工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理研究

高 巍 太原市建筑設(shè)計(jì)研究院

1 引言

工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)為工程設(shè)計(jì)檔案管理帶來了諸多便利，一方面，采用電子檔案，避免了以往獲取工程設(shè)計(jì)檔案時(shí)需要查閱大量紙質(zhì)檔案的巨大工作量，還可以動(dòng)態(tài)化展示各項(xiàng)參數(shù)，對(duì)于提高工程設(shè)計(jì)檔案管理的效率產(chǎn)生著積極的作用；另一方面，還有利于實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案資源的共享。但由于工程設(shè)計(jì)方案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展時(shí)間較短，因此，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中還面臨著各種各樣的問題。

2 工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)階段面臨的問題

由于受到諸多原因的影響，現(xiàn)階段，我國(guó)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中還存在著一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，法律效力不足。工程設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案，多采取的是電子文件的形式，由于其無法進(jìn)行簽名，因此無法發(fā)揮檔案應(yīng)有的法律效力；其次，難以及時(shí)歸檔。目前的大多數(shù)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目，普遍在電子檔案設(shè)計(jì)方面缺少過程控制，使得檔案資源不夠集中，導(dǎo)致電子檔案處理效率偏低，從而無法及時(shí)歸檔；再次，規(guī)范性不足。對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，由于存在缺少制圖規(guī)范的問題，使得電子檔案的字體、打印格式不夠統(tǒng)一，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案的規(guī)范性不足；然后，準(zhǔn)確性較差。紙質(zhì)檔案在制作時(shí)人們習(xí)慣于隨時(shí)修改圖紙，但電子檔案卻無法與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步修改，使得電子檔案、紙質(zhì)檔案的內(nèi)容不一致，電子檔案的準(zhǔn)確性難以得到有效確保；最后，電子文件信息不能實(shí)現(xiàn)共享。對(duì)于已經(jīng)存在的設(shè)計(jì)項(xiàng)目、工程名稱以及圖號(hào)等，不能在平臺(tái)內(nèi)共享。

3 提升工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理水平的策略

3.1 完善相關(guān)規(guī)范

工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理及其進(jìn)步與優(yōu)化，離不開相應(yīng)規(guī)范的支持。鑒于此，應(yīng)充分考慮工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目現(xiàn)狀及其主要特點(diǎn)，針對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理，制定相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制并進(jìn)行完善，為數(shù)字化管理提供有效的指導(dǎo)。首先，應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有規(guī)范的分析與研究，正確認(rèn)識(shí)、深入理解、嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)《重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的管理辦法（最終）》中的相關(guān)要求，對(duì)于重點(diǎn)工程項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)管理程度之中納入檔案工作，且對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、檔案工作，應(yīng)進(jìn)行同步管理；以項(xiàng)目建設(shè)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃為主要依據(jù)，項(xiàng)目部資料室應(yīng)做好對(duì)項(xiàng)目各階段檔案資料的收集、整體以及組卷等工作；針對(duì)項(xiàng)目檔案工作，應(yīng)建立、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，針對(duì)相關(guān)人員，應(yīng)建立、落實(shí)崗位責(zé)任制。其次，切實(shí)做好對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的數(shù)字化整合。一方面，針對(duì)文件信息化，應(yīng)建立完善、健全的管理機(jī)制，整合文件項(xiàng)目、設(shè)定信息化方案，對(duì)檔案數(shù)字化管理的秩序進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)行業(yè)自律性的增強(qiáng)，推動(dòng)數(shù)字化檔案的健康發(fā)展；另一方面，根據(jù)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目特點(diǎn)，建立完善、健全的制度體系，規(guī)范檔案工作流程，完善相關(guān)制度、確保權(quán)責(zé)分明，推動(dòng)項(xiàng)目服務(wù)流程的拓寬，強(qiáng)調(diào)綜合檔案整理的重要價(jià)值，為行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有效的參考。

3.2 加快檔案數(shù)字化建設(shè)

工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。鑒于此，為提升工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理水平，必須加快工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)。首先，針對(duì)檔案庫中現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，經(jīng)過掃描后形成的數(shù)字化檔案，有著原始性、準(zhǔn)確性、不易修改的特征，是檔案數(shù)字化建設(shè)的主要手段。但需要注意的是，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描的時(shí)候，應(yīng)嚴(yán)格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化指導(dǎo)規(guī)范（2017版）》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005）等相關(guān)規(guī)范中的要求。其次，針對(duì)實(shí)時(shí)的工程設(shè)計(jì)檔案，必須做到及時(shí)收集、處理、歸檔，嚴(yán)格按照電子檔案歸檔操作規(guī)范進(jìn)行歸檔，同時(shí)設(shè)置條形碼以便于電子檔案的識(shí)別，并要確保打印的紙質(zhì)檔案、電子檔案之間的一致性，保障電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性。再次，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中，應(yīng)按照電子文件流程來進(jìn)行收集，通過提交電子文件、圖紙校審確認(rèn)與電子文檔、紙質(zhì)文檔的歸檔等，來預(yù)防檔案信息丟失。最后，在檔案管理前，對(duì)工程設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案實(shí)施規(guī)范管理，對(duì)局部流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，用透明的落實(shí)程序來取代原歸檔白圖，通過檔案出版、檔案修訂，來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理效率的提升。

3.3 保障檔案安全

工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中，面臨著諸多安全漏洞與安全隱患，無法確保檔案安全。而確保檔案安全，是工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理水平得以提升的重要前提。鑒于此，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中，應(yīng)加強(qiáng)安全監(jiān)督，保障檔案安全。首先，統(tǒng)一管理電子檔案。紙質(zhì)檔案、電子檔案之間存在著明顯的差異，因此應(yīng)改變以往紙質(zhì)檔案的管理方法，對(duì)電子檔案的圖形、正文、附件進(jìn)行實(shí)行統(tǒng)一管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理，來確保電子檔案的安全性。其次，建立電子檔案遠(yuǎn)程服務(wù)監(jiān)督體系，通過數(shù)字化檔案以及集中性資源的處理，促進(jìn)電子檔案管理效率與質(zhì)量的提升。最后，遵循相關(guān)規(guī)范的要求，對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案的數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制、拷貝、審批等，保障檔案數(shù)據(jù)資源的真實(shí)性、完整性。例如，國(guó)家檔案局DA/T 28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》中，界定了參建單位項(xiàng)目文件管理職責(zé)，包括編制項(xiàng)目文件控制體系相關(guān)文件，報(bào)建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)審查；嚴(yán)格按照協(xié)議或者是合同中的約定內(nèi)容，負(fù)責(zé)承擔(dān)工程或任務(wù)的文件收集、整理、歸檔等工作。這就為工程設(shè)計(jì)檔案管理提供了有效的指導(dǎo)。

3.4 做好備份管理

為實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理效率的提升，應(yīng)做好文件備份工作，通過數(shù)字化電子檔案的形成、管理、利用，來有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的污化、受損等問題，也可以為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案資源有機(jī)整合的實(shí)現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。如，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化整合中，應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境特征，設(shè)置外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)，并根據(jù)規(guī)范要求，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全平臺(tái)、制定網(wǎng)絡(luò)資源安全保護(hù)機(jī)制，保護(hù)檔案資源、監(jiān)督檔案資源的使用情況。但需要注意的是，檔案?jìng)浞荽鎯?chǔ)并非絕對(duì)安全，因此，電子檔案?jìng)浞莨ぷ鞯膶?shí)際開展過程中，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，應(yīng)注意備份原始檔案資源，確保檔案數(shù)據(jù)資料具有準(zhǔn)確性、原始性的特征；第二，備份最好是采用多種存儲(chǔ)載體，從而確保數(shù)據(jù)資源的安全；第三，開展備份檔案管理工作的時(shí)候，可采取多種存儲(chǔ)方法，如磁帶、光盤等，根據(jù)不同存儲(chǔ)載體的不同要求，對(duì)檔案?jìng)浞莨芾矸桨高M(jìn)行合理制定。

4 結(jié)語

綜上，工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理中，目前還存在著法律效力不足、難以及時(shí)歸檔、規(guī)范性不足、準(zhǔn)確性較差、電子文件信息不能實(shí)現(xiàn)共享等諸多方面的問題。鑒于此，應(yīng)采取完善相關(guān)規(guī)范、加快檔案數(shù)字化建設(shè)、保障檔案安全、做好備份管理等措施，來對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，從而更好地推動(dòng)工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理效率與質(zhì)量的提升。