徐玉燕 青島市市南區(qū)教育和體育局

雖然我國事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)邁入了信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路，但是仍然存在許多不足之處。因此，我們要從根源處挖掘，找出影響事業(yè)單位檔案管理信息化與規(guī)范化的主要原因，逐一擊破，讓事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出規(guī)范嚴謹、高效優(yōu)質(zhì)的良好面貌，為事業(yè)單位經(jīng)濟體制改革與發(fā)展增添助力。

一、檔案管理信息化與規(guī)范化的實施背景

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全球化發(fā)展的今天，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)手段逐步在各個行業(yè)綻放異彩，與此同時，我國事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展也從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟開放，甩掉計劃經(jīng)濟體制的束縛，事業(yè)單位經(jīng)營管理邁上了新的臺階，檔案管理工作的重要作用日益得到凸顯，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和職工都已經(jīng)認識到了檔案管理信息化與規(guī)范化實施的關(guān)鍵意義。省市各級主管部門對事業(yè)單位檔案管理工作的部署作出了指示，為檔案管理信息化與規(guī)范化的發(fā)展方向指明道路，要求事業(yè)單位在新形勢下加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

因此，當前及今后很長一段時期，事業(yè)單位檔案管理人員都要牢牢把握住發(fā)展機遇，以嶄新的面貌去建設(shè)信息化與規(guī)范化的檔案管理體系，在工作中實踐，在實踐中總結(jié)，積極引進專業(yè)檔案管理人才，定期參加繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，努力提升自身理論水平和工作能力，掌握檔案管理信息技術(shù)的基礎(chǔ)性應(yīng)用，力求全面提升檔案管理工作效率，讓規(guī)范化與信息化的檔案管理系統(tǒng)成為事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的基石。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的弊端

（一）管理流程混亂

檔案管理工作流程應(yīng)按照事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度制定相關(guān)標準，各部門在規(guī)定時間節(jié)點內(nèi)將檔案資料報送到檔案室。目前，一些事業(yè)單位雖然建立了檔案管理流程圖，但是卻沒有執(zhí)行，檔案資料的報送時間十分隨意。還有些事業(yè)單位檔案管理人員是行政部門工作人員兼任的，崗位責任意識不強，缺乏專人管理，對檔案管理流程一知半解，經(jīng)常是在領(lǐng)導(dǎo)的催促之下才開始到各個部門去收集檔案資料，檔案室隨處可見堆積在一起的檔案，大量業(yè)務(wù)檔案資料沒有得到及時地整理和歸檔分類，檔案管理工作規(guī)范化得不到有力推動，檔案管理工作流程更是一片混亂。

（二）硬件設(shè)施落后

電子檔案系統(tǒng)錄入幫助事業(yè)單位檔案管理人員擺脫了傳統(tǒng)手工記錄檔案資料的諸多不便，對檔案資源服務(wù)也有著深遠影響。可是由于檔案管理專項資金撥付遲遲延后，檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)施得不到及時更新，還處于落后階段。檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)卡頓，文檔格式無法轉(zhuǎn)換等等問題都有待解決，現(xiàn)代化、信息化的檔案管理手段離不開硬件設(shè)施的支持，只有配備了先進的計算機、掃描儀、多功能一體打印機等硬件設(shè)備，電子檔案才能充分體現(xiàn)其便捷性和高效性，從而有效提高事業(yè)單位檔案資源利用率。

（三）管理模式被動

由于事業(yè)單位機構(gòu)改革，債務(wù)頻頻減重，呈現(xiàn)出了輕裝上陣的發(fā)展勢頭，一些盈利型事業(yè)單位的經(jīng)營范圍也在逐漸擴大，檔案管理工作量顯著增多，傳統(tǒng)的檔案信息收集方法已經(jīng)無法適應(yīng)日益繁重的工作內(nèi)容，被動的檔案管理模式迫切需要創(chuàng)新。檔案管理模式從被動等待接收檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占瘷n案，由檔案管理人員依據(jù)業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生檔案數(shù)量不定期的收集檔案并歸檔整理，這種全新的檔案管理模式在摸索中不斷前進，并取得了一定成績，既緩解了業(yè)務(wù)部門報送檔案不及時的問題，又提升了檔案管理的時效性，使得珍貴的檔案資源能夠得到精確的分類歸檔，彰顯了檔案管理工作的真正價值，充分發(fā)揮出了檔案管理工作的重要作用。

三、檔案管理信息化與規(guī)范化建設(shè)的新思路

（一）增大宣傳力度

在事業(yè)單位檔案管理信息化和標準化過程中，管理部門應(yīng)注重檔案管理，并通過各種渠道加強內(nèi)部信息保護和檔案管理標準化，使各內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的工作人員能夠明確信息價值和檔案管理標準化，并鼓勵他們積極參與檔案管理信息化和標準化及檔案管理標準化的進程。共同推進事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與進步。

（二）規(guī)范立卷標準

檔案工作是檔案管理標準化的關(guān)鍵，一些機構(gòu)檔案工作中的違規(guī)現(xiàn)象是推動檔案管理改革的主要因素。有必要制定和完善公共設(shè)施中的samjesu歸檔標準，以促進公共設(shè)施中歸檔管理的標準化。關(guān)于公共機構(gòu)存款的統(tǒng)一，應(yīng)從以下方面加以討論。第一，在檔案關(guān)注的基礎(chǔ)上。提交時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的核心問題區(qū)分各類資源，對其進行分類和刪除，不僅是為了確保存檔工作能夠正確進行，而且是為了確保存檔過程中不存在重復(fù)和裁員現(xiàn)象。為了保證文件管理的質(zhì)量，必須同時提高文件管理的效率。

第二，根據(jù)檔案的現(xiàn)實性。入庫納管檔案時，檔案管理員必須知道檔案的最新資訊。只有在檔案入庫納管工作完成后，才能入庫納管和處理這些工作，以確保檔案管理標準化。最后，基于檔案的完整性。提交文件時，文件管理必須確保每個文件的完整性，嚴格遵守適用的存檔策略和規(guī)則，并確保文件管理標準化。

（三）運用信息技術(shù)

各機構(gòu)應(yīng)盡快確定和改進一致和標準化的信息設(shè)計標準。保證事業(yè)單位檔案管理標準化工作持續(xù)發(fā)展的必由之路。尤其是在構(gòu)建過程中，我們應(yīng)參照相關(guān)要求、標準和標準來創(chuàng)建歸檔管理信息，結(jié)合每個歸檔管理連接的具體要求，在需要歸檔管理流程的統(tǒng)一操作方法的基礎(chǔ)上建立標準化的歸檔管理系統(tǒng)。將其行為標準化，然后使用標準化的處理系統(tǒng)完成歸檔的轉(zhuǎn)換。

（四）檔案數(shù)字化可提升檔案管理服務(wù)水平

采取數(shù)字化的檔案管理工作模式，能夠有效的提高檔案管理工作的服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，電子化的檔案構(gòu)成，實現(xiàn)了檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局，與此同時，檔案存儲數(shù)據(jù)化也更加廣泛，也由此呈現(xiàn)出動態(tài)化的檔案管理模式。不同類型的現(xiàn)代化設(shè)備也在很大程度上提升了信息儲存的范疇。伴隨時代不斷發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案數(shù)字化體系的建設(shè)，無疑為未來的實踐工作創(chuàng)造了良好的條件，并且夯實了堅定的信息管理工作基礎(chǔ)。具備系統(tǒng)理論，可以促進檔案數(shù)字化管理工作的妥善進行，并且能夠為檔案數(shù)字化管理提供完整且有效的科學(xué)思路。應(yīng)用復(fù)制的技術(shù)，可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關(guān)信息比較模糊的情況，或者是組合分類查詢等方法，也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關(guān)檔案。

采取微型技術(shù)和電子技術(shù)可以實現(xiàn)分離檔案信息的目標，進而有效的解決儲存空間受到限制的問題。信息技術(shù)的方案可以加視頻、音頻和文本信息，同時記錄在一個檔案當中，并且能將更多的信息儲存在小空間范圍之內(nèi)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以充分拓展檔案資源的儲備，與此同時還能夠提升檔案服務(wù)的工作范疇，在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

四、結(jié)語

簡而言之，進行切實有效的分析探討和總結(jié)，能夠了解到在大數(shù)據(jù)時代背景下?lián)碛袛?shù)據(jù)，便是擁有中心資產(chǎn)，因此應(yīng)當重視考量數(shù)據(jù)所有權(quán)的重要價值。檔案部門屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式，都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息，還應(yīng)當充分的應(yīng)用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，從而科學(xué)實現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價值。在科學(xué)技術(shù)的支持下，整合大數(shù)據(jù)儲存的檔案資料，基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理技術(shù)，實現(xiàn)挖掘檔案信息價值的目標，從而促進檔案管理工作順利進行，不斷優(yōu)化和完善工作體系產(chǎn)生最大價值，并推動社會創(chuàng)新與建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)化與標準化對事業(yè)單位的創(chuàng)新與發(fā)展有著極其重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理，始終如一地運用最新的信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。