況與實際需要參差不齊，勢必要選定試點單位進(jìn)行先期探索，并結(jié)合不同單位的實際情況合理規(guī)劃，進(jìn)行分期建設(shè)。最終，將企業(yè)總部與各子公司、事業(yè)部的檔案資源進(jìn)行整合，建立共同協(xié)議，發(fā)展超越時空限制的大規(guī)模信息知識中心，實現(xiàn)全企業(yè)的檔案資源共享。

四、結(jié)語

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)方興未艾之際，C公司將以大數(shù)據(jù)為契機(jī)，抓住檔案發(fā)展建設(shè)的機(jī)遇，建立完善高效的企業(yè)數(shù)字檔案館，不斷與時俱進(jìn)，形成新的檔案服務(wù)機(jī)制，提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作取得巨大跨越。以此為基礎(chǔ)，希望檔案部門能夠為企業(yè)員工提供更為智能化和人性化的檔案服務(wù)，為C公司的生產(chǎn)經(jīng)營和科研保駕護(hù)航，為社會公眾的信息利用需求提供便捷通道。

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