淺析企業(yè)ERP系統(tǒng)物資編碼管理存在的問題及對(duì)策

高利霞

中核北方核燃料元件有限公司 內(nèi)蒙古 包頭 014035

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展越來越接近數(shù)字化和自動(dòng)化。傳統(tǒng)的方法跟不上時(shí)代的發(fā)展和滿足不了相應(yīng)的需求，同時(shí)數(shù)據(jù)記錄和文件處理的成本很高如人工成本和時(shí)間成本。因此，在當(dāng)前的企業(yè)管理中，企業(yè)的生產(chǎn)管理、物資管理以及一些物料資源管理在信息交流中，需要一些系統(tǒng)性的軟件，如ERP系統(tǒng)物資編碼程序。可以促進(jìn)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域和流程更加高效和有序，在一些文檔或會(huì)議記錄以及一些重要數(shù)據(jù)上尤為重要。 所以ERP系統(tǒng)物資編碼對(duì)企業(yè)管理非常重要。

1 ERP系統(tǒng)中的物料編碼

ERP系統(tǒng)是一種先進(jìn)的企業(yè)管理概念，可以將資源平均分配到企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，并幫助企業(yè)提供解決方案。主要具備三個(gè)重要功能：第一個(gè)是供應(yīng)鏈的功能，第二個(gè)是對(duì)各個(gè)方面的信息進(jìn)行綜合匯總，第三個(gè)是集成一個(gè)軟件和硬件資源（例如企業(yè)業(yè)務(wù)流程和基本數(shù)據(jù)）的管理系統(tǒng) 。目前，中國(guó)企業(yè)在物資管理領(lǐng)域已經(jīng)大大增加了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，物資管理的智能化得到了極大的提高，對(duì)業(yè)務(wù)流程和管理流程進(jìn)行了優(yōu)化。物資編碼是企業(yè)在進(jìn)行物資管理的最重要內(nèi)容，集合了采購(gòu)、庫(kù)存等各個(gè)領(lǐng)域?？梢哉f，物資編碼是每個(gè)材料標(biāo)簽的唯一證書，與材料或設(shè)備無關(guān)，并可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別以實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽和物體之間的統(tǒng)一性[1]。

2 ERP系統(tǒng)物料編碼管理面臨的困難

在現(xiàn)在的企業(yè)中，企業(yè)物資編碼的管理和應(yīng)用仍然很多的弊端。首先，在物資編碼系統(tǒng)的管理中，很多情況下存在多個(gè)代碼，相同類型的物資編碼可能會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)的情況，進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)后，新的物資編碼替換舊的物資編碼，可能會(huì)存在編碼替換不完全或重復(fù)的情況，留下隱患，后期進(jìn)行處理非常困難。第二個(gè)是分類和編碼容易混淆，在編碼系統(tǒng)中搜索某些資料時(shí)，分類雜亂無章，增加物資信息尋找的困難。在申請(qǐng)需要時(shí)，一些物資編碼對(duì)物資的描述信息殘缺、片面，創(chuàng)建文本對(duì)物資的描述十分短少，最后進(jìn)行物資與編碼比對(duì)時(shí)，出現(xiàn)極度不符的情況，給物資查詢帶來難度，有的描述甚至根本不相關(guān)，最終不能實(shí)現(xiàn)精確化查找[2]。

3 資編碼管理困難的對(duì)策

對(duì)于上述問題，應(yīng)采取以下措施來解決。首先，需要探索各種因素，包括分類原理、材料編碼的長(zhǎng)度等等。為了使集成編碼標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要建立一個(gè)完整統(tǒng)一的素材編碼系統(tǒng)，清晰準(zhǔn)確，尤其是在較大類別中編碼時(shí)。同時(shí)，要通過應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)一些相關(guān)資料進(jìn)行分類和檢查來減少用戶檢查代碼時(shí)產(chǎn)生不必要的問題。二是完善物資編碼信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)中，針對(duì)存在信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性低并且操作錯(cuò)誤率高的情況，要提高相關(guān)的自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)和編碼的準(zhǔn)確性。造成混亂的根本原因，是因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)材料的看法都不相同。物資編碼系統(tǒng)必須依靠電子系統(tǒng)來添加智能搜索和關(guān)鍵字搜索，允許用戶控制物資的編碼、標(biāo)識(shí)與搜索緊密相關(guān)的物資，從而增加物資編碼的準(zhǔn)確性。企業(yè)要培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的編碼人才，不斷培訓(xùn)相關(guān)人員，讓每個(gè)工作人員都能認(rèn)識(shí)物資編碼的真正意義。在實(shí)際工作中增強(qiáng)準(zhǔn)確度，推進(jìn)ERP系統(tǒng)物資編碼在企業(yè)中的應(yīng)用[3]。

4 ERP系統(tǒng)物資編碼建設(shè)的意義

4.1 完善內(nèi)部控制

企業(yè)總部將物料采購(gòu)管理從原來的分布式管理整合到集中管理，建立了集團(tuán)式的供應(yīng)鏈系統(tǒng)。在內(nèi)部建立相應(yīng)的管理組織，根據(jù)業(yè)務(wù)需求劃分各種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行處理。集成供應(yīng)鏈主要體現(xiàn)在采購(gòu)管理、庫(kù)存（倉(cāng)庫(kù)）管理、財(cái)務(wù)管理等方面。集團(tuán)實(shí)行總公司綜合采購(gòu)與子單位自身采購(gòu)相結(jié)合的管理模式，開放單位之間的信息通道，總公司實(shí)時(shí)查詢和分配子單位庫(kù)存，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部物資的統(tǒng)一調(diào)整和綜合處理。增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)作，建立完善的企業(yè)內(nèi)控制度，要以物資編碼系統(tǒng)內(nèi)的單據(jù)為唯一的業(yè)務(wù)依據(jù)，沒有單據(jù)不得辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。企業(yè)總部改善管理，加強(qiáng)庫(kù)存和財(cái)務(wù)監(jiān)督，降低材料成本，提高集團(tuán)運(yùn)營(yíng)效率，最大限度地提高集團(tuán)利潤(rùn)。

4.2 企業(yè)物資編碼有助于模塊化管理

作為一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈管理平臺(tái)，ERP系統(tǒng)必須滿足一致性和完整性要求。對(duì)現(xiàn)有單位的物料代碼進(jìn)行重新評(píng)估和分類，刪除相同型號(hào)的重復(fù)代碼，由總部業(yè)務(wù)管理部門建立和管理整個(gè)集團(tuán)的物資編碼，如果有更改必須提交并批準(zhǔn)，避免隨機(jī)添加和修改。通過圍繞供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)開發(fā)的系統(tǒng)，可以通過物料需求計(jì)劃、采購(gòu)以及進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)操作實(shí)現(xiàn)對(duì)物料管理的全面監(jiān)督。

4.3 可以深度使用數(shù)據(jù)多維查詢分析

企業(yè)信息系統(tǒng)管理的核心是數(shù)據(jù)管理。ERP系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)和收款范圍的需要自定義物料分類，將物資編碼綁定到其他用戶定義，在查詢購(gòu)銷信息時(shí)自動(dòng)獲取物資屬性以滿足不同的使用需求。由于數(shù)據(jù)是從同一系統(tǒng)中提取的，因此收集速度非?？?，原始分類統(tǒng)計(jì)需要多個(gè)人共同或單獨(dú)執(zhí)行多個(gè)任務(wù)，但是ERP系統(tǒng)允許一個(gè)人通過查詢快速準(zhǔn)確地計(jì)算統(tǒng)計(jì)信息。ERP系統(tǒng)減少了人力浪費(fèi)，防止了從多個(gè)系統(tǒng)訪問數(shù)據(jù)時(shí)容易出現(xiàn)的數(shù)據(jù)混亂，并為財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略部門提供了統(tǒng)計(jì)上的便利。

5 結(jié)束語

通過建立ERP系統(tǒng)，對(duì)物資的整個(gè)生命周期進(jìn)行完整的管理和控制，構(gòu)建ERP系統(tǒng)，對(duì)需求計(jì)劃、招標(biāo)、采購(gòu)以及最終使用整個(gè)過程就行監(jiān)管和控制，以確保采購(gòu)計(jì)劃正常進(jìn)行，滿足正常生產(chǎn)所需的庫(kù)存。整個(gè)企業(yè)共同使用一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)之間的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息集成和管理信息化，大大提高員工的工作效率，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。 ERP系統(tǒng)不僅大大提高了信息管理的效率，而且有效地提高了管理水平。