崔鵬燕

(岳陽市人力資源和社會(huì)保障局,湖南 岳陽 414000)

0 引言

岳陽市人力資源和社會(huì)保障局檔案管理服務(wù)中心(以下簡稱“中心”)的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)全市國有企業(yè)破產(chǎn)改制后職工檔案托管和為托管對(duì)象辦理退休、檔案查詢、工齡認(rèn)定、年齡認(rèn)定等服務(wù),所保管的檔案具有重要的價(jià)值和不可替代性.中心根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要,結(jié)合自身實(shí)際,始終將加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作來抓.目前,中心庫存檔案90641卷,其中在職38116卷,退休46487卷,死亡4220卷,其他1818卷.每年為一萬多人次提供檔案查詢和資料復(fù)印服務(wù).

1 檔案數(shù)字化的必要性

岳陽市國有集體企業(yè)改制后,大量改制企業(yè)職工的人事檔案辦理了托管手續(xù),為檔案查詢利用、業(yè)務(wù)代辦等提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ).但是,中心的檔案管理模式滯后,亟需進(jìn)行數(shù)字化以改善管理模式,提高工作效率.

1.1 彌補(bǔ)企業(yè)職工檔案管理缺陷

現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)[1].一方面,部分企業(yè)管理人員檔案意識(shí)淡薄,尤其是國有集體企業(yè)改制為私有企業(yè)后,對(duì)檔案的重視程度逐漸弱化,職工人事檔案缺乏統(tǒng)一管理,有的長期將檔案存放在個(gè)人手中,導(dǎo)致職工在查詢檔案資料時(shí)找不到自己的檔案,甚至造成檔案遺失.另一方面,有的企業(yè)管理人員法律意識(shí)淡薄,為一己私利或捆綁職工等目的違規(guī)扣押職工人事檔案,迫使職工不能辭職或調(diào)動(dòng)工作.這不僅違反了檔案管理工作規(guī)范,更侵害了職工的個(gè)人利益.

企業(yè)沒有統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn).檔案中心接收了近10萬卷職工人事檔案,其中1/3以干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)整理(例如長煉、巴陵石化),大部分以企業(yè)自己的檔案標(biāo)準(zhǔn)整理.有些企業(yè)業(yè)務(wù)人員沒有認(rèn)真填寫檔案材料,致使檔案材料不規(guī)范,甚至隨意更改檔案內(nèi)容,給社保等部門辦理職工失業(yè)、退休等業(yè)務(wù)增加了困難.

檔案整理不規(guī)范.大部分移交進(jìn)來的檔案材料根本沒有整理,只是打包擺放在檔案密集架上.檔案材料的分類五花八門,歸類章模糊不清,歸類號(hào)缺號(hào)、漏號(hào)、重號(hào),紙張破損嚴(yán)重.此外,僅僅移交了檔案實(shí)體,沒有電子檔,甚至沒有目錄和花名冊(cè).

1.2 檔案中心工作創(chuàng)新發(fā)展的需要

信息化是時(shí)代發(fā)展的方向,檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)實(shí)需要,亦是建設(shè)智慧岳陽的重要舉措.一方面有利于堵塞管理漏洞,防止對(duì)接工作時(shí)造成檔案遺失、損毀等,確保檔案實(shí)體安全.另一方面確保檔案真實(shí)性,數(shù)字化加工后沒有權(quán)限無法修改信息,信息變動(dòng)皆有記錄可查,能有效保證檔案原始狀態(tài),防止通過不法手段謀求私利的違法行為發(fā)生.此外,通過檔案全文數(shù)字化掃描,實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案的“雙軌制”管理[2],通過人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的工作,不僅可以提高檔案工作效率,還可以節(jié)約人員成本和修復(fù)檔案的成本.

2 檔案數(shù)字化的關(guān)鍵問題

2.1 明確加工范圍和加工標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)人事檔案整理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn).為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案中心數(shù)字化工作,成立了檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,制訂《岳陽市人力資源與社會(huì)保障局檔案數(shù)字化工程項(xiàng)目實(shí)施方案》,在《干部檔案工作條例》基礎(chǔ)上,結(jié)合自身工作需求,制定統(tǒng)一的《檔案整理分類標(biāo)準(zhǔn)》,將人事檔案材料分為十大類,其中第四類和第九類進(jìn)行二級(jí)分類.為方便加工工作的開展,又制訂了《岳陽市人力資源和社會(huì)保障局檔案數(shù)字化著錄質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)》和《數(shù)字化加工成品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》.

檔案中心在界定掃描范圍時(shí),考慮到退休人員檔案利用率較低,僅對(duì)重要材料進(jìn)行掃描,如招工材料、買斷材料、退休材料.而在職人員檔案利用率較高,故進(jìn)行全面掃描.項(xiàng)目中期,為豐富數(shù)據(jù)資源,對(duì)退休人員的檔案材料也進(jìn)行了全面掃描.

2.2 系統(tǒng)建設(shè)模塊

檔案中心最初沒有配套的人事檔案管理系統(tǒng),在多方考察比較后,確定采用上海某公司的“光典管理系統(tǒng)”.該系統(tǒng)功是純粹的文書檔案管理系統(tǒng),需要進(jìn)行二次開發(fā),改動(dòng)較大.軟件建設(shè)方案制定前,先收集各部門業(yè)務(wù)工作需求加以整合,同時(shí)學(xué)習(xí)中石化的人事檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn),基本確定了“岳陽市人力資源和社會(huì)保障局檔案管理系統(tǒng)”的框架.系統(tǒng)分為檔案收集、檔案管理、檔案利用、數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用管理、系統(tǒng)管理六大板塊,可實(shí)現(xiàn)檔案信息錄入、電子全文掃描掛接、檔案檢索、瀏覽、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、權(quán)限分配等基本功能.

系統(tǒng)建設(shè)之初,由于缺乏經(jīng)驗(yàn),又沒有范本做參考,軟件建設(shè)成為檔案數(shù)字化的一大難點(diǎn).一是著錄項(xiàng)目不符合人事檔案管理需求,如文號(hào)、責(zé)任者、保管期限都屬于文書檔案范疇,而人事檔案所需要的參加工作時(shí)間、離退休日期、離退休類別等項(xiàng)目都沒有體現(xiàn).二是統(tǒng)計(jì)報(bào)表不符合規(guī)范,一方面報(bào)表關(guān)聯(lián)錯(cuò)誤導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,另一方面報(bào)表樣式粗糙,不能直接打印,不方便使用.三是瀏覽方式不友好,瀏覽一本檔案需要逐條點(diǎn)開,操作繁瑣.四是在線掛接與離線掛接不一致,系統(tǒng)采用在線與離線兩種掛接模式,大批量加工采用離線模式效率較高,但離線掛接是利用Office上的套用模板著錄條目、打印目錄,用掃描儀在系統(tǒng)外掃描完圖片后批量掛接到系統(tǒng),而在線掛接可以直接在系統(tǒng)檔案收集模塊著錄信息,測試后發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)自帶掃描功能無法使用,系統(tǒng)使用華表工具所打印的目錄與離線打印的目錄格式不一.

如果系統(tǒng)建設(shè)不規(guī)范,將無法滿足使用需求.為解決該問題,檔案中心多次邀請(qǐng)信息中心、檔案局的專業(yè)人員前來指導(dǎo),并與中信公司積極溝通.在系統(tǒng)日常使用和數(shù)字化加工過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提交系統(tǒng)管理員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集整理,由系統(tǒng)管理員整合后分階段提交中信軟件開發(fā)方修改,對(duì)反饋回來的問題修改情況逐條測試,確保系統(tǒng)功能最大限度地符合使用需求.

2.3 檔案整理模塊

將一份份散亂的資料整理成分類清晰、裝訂整齊的檔案,是一項(xiàng)簡單而又繁瑣的工作,需要工作人員仔細(xì)、耐心,嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,按照時(shí)間順序依次排好,明確每卷檔案下哪些內(nèi)容需要著錄,哪些內(nèi)容需要掃描,哪些內(nèi)容可以作為資料.整理人員需要將褶皺的紙張展平,對(duì)破損的紙張進(jìn)行托裱修補(bǔ),按照人事檔案分類和排序規(guī)則對(duì)檔案材料重新排序編號(hào)并蓋歸類章,對(duì)排序后的檔案著錄卷內(nèi)文件基本信息并打印卷內(nèi)目錄,通過數(shù)字化工作與檔案修復(fù)工作的有效結(jié)合,將檔案管理基礎(chǔ)工作做扎實(shí).

檔案整理需要工作人員具備基本的檔案分類知識(shí),但是中心現(xiàn)在只有兩名檔案專業(yè)技術(shù)人員,其他工作人員還未經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn).由于整理過程中需要拆卷,容易造成紙張遺漏、分類錯(cuò)誤,如果將某個(gè)人的資料不小心放入另一個(gè)人的檔案中,在后期流水作業(yè)的掃描、著錄中就很難發(fā)現(xiàn).

檔案管理部門必須進(jìn)一步重視檔案人員業(yè)務(wù)水平與工作能力的提升,適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理信息化的要求[3].為了更好地開展檔案數(shù)字化工作,中心將業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入中心學(xué)習(xí)計(jì)劃,由中心檔案專業(yè)技術(shù)人員對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn).數(shù)字化過程中,在加工前設(shè)置復(fù)核環(huán)節(jié),安排人員對(duì)已經(jīng)整理好的檔案進(jìn)行復(fù)核,對(duì)整理出現(xiàn)的失誤進(jìn)行整改,確保送到加工現(xiàn)場的檔案規(guī)范、有序.

2.4 檔案加工模塊

在檔案數(shù)字化加工過程中,著錄、掃描問題較多.一是張冠李戴,不同人的資料放到同一個(gè)人的檔案中,檔號(hào)與內(nèi)容不符等.二是題名不能準(zhǔn)確反映案卷內(nèi)容,如某檔案人的材料原題名是“湖南省岳陽縣人民法院民事裁定書”,但并不是處分材料,而是法院對(duì)檔案托管人所在企業(yè)破產(chǎn)還債的裁定,材料中還有一份職工安置金發(fā)放名單,如果按照原題名著錄則不能準(zhǔn)確表述材料內(nèi)容,可改為“企業(yè)破產(chǎn)還債及職工安置金發(fā)放表”.三是著錄錯(cuò)誤,包括著錄條目、著錄項(xiàng)目缺漏,題名有錯(cuò)別字、日期錯(cuò)誤、頁數(shù)與實(shí)物不符等.四是部分老檔案為手寫件,字跡潦草、模糊,還有繁體豎版,如果整理工作中不能逐一核查,將會(huì)影響最終的數(shù)據(jù)質(zhì)量.著錄信息一定要有檢索意義,完全按原有的卷內(nèi)目錄錄入是不可取的[4].

檔案數(shù)字化是為了更加便捷高效地開展檔案管理利用工作,如果著錄、掃描出現(xiàn)問題,就會(huì)造成檔案管理系統(tǒng)無法正常使用,效果將大打折扣.為此,中心制定了數(shù)字化質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化工作驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),要求檔案整理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)整理檔案,按照規(guī)定的清晰度和文件格式進(jìn)行全文掃描并掛接到檔案管理信息系統(tǒng),確保檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)的電子文件與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng),卷內(nèi)目錄與電子文件一一對(duì)應(yīng),目錄能夠準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容且無錯(cuò)別字,電子文件全文清晰完整.同時(shí),中心對(duì)著錄、掃描人員進(jìn)行了檔案知識(shí)培訓(xùn),安排質(zhì)檢人員對(duì)加工成品進(jìn)行質(zhì)檢,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出并進(jìn)行修改.

2.5 檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題

電子設(shè)備雖然使用方便卻存在隱患,即一旦設(shè)備故障或其他原因,可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失,為有效保障數(shù)據(jù)安全還需要備份數(shù)據(jù).若采用傳統(tǒng)的刻盤方式保存,所需光盤數(shù)量較大,因而中心選擇了存儲(chǔ)方便、容量較大的硬盤作為備份數(shù)據(jù)的介質(zhì).每周五下班前由系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,更新系統(tǒng)索引.備份數(shù)據(jù)的硬盤貼好標(biāo)簽,按照時(shí)間順序排放,由信息室保存.

2.6 檔案管理工作中的安全問題

檔案加工過程中需要出庫、還庫,期間還有檔案借出、調(diào)走、歸還,檔案一直處于流動(dòng)過程中,如果各環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)或工作人員疏忽,就可能造成檔案材料丟失或信息泄密.因此,檔案安全問題是數(shù)字化加工過程中的一個(gè)難點(diǎn).

守好安全底線是檔案管理工作的重點(diǎn).一是謹(jǐn)慎選擇項(xiàng)目加工方,所選公司必須有保密部門頒發(fā)的備案證書,選定公司后,與之簽訂保密協(xié)議,項(xiàng)目完工后所使用的電腦硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備全部交檔案中心封存保管.二是加強(qiáng)人員管理,工作人員必須簽訂保密協(xié)議,執(zhí)行保密制度,手機(jī)、相機(jī)等電子設(shè)備嚴(yán)禁帶入加工現(xiàn)場,門禁采用指紋識(shí)別,嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入現(xiàn)場,禁用明火,水和食物禁止帶入現(xiàn)場等.三是制定嚴(yán)格的檔案借閱制度、檔案出、入庫制度,檔案借閱、出庫、入庫、調(diào)出,皆要登記,使檔案去向明了,有臺(tái)賬可查;加工方借卷、還卷,都要填寫借卷單和還卷單,驗(yàn)收的檔案還需填寫驗(yàn)收單,檔案出入庫都需要加工方、庫房人員、項(xiàng)目管理人員三方清點(diǎn)檔案數(shù)目,核對(duì)檔案名單;業(yè)務(wù)審檔需要借卷時(shí),不論檔案在庫房還是在加工現(xiàn)場,都要求業(yè)務(wù)代辦員填寫借卷單,注明檔案編號(hào)、姓名,并簽字寫明借卷時(shí)間,檔案歸還后需填寫還卷時(shí)間,確保每一本檔案都有借有還.四是設(shè)備保障,一方面檔案中心配備了溫濕度控制儀、消防報(bào)警裝置、滅火器、消毒柜,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每日填寫《檔案數(shù)字化現(xiàn)場安全檢查記錄》,綜合室負(fù)責(zé)設(shè)備的定期檢修,確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn);另一方面在樓道、庫房、加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備,尤其是庫房和現(xiàn)場做到不留死角,監(jiān)控視頻每四個(gè)月備份一次,視頻數(shù)據(jù)由信息室保管.

2.7 新增檔案與新增材料問題

人事檔案的特殊性在于檔案隨著人員流動(dòng)而流動(dòng),卷內(nèi)材料也會(huì)隨之變動(dòng).新增材料大多是檔案托管并進(jìn)行了數(shù)字化加工后才產(chǎn)生的,系統(tǒng)不具備增補(bǔ)材料的功能,增加該項(xiàng)功能技術(shù)難度大,成本較高,最終決定在檔案十大類之后增加第十一類“新增材料”,加工完成后所收材料放入第十一類,不再改變檔案原有狀態(tài).

3 結(jié)論

中心實(shí)施檔案數(shù)字化之后,工作效率和服務(wù)質(zhì)量得到極大提升,得到領(lǐng)導(dǎo)和群眾的一致好評(píng),主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(1)查檔服務(wù)更高效

利用檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成優(yōu)勢,輸入檔案托管人的身份證號(hào)碼或姓名即可一鍵搜索本人檔案,系統(tǒng)內(nèi)可以直接打印檔案材料,無需人工查詢和復(fù)印,辦理業(yè)務(wù)時(shí)間縮短至十分鐘以內(nèi),群眾滿意度高.

(2)到齡退休人員退休審檔無需跑

審檔前,中心通過檔案管理信息系統(tǒng)提前進(jìn)行檔案篩查,調(diào)取到齡退休人員檔案,邀請(qǐng)相關(guān)單位到中心集中審檔.退休辦理前,在中心大廳、相關(guān)社區(qū)、人社局官網(wǎng)、報(bào)紙等多渠道公示審檔結(jié)果,工作人員通過短信、電話等方式主動(dòng)聯(lián)系適齡人員辦理退休手續(xù),告知辦理流程和所需材料,確保到齡退休人員辦理退休前無需本人進(jìn)行申報(bào).

(3)托檔人員查詢利用就近辦

中心檔案服務(wù)窗口入駐政務(wù)中心后,仍保留中心原有辦事窗口,通過聯(lián)網(wǎng)都可以登錄檔案管理信息系統(tǒng),共享系統(tǒng)數(shù)據(jù),群眾可根據(jù)實(shí)際情況選擇辦事地點(diǎn),享受更優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)體驗(yàn).