論市場經(jīng)濟(jì)條件下建筑集團(tuán)公司檔案管理的幾點(diǎn)思考

鄧楚蕊 湖南省第四工程有限公司

建筑集團(tuán)檔案就是針對建筑工程各個環(huán)節(jié)以及集團(tuán)內(nèi)部存在的問題做出的相應(yīng)記錄，然后經(jīng)過系統(tǒng)的整理進(jìn)行存檔保存。建筑集團(tuán)在工程建設(shè)中形成的檔案資料往往會因記錄人員的不專業(yè)、不細(xì)致、檔案管理的不規(guī)范出現(xiàn)各類問題。這對后期的維護(hù)檢修造成了諸多不便，也難以借鑒和引用。因此，在市場經(jīng)濟(jì)條件下針對出現(xiàn)的種種問題，必須完善企業(yè)檔案管理制度，制定行之有效的檔案管理規(guī)則。

一、工程檔案管理的基本內(nèi)容和特點(diǎn)

建筑工程檔案包含的內(nèi)容非常寬泛，涉及建筑工程中各個環(huán)節(jié)，它包括內(nèi)容有：工程前期準(zhǔn)備階段的文件和資料、監(jiān)理檔案資料、施工資料檔案、工程驗收資料檔案、工程質(zhì)量強(qiáng)制控制資料條文、工程電氣資料檔案。

檔案管理工作在市場經(jīng)濟(jì)條件下有以下工作特點(diǎn)：第一，檔案管理必須依據(jù)行政法規(guī)形成管理方案。第二，利用計算機(jī)時代信息化、電子化可以使管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，調(diào)閱瀏覽效率提升。第三，數(shù)字化管理使得檔案安全性提升，能夠系統(tǒng)化管理，節(jié)省了管理人員的時間，提升了工作效率。

二、工程檔案管理中的重要性

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、城市化進(jìn)程的加快，為了改善生活環(huán)境、提高生活質(zhì)量，建筑工程越來越多。建筑工程檔案管理對于整個建筑工程的建設(shè)、施工等各個環(huán)節(jié)的進(jìn)行與優(yōu)化都有著重要的意義和作用。建筑過程中會形成各種資料，其上記錄著工程的開展以及出現(xiàn)的問題，它記錄了工程建設(shè)的流程。對日后項目的維護(hù)檢修有著參考價值。加強(qiáng)對建筑工程檔案的管理，有利于統(tǒng)一、規(guī)范、全面、完整的保管各類文檔。

三、檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理不夠重視

既往大多建筑集團(tuán)對于企業(yè)檔案管理工作以及檔案管理人員的招聘、培訓(xùn)都沒有足夠重視，企業(yè)高層乃至職能部門并沒有將檔案管理納入企業(yè)考評和發(fā)展中。追求工程項目進(jìn)度，對資源和材料沒有做到系統(tǒng)的記錄與分析，認(rèn)為按期完工就能保證企業(yè)持續(xù)經(jīng)營、穩(wěn)健發(fā)展。工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，施工中的每一環(huán)節(jié)都應(yīng)該做好記錄，記錄必須與工程的進(jìn)度保持一致。如果管理人員對檔案管理工作草草了事，不對建筑檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理，檔案管理工作的作用很難真正地發(fā)揮出來。

（二）工程項目的檔案質(zhì)量難以保證

工程建設(shè)過于注重工程進(jìn)度和完工情況，過程中對具體的施工環(huán)節(jié)中工程材料、工程設(shè)備的使用和權(quán)責(zé)并沒有細(xì)致記錄，對于保修維護(hù)的具體要求沒有明確說明；各類記錄的信息也與實(shí)際使用和具體操作有很大出入，出現(xiàn)不相符的現(xiàn)象，書寫字跡模糊無法準(zhǔn)確讀取，案卷泛黃、陳舊使用壽命較低。一方面使得資料的準(zhǔn)確性和完整性沒有在檔案記錄中體現(xiàn)出來，另一方面復(fù)查、核查、審批流于形式增添更多虛假信息，導(dǎo)致工程檔案整體質(zhì)量過低。

（三）沒有形成專業(yè)化的檔案管理體系

建筑企業(yè)專業(yè)化的檔案管理管理體系必須要有健全的檔案管理制度。管理部門之間需職責(zé)分明，總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門、工程項目部資料室部門間分工應(yīng)明確。目前很多公司缺少專業(yè)人才，沒有固定檔案室存放檔案以及設(shè)施陳舊檔案整理難度高，對檔案保存周期和安全性產(chǎn)生了一定影響。

（四）信息安全存在隱患

在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)信息時代，信息共享的同時容易造成機(jī)密文件的泄露，而這往往會使企業(yè)在競爭中處于劣勢?；ヂ?lián)網(wǎng)作為一把雙刃劍，在檔案方便管理和應(yīng)運(yùn)的同時，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊對檔案資料的安全性造成沖擊。系統(tǒng)問題、網(wǎng)絡(luò)問題、電路問題等等更容易導(dǎo)致文件信息的遺失及不全面。系統(tǒng)賬戶存在泄露和多人共用的安全風(fēng)險。

四、建筑集團(tuán)公司檔案管理措施

（一）引起重視，提高地位

對于建筑集團(tuán)來說，檔案管理工作十分重要，檔案管理員的任務(wù)與職責(zé)非常艱巨，檔案人員應(yīng)具備積極向上的工作意識與責(zé)任心。檔案部門需定期對于檔案管理規(guī)則和檔案安全性等條例進(jìn)行學(xué)習(xí)并考試。建筑單位對檔案管理部門要足夠重視和支持，要求定期匯報。檔案管理工作有效進(jìn)行，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量，也提升了檔案管理人員以及管理工作的地位。

（二）檔案管理人員培訓(xùn)

做好檔案工作人員選拔工作，檔案大都涉及工作機(jī)密、具有商業(yè)價值，選拔員工必須要求業(yè)務(wù)能力出眾的同時品德和素質(zhì)過硬。對管理人員的定期培訓(xùn)必不可少，開展實(shí)踐、拓展培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等。尤其是在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)貫穿到管理工作中，做好計算機(jī)信息理論知識培訓(xùn)也是培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才的重要手段。

（三）檔案信息安全

檔案管理工作中檔案原件保護(hù)非常重要，需對檔案信息進(jìn)行多重備份，防止外部盜取檔案重點(diǎn)信息，以及內(nèi)部人員肆意更改檔案。信息化檔案管理相比紙質(zhì)管理，數(shù)字化管理傳遞效率高的同時開放性也較強(qiáng)，會產(chǎn)生信息遺失或泄露風(fēng)險。所以加強(qiáng)檔案系統(tǒng)維護(hù)尤為重要，管理人員要設(shè)置權(quán)限及密碼。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，軟件加密的同時定期維護(hù)、殺毒，做好管理系統(tǒng)安全的維護(hù)。利用云存儲技術(shù)，對重要資料進(jìn)行備份，減少損失。

（四）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，數(shù)字化

如今隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，資料的錄入已經(jīng)告別了傳統(tǒng)的手工錄入，智能化、自動化有效推進(jìn)了檔案管理的進(jìn)程。在檔案管理過程中，以電子計算機(jī)數(shù)字化構(gòu)建信息系統(tǒng)、云存儲系統(tǒng)并加強(qiáng)安全管理，開發(fā)掌上APP以及公眾號等強(qiáng)化資源的合理共享、資源引用、文件檢索以及下載。將文本資料轉(zhuǎn)化為表格、圖片、折線、函數(shù)等豐富其變化，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化。

五、結(jié)束語

城市建設(shè)和城市發(fā)展離不開城市工程建筑，建筑集團(tuán)的檔案管理對于工程建設(shè)具有促進(jìn)和借鑒作用。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，做好檔案的管理工作，需要提高認(rèn)知的同時充分利用信息技術(shù)，采取先進(jìn)的管理方式，最大化實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，同時也保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢和持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢。