河北省水文行業(yè)電子公文和電子檔案集成管理模式探究

□鄭 偉 魏 麗

近年來，河北省水文行業(yè)大力推進(jìn)信息化建設(shè)，辦公無紙化、文檔一體化和各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化迅猛發(fā)展，辦公自動化的不斷發(fā)展產(chǎn)生大量的電子文件，加上無紙化辦公的趨勢，更凸顯了電子公文歸檔和電子檔案系統(tǒng)的重要性。電子檔案依托本單位OA 系統(tǒng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息的資源共享，提升檔案管理效率，在文件歸檔、提取、查找、修改等方面具有明顯優(yōu)勢。但電子檔案憑證價(jià)值不明，長期保存技術(shù)措施不到位，成為電子檔案管理環(huán)節(jié)上的難點(diǎn)和瓶頸，檔案管理急需變革發(fā)展、創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。

1.河北省水文行業(yè)電子檔案現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)狀

隨著水文工作信息化建設(shè)步伐的加快，水文辦公現(xiàn)代化建設(shè)也初具規(guī)模，檔案資料全部電子化，形成一定規(guī)模的水文檔案數(shù)據(jù)庫。2017 年河北省水文行業(yè)在全省水利行業(yè)率先實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè)，建立起省水文行業(yè)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺，對檔案室室藏全部檔案和主要業(yè)務(wù)檔案建立了檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，全部錄入計(jì)算機(jī)中科怡檔案管理系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，擺脫時(shí)間、空間的制約，進(jìn)行異地傳輸、異地利用，初步實(shí)現(xiàn)了電子文檔的統(tǒng)一管理和共享。

1.2 目前電子檔案存在的問題

一是電子檔案屬于數(shù)字化信息，與紙質(zhì)文件不同，對計(jì)算機(jī)有依賴性，具有存儲不穩(wěn)定的特點(diǎn)。由于過時(shí)的檔案介質(zhì)、計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代速度加快等原因，各單位或多或少都存在著電子檔案無法正常打開利用或者不能辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性問題。

二是沒有健全的法規(guī)體系規(guī)范電子檔案，標(biāo)準(zhǔn)和制度沒有系統(tǒng)的規(guī)劃，部分規(guī)范缺乏權(quán)威性和認(rèn)可度，管理不足，監(jiān)管薄弱，造成每個(gè)單位一套系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

三是各系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，難以銜接，造成電子集成檔案系統(tǒng)成本很高。

四是缺乏良好的保密性，電子檔案易受到黑客、病毒等外界影響，再加上網(wǎng)絡(luò)自身的安全性，導(dǎo)致電子檔案保管出現(xiàn)安全上的問題。

為了建立以省水文行業(yè)水文科研項(xiàng)目管理和水文檔案數(shù)字化建設(shè)為核心，11 個(gè)地市水文行業(yè)水文檔案數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用模式，進(jìn)而研究全系統(tǒng)水文成果數(shù)字化建設(shè)及應(yīng)用的模式開發(fā)應(yīng)用，為水文數(shù)據(jù)成果更加便捷、廣泛、高效的管理使用提供技術(shù)平臺，本研究主要是針對電子公文及電子檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問題，一方面解決傳統(tǒng)“雙套制”管理造成的紙質(zhì)、電子文件重復(fù)歸檔問題，另一方面解決電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長期可用的可靠保障問題，分析解決對策，滿足單位對建設(shè)具有同等法律效力的電子公文歸檔和電子檔案管理的要求。

2.水文電子檔案歸檔步驟

圖1 電子公文流轉(zhuǎn)圖

圖2 電子文件歸檔示意圖

圖3 歸檔接口示意圖

電子公文歸檔的第一步由OA 辦公平臺發(fā)起，依托OA 辦公平臺的分級權(quán)限管理機(jī)制，各部門設(shè)置檔案員或兼職檔案員，負(fù)責(zé)自己部門電子公文的歸檔工作。

2.1 發(fā)起歸檔請求

公文在確定辦理完結(jié)后，由檔案員或兼職檔案員對電子公文執(zhí)行“歸檔”操作，此時(shí)OA 辦公平臺需要對該公文的相關(guān)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，將整理好的完整電子公文數(shù)據(jù)，通過調(diào)用服務(wù)方式發(fā)送至接口系統(tǒng)。

2.2 歸檔電子公文數(shù)據(jù)處理

接口系統(tǒng)接收到請求后，對請求及電子公文的有效性進(jìn)行驗(yàn)證和檢測，同時(shí)將檢測結(jié)果反饋給OA 辦公平臺。檢測通過后對電子公文進(jìn)行數(shù)據(jù)解析和處理。

2.3 數(shù)據(jù)發(fā)送

第二步處理完成后，根據(jù)電子公文的所屬單位、公文類別等信息對電子公文數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作。同時(shí)將電子公文的導(dǎo)入結(jié)果反饋給OA辦公平臺，接口系統(tǒng)記錄完整的接收、導(dǎo)入操作記錄。

2.4 備份歸檔

通常情況下，在局域網(wǎng)或者其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在完成上述電子檔案歸檔步驟后，應(yīng)運(yùn)用數(shù)據(jù)壓縮工具整理需歸檔的電子文件，通過壓縮方式將其刻入到磁盤、光盤介質(zhì)，將電子文件做好備份。

3.電子公文歸檔新模式研究

3.1 電子公文不統(tǒng)一問題

通過A8+系統(tǒng)對電子公文流程再造，功能再造加上電子簽名，電子簽章實(shí)現(xiàn)全單位從上到下統(tǒng)一的電子公文模板。采用CA 數(shù)字簽名認(rèn)證的方法完成責(zé)任人的身份認(rèn)證，見圖1，可以驗(yàn)證文件在傳輸過程中的修改痕跡，電子文件以“部門提交歸檔—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—檔案室長期保存”3 個(gè)環(huán)節(jié)中的簽名操作，保證電子文件的真實(shí)性、完整性。最終將最終版文件，數(shù)字簽名，電子簽章完整的保存，歸檔到檔案系統(tǒng)，見圖2。

電子公文的格式一般為DOC/WPS/TXT/XML/PDF/OFD 多種格式多種版本，歸檔時(shí)為了以后長期的管理，能夠長期保存并且方便查看，需要把各種文本格式轉(zhuǎn)版為統(tǒng)一固定格式存檔。

OA 系統(tǒng)和檔案軟件進(jìn)行對接，所有走完流程的電子文件歸到各個(gè)處室文件夾下，兼職檔案員可以隨時(shí)打開文件夾，看到流轉(zhuǎn)完畢的文件，進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔。歸檔方法為：每一個(gè)文件按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，文件后面都有保管期限（永久、30 年、10 年）按鈕，兼職檔案員可以根據(jù)《水文保管期限表》判定文件的保管期限，點(diǎn)擊按鈕，所需電子文件中的收文（收文簽、正文、附件等）、發(fā)文（發(fā)文簽、正文、附件、有修改的正文）一并歸檔到檔案軟件系統(tǒng)。

3.2 長期保存的問題，紙質(zhì)文件可以保存千年

那么我們電子文件歸檔后保存需要專業(yè)的保存機(jī)制和有效的工具來輔助完成。通過專業(yè)的軟硬件防火墻、應(yīng)用WAF、殺毒軟件、容災(zāi)、備份機(jī)保證數(shù)據(jù)不會遭受攻擊。利用離線備份工具、物理磁盤、文件加密、水印、脫機(jī)查詢、防止刪除只讀光盤等有效措施使電子公文實(shí)現(xiàn)長期保存的功能。

3.3 接口問題

A8+數(shù)據(jù)接口如下圖，不僅是OA系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)和電子檔案都要留有歸檔接口，最好做到接口統(tǒng)一，見圖3。

后期規(guī)劃單位和上級單位、下級單位及省檔案館都可以預(yù)留接口，實(shí)現(xiàn)全省綜合檔案館電子移交接收系統(tǒng)的銜接。隨著國家網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的系統(tǒng)對接。全局上下統(tǒng)一電子公文模板、辦文流程、歸檔要求，統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)單位電子檔案。

4.電子檔案歸檔過程中的安全問題

在電子公文的接收過程中，接口系統(tǒng)相當(dāng)于橋梁，是OA 辦公平臺與檔案系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)交互的重要手段。為了將OA 辦公平臺發(fā)送的電子數(shù)據(jù)完整安全的接收到檔案利用庫中，接口系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的接收采用事務(wù)處理的方式。

OA 辦公平臺在調(diào)用WebService 接口服務(wù)時(shí)，首先需要通過接口認(rèn)證機(jī)制的審查，認(rèn)證通過后接口服務(wù)對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行解析、處理，隨后發(fā)送至預(yù)歸檔檔案庫。在上述環(huán)節(jié)的處理過程中加入事務(wù)處理機(jī)制，確保數(shù)據(jù)操作的完整性，由接口服務(wù)負(fù)責(zé)事務(wù)的提交和回滾等控制。一旦在電子數(shù)據(jù)處理過程中，發(fā)生錯(cuò)誤或?qū)徍瞬煌ㄟ^的情況，接口服務(wù)立即回滾操作，拒絕數(shù)據(jù)的接收，并向OA 辦公平臺反饋調(diào)用消息。

數(shù)據(jù)的安全表現(xiàn)為如何保證接收數(shù)據(jù)的規(guī)范、有效性和完整性，如何保障在傳輸過程中數(shù)據(jù)完整性兩個(gè)方面。

為了接收保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性，接口系統(tǒng)會限制并驗(yàn)證OA 辦公平臺在調(diào)用Web 方法時(shí)輸入的數(shù)據(jù)，是否符合已協(xié)商好的數(shù)據(jù)類型、格式、長度、范圍和類別等要求。

對于電子文件的安全性，首先接口系統(tǒng)會對OA 辦公平臺發(fā)送過來的電子文件格式進(jìn)行校驗(yàn)，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件格式拒絕接收；其次接口系統(tǒng)要求OA 辦公平臺在調(diào)用的同時(shí)提供每一份電子文件的哈希值，用于接口系統(tǒng)接收到電子文件后校驗(yàn)文件的一致性，從而保證電子文件數(shù)據(jù)的安全有效。

通過系統(tǒng)應(yīng)用，完善電子簽名、元數(shù)據(jù)采集、日志管理、鑒定（檢測）和電子檔案全文檢索、保管等技術(shù)措施，逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理流程，初步解決河北省水文電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的一些問題。將電子公文及電子檔案全面納入河北省水文行業(yè)發(fā)展規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)中，統(tǒng)一制度、管理辦法，把電子公文及電子檔案工作納入單位績效考核，利用A8+統(tǒng)一的辦公平臺，從源頭上確保各單位電子公文的真實(shí)、完整、有效，歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、合規(guī)，推動新工作模式穩(wěn)步向前?！?/p>