淺論機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作

孫秀艷 煙臺市芝罘公路建設(shè)養(yǎng)護中心

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用得益于計算機的發(fā)展，以及應(yīng)用范圍的擴展。數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢明顯，可以通過虛擬化載體，將數(shù)據(jù)進行云端統(tǒng)計，輕松便捷。如果檔案信息相對復(fù)雜，則可可以通過數(shù)字技術(shù)加工，存儲分類，方便查找和利用，增加了檔案利用率，給人們的工作帶來便捷。

一、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運用意義

傳統(tǒng)的檔案管理方式為手寫的紙質(zhì)文件，如果保存環(huán)境破壞，會導(dǎo)致檔案的丟失，且手寫數(shù)據(jù)不變查缺補漏，會產(chǎn)生大量的人力物力損耗?，F(xiàn)在，計算機技術(shù)的應(yīng)用使數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，給管理人員的工作帶來了便捷。在事業(yè)單位中，檔案主要將承擔(dān)歷史使命的單位的發(fā)展變化進行記錄。電子記錄方式的應(yīng)用，使得管理工作更加快捷，數(shù)據(jù)收集效率高，存儲速度快，且便于查找，已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案信息是一種重要的公共信息管理資源，在促進我國的政治經(jīng)濟社會發(fā)展進步中也是起著非常重要的推動作用。對于各類事業(yè)單位而言，檔案管理是一項重要的文書工作。對于個人來說，它是一個記錄所有員工從學(xué)校到部門的學(xué)習(xí)、工作、獎懲情況的檔案，可以作為員工簡歷等檔案，作為單位考核、人才選拔、考核的有效憑證。就單位而言，它是事業(yè)單位的核心文件，其中包含了公司的大量機密信息，未經(jīng)個人和單位同意，任何人不得泄露。檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣可以用來作為衡量事業(yè)單位人員在工作制度、人才培養(yǎng)能力和單位綜合實力的主要衡量指標(biāo)。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，提高管理效率。數(shù)字化技術(shù)能夠節(jié)約工作成本，減少人員安排，便于數(shù)據(jù)核對。通過數(shù)據(jù)庫的形式能夠提高檢索效率，檔案的利用率也會有所提升，使得檔案管理工作能夠促進單位的發(fā)展，最大化檔案價值。

二、檔案管理工作中需要解決的問題

（一）缺乏數(shù)字化管理投入

在一些地區(qū)，由于公共機關(guān)事業(yè)單位對沒有將檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，往往采取消極的管理方式，按部就班甚至落后于其他單位，限制檔案管理工作的資金投入，使得實際工作中對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和掌握不足，降低了檔案管理的有效性。

（二）現(xiàn)有檔案管理不便于綜合管理

完善的管理制度可以保障檔案管理工作的質(zhì)量，但傳統(tǒng)的檔案管理方式難以實現(xiàn)各部門之間的有效溝通與協(xié)作，容易對重要文件數(shù)據(jù)進行冗余管理，檔案資料的綜合利用率相對較低等特殊實際情況，這必然也就是社會直接影響造成了企事業(yè)單位的個人檔案管理的工作穩(wěn)定性相對的比較差，檔案資料的基本信息和資料保密性等方面仍然存在的諸多漏洞，管理人員對于如何進行企業(yè)檔案的管理工作缺乏了解，難以有效收集和保存昂貴的檔案資料。

（三）管理體系不健全

檔案管理人員必須制定檔案編制的操作流程，進行管理體系建設(shè)是工作有序開展、提高工作效率的重要基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代化的社會需求。管理設(shè)備落后，也會導(dǎo)致信息更新緩慢，不能及時體現(xiàn)最新數(shù)據(jù)，制約著檔案管理工作的進步。新形勢下，完善檔案管理理念，尋找檔案管理的有效途徑，可以對加速我國社會經(jīng)濟的發(fā)展起到促進作用。

（四）信息完整性的缺乏

每個業(yè)務(wù)部門的實際發(fā)展情況不同，會采用不同的檔案管理方法。由于其業(yè)務(wù)性質(zhì)，許多單位會生成大量文件。實際上，很多文件是隨機保存的，這是不及時和有效的。歸檔的收集和分類會導(dǎo)致有價值的信息丟失，或者難以歸檔，使得檔案信息的完整性存在問題。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）加快辦公自動化，降低管理成本

以往，我們的各類機關(guān)和企事業(yè)單位在對檔案資料的搜集、總結(jié)，存儲以及保管工作中，一直是采用粗放型的模式，換句話說，一種增加檔案人員、不斷更新檔案管理軟硬件設(shè)備、增加財務(wù)預(yù)算的解決方案，這種方法的主要問題是導(dǎo)致檔案管理成本飛漲。檔案數(shù)字化管理通過現(xiàn)代信息技術(shù)將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸?shù)接嬎銠C上，成為機讀檔案，大大節(jié)省了存儲成本和空間。同時，查詢需要的文件數(shù)據(jù)非常方便快捷，有效避免了資源的消耗和浪費。

（二）提高文件利用率，實現(xiàn)資源共享

數(shù)字檔案管理采用計算機輸入、掃描等多媒體技術(shù)，確保重要檔案信息及時歸檔并盡快提供。政府機關(guān)和機關(guān)備案的應(yīng)用非常普遍和及時，需要詳細準(zhǔn)確的記錄信息用于任命、晉升。檔案進行數(shù)字化管理能夠隨時地為用戶提供實時、即位的資料和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時，數(shù)字檔案管理成為一個“大數(shù)據(jù)”平臺，讓數(shù)據(jù)的查詢和共享更加快捷方便。隨著信息的共享超越了時間和空間的限制，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為“無形檔案館”，檔案館也從文件對象的存儲轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的交換中心。

（三）強化管理水平，提升人員素能

一方面，數(shù)字化的檔案管理工作主要是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其專業(yè)計算機設(shè)施，在對于設(shè)備的維修以及管理上，對于設(shè)備的配置和人才隊伍配備將會有較高的要求，確保了數(shù)字化的檔案管理工作可以正常進行。另一方面，隨著時代的進步和信息技術(shù)的進步，數(shù)字檔案館的管理和應(yīng)用軟件也會隨之升級和更新，檔案管理者的業(yè)務(wù)知識也需要更新，同時適應(yīng)新常態(tài)的經(jīng)營形勢。

四、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理辦法

（一）檔案管理形式的創(chuàng)新

為了改善和提高企事業(yè)單位對檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，需要積極地改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和信息化管理方法，管理人員充分理解檔案管理工作意義，及時對檔案信息資料做出收集統(tǒng)計，利用計算機將信息存入數(shù)據(jù)庫。檔案管理工作非常重要，在日常管理中，我們嚴格進行檔案審核過程控制，定期整理檔案，加強檔案資源開發(fā)利用。

（二）投入設(shè)備設(shè)施建設(shè)資金

事業(yè)單位信息系統(tǒng)要想實現(xiàn)數(shù)字化管理模式，必須依賴于借助強有力的技術(shù)手段來作為基礎(chǔ)性支撐，這就要求我們黨和國家在實施信息系統(tǒng)工程時，應(yīng)當(dāng)進一步增大對于事業(yè)單位信息系統(tǒng)軟件研究和開發(fā)工作的支持和推動力度，正確地認識到數(shù)字化技術(shù)管理的重要意義，加強在資金、人力等各個方面的投入，并為這些設(shè)備開發(fā)正確的檔案管理軟件將提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。另外，為了保證信息和數(shù)據(jù)的安全，需要進行防火墻等技術(shù)設(shè)置來避免黑客進入帶來的信息泄露損害。

（三）文件數(shù)字化管理的實現(xiàn)

在檔案管理操作過程中，處理文件是常規(guī)工作，處理文件的質(zhì)量是影響工作效率的關(guān)鍵因素，通過電腦批注和登記文件，同時將文件上傳到數(shù)據(jù)庫，使用單位局域網(wǎng)進行流通，同時限制查看時間。如果流轉(zhuǎn)的單據(jù)沒有及時返回數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)會自動提示您，并讓您查看通過系統(tǒng)處理的單據(jù)排序情況，這樣就能夠大大縮短工作時間，工作質(zhì)量得以提升。除此之外，由于文書的工作是實現(xiàn)了數(shù)字化的管理，所以我們就能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上傳輸，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了對文檔的審查、批改和管理，節(jié)約了大量的工作時間。

（四）使用系統(tǒng)工程配置實現(xiàn)文件信息共享

在對企事業(yè)機關(guān)單位機構(gòu)集團機關(guān)企事業(yè)機構(gòu)單位機關(guān)集團機構(gòu)企事業(yè)機關(guān)單位機構(gòu)集團機關(guān)企事業(yè)機構(gòu)單位管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作過程中，主要內(nèi)容涉及了從系統(tǒng)總體設(shè)計、裝置的設(shè)計選型、軟件開發(fā)和對單位檔案管理信息系統(tǒng)進行收集整理、錄入等各個方面的建設(shè)工作。機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案必須明確分類歸檔，需要建立在一個完整的軟件系統(tǒng)，將檔案信息進行系統(tǒng)的歸類和存儲，便于后續(xù)的整理和查找，實現(xiàn)資源的共享。在進行系統(tǒng)配置期間，在設(shè)計雙服務(wù)器和磁盤顯示方案時，可以存儲文檔和數(shù)據(jù)，可以設(shè)計高速掃描儀完成數(shù)據(jù)掃描，備份文件信息。通過系統(tǒng)工程配置，根據(jù)檔案的特點，對數(shù)字檔案管理方法進行收集和分類，以提高信息共享能力。

（五）建設(shè)一支具有高素質(zhì)和專業(yè)性的檔案保護與管理工作團隊

而且這種數(shù)字化的管理模式雖然由通國的軟件來實現(xiàn)，但最后還是需要一個人來進行控制，所以對于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，需要對管理者提出更高的要求。事業(yè)單位是重要的機關(guān)事業(yè)單位，檔案和數(shù)據(jù)非常重要，必須有專業(yè)的人力進行經(jīng)營管理，對于數(shù)字技術(shù)和檔案管理的結(jié)合需要具備較高的理解學(xué)習(xí)能力和管理能力。對于部門工作人員，要不但進行技術(shù)安吉應(yīng)用培訓(xùn)，了解檔案管理的專業(yè)知識同時，需要進行思想品德教育。此外，事業(yè)單位注重引進優(yōu)秀人力資源，聘用復(fù)合型人力資源，優(yōu)化了事業(yè)單位檔案系統(tǒng)中的專業(yè)技術(shù)人員結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作信息化能夠得到深入的發(fā)展。

（六）加強檔案管理監(jiān)管

由于事業(yè)單位有自己的特點，要更加重視事業(yè)單位的檔案管理任務(wù)，我國法律為檔案管理設(shè)定了某些標(biāo)準(zhǔn)。同時，事業(yè)單位需要對部門的工作特點進行分類，配置相應(yīng)的檔案管理制度，加強對員工的約束和管理。此外，應(yīng)建立科學(xué)的監(jiān)督管理方案，確保檔案信息安全，同時促進檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。

五、結(jié)束語

檔案管理工作是提高機關(guān)事業(yè)單位工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視?，F(xiàn)在，計算機技術(shù)的融入，促進了檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，通過完善的管理系統(tǒng)這幾，實現(xiàn)了信息的高速收集和整理，通過分類存儲，便于后續(xù)的查找和使用，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作目標(biāo)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作實現(xiàn)信息化，有利于促進檔案管理工作順利開展。