探討在大數(shù)據(jù)背景下我國檔案管理的要求和發(fā)展方向

梁毅勇

摘 要：伴隨當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，同時也暴露出檔案管理中存在的一些問題。本文論述了大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理存在的問題和未來的發(fā)展機(jī)遇，并指出檔案管理是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要組成部分，在提高檔案安全管理意識的需要的同時，還需要做好系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)等，以使得文案管理在數(shù)據(jù)化檔案管理中更加準(zhǔn)確化和精確化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 大數(shù)據(jù)時代

大數(shù)據(jù)是基于海量數(shù)據(jù)處理和云計算檢索而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它具有回顧性和統(tǒng)計學(xué)分析的特點，而且具有良好的預(yù)測性。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，更需要檔案管理嚴(yán)密、準(zhǔn)確。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)增強(qiáng)了文件管理的分發(fā)能力，解決了文件管理業(yè)務(wù)的“膨脹”問題，隨著電子文檔的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)文件管理工作比傳統(tǒng)的文件管理更加便捷，具體體現(xiàn)為大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)根據(jù)具體需求進(jìn)行合理的計算與調(diào)整，實現(xiàn)資源的快速匹配，保證了文件管理的效率與有序性，避免了脹庫的問題。

（二）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的挑戰(zhàn)

首先是文件的安全性。有了海量數(shù)據(jù)的支持，人們在調(diào)用和保存文件時就更加方便了，同時也給非法分子有了可乘之機(jī)。尤其是機(jī)密文件遭到黑客攻擊的現(xiàn)象屢見不鮮，給國家和社會造成了巨大的損失。其次是文檔管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)還沒有安全可靠的管理軟件，所以需要專業(yè)的技術(shù)人員在大數(shù)據(jù)環(huán)境下維護(hù)和管理文件管理軟件。最后是對檔案管理員的挑戰(zhàn)。由于信息技術(shù)的發(fā)展前景十分廣泛，特別是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的文檔管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展。應(yīng)用于大數(shù)據(jù)的文件管理員要根據(jù)用戶的需求，運用數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)挖掘、排序分析等工具，快速發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息，滿足用戶需求;文件管理員要熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)，以技術(shù)為中心，以服務(wù)為目的，積極探索新時代文件管理業(yè)務(wù)的新途徑。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案工作存在的問題及對策

檔案安全意識和法制意識不強(qiáng)。人們對數(shù)據(jù)化檔案管理的重要性還是沒有太多的認(rèn)知，及其原因還是對檔案的安全認(rèn)識不足。在大數(shù)據(jù)時代，人們認(rèn)為檔案安全工作不是工作重點，而是日常業(yè)務(wù)工作。無論我們做不做，怎樣做都不會影響檔案工作的整體水平。保密工作是實現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要保證。

沒有文件管理的制度化管理程序，檔案收集不規(guī)范，文件收集是文件保管的前提。當(dāng)前，檔案收集工作主要采取分散收集的方式，沒有形成統(tǒng)一、系統(tǒng)、有序的收集方式，收集體系不健全;立卷過程中，不完全按卷內(nèi)文件目錄順序排列，卷內(nèi)數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象較為普遍;檔案利用不規(guī)范，對借閱的文件，內(nèi)松外緊，即督促借閱者，使其工作放松。借檔如不及時歸檔，極易造成遺漏和損失。

三、關(guān)于做好大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的幾點建議

加強(qiáng)檔案管理和安全意識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者對檔案數(shù)字化工作的重視。對于一些員工的認(rèn)識問題除了加強(qiáng)學(xué)習(xí)指導(dǎo)外，還邀請有經(jīng)驗的專業(yè)技術(shù)人員定期進(jìn)行交流和講座，提高對數(shù)據(jù)時代文件管理數(shù)字化的認(rèn)識。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)安全是文件管理的重點;大數(shù)據(jù)時代，必須重視文件的安全管理;在信息時代，文件的安全不僅體現(xiàn)在文件本身的安全性上，也體現(xiàn)在文件數(shù)據(jù)的安全性上?，F(xiàn)在成熟的電子軟件有大大小小的漏洞，為確保檔案安全，應(yīng)要求檔案管理員加強(qiáng)技術(shù)能力建設(shè)，增強(qiáng)安全意識，提高檔案管理的安全性 。

增強(qiáng)檔案工作者的整體工作效率，高效地進(jìn)行檔案工作，離不開檔案工作人員的綜合素質(zhì)。以大數(shù)據(jù)為背景，任用文件人員需要高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格要求，不僅需要文件意識，文件的法制意識也需要，具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)挖掘、矩陣分析等相關(guān)技術(shù)提供使用者更有效的資訊。

檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理和配套設(shè)施建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。檔案管理和配套設(shè)施建設(shè)是檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要保障，加強(qiáng)檔案管理與配套設(shè)施建設(shè)是按照法律法規(guī)、檔案管理軟件、高清晰度掃描儀、光盤錄像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、檔案管理服務(wù)器等各項操作規(guī)范及業(yè)務(wù)規(guī)定，制定員工崗位職責(zé)，及時歸檔，完善檔案管理規(guī)范等措施為科學(xué)管理檔案建立良好的條件。

在文件管理信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺上，完善文件管理技術(shù)，必須順應(yīng)時代發(fā)展步伐。為此，應(yīng)不斷完善和維護(hù)現(xiàn)有的文件操作網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，盡可能迅速更新當(dāng)日的信息，并不斷將網(wǎng)絡(luò)平臺的信息作為疫苗進(jìn)行補(bǔ)丁同時，防止惡性網(wǎng)絡(luò)病毒給文件業(yè)務(wù)帶來重大損失 。與此同時不斷提升資源共享平臺的層次，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于文件信息業(yè)務(wù)，為文件工作的順利開展提供充分的條件，從而使文件資源的安全和更有效的管理有利于進(jìn)行，并且通過統(tǒng)一備份，可以實現(xiàn)全國所有文件的統(tǒng)一管理共享。

四、結(jié)語

近年來伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛壯大，我國的信息時代逐步邁向大數(shù)據(jù)化時代，所謂的大數(shù)據(jù)就是一種嶄新的運用計算機(jī)輸入所需的數(shù)據(jù)并進(jìn)行管理的方法，也是數(shù)據(jù)積累快速增長的結(jié)果。數(shù)據(jù)化管理作為文件管理中最具代表性的原素，我國對大數(shù)據(jù)檔案管理還處于最初的不成熟階段，因此在大數(shù)據(jù)下實際運用于檔案管理的操作中必定會遇到各種各樣以前從未遇到的困難及挫折，但是只要慢慢熟悉和沉浸在大數(shù)據(jù)的檔案管理中，就會在這海量的信息海洋里不斷吸收其中豐富的精神食糧。