市縣疾控中心檔案管理工作中存在的問題與對策

王小霞 甘肅省平?jīng)鍪屑部刂行?/p>

檔案管理工作是疾控中心最為基礎(chǔ)、最為重要的工作環(huán)節(jié)，各項疾病的預(yù)防和控制信息都要及時收錄到檔案系統(tǒng)中。在日常檔案的管理中，市縣疾控中心工作任務(wù)量大、檔案收錄繁雜，工作人員的工作壓力較大、工作效率有待提升。在信息技術(shù)日益普及的今天，市縣疾控中心應(yīng)認(rèn)識到目前檔案管理工作方面存在的問題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)優(yōu)化數(shù)據(jù)處理水平和效率，為疾病預(yù)防控制工作提供堅實的數(shù)據(jù)保障，不斷提高自身公共衛(wèi)生服務(wù)的能力。

一、目前檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對檔案管理的重視程度有待提升

市縣疾控中心主要負(fù)責(zé)重大疾病預(yù)防控制和重點公共衛(wèi)生服務(wù)工作計劃的落實和指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)層將工作重點放在了傳染病監(jiān)測、公共衛(wèi)生事件調(diào)查、疫苗接種等業(yè)務(wù)工作上，普通忽視了對檔案管理工作的重視。認(rèn)為檔案管理就是將部門一年的檔案信息進(jìn)行收錄和整理即可，缺乏對檔案分類、管理、查閱利用等環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)范[1]。就拿檔案分類來說，由于領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案分類中缺乏明確的操作規(guī)范和制度保障，會出現(xiàn)人事檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案相互混雜的情況，有的重視文書檔案而不重視業(yè)務(wù)檔案，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件需要調(diào)閱檔案時效率較低，無法充分發(fā)揮檔案對防控工作實踐的參考指導(dǎo)作用。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待加強

基礎(chǔ)設(shè)施是落實檔案管理工作的前提和保障，影響著檔案管理效果和檔案的安全性[2]。通過對市縣疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的調(diào)查可知，僅有少數(shù)的疾控中心可以做到檔案信息的恒溫、恒濕保存、紅外線管理、防火防盜設(shè)置，大部分的疾控中心檔案管理停留在紙質(zhì)資料基礎(chǔ)保存階段，缺乏對音頻、視頻等影像資料進(jìn)行收錄和保存的先進(jìn)計算機和信息存儲系統(tǒng)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)沒有跟上時代發(fā)展步伐。以肺結(jié)核疾病檔案管理為例，由于多數(shù)縣區(qū)的疾控中心缺乏合理的檔案管理模式和先進(jìn)的保存技術(shù)，早些年關(guān)于肺結(jié)核病人和防治的相關(guān)信息存在不完整、丟失的情況，無法滿足現(xiàn)代傳染病防治背景下肺結(jié)核疾病的醫(yī)學(xué)研究和疾病控制需求。

（三）電子檔案信息化建設(shè)水平有待提高

隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，對疾控中心的檔案管理信息化建設(shè)提出了更高要求，為了積極適應(yīng)信息時代發(fā)展需求，市級疾控中心建立了網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并在各科室建立了自動化管理系統(tǒng)。但從實際應(yīng)用情況來看，各科室的自動化管理系統(tǒng)與整個網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)并未形成統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的體系，各科室在收錄各自檔案信息時仍需要手動輸入，自動化程度較低。在各科室檢索和利用網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)時，只能依據(jù)目錄進(jìn)行檢索，電子信息檔案的檢索編碼工作不夠全面、細(xì)致。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待增強

檔案管理部門在市縣疾控中心科室中屬于邊緣部門，領(lǐng)導(dǎo)層更重視疾病監(jiān)測、防治等部門的人才引進(jìn)工作，忽視了對檔案管理部門的人才建設(shè)和培養(yǎng)，常常安排非檔案管理專業(yè)、非醫(yī)學(xué)專業(yè)出身的工作人員從事檔案管理工作。再加上日常檔案收錄和整理工作較為繁忙，很多情況下都是由其他部門工作人員兼任，檔案管理工作的專業(yè)程度和質(zhì)量無法得到有效保證，人員的專業(yè)素養(yǎng)亟需提升。

二、優(yōu)化檔案管理工作的對策措施

（一）健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，保障各項工作進(jìn)行

市縣疾控中心的檔案數(shù)據(jù)是基層疾病監(jiān)測和預(yù)防的第一手資料，關(guān)乎著廣大人民群眾的生命安全和公共利益。為了保證檔案信息收錄和管理朝著科學(xué)化、規(guī)范化、信息化方向發(fā)展，市縣疾控中心應(yīng)健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將各項工作納入到制度標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范中，同時實施層級管理制度，實現(xiàn)層級監(jiān)督，防止檔案信息處理工作的疏漏。此外，還應(yīng)健全規(guī)范性的檔案管理制度，明確人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等不同類型檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，細(xì)化各類檔案信息管理中的問題，將檔案管理貫穿到疾控中心工作的每一個環(huán)節(jié)，把檔案管理工作做到極致。

（二）加大資金和技術(shù)投入力度，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

從現(xiàn)實情況來看，疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設(shè)備購買方面，很少對檔案管理建設(shè)投入資金[3]。在大數(shù)據(jù)時代的影響下，檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，以計算機和掃描儀為終端的數(shù)字檔案時代悄然來臨。因此，市縣疾控中心必須加大在計算機和掃描儀設(shè)備、存儲設(shè)備、傳輸設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的資金投入力度，為提升檔案管理工作質(zhì)量效率提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）實施規(guī)范化電子檔案管理，提升電子檔案處理效率

市縣疾控中心在建設(shè)電子檔案過程中，應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的規(guī)范對數(shù)據(jù)歸檔、管理和查詢工作進(jìn)行明確規(guī)范，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與各科室自動化系統(tǒng)的匹配，實現(xiàn)檔案信息的自動歸檔，大大降低人工歸檔造成的失誤率。同時，還應(yīng)循序漸進(jìn)將保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

（四）加大人才引進(jìn)和培養(yǎng)力度，提升團(tuán)隊專業(yè)素養(yǎng)

為了有效提升檔案管理團(tuán)隊的整體效率，疾控中心有必要對該部門人才進(jìn)行針對性的培養(yǎng)[4]。首先，市縣疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加大對專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，提升檔案管理工作人員的準(zhǔn)入門檻，篩選一批文化水平高、專業(yè)能力強的專門人才。其次，市縣疾控中心應(yīng)重視對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，可以定期邀請行業(yè)內(nèi)專家到單位進(jìn)行講座或者召開小規(guī)模的檔案管理交流會議，不斷提升工作人員的檔案管理思維和能力。

三、結(jié)束語

近幾年，傳染病、人畜共患病等公共衛(wèi)生事件發(fā)生頻率有所上升，給疾控中心的檔案管理工作提出了更高要求。從目前的工作現(xiàn)狀來看，市縣級疾病中心普遍存在對檔案管理重視不足、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完備、電子檔案建設(shè)水平低、檔案管理人員素質(zhì)有待提升這四個方面的問題。為了實現(xiàn)檔案信息對疾控工作的指導(dǎo)和保障功能，市縣疾病中心可以從健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、實施規(guī)范化電子檔案管理舉措、加大人才引進(jìn)和培養(yǎng)力度這四方面出發(fā)，切實提升疾控中心的檔案收錄與管理能力。