PDCA循環(huán)原理在推動(dòng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索分析

孫賽 牡丹江市婦幼保健院

文書檔案是記錄醫(yī)院辦公信息、患者信息等重要文件，需要妥善保管，避免丟失、損毀。隨著醫(yī)院長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展，治療患者人數(shù)增多，醫(yī)院文書檔案數(shù)量幾何級(jí)增長(zhǎng)，加大了醫(yī)院文書檔案管理人員負(fù)擔(dān)，容易出現(xiàn)管理問題[1]。文書檔案是醫(yī)院正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，將PDCA循環(huán)原理應(yīng)用于其中，可以在管理過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并通過PDCA循環(huán)解決，提升醫(yī)院文書單檔案管理效果。鑒于此，文章中綜述醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)原理是十分必要的。

一、醫(yī)院文書檔案管理問題

我國醫(yī)院文書檔案管理問題主要集中于制度、硬件、人才等多個(gè)方面，導(dǎo)致文書檔案管理效率低下，分析相關(guān)問題原因，有助于PDCA循環(huán)原理的實(shí)施。

（一）制度問題

我國醫(yī)院長(zhǎng)期以來存在“重臨床”現(xiàn)狀，大量的資源傾向于臨床工作，醫(yī)院文書檔案工作受重視程度不高。尤其在制度上，醫(yī)院文書檔案管理制度并不全面，管理規(guī)定缺乏細(xì)則，導(dǎo)致工作效率較低。甚至出現(xiàn)科室自留資料、重要文件丟失等問題。制度問題將會(huì)從根本上影響醫(yī)院文書檔案管理效果，必須要明確管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)容，才能夠保障管理效果。在相關(guān)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理過程中，各科室配合度差，不利于管理工作開展[2]。

（二）硬件問題

由于歷史原因影響，導(dǎo)致文書檔案管理中能夠得到的資源較少，如檔案貯存空間不足、辦公區(qū)域與檔案庫混合、環(huán)境差等，導(dǎo)致文書檔案缺乏足夠的管理空間，影響辦公效率。此外隨著醫(yī)院信息化推進(jìn)，各項(xiàng)資料通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。劉英霞在相關(guān)研究中指出，醫(yī)院信息化是必然發(fā)展方向，符合社會(huì)整體趨勢(shì)，而信息化本身就是將各項(xiàng)信息通過網(wǎng)絡(luò)方式傳輸，本質(zhì)上是將醫(yī)院初級(jí)文書資源信息化管理，要求文書檔案管理采用信息化工作方式[3]。因此醫(yī)院文書檔案管理部門更需要電子設(shè)備開展工作，但相關(guān)設(shè)備不足，顯然難以滿足其工作需求。醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)部分，如果缺乏必要的硬件，顯然會(huì)影響醫(yī)院信息化推進(jìn)過程。

（三）人員問題

李曉敏、高寧在相關(guān)研究中指出，醫(yī)院文書檔案管理的核心在于人才，如果沒有穩(wěn)定且高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，將無法推動(dòng)相關(guān)工作開展[4]。當(dāng)前，醫(yī)院文書檔案管理部門人員問題較大，主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）人員不足：由于醫(yī)院對(duì)文書檔案部門重視程度不夠，導(dǎo)致人員配備不足，無法滿足日益增多的工作量；（2）流動(dòng)性強(qiáng)：文書檔案部門人員流動(dòng)性強(qiáng)，許多人員剛剛熟悉工作內(nèi)容后因?yàn)楣ぷ餍枨蟊徽{(diào)任其他工作崗位，甚至由部分人員進(jìn)行流動(dòng)兼職，顯然不利于醫(yī)院文書檔案管理工作的開展；（3）業(yè)務(wù)能力：綜合各個(gè)研究文獻(xiàn)，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理部門工作人員普遍存在業(yè)務(wù)能力不足問題，人員專業(yè)性差，甚少有專業(yè)科班出身，限制了其業(yè)務(wù)能力；（4）工作問題：由于醫(yī)院文書檔案管理逐漸向電子信息化發(fā)展，文書檔案部門的工作人員由于缺乏足夠的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使其難以適應(yīng)新的工作需求。

二、醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)用PDCA循環(huán)原理

通過上文分析可以得知醫(yī)院文書檔案管理是多方面的，相互作用下會(huì)加劇管理難題。PDCA循環(huán)原理包含“計(jì)劃→執(zhí)行→檢查→處理”四個(gè)環(huán)節(jié)，通過反復(fù)循環(huán)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理問題，效果十分顯著。

（一）計(jì)劃階段

計(jì)劃階段主要是明確醫(yī)院文書檔案管理的主要目標(biāo)，并以此為依據(jù)制定基本的宏觀框架。馬偉建、徐昊、李磊在相關(guān)研究中指出，醫(yī)院文書檔案管理趨勢(shì)主要為信息化，要快速轉(zhuǎn)化其業(yè)務(wù)開展模式[5]。因此醫(yī)院在文書檔案管理計(jì)劃階段，可以明確“信息化”發(fā)展目標(biāo)，并根據(jù)制度、人才、硬件三方面問題確定工作方向。

（二）執(zhí)行階段

制度方面：（1）重新整合醫(yī)院文書檔案原有管理規(guī)定，將不適合現(xiàn)代文書檔案管理內(nèi)容刪除；（2）添加信息化相關(guān)內(nèi)容，包含文書檔案調(diào)閱、個(gè)人賬戶管理、數(shù)據(jù)庫管理等信息；（3）重新制定文書檔案管理細(xì)則，并將相關(guān)內(nèi)容通曉各個(gè)科室，利用信用積分制度約束其個(gè)人行為，明確損壞、丟失文書檔案的具體責(zé)任。醫(yī)院文書檔案管理部門實(shí)施信用積分制度后，將會(huì)顯著提升各個(gè)科室的配合度，減少自留文檔資料以及不及時(shí)歸還資料的事件發(fā)生[6]。

硬件方面：（1）空間：?jiǎn)为?dú)為文件檔案管理部門安排辦公空間，保障文件檔案儲(chǔ)存區(qū)域與辦公區(qū)域；（2）環(huán)境：要防潮、防火，常見溫濕度均衡；（3）設(shè)備：文書檔案柜、電腦、網(wǎng)線、滅火器等均應(yīng)該配備齊全[7]。

人才方面：（1）固定人員編制，穩(wěn)固管理隊(duì)伍成員；（2）對(duì)現(xiàn)有文書檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其文書檔案管理能力。尤其針對(duì)信息化需求，醫(yī)院要系統(tǒng)化組織相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容，讓文書檔案管理人員快速掌握信息化技術(shù)，配合醫(yī)院整體信息化活動(dòng)的開展；（3）不定期根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理需求開展人才培訓(xùn)工作[8]。

（三）檢查階段

管理人員定期抽查文書檔案管理情況，是否存在檔案丟失、損壞、長(zhǎng)期借閱不還、信息沒有及時(shí)錄入等問題，發(fā)現(xiàn)后要及時(shí)記錄，并同步安排解決辦法，相關(guān)棘手問題納入到下一環(huán)節(jié)討論。

（四）處理階段

主要是對(duì)醫(yī)院文書檔案管理成功管理經(jīng)驗(yàn)與失敗管理內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，指出此次循環(huán)中文書檔案管理中各項(xiàng)措施是否落實(shí)到位，如果不到位應(yīng)該如何處理，能否在下個(gè)循環(huán)中解決，提出長(zhǎng)遠(yuǎn)解決方案；如果工作到位，將相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)固定化，甚至列入到醫(yī)院文書檔案管理制度中[9]。

（五）循環(huán)發(fā)展

醫(yī)院文書檔案管理單一循環(huán)結(jié)束后，要積極開展下一循環(huán)工作，避免循環(huán)中斷。通常情況下一循環(huán)內(nèi)容與上一循環(huán)內(nèi)若基本相符，但也要將上一循環(huán)中存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，并且解決遺留問題。醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用循環(huán)理論，主要是針對(duì)循環(huán)中存在的主要問題進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)觀察制度、人才、硬件三大核心問題解決情況，判斷相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)在應(yīng)用過程中是否具有可實(shí)踐性[10]。

三、結(jié)語

醫(yī)院文書檔案生活醫(yī)院的重要文件資料，影響醫(yī)院日常管理。PDCA循環(huán)原理是一項(xiàng)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理的科學(xué)原理，能夠通過不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題提升醫(yī)院管理質(zhì)量。醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中采用PDCA循環(huán)原理，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，同時(shí)進(jìn)行改善，保障醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范性。文章中對(duì)PDCA循環(huán)原理的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)單綜述，相關(guān)人員實(shí)際借鑒還需要結(jié)合各醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀科學(xué)應(yīng)用。