陳麗鵑 重慶市永川區(qū)港航服務(wù)中心
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理是非常重要的內(nèi)容。我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下,行政事業(yè)單位有了明顯的發(fā)展勢(shì)頭。與此同時(shí),行政事業(yè)單位呈現(xiàn)出來的問題也越發(fā)嚴(yán)重,內(nèi)部控制作為行政事業(yè)單位不可缺少的管理內(nèi)容,如何提高內(nèi)部控制管理水平是行政事業(yè)單位非常關(guān)注的問題。相關(guān)工作人員需要展開對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理問題的分析,并制定有效的解決措施,提高行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平。
內(nèi)部控制制度有待完善是行政事業(yè)單位普遍存在的問題。內(nèi)部控制管理離不開完善的制度。部分行政事業(yè)單位沒有構(gòu)建完善的內(nèi)部控制管理制度,制度與內(nèi)部控制缺少聯(lián)系性,使得財(cái)務(wù)管理處于混亂狀態(tài)。此外,行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的不完善,很大程度上造成了資源管理松散、資產(chǎn)配置效率低下、資源利用率不高等問題。上述問題直接降低了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制水平。
某些行政事業(yè)單位缺乏對(duì)內(nèi)部控制的全面認(rèn)識(shí)。提高意識(shí)上的重視程度是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制順利開展的前提。但是現(xiàn)階段有些行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者沒有將內(nèi)部控制置于重要位置,領(lǐng)導(dǎo)人員的不重視直接決定了下層員工的工作態(tài)度。多數(shù)員工錯(cuò)誤地認(rèn)為內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)部門的職責(zé),與自身關(guān)聯(lián)性不大。受此種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的影響也難以提高內(nèi)部控制管理水平。
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理缺少必要的監(jiān)督約束機(jī)制。即便有些行政事業(yè)單位制定了內(nèi)部控制管理制度,但是也得不到具體落實(shí),使得內(nèi)部控制管理制度流于形式。分析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制流于形式,執(zhí)行力不高的原因主要在于以下幾點(diǎn)。一是內(nèi)部控制審計(jì)秩序缺乏合理性,審計(jì)秩序的不合理直接降低了審計(jì)部門監(jiān)督力度,削弱了內(nèi)部審計(jì)部門的權(quán)威性,降低了內(nèi)部控制執(zhí)行力;二是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)節(jié)沒有制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度,降低了各部門參與內(nèi)部控制管理的積極性,進(jìn)而降低了內(nèi)部控制執(zhí)行力。一旦內(nèi)部控制管理人員出現(xiàn)違規(guī)行為,也難以依靠制度對(duì)工作人員進(jìn)行一定懲處。這樣也促使內(nèi)部控制管理制度形同虛設(shè),其約束作用得不到真正體現(xiàn)。
科學(xué)設(shè)置內(nèi)部控制各個(gè)崗位,明確各個(gè)部門在內(nèi)部控制中所肩負(fù)的職責(zé)是提高行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平不可缺少的條件?,F(xiàn)階段我國部分行政事業(yè)單位在人員編制方面存在不少的問題,多人一崗的情況較為多見。此外,有些崗位人員嚴(yán)重不足,人員緊張的問題也較為多見。比如行政事業(yè)單位的采購與保管或者核算與出納由一人負(fù)責(zé)的情況較為多見,權(quán)責(zé)不明確,崗位設(shè)置不合理,直接降低了內(nèi)部控制管理水平。一旦行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理中出現(xiàn)問題,將難以追究到具體人員責(zé)任,無法起到相互制衡的作用。此外,關(guān)鍵崗位長期不輪崗,可能會(huì)出現(xiàn)以權(quán)謀私、徇私舞弊等行為,使得內(nèi)部控制變得無效。
內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制不完善也是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理現(xiàn)存問題之一。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督機(jī)制可對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行全過程的監(jiān)督。但是,目前我國多數(shù)行政事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)部門將工作的重點(diǎn)局限在財(cái)政資金是否合法運(yùn)用上,忽視了對(duì)內(nèi)部控制效果的評(píng)價(jià),因此不能對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行全程化的監(jiān)督,凸顯不出審計(jì)部門對(duì)內(nèi)部控制的推動(dòng)作用。審計(jì)部門沒有將各部門內(nèi)部控制執(zhí)行情況納入審計(jì)范圍,難以發(fā)揮其監(jiān)督作用,即便內(nèi)部控制執(zhí)行中出現(xiàn)問題,審計(jì)部門也難以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并解決。
行政事業(yè)單位管理層需要對(duì)內(nèi)部控制有關(guān)知識(shí)深入了解,健全完善內(nèi)部控制管理制度,提高對(duì)內(nèi)部控制管理工作的深入認(rèn)識(shí)。行政事業(yè)單位要根據(jù)自身實(shí)際情況,通過梳理各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程,明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、確定風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、相應(yīng)建立健全內(nèi)部管理制度和控制措施。在管理制度的約束下可避免內(nèi)部控制流于形式,能確保內(nèi)部控制有序開展。
行政事業(yè)單位要深入貫徹內(nèi)部控制理念。內(nèi)部控制正式啟動(dòng)之前,行政事業(yè)單位需要組織召開啟動(dòng)大會(huì),使企業(yè)每位員工都能意識(shí)到內(nèi)部控制管理的重要性。尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)內(nèi)部控制的重視程度,促使內(nèi)部控制理念自上而下得以落實(shí),全面開展對(duì)全體員工的內(nèi)部控制專題化培訓(xùn)。內(nèi)部控制建設(shè)完成后,行政事業(yè)單位各個(gè)部門可以深化對(duì)內(nèi)部要求的理解,在知識(shí)遷移的過程中提高內(nèi)控水平。
組建內(nèi)部控制管理小組是行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制管理不可缺少的條件。領(lǐng)導(dǎo)小組的構(gòu)建可為內(nèi)部控制管理提供強(qiáng)大的組織保障,有助于順利完成內(nèi)部控制管理工作。內(nèi)部控制工作領(lǐng)導(dǎo)小組由單位主要負(fù)責(zé)人任組長,內(nèi)控建設(shè)和內(nèi)控實(shí)施由主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。內(nèi)部工作領(lǐng)導(dǎo)小組自下而上可設(shè)置三個(gè)層次,分別是配合部門、日常工作小組、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組。不同層次的組員要配置合理,每個(gè)組員都要明確自身職責(zé),將內(nèi)控建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,并在內(nèi)控建設(shè)中發(fā)揮積極作用。科學(xué)合理配置各種資源為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理提供強(qiáng)有力的資源保障。
加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制活動(dòng)全程化管理主要體現(xiàn)在以下幾方面。一是建立內(nèi)部授權(quán)審批制度,以該制度為指導(dǎo)明確內(nèi)部控制各職能部門責(zé)任,相互制約,提高內(nèi)部控制管理水平。舉例來說,涉及大額資金支出的項(xiàng)目,實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度,確定最終的采購計(jì)劃。涉及員工福利的問題,可邀請(qǐng)職工代表參與表決;二是行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理的全過程都需要財(cái)務(wù)部門參與進(jìn)來。財(cái)務(wù)管理部門與行政事業(yè)單位各個(gè)部門都有較強(qiáng)的聯(lián)系性。財(cái)務(wù)部門的控制作用也是非常顯著的,因此,財(cái)務(wù)部門應(yīng)全程參與各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),并全程跟蹤經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)展,做到業(yè)財(cái)?shù)挠袡C(jī)融合,使內(nèi)部控制可以貫穿到事前、事中和事后三個(gè)環(huán)節(jié),形成對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全程化管理。
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理涉及部門較多,牽扯的業(yè)務(wù)也較廣。內(nèi)部控制管理直接關(guān)系行政事業(yè)單位的運(yùn)行。為了提高行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平,單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確參與內(nèi)部控制管理工作各個(gè)部門的職責(zé)和分工。參與內(nèi)部控制管理的部門應(yīng)相互配合,相互協(xié)調(diào),在自身職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)揮積極作用。各部門(財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、采購部門等)要主動(dòng)參與內(nèi)部控制管理。財(cái)務(wù)部門作為內(nèi)部控制的牽頭部門,組織、建設(shè)并實(shí)施內(nèi)部控制主要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。內(nèi)部審計(jì)部門主要參與內(nèi)控建設(shè),并評(píng)價(jià)、監(jiān)督檢查建成后的內(nèi)部控制。監(jiān)督黨員干部在內(nèi)部控制過程中職責(zé)落實(shí)情況是紀(jì)委監(jiān)察部門的主要職責(zé)。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設(shè)主要由采購部門負(fù)責(zé)。
完善的審計(jì)監(jiān)督機(jī)制可提高行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平,能最大程度確保內(nèi)部控制的獨(dú)立性。內(nèi)部審計(jì)部門可監(jiān)督行政事業(yè)單位內(nèi)部控制執(zhí)行情況,對(duì)內(nèi)部控制管理展開全面性、客觀性評(píng)價(jià),并向管理層反饋評(píng)價(jià)結(jié)果。行政事業(yè)單位管理層應(yīng)根據(jù)評(píng)價(jià)反饋結(jié)果,對(duì)存在的內(nèi)部控制缺陷,制定內(nèi)部控制缺陷整改方案;對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì),以此激勵(lì)內(nèi)部控制管理人員的工作積極性。
綜上所述,內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位非常重要的內(nèi)容。強(qiáng)化對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效管理,可確保資金安全性和會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性,對(duì)于推動(dòng)行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展意義深遠(yuǎn)。