化工企業(yè)檔案的精細(xì)化管理

劉倩，朱翠平(山東鐵雄新沙能源有限公司，山東 菏澤 274900)

0 引言

在對(duì)化工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，概述了精細(xì)檔案管理的措施，從精細(xì)檔案管理、精細(xì)系統(tǒng)和良好員工素質(zhì)的角度進(jìn)行了討論和分析。通過(guò)對(duì)公司檔案的精細(xì)管理，可以提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理思想老舊

很多公司一直認(rèn)為檔案管理部門(mén)是公司的后勤部門(mén)，也是公司中不需要占用太多人力、物力的小透明部門(mén)，自然也沒(méi)有辦法引起高層管理人員的注意。同時(shí)，從事整體工作的檔案管理員也認(rèn)為檔案管理部門(mén)的工作非常乏味，沒(méi)有從根本上理解這份工作的重要性，也沒(méi)有對(duì)其有著全面認(rèn)知。他們只是認(rèn)為這份工作就是各種文件、檔案、圖紙、計(jì)算的歸檔，查找、分類檢查等工作，工作十分簡(jiǎn)單，與實(shí)際運(yùn)營(yíng)沒(méi)有切身的利益。

1.2 檔案管理技術(shù)的落后

現(xiàn)如今的公司檔案管理大多數(shù)還是以人工的物理檔案管理為主，只是輔助少量部門(mén)的電子檔案管理。這就造成了查找困難的問(wèn)題出現(xiàn)，所以現(xiàn)在部分公司已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入其中，他們將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸攏掃描上傳，歸檔并將規(guī)模范圍擴(kuò)大。就算如此，在物理檔案以及電子檔案的管理上的誤差和錯(cuò)誤仍然很多，因?yàn)樗鼪](méi)有辦法將檔案模塊添加至自動(dòng)化辦公系統(tǒng)里[1]。

1.3 工作人員的能力素質(zhì)低

很多檔案管理員基本上都是企業(yè)其他崗位的員工調(diào)來(lái)，或者退休后返聘的老人，所以存在很多檔案管理員的專業(yè)技能不達(dá)標(biāo)的情況。并且因?yàn)椴糠謫T工沒(méi)有過(guò)類似的工作經(jīng)驗(yàn)，自身對(duì)工作的認(rèn)知根深蒂固所以無(wú)法接受新的知識(shí)。接受不了新的知識(shí)那么對(duì)新的法律法規(guī)也同樣無(wú)法應(yīng)用，這就會(huì)導(dǎo)致專業(yè)技能不足，無(wú)法接受新的知識(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且老舊的管理方法讓檔案管理員的工作十分枯燥乏味，無(wú)法產(chǎn)生工作的激情和熱情。

2 檔案管理流程出現(xiàn)問(wèn)題

2.1 檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題

在當(dāng)前時(shí)期，許多公司部門(mén)仍然保留傳統(tǒng)的文件管理形式，并使用傳統(tǒng)的管理程序進(jìn)行工作。例如仍然手動(dòng)對(duì)歸檔管理進(jìn)行分類，然后根據(jù)特定過(guò)程將歸檔釋放到適當(dāng)?shù)奈恢煤图茏?。這種文件管理形式需要大量的人力和財(cái)力，并且文件經(jīng)常被損壞和丟失。通常，嚴(yán)重的情況涉及以下方面：文件的管理方式過(guò)于獨(dú)特和傳統(tǒng)，導(dǎo)致文件損壞，并且編寫(xiě)不夠清晰。當(dāng)使用某些高級(jí)技術(shù)恢復(fù)文件時(shí)，只能恢復(fù)一小部分文件，從而導(dǎo)致文件丟失。這種現(xiàn)象的發(fā)生將嚴(yán)重影響文件管理的過(guò)程和速度，并對(duì)公司的未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響[2]。因此，有必要及時(shí)改變傳統(tǒng)的文件管理形式，挖掘出阻礙公司未來(lái)發(fā)展的絆腳石。

2.2 文件歸檔問(wèn)題

在歸檔文件的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生以下情況：歸檔公司中的員工的不及時(shí)處理，文件收集的速度相對(duì)較慢，工作效率相對(duì)較低，并且歸檔中存在許多錯(cuò)誤和問(wèn)題，這些都使文檔的內(nèi)容變得不完整。公司文件不夠真實(shí)，影響了企業(yè)的運(yùn)作。這主要因?yàn)楣緦?duì)歸檔管理的重視程度不夠，缺乏嚴(yán)格的標(biāo)簽和管理標(biāo)準(zhǔn)，以及對(duì)歸檔管理的意識(shí)不足，在歸檔方面造成了嚴(yán)重問(wèn)題。存檔管理的價(jià)值不斷減弱，管理時(shí)間不斷延長(zhǎng)，使存檔管理成為“假”的部門(mén)。

3 檔案精細(xì)化管理的措施

3.1 凈化檔案系統(tǒng)

進(jìn)化檔案系統(tǒng)，在相關(guān)的檔案法中把檔案管理政策提純出來(lái)。比如檔案法中制定了一套適用于公司的完整、可行的檔案管理系統(tǒng)，提高了標(biāo)準(zhǔn)化和工作水平。例如公司檔案管理部門(mén)對(duì)工程文件、工程圖等不及時(shí)、不規(guī)范地收集和歸檔，甚至造成是現(xiàn)場(chǎng)文件控制檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案和工程監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)化的丟失。應(yīng)制定與一系列的失誤對(duì)應(yīng)的相關(guān)政策，這樣可以有效地將檔案管理員從檔案管理空洞工作中提煉出來(lái)。當(dāng)然，有了檔案系統(tǒng)就不能一直放著不管，要根據(jù)實(shí)際需要不斷跟新系統(tǒng)，將精細(xì)的系統(tǒng)管理帶到操作中，強(qiáng)化檔案管理并將檔案管理的效率提高。

3.2 檔案管理的精細(xì)化

將檔案管理工作細(xì)致化，從改善檔案管理技能以及對(duì)檔案管理流程的更新。所謂的檔案管理工作細(xì)致化就是將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合?，F(xiàn)如今，部分的檔案管理部門(mén)已然將先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備融入其中，像是打印機(jī)、掃描儀、CD刻錄機(jī)等物品都已經(jīng)進(jìn)入到了人們工作的領(lǐng)域中。在引入的眾多技術(shù)中，實(shí)踐發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)是最為適合檔案管理的新技術(shù)。因?yàn)镺A軟件它可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)電腦就將多個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，甚至是個(gè)人，即使遠(yuǎn)在千里也能實(shí)現(xiàn)近距離辦公的效果。當(dāng)然對(duì)檔案管理的歸檔整理也起到了很大的作用，其加快了辦公的整體效率。當(dāng)然除了OA軟件以外，還有兩個(gè)軟件也可以很好地將檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、人性化以及最重要的安全化，就比如：ISO9001質(zhì)量管理體系和ISO14001環(huán)境管理體系這兩個(gè)軟件。檔案純化過(guò)程其實(shí)就是將物理檔案管理和電子歸檔的過(guò)程進(jìn)行細(xì)化的一個(gè)過(guò)程[3]。物理檔案需要細(xì)化的方法有技術(shù)審查、文件檔案、財(cái)務(wù)檔案以及工程檔案的保存歸檔，并且根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行實(shí)施，同時(shí)還有規(guī)章制度的定制。

例如該部門(mén)正在逐步完善現(xiàn)有協(xié)議并添加一些新協(xié)議，例如：項(xiàng)目任務(wù)(可行性研究、概念設(shè)計(jì)、基本設(shè)計(jì)、特殊文章)、驗(yàn)收、復(fù)制、繪圖和存檔等。OA應(yīng)用的范圍越大那么員工的工作效率就會(huì)越高，同時(shí)還可以加強(qiáng)多個(gè)部分的檔案管理工作。如果公司應(yīng)用OA系統(tǒng)，可以在日常辦公中：一是紙張的節(jié)約。二是節(jié)省人工來(lái)回行走的時(shí)間。因?yàn)橐暾?qǐng)流程時(shí)需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，才能完成，但是OA直接轉(zhuǎn)發(fā)就可以實(shí)現(xiàn)線上審批的流程，然后最終將其提交到存檔部門(mén)。存檔人員將對(duì)其進(jìn)行審核并存儲(chǔ)在存檔數(shù)據(jù)庫(kù)中。因?yàn)槊磕暧袩o(wú)數(shù)這樣的申請(qǐng)表格，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不僅要花費(fèi)大量的工程圖紙，而且還要花費(fèi)大量的人力和物力。如果將OA程序應(yīng)用其中，那么這些日常工作中的問(wèn)題同時(shí)也可以迎刃而解。OA程序不僅在日常工作中使用方便，可以快速地進(jìn)行檢索、查閱等功能，同時(shí)還具有很高的安全性。并且對(duì)物理文件的保護(hù)也功不可沒(méi)，因?yàn)樗梢苑乐箶?shù)據(jù)文件的損壞以及丟失的現(xiàn)象[4]。

第一，提高工作效率，節(jié)省辦公時(shí)間。為了在網(wǎng)站上重新發(fā)布項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙，申請(qǐng)人不需要去存檔部門(mén)檢查圖紙是否已完全存檔，而只需要快速搜索OA平臺(tái)來(lái)確定圖紙是否已存檔并開(kāi)始。在確認(rèn)圖紙已完成并存檔后進(jìn)行申請(qǐng)過(guò)程。操作完成后，完成的圖紙將被現(xiàn)場(chǎng)發(fā)送到目的地。從申請(qǐng)流程到整個(gè)流程的完成，它為申請(qǐng)人節(jié)省了很多時(shí)間和精力來(lái)處理更多事情。例如文件是否已完全存檔、簽名是否可以借用等，不會(huì)因?yàn)槟承┡鷾?zhǔn)者的公務(wù)旅行而延遲批準(zhǔn)時(shí)間。高質(zhì)量檔案是主要要求，對(duì)檔案室的大小、溫度和耐火性也有很高的要求。信息技術(shù)的飛速發(fā)展已使檔案數(shù)字化。應(yīng)逐步并且快速地將數(shù)字檔案歸檔進(jìn)行建設(shè)。首先要對(duì)加強(qiáng)庫(kù)存檔案的數(shù)字化，就像是掃描、照相、錄像要進(jìn)行數(shù)字化保存；其次，要把數(shù)字文件進(jìn)行存儲(chǔ)將物理文件逐漸減少；最后要將信息壁壘徹底消除，想要消除就只能將各個(gè)部門(mén)檔案全部都包含在數(shù)字檔案庫(kù)里，只有這樣才能做到無(wú)縫分享信息[5]。

第二，必須進(jìn)行專業(yè)管理，充分反映檔案管理的專業(yè)性。紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案都必須科學(xué)分類，條形碼必須根據(jù)實(shí)際現(xiàn)實(shí)加以編輯，以便能夠管理和記錄。與此同時(shí)，還可以在官方網(wǎng)站上打開(kāi)存檔窗口，并將會(huì)員資格管理擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)檔案管理。

第三，必須改進(jìn)文件跟蹤機(jī)制。一方面，必須建立一個(gè)匯總機(jī)制來(lái)記錄每一個(gè)文件、借用和返回，以確保沒(méi)有遺漏；另一方面，必須充分利用數(shù)字平臺(tái)來(lái)加強(qiáng)文件跟蹤和跟蹤的每一步執(zhí)行過(guò)程。該文件有明確的時(shí)間限制，以確保文件的安全，并及時(shí)返回檔案館。

3.3 要加強(qiáng)檔案資源利用

檔案資源的編排和利用十分重要。如果沒(méi)有根據(jù)內(nèi)容類別進(jìn)行區(qū)分，那么長(zhǎng)時(shí)間使用不到它就只能是一個(gè)死檔案。但是死檔案是沒(méi)有利用價(jià)值的，因?yàn)橹挥挟?dāng)“死檔”被使用時(shí)，它們才具有實(shí)際價(jià)值，因此它們的主要目的是有效地被使用[6]。首先，提供借方幫助理解歷史。檔案材料是所有企業(yè)歷史的大門(mén)，他們記錄了這個(gè)企業(yè)從一開(kāi)始到現(xiàn)在經(jīng)歷的所有歷程，而這些歷程和決策被歸檔后精細(xì)收藏。其次，為決策提供了分析依據(jù)。很多時(shí)候公司都需要做出很多重大決策，如果不了解公司的整體的歷程和之前所發(fā)生的事件，就無(wú)法規(guī)避是否和現(xiàn)在的事件重疊，或者無(wú)法檢查到重疊的事件的解決方法是否多樣。當(dāng)然，檔案管理中不僅只是公司的發(fā)展歷史還有很多種類，但無(wú)疑都是對(duì)公司的未來(lái)發(fā)展有重要的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，作為文件管理的一部分，精細(xì)管理是發(fā)展的需求，以促進(jìn)化工公司的可持續(xù)發(fā)展并實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)利益。將實(shí)際工作與采取理性措施、采用完美的意識(shí)形態(tài)和專業(yè)管理方法相結(jié)合，建立健康的工作系統(tǒng)、制度和程序，使用科學(xué)和細(xì)致的檔案管理相結(jié)合，為未來(lái)的檔案管理形成新的系統(tǒng)打開(kāi)不一樣的道路。