做好新時期辦公室行政事務管理

殷建春

【摘? 要】論文首先明確了辦公室工作的特征和要求，然后與具體工作內(nèi)容相結(jié)合，對提高辦公室行政事務管理質(zhì)量的策略進行分析。最后論文提出合理制定管理制度與目標、加大管理信息化建設(shè)的力度、科學優(yōu)化行政事務監(jiān)督工作、注重管理模式的改革創(chuàng)新以及提高對管理人員培訓的重視程度這五點對策，以期為有關(guān)人士提供幫助。

【Abstract】Firstly， the paper defines the characteristics and requirements of office work， and then combines with the specific work content to analyze the strategies to improve the management quality of office administrative affairs. Finally， the paper puts forward five countermeasures， such as reasonable formulation of management system and objectives， strengthening the informatization construction of management， scientific optimization of administrative affairs supervision work， focusing on the reform and innovation of management mode， and improving the degree of attention to the training of management personnel， so as to provide help for the relevant people.

【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室;行政事務;行政管理

【Keywords】new era; office; administrative affairs; administrative management

【中圖分類號】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）07-0001-02

1 引言

辦公室作為綜合性的辦事機構(gòu)，在協(xié)調(diào)工作、輔助決策以及行政事務管理方面起到不容忽視的重要作用，一方面有利于機關(guān)單位內(nèi)部運營效率的提升，另一方面也能幫助單位提高在新時期下內(nèi)外運營的水平，進一步為其可持續(xù)發(fā)展提供關(guān)鍵保證。但就我國很多的辦公室行政事務管理工作而言，其依然存在很大問題和缺陷，如此不僅會降低機關(guān)單位辦公室的作用，也會為單位正常發(fā)展帶來阻礙。因此，為使機關(guān)單位能在更良好的空間中成長發(fā)展，對新時期辦公室行政事務管理展開更深入的探索勢在必行。

2 辦公室工作的特征和要求

辦公室工作雖然表面看起來非常簡單，但是由于工作內(nèi)容多且涉及范圍廣，所以行政事務管理還是十分繁雜的。具體來講，機關(guān)單位運營過程中的大量后勤服務與保障性工作，以及以材料整理與提交、信息收集與上報等為例的行政事務，都由辦公室人員負責處理，與此同時，上級指令的逐層傳達以及基層信息的反饋等，也都被劃分至行政辦公室的職責范疇內(nèi)。此外，辦公室除需負責內(nèi)部辦公管理之外，其與單位財務管理、生產(chǎn)經(jīng)營乃至文化建設(shè)間，都有著非常緊密的聯(lián)系。

因為辦公室工作的復雜性和多樣性極強，所以其對工作人員的專業(yè)水平、綜合能力及工作態(tài)度的要求也都更高。換而言之，如果想使辦公室工作質(zhì)量和機關(guān)單位運營要求相符，則辦公室人員必須做到以下幾點：①面對復雜、枯燥的工作任務，必須認真負責且遵守職業(yè)道德，確保分內(nèi)工作完成得嚴謹細致;②嚴格執(zhí)行上級發(fā)布的指令，并確保溝通的良好順暢，事務處理完成后需及時匯報;③需與工作實際相結(jié)合，將辦公室制度嚴格落實于具體工作中，從而保證辦公室工作能高效、有序的開展[1]。

3 做好新時期辦公室行政事務管理的策略

3.1 合理制定管理制度與目標

由于辦公室具備極高的全面性與系統(tǒng)性，所以其不僅能實現(xiàn)對各部門的協(xié)調(diào)，也能根據(jù)領(lǐng)導的需求來提供決策性建議，在保證行政事務管理質(zhì)量的前提下，保證其重要作用能在實踐中充分發(fā)揮。但實際上，這必須將完善、科學、合理的行政事務管理制度作為基礎(chǔ)，這是管理效果和水平提高的重中之重，也非常有利于提升辦公室行政事務管理的規(guī)范性。

在制定辦公室行政事務管理制度的過程中，也要注重與機關(guān)單位的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，確保各部門工作的內(nèi)在需求能得到滿足。例如，可在節(jié)假日為工作人員送福利，或者根據(jù)績效或工作表現(xiàn)給予表揚或獎勵等，從而增強員工對辦公室的歸屬感與認同感，從而更積極、自愿地按照管理制度展開工作。另外，機關(guān)單位辦公室的行政事務管理部門，還應充分考慮機關(guān)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制定合理、準確的管理目標，一方面營造全員參與的良好氛圍，另一方面也要注重各部門人員職能的明確劃分，將權(quán)利和責任落實在每位員工身上[2]。

3.2 加大管理信息化建設(shè)的力度

在信息技術(shù)愈發(fā)成熟的大背景下，各機關(guān)單位辦公室服務的競爭意識也在不斷增強，此時和時代發(fā)展相順應，加大辦公室行政事務管理信息化建設(shè)的力度也是非常必要的，從而大幅提高辦公室事務處理的效率與質(zhì)量。實踐證明，若能實現(xiàn)信息技術(shù)與辦公室行政事務管理的有機融合，建立信息系統(tǒng)并有效落實，不僅能提高行政事務管理水平，信息數(shù)據(jù)的真實性也能得到更高程度的保證，進一步增強辦公室的社會適應能力。此外，行政事務管理部門還需充分發(fā)揮內(nèi)部管控制度的作用，將管理程序與匯報流程合理簡化，降低管理工作的煩瑣性[3]。

3.3 科學優(yōu)化行政事務監(jiān)督工作

作為辦公室行政事務管理的關(guān)鍵，督察服務能在領(lǐng)導層決策期間為其提供科學、有效的參考意見。新時期下的辦公室行政事務管理，需注重黨組織理念的深入貫徹，并以此為基礎(chǔ)促進監(jiān)管制度的不斷完善，進而提升行政事務管理的執(zhí)行力，而在行政監(jiān)督開展中，辦公室則必須與單位所有部門建立良好的交流與溝通，在有效增強協(xié)調(diào)能力的同時，確保管理手段選擇的合理性和科學性。

另外，新時期下的辦公室行政事務管理，對于從領(lǐng)導到基層員工的全體人員來講，也都是不可代替的重要服務，此時若想促進辦公室行政事務管理效率的提升，使其對各部門工作發(fā)揮更重要的作用，對監(jiān)督管理體系優(yōu)化的重視程度就必須提升。辦公室行政事務管理工作，必須沖破傳統(tǒng)管理思維的約束與桎梏，一方面改變管理的態(tài)度，另一方面也要注重管理范圍的拓展，保證其能真正為領(lǐng)導層及員工實際困難的處理提供幫助[4]。

3.4 注重管理模式的改革創(chuàng)新

對于辦公室行政事務管理工作來講，管理模式改革創(chuàng)新也是不能忽視的重中之重，這不僅是行政事務管理工作開展的重要引導，也是管理制度能真正落實、員工思想與行為能得到約束的關(guān)鍵保障。另外，管理部門還應注重將“以人為本”的理念和更新后的管理模式相結(jié)合，在有效落實完善的管理措施之后，為行政事務管理工作提供重要支撐，進一步提高管理的質(zhì)量和水平。

3.5 提高對管理人員培訓的重視程度

首先，單位需定期組織辦公室行政事務管理人員舉辦學習活動，或采取培訓的方式幫助員工掌握更多的理論知識，促進其服務能力的真正提升;其次，應創(chuàng)建完善的辦公室行政事務管理學習平臺，使員工學習需求能隨時隨地得到滿足，使其碎片化的時間被充分利用;最后，可全面發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，引導管理人員的思想動態(tài)，將其心理變化、職業(yè)需求作為根據(jù)，進行工作崗位的合理調(diào)整，在促進人力資源配置優(yōu)化的基礎(chǔ)上，激發(fā)員工的工作積極性與潛力。

除此之外，管理人員的綜合素質(zhì)也應不斷提升，這是其能滿足新時期辦公室行政事務管理要求的重要前提，同時，管理人員還應具備長遠的眼光和分析全局的能力，一方面實現(xiàn)對辦公室未來發(fā)展的準確預測，另一方面也要通過辨證思想，對各類問題展開分析并進行處理。行政事務管理部門內(nèi)部人際關(guān)系的良好建立也要得到保證，如此才能建立高水平、高效率的管理團隊，且在工作氛圍輕松、和諧的情況下，員工也能以認真、平和的心態(tài)管理行政事務與處理人際關(guān)系，進而為辦公室健康發(fā)展作出更大貢獻[5]。

4 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)如今機關(guān)單位所需面臨的競爭壓力越來越大，為提高自身的綜合競爭力，辦公室行政事務管理質(zhì)量如何提升，已成為多數(shù)機關(guān)單位在發(fā)展過程中急需解決的問題。這不僅會影響單位內(nèi)部管理的整體效果，也會在一定程度上影響單位經(jīng)營活動開展的水平，對于單位發(fā)展來講意義非凡。只有結(jié)合新時期機關(guān)單位發(fā)展的實際情況與具體要求，提高辦公室行政事務管理的質(zhì)量，才能從細節(jié)處、根本上推動機關(guān)單位獲得健康和可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

【1】毛明軍.做好新時期辦公室行政事務管理[J].農(nóng)家參謀，2017（20）：242.

【2】馬吉南.做好新時期辦公室行政事務管理的措施[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：13.

【3】王曉劍.試論做好新時期辦公室行政事務管理工作的方法[J].絲路視野，2018（31）：101.

【4】周軍.解析做好新時期辦公室行政事務管理的措施[J].中外企業(yè)家，2018，596（06）：196.

【5】張躍德.如何做好新時期辦公室行政事務管理[J].現(xiàn)代國企研究，2018，150（24）：128.