檔案數(shù)字化建設(shè)的作用及意義研究

文/黃婷（靖江市殘聯(lián)）

對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)來說，就是在現(xiàn)代背景下，通過計(jì)算機(jī)及數(shù)字化技術(shù)，開展檔案的加工、管理工作。而且還要通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，進(jìn)一步提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理中，數(shù)字化建設(shè)也逐漸成為其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的作用

首先，通過檔案數(shù)字化，能夠在最大程度上，將檔案更好地保存起來，確保其原有的模樣不會(huì)被破壞。隨著數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，也推出了各種檔案數(shù)字化技術(shù)，比如說電子化處理、數(shù)字化備份，以及圖像處理技術(shù)等等。第一，電子化處理。對(duì)于檔案來說，在人類文明的發(fā)展歷史上，具有重要的價(jià)值和歷史意義。在傳統(tǒng)的檔案中，主要以紙質(zhì)檔案為主，在這種形勢(shì)下，就使得檔案更容易隨著時(shí)間和使用頻率，造成一定程度上的損壞，甚至?xí)霈F(xiàn)丟失的問題。因此，這就大大地降低了檔案保存的安全系數(shù)。通過信息時(shí)代下的電子化處理技術(shù)，能夠在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，對(duì)于檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并且在網(wǎng)絡(luò)上，上傳電子化檔案，不僅能夠減少對(duì)于原檔案的使用頻率，同時(shí)還能夠讓紙質(zhì)檔案，具有更長(zhǎng)的保存時(shí)間。第二，數(shù)字化備份。數(shù)字化備份屬于當(dāng)前一種較為常用的數(shù)據(jù)備份方式，主要對(duì)象就是一些具有重要價(jià)值需要長(zhǎng)期保存的檔案，通過云儲(chǔ)存等技術(shù)，對(duì)于這些檔案進(jìn)行備份。第三，圖像處理技術(shù)。在檔案保存和使用的過程中，常常會(huì)由于多種因素，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容，出現(xiàn)模糊、污損等問題，因此就可以通過數(shù)字化技術(shù)，對(duì)其進(jìn)行修復(fù)。在利用計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案進(jìn)行掃描之后，就能夠得到數(shù)字影像，再通過圖形處理技術(shù)，就可以恢復(fù)其中模糊不清的文字和圖像。

其次，對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠拓展原有知識(shí)檔案的應(yīng)用范圍，還進(jìn)一步轉(zhuǎn)變了對(duì)檔案的應(yīng)用方式。通過對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，也能夠彌補(bǔ)和改善傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在應(yīng)用和管理工作中的不足和局限，而且還簡(jiǎn)化了對(duì)檔案的復(fù)制流程。同時(shí)，通過在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，上傳和儲(chǔ)存檔案資料的內(nèi)容，也可以讓同一份檔案在同一時(shí)間內(nèi)，供給多人使用，進(jìn)一步拓展了檔案資料的覆蓋范圍，提高了社會(huì)化程度，促進(jìn)了檔案資源的共享。另外，通過檔案的數(shù)字化建設(shè)，也能夠在檔案調(diào)閱的過程中，打破時(shí)間和空間的局限，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨時(shí)間的調(diào)閱，而且還可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，在不同的地區(qū)，進(jìn)行形式多樣化的檔案的傳輸。這樣也能夠讓檔案具有更大的利用空間，而且還能夠提高檔案?jìng)魉偷男?，大大地減少在傳輸過程中，所需要的資金的花費(fèi)。此外，通過檔案的數(shù)字化發(fā)展，也能夠在檔案進(jìn)行檢索和查詢的過程中，具有更高的效率，將檔案工作和計(jì)算機(jī)充分結(jié)合起來，對(duì)于計(jì)算機(jī)的先進(jìn)的檢索以及處理功能，進(jìn)行有效的應(yīng)用，這樣就能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，更加精準(zhǔn)的檢索出所需要的檔案數(shù)據(jù)。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）提高檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法緊跟時(shí)代的潮流，滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需要。因此，就必須要推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。通過對(duì)檔案的儲(chǔ)存方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，也能夠讓檔案信息在存儲(chǔ)的過程中，具有更大的容量。在數(shù)字化形式之下，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變，讓其以機(jī)讀檔案的形式，進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，這樣也能夠節(jié)約檔案的存儲(chǔ)空間，減少檔案保管的費(fèi)用。同時(shí)，在人們進(jìn)行檔案查閱的過程中，也能夠具有更高的效率，而且還能夠避免出現(xiàn)紙張的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

隨著數(shù)字化檔案的應(yīng)用和推進(jìn)建設(shè)，在進(jìn)行檔案檢索和查閱的過程中，也能夠讓所獲得的數(shù)據(jù)信息，具有更高的精細(xì)化程度，而且還能夠便于資料的查詢，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的即時(shí)查詢，這樣也能夠提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，更加有利于機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)，也打破了檔案在傳輸過程中的時(shí)空界限，也讓檔案管理人員，在日常的工作的過程中，進(jìn)一步減輕了工作量和工作壓力，同時(shí)還能夠在很大程度上提高檔案工作的效率[1]。

（三）確保檔案館保存的完整性

從保存方式這一角度來看，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)方案來說，在進(jìn)行保存管理的過程中，往往具有較高的零散性[2]。因此，在具體的檔案管理工作中，就經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生檔案管理不全面或者遺漏的問題。通過對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，也能夠針對(duì)這一問題，實(shí)現(xiàn)有效地解決。檔案的數(shù)字化建設(shè)能夠在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，進(jìn)行檔案內(nèi)容的錄入，而且還可以在線的對(duì)于數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的編碼和保存。這樣，就能夠讓檔案的管理和保存工作，更加安全、可靠，確保檔案的完整性和齊全性。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)

在檔案資料中，記錄了重要的歷史數(shù)據(jù)和內(nèi)容，對(duì)于國(guó)家和社會(huì)都具有重要的價(jià)值。因此，如果發(fā)生檔案丟失或者是損壞的現(xiàn)象，也會(huì)給國(guó)家和社會(huì)帶來巨大的損失。通過對(duì)于紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，也能夠?qū)n案原件中的內(nèi)容，在數(shù)字化檔案中完整地呈現(xiàn)出來，在人們需要查閱檔案時(shí)，也可以由數(shù)字檔案代替紙質(zhì)檔案，以供人們閱讀和檢索。這樣也能夠減少對(duì)原件的使用頻率，有效地防止在使用的過程中，出現(xiàn)檔案原件的丟失、損壞問題，而且還能夠大大地延緩原件的老化。

三、總結(jié)

綜上所述，為了進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，必須要推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，通過數(shù)字化檔案的應(yīng)用，能夠提高檔案管理以及檢索效率，實(shí)現(xiàn)檔案共享，同時(shí)還能夠更好地保護(hù)檔案原件。