韓曉 山東能源重裝集團金元物資供銷有限公司
在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天,企業(yè)的重心已從管理轉(zhuǎn)向了市場的運營,銷售渠道的建立和維護、銷售團隊的組建和建設(shè)、市場占有量的擴充等等成為企業(yè)發(fā)展中主要追求的目標(biāo),行政管理似乎已被擱置到無人問津的角落。然而,企業(yè)的規(guī)劃性管理和文化建設(shè)也同樣重要,這關(guān)系到企業(yè)是否能夠持續(xù)經(jīng)營和良性運轉(zhuǎn),關(guān)系到員工的向心力和活力,也關(guān)系到企業(yè)在市場中的定位。行政管理工作是企業(yè)發(fā)展過程中必不可少的一環(huán),也是企業(yè)的領(lǐng)航者和舵手。企業(yè)要充分認(rèn)識到行政管理的重要性,行政管理人員也需要及時調(diào)整自己在企業(yè)中的定位,把握工作的尺度和方向,同其他職能部門緊密配合,互相促進。
目前,我國很多企業(yè)沿襲了計劃經(jīng)濟的行政管理模式,工作流程過于繁瑣,表面化、形式化非常嚴(yán)重,行政管理人員往往脫離企業(yè)的運營,沒有參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中,平行與其他部門,僵化地對企業(yè)人員進行管理,過程中官僚主義嚴(yán)重,不能很好地考慮到企業(yè)和員工的具體情況和實際利益[1]。且行政管理人員崗位過多,工作的內(nèi)容不易量化,在日常工作中往往存在著拖沓、松散的現(xiàn)象,導(dǎo)致施行管理時難以服眾[2]。
在現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)和市場背景下,企業(yè)的生存和發(fā)展需要圍繞著市場來開展,一切以發(fā)展市場、創(chuàng)造利潤為準(zhǔn)繩,企業(yè)不營利就無法持續(xù)經(jīng)營,員工的生活也無法得到保障[3]。傳統(tǒng)的行政管理工作思想已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營法則,在日常管理中,常常暴露思想僵化、流于表面等現(xiàn)象,跟不上市場經(jīng)營的腳步,反而為其帶來制約。例如,銷售人員在開辟市場時,常常遇到難以預(yù)測的問題,在時間和成本的彈性上難以硬性地把握。而行政管理人員往往因權(quán)力有限或自身不作為、責(zé)任感缺失等原因,不能及時地給予支持和幫助,而是以程式化的規(guī)定和條例等對銷售行為加以約束,對于企業(yè)在市場的拓展方面形成了抗力,長此以往,既不利于企業(yè)的發(fā)展,也不利于企業(yè)內(nèi)部的團隊建設(shè),容易形成對立面,給經(jīng)營和管理都帶來了很大的限制和困擾[4]。
行政管理工作流程繁瑣、缺少實用性和變通性是目前絕大部分企業(yè)的通病。在制定工作流程時,往往因循守舊,不能很好地根據(jù)市場的運行模式和大環(huán)境的經(jīng)濟架構(gòu)來進行調(diào)整,管理工作孤立于整個企業(yè)的經(jīng)濟運行。很多企業(yè)在日常的行政管理工作中,沒有將具體工作進行詳細(xì)劃分,工作內(nèi)容沒有落實到個人,非常容易出現(xiàn)行政人員互相推諉,不作為的現(xiàn)象[5]。
很多企業(yè)的行政管理人員形同虛設(shè),沒有實質(zhì)性的工作,往往等同于后勤保障人員,只是被動地對企業(yè)的其他職能部門進行服務(wù)和保障。很大一部分行政人員沒有管理和決策能力,缺乏專業(yè)的行政管理方法和經(jīng)驗,欠缺現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營理念,對于市場營銷更是一竅不通。他們對于自身的工作內(nèi)容認(rèn)識較淺,在日常工作中無從下手,工作及其被動。
行政管理工作不能脫離企業(yè)的實際經(jīng)營情況,需要適應(yīng)市場的發(fā)展,改變工作思路,擺脫傳統(tǒng)守舊的思想觀念,主動去學(xué)習(xí)經(jīng)營理念和經(jīng)營方式,學(xué)習(xí)市場的發(fā)展方式和基本法則[6]。一方面,需要行政管理人員調(diào)整工作目標(biāo),將管理的高度拉回到企業(yè)的實際運行當(dāng)中,以盈利為準(zhǔn)則,放下架子浸身于基層,了解基層員工的需求和利益,消除他們對于管理層的隔閡,增加企業(yè)的凝聚力和向心力。
另一方面,需要行政管理人員從市場的角度思考日常的管理,一切以大局為主,以發(fā)展企業(yè)的效益為目標(biāo),建立嚴(yán)格且與實際相符的規(guī)章制度,把握好尺度和原則,在日常工作中,應(yīng)與其他部門產(chǎn)生交叉,要適當(dāng)了解和掌握其他部門的基本業(yè)務(wù)和實際情況,對他們及時提供幫助和調(diào)配的同時,也要準(zhǔn)確地進行監(jiān)督和管理,把握好整體的方向和動態(tài),使企業(yè)在市場經(jīng)濟的軌道中,既能加速運行又能找準(zhǔn)方向[7]。
第一,行政管理人員在制定工作計劃時,應(yīng)將眼光放在市場營銷體系上,以為市場營銷保駕護航為目的,一切從市場的角度出發(fā),以企業(yè)的良性運轉(zhuǎn)為目標(biāo)。行政管理人員須將工作內(nèi)容與市場運營進行高度融合與統(tǒng)一,積極調(diào)配各個職能部門,成為企業(yè)各部門之間的紐帶,詳細(xì)掌握各部門的情況,協(xié)助并監(jiān)督他們制定工作計劃,并及時進行總結(jié)。做好企業(yè)各項事務(wù)的上傳下達,使企業(yè)從上至下統(tǒng)一思想,步調(diào)一致。
第二,培養(yǎng)行政管理人員的經(jīng)濟意識,樹立權(quán)威思想,避免他們成為市場營銷和企業(yè)經(jīng)營的門外漢。讓他們積極參與市場調(diào)研,掌握市場運營、市場需求的第一手資料。同時也提升了他們的綜合素養(yǎng),為自己增強職業(yè)競爭力,也為企業(yè)的團隊整合、集中管理提供了新的思路。
第三,制定企業(yè)的長遠發(fā)展目標(biāo)和方向,注重市場營銷各部門的團隊建設(shè),加強團隊管理,制定相關(guān)的評比制度。將市場營銷策略加入到企業(yè)文化建設(shè)當(dāng)中,使企業(yè)文化不脫離實際。例如:可積極開展員工獻計獻策活動,組織銷售部門開展銷售策略演講,組織相關(guān)業(yè)務(wù)團隊進行業(yè)務(wù)比拼等等。使企業(yè)團隊建設(shè)和企業(yè)文化切實地成為優(yōu)化企業(yè)的有力推手。
第四,行政管理工作要適當(dāng)?shù)貫槭袌鰻I銷讓行。需制定較為人性、合理的規(guī)章制度,切不可過于僵化保守,要充分考慮到市場的需求,為發(fā)展市場提供便捷。企業(yè)應(yīng)賦予行政管理人員相應(yīng)的職權(quán),通過他們的日常管理,給市場營銷部門的工作以相適應(yīng)的彈性,要積極地服務(wù)于市場前沿的營銷人員和生產(chǎn)人員,適當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)換角色和定位,必要時,需從管理角色及時地轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)角色,全力地為企業(yè)的市場營銷做保障。
第五,在后勤保障方面,要盡量簡化步驟和手續(xù),不可套用過去相對機械保守的工作方式,將大量的時間浪費在形式化的事務(wù)上。盡可能地節(jié)約管理資源,大力倡導(dǎo)無紙化辦公,既節(jié)約了管理費用,又能很好地節(jié)省時間,使員工將精力從繁瑣的形式上轉(zhuǎn)移到為企業(yè)創(chuàng)造價值上。
首先,要制定詳細(xì)、規(guī)范的工作流程,明確分工,落實到個人,部門內(nèi)部要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫?,將每個行政管理人員的工作內(nèi)容進行細(xì)致劃分,并從市場的角度出發(fā),切不可假大空,也不可人浮于事,要切實地將實際工作與市場營銷工作相結(jié)合。
其次,行政管理人員在具體工作中,需對市場營銷各部門事務(wù)進行包干,將市場營銷的各項具體工作落實到位,并將行政人員的工作績效與企業(yè)盈虧和實際經(jīng)營情況相掛勾,制定詳細(xì)周密的績效考核制度。
再次,需優(yōu)化行政管理人員編制建設(shè),切忌頭重腳輕,并加強行政管理人員職業(yè)修養(yǎng),對于工作當(dāng)中存在推諉、拖沓的行為應(yīng)及時給予懲戒。
最后,在行政管理人員的權(quán)利與義務(wù)上進行優(yōu)化和改革,使權(quán)利和義務(wù)對等,充分合理地給予行政管理人員管理權(quán)限,使他們在自己的權(quán)利范圍內(nèi)能夠及時地調(diào)整好管理思路,對其他部門做出正確指令,也能在日常工作中做好承上啟下的工作。
加強對行政管理人員的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)道德的培養(yǎng),使其認(rèn)識到自己的工作目標(biāo)和工作范圍。一方面,不可僅以管理者自居,也不可僅以提供服務(wù)為目的,要積極樹立服務(wù)型管理理念,不斷提升業(yè)務(wù)技能,制定業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)和計劃,嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和計劃開展工作。
另一方面,也要積極學(xué)習(xí)市場營銷知識,培養(yǎng)自己的市場營銷理念,積極投身于市場,了解市場,必要時可制定輪崗制度,適當(dāng)?shù)剡M行崗位互換。以此來優(yōu)化行政管理人員的市場營銷思維,有利于他們及時地轉(zhuǎn)換思想,以市場的發(fā)展來要求自身,以企業(yè)的經(jīng)營來審視自身,不斷地提升業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì),也使自己更具備職業(yè)競爭力。
總的來說,企業(yè)要持續(xù)經(jīng)營,勢必要持續(xù)盈利,而創(chuàng)造盈利的基礎(chǔ)是拓展市場,與市場需求產(chǎn)生高度的粘性。在市場化背景下,一個制度完善、正常運轉(zhuǎn)的企業(yè)離不開各個職能部門的共同努力。作為行政管理人員,要在市場化的大局面前為自己留有一席之地,就必須及時地轉(zhuǎn)換思想,調(diào)整職業(yè)方向和工作理念,從市場中找答案,在企業(yè)經(jīng)營中找定位,才能在激烈的職業(yè)競爭中脫穎而出。同時,積極地解決行政管理工作的各類問題和弊端,及時地改變策略,培養(yǎng)敏銳的市場嗅覺和先進的市場營銷思維,也可以很好地為企業(yè)把握方向,開辟更多的可能性,為企業(yè)的良性運轉(zhuǎn)提供有力保障。