大型醫(yī)院基建工程檔案科學化管理探究

梁波

廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院工程動力部 廣東 湛江 524001

引言

基建工程檔案具有很強的復(fù)雜性，包含地質(zhì)勘測、施工項目方案設(shè)計、具體施工監(jiān)管以及施工質(zhì)量考察等多項內(nèi)容，其管理工作很關(guān)鍵。如何開展高質(zhì)量的基建工程檔案管理工作逐漸成為大型醫(yī)院所關(guān)注的重點問題。對此，探究大型醫(yī)院基建工程檔案科學化管理策略至關(guān)重要，對于醫(yī)院發(fā)展影響深遠。

1 大型醫(yī)院基建工程檔案科學化管理的意義

醫(yī)院改擴建以及新建工程檔案的管理對于施工質(zhì)量維護以及后續(xù)項目施工有著關(guān)鍵意義，是持續(xù)開展醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有利條件。而對于有價值的檔案材料，應(yīng)該加以重視并予以科學管理。然而，就目前來看，部分檔案管理人員沒有意識到基建工程檔案管理的重要性，一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于視頻、工程施工模擬三維影像的保留不到位，不能為后續(xù)改建提供充足依據(jù)。由此，大型醫(yī)院基建工程檔案科學化管理的必要性得以呈現(xiàn)。

2 大型醫(yī)院基建工程檔案科學化管理策略

2.1 提升檔案科學化管理意識

提高檔案科學化管理意識是保障工程檔案管理效果的重要基礎(chǔ)，特別是針對目前大型醫(yī)院對基建工程檔案的管理現(xiàn)狀而言，部分醫(yī)院檔案管理人員沒有意識到基建工程的重要性，忽視了基建工程細節(jié)化檔案的管理，不利于為后期基建工程的維護以及新項目的開發(fā)創(chuàng)造條件。對此，醫(yī)院管理人員應(yīng)該秉承推動醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要原則，強調(diào)基建工程檔案管理的重要性。讓全體人員特別是檔案管理工作者意識到基建工程檔案對于醫(yī)院發(fā)展的深遠影響，進而高質(zhì)量落實工程檔案的管理工作[1]。例如：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以通過召開有關(guān)基建工程檔案科學化管理會議的方式對目前醫(yī)院開展的檔案管理工作進行探討，進而讓檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)員工積極發(fā)言表態(tài)，共同探究如何在新時期創(chuàng)建良好的基建工程檔案管理體系。以此在提高工作人員檔案管理意識的基礎(chǔ)上，為大型醫(yī)院基建工程檔案的科學化管理創(chuàng)造契機，為工程檔案發(fā)揮實效打好基礎(chǔ)。

2.2 加強檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

大型醫(yī)院的基建工程檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，無論是土木工程還是水電工程，在建設(shè)過程中都涉及相當復(fù)雜的施工技術(shù)與工藝。同時，建筑工程施工所用到的設(shè)備，材料相關(guān)數(shù)據(jù)都需要進行整合存檔，這對于檔案管理人員來說是一個很大的挑戰(zhàn)。而且在計算機技術(shù)水平不斷提高的當下，越來越多的數(shù)據(jù)處理軟件以及文檔儲存方式橫空出世，如何科學應(yīng)用這類軟件很重要。而受到傳統(tǒng)管理模式的影響，大部分管理人員依舊使用老舊傳統(tǒng)的檔案管理方式進行檔案的整合歸納，不能夠很好地滿足新時期大數(shù)據(jù)時代的需求[2]。對此，醫(yī)院管理人員應(yīng)該注重加強檔案管理工作者的技術(shù)能力，只有檔案管理人員技術(shù)達標，才能更好地為基建工程檔案管理做出優(yōu)質(zhì)規(guī)劃。例如：檔案管理部門應(yīng)該創(chuàng)建一個人才培養(yǎng)機制，加強管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓管理工作者了解創(chuàng)新的檔案管理技巧與計算機技術(shù)，使其更嫻熟的落實基建工程檔案管理工作。

2.3 完善基建工程檔案管理制度

基建工程檔案管理區(qū)別于醫(yī)院的病例檔案管理以及人力資源檔案管理，本身涉及的數(shù)據(jù)檔案特別多，相關(guān)的技術(shù)項目施工內(nèi)容以及設(shè)施建設(shè)工程施工方案技術(shù)含量較高，需要建立區(qū)別化的檔案管理制度來保障基建工程檔案的科學管理。特別是大型醫(yī)院的基建工程規(guī)模也相對龐大，各施工類別較多，涉及非常多的工程類檔案。對此，醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)該針對基建工程檔案制定科學的管理制度，規(guī)定檔案收集的方向，并且強調(diào)工程檔案重要數(shù)據(jù)的采集與保留，以此規(guī)范基建工程檔案管理工作，為員工開展基建檔案管理提供有利依據(jù)。例如：醫(yī)院有關(guān)管理部門可以制定基建工程檔案的管理流程，并且將基建工程檔案收錄的重點以及標準制定出來，將有價值的數(shù)據(jù)信息進行整合儲存，在給工作人員提供依據(jù)的基礎(chǔ)上規(guī)范整體工作流程。除此之外，區(qū)別于普通的工程檔案管理，大型醫(yī)院還涉及一些醫(yī)患分流、應(yīng)急分流、綠色通道等工程項目的建設(shè)，這些是醫(yī)院基建工程的重點項目，相關(guān)數(shù)據(jù)以及工程項目建設(shè)圖表對于醫(yī)院后續(xù)發(fā)展以及項目的維護均有重要價值。因此在制定管理制度時，需要關(guān)注此類區(qū)別化工程檔案的規(guī)范管理，應(yīng)制定出責任制以及檔案資源查看與分享制度，以此實現(xiàn)基建工程檔案管理制度的健全，保障管理工作有序開展。

2.4 充分發(fā)揮計算機的檔案存儲作用

計算機設(shè)備對于檔案管理有重要價值，超強的儲存功能可以將基建工程各部分施工項目的具體落實情況加以保留，不論是電子版本的設(shè)計方案，還是紙質(zhì)版的施工圖紙，都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進行存儲，這對于后期施工維護有關(guān)鍵價值。而就目前的醫(yī)院基建工程檔案管理來看，對于計算機技術(shù)的應(yīng)用還遠遠不夠，沒有充分發(fā)揮計算機技術(shù)的存儲作用，影響了基建工程檔案管理效果。例如：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以普及計算機技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，然后讓檔案管理人員創(chuàng)新計算機檔案管理模式，借助計算機設(shè)備將施工過程中所涉及的工程監(jiān)管、工程圖紙進行存儲，并且將各類檔案進行編號，保證檔案資料查詢的便捷性。具體的檔案管理中，有關(guān)人員應(yīng)該借助計算機技術(shù)將文檔進行加密處理，同時定期進行數(shù)據(jù)的備份與檔案的更新，進而切實做好大型醫(yī)院基建工程檔案管理工作，促進醫(yī)院的進一步建設(shè)。

3 結(jié)束語

總之，基建工程檔案的科學化管理有助于保障醫(yī)院后期的建筑維護。具體的檔案管理工作中，有關(guān)管理人員應(yīng)加大對工程檔案的重視程度，同時不斷提高自身的技術(shù)能力。以便于順應(yīng)時代需求展開創(chuàng)新的檔案管理工作。此外，基建工程檔案的收集與整合流程應(yīng)該加以規(guī)范，進而保障工程檔案管理的科學性。