淺談供應(yīng)商交付管理對(duì)策

賴?yán)?長(zhǎng)春長(zhǎng)客-龐巴迪軌道車輛有限公司

在世界經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展和信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，低成本高效率準(zhǔn)時(shí)完成銷售訂單的生產(chǎn)是企業(yè)有效的競(jìng)爭(zhēng)力之一。銷售訂單準(zhǔn)時(shí)完成生產(chǎn)的一個(gè)重要因素就是供應(yīng)商的準(zhǔn)時(shí)交付管理。作為企業(yè)的采購(gòu)人員，很多人都會(huì)以甲方自居，一副高高在上的姿態(tài)。自以為簽訂采購(gòu)合同或者下達(dá)采購(gòu)訂單以后就萬(wàn)事大吉，高枕無(wú)憂了。結(jié)果貨期到了之后，供應(yīng)商卻因?yàn)楦鞣N原因無(wú)法完成交付，導(dǎo)致本企業(yè)的生產(chǎn)和裝配受到嚴(yán)重影響，個(gè)人的績(jī)效也隨之被考核。這種情況在很多企業(yè)和采購(gòu)人員身上都出現(xiàn)過(guò)，而且是經(jīng)常都會(huì)面臨的問題。

如果想要成為一名優(yōu)秀的采購(gòu)人員，我們需要把供應(yīng)商的交付管理作為日常工作的重點(diǎn)來(lái)跟蹤。我們給供應(yīng)商簽署采購(gòu)合同或者下達(dá)采購(gòu)訂單后，不能夠坐等著供應(yīng)商完成交付，我們應(yīng)該關(guān)注采購(gòu)料件的設(shè)計(jì)到生產(chǎn)到質(zhì)量檢查到交付的整個(gè)過(guò)程。通過(guò)全過(guò)程的管控，我們才能保證采購(gòu)訂單的準(zhǔn)時(shí)交付。全過(guò)程的管控包括如下幾個(gè)方面。

第一，采購(gòu)人員應(yīng)該從企業(yè)市場(chǎng)部接到客戶訂單以后開始介入。

了解客戶訂單的產(chǎn)品內(nèi)容，客戶訂單的交付時(shí)間等信息。這樣我們能夠核算是否有足夠的采購(gòu)周期，也為我們提前了解企業(yè)技術(shù)工程師的產(chǎn)品設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的采購(gòu)收到需求之后才去開啟采購(gòu)流程，而現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)需要采購(gòu)人員從客戶需求轉(zhuǎn)換成銷售產(chǎn)品的整個(gè)過(guò)程都進(jìn)行跟蹤。通過(guò)全過(guò)程的跟蹤，能夠把握需求轉(zhuǎn)換成產(chǎn)品的周期，從而為實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交付打下基礎(chǔ)。

第二，根據(jù)客戶需求我們可以提前介入技術(shù)工程師的設(shè)計(jì)過(guò)程。

一方面，我們可以和技術(shù)工程師溝通，在保證料件品質(zhì)的前提下，盡量使用常見的原材料，同時(shí)盡可能使用模塊化的設(shè)計(jì)方案。模塊化設(shè)計(jì)是指將一個(gè)大部件分為幾個(gè)不同的模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)組合，而不同的模塊我們可以選用設(shè)計(jì)庫(kù)里的常用模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊，這樣能夠起到簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)方案，降低采購(gòu)成本，縮短采購(gòu)周期，提高質(zhì)量管理水平，統(tǒng)一生產(chǎn)工藝路線等作用。因?yàn)槭褂媚K化設(shè)計(jì)方案，最終產(chǎn)品所需要的絕大部分裝配料件或者原材料都是常用產(chǎn)品或者常采購(gòu)產(chǎn)品。采購(gòu)數(shù)量的增加能夠帶來(lái)采購(gòu)成本的降低，也大大縮短或者免去了供應(yīng)商不常用原材料的采購(gòu)周期，新料件需要新開模具，新制工裝的生產(chǎn)周期，以及新料件需要做相關(guān)的型式試驗(yàn)的周期等。設(shè)計(jì)方案選用常用原材料能夠帶給供應(yīng)商集中采購(gòu)和批量采購(gòu)原材料，不僅會(huì)帶來(lái)成本的降低，同時(shí)也會(huì)省去模具工裝型式試驗(yàn)的費(fèi)用等，這些都會(huì)直接降低我們的采購(gòu)成本，而且也將縮短采購(gòu)周期保證供應(yīng)商及時(shí)交付。因此采購(gòu)人員提前介入設(shè)計(jì)過(guò)程，能夠在降低成本和縮短采購(gòu)周期方面一舉兩得。

第三，在供應(yīng)商的尋源和評(píng)估批準(zhǔn)上，盡可能選擇與本公司行業(yè)一致或者主營(yíng)業(yè)務(wù)占本行業(yè)比重較大，同時(shí)目標(biāo)利益一致的供應(yīng)商，這是雙方長(zhǎng)遠(yuǎn)合作的基礎(chǔ)。

所謂行業(yè)一致，就是雙方的經(jīng)營(yíng)范圍最好是在同一個(gè)行業(yè)，這樣合作雙方對(duì)于整個(gè)行業(yè)的情況和要求都有共同的認(rèn)識(shí)，執(zhí)行的質(zhì)量管理體系可能也相同，例如汽車行業(yè)執(zhí)行的TS16949，軌道行業(yè)執(zhí)行的ISO/TS22163體系標(biāo)準(zhǔn)，這樣雙方合作起來(lái)會(huì)更順暢。所謂目標(biāo)利益一致，指的是合作項(xiàng)目的業(yè)務(wù)規(guī)模，品質(zhì)水平，成本計(jì)算，彼此的期望，未來(lái)的目標(biāo)，長(zhǎng)期的利益等都有共同性，共通性。采購(gòu)員切忌別老覺得自己是甲方，而高高在上，并不切實(shí)際的告訴供應(yīng)商自己的采購(gòu)量有多大，時(shí)間一長(zhǎng)，供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)你的業(yè)務(wù)量其實(shí)很小，最終利益受損的還是自己。

第四，清楚了解和掌握供應(yīng)商針對(duì)采購(gòu)料件所設(shè)置的生產(chǎn)工藝路線。做到這一點(diǎn)需要采購(gòu)人員不斷提高自己的技術(shù)水平。采購(gòu)人員對(duì)于自己所采購(gòu)的料件是否需要開模具，是否需要新制工裝等進(jìn)行分析，生產(chǎn)工藝路線涉及哪些步驟，例如下料，折彎，焊接，探傷，噴漆，組裝，調(diào)試等，這些路線所需要的周期。自己分析工藝路線的同時(shí)也要求供應(yīng)商提供一份生產(chǎn)工藝路線圖和時(shí)間節(jié)點(diǎn)圖，將雙方分析的結(jié)果進(jìn)行比較，找出時(shí)間差異，并和供應(yīng)商進(jìn)行溝通和澄清，并就工藝路線圖和關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)達(dá)成一致意見。這樣采購(gòu)人員可以去跟蹤每個(gè)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)所需完成的工作，以確保采購(gòu)料件按照計(jì)劃在有條無(wú)紊的推進(jìn)。

第五，供應(yīng)商開始生產(chǎn)之前，需要將本企業(yè)對(duì)采購(gòu)料件的質(zhì)量管理要求提供給供應(yīng)商。尤其是涉及首件鑒定的料件，需要就首件鑒定的所有文件要求，實(shí)物要求，檢驗(yàn)檢具要求，試驗(yàn)要求等組織供應(yīng)商和負(fù)責(zé)企業(yè)質(zhì)量管理的工程師提前進(jìn)行溝通和澄清。這樣，供應(yīng)商在生產(chǎn)過(guò)程中，就會(huì)根據(jù)首檢的相關(guān)要求進(jìn)行文件的編制和準(zhǔn)備，并做好生產(chǎn)過(guò)程控制的相關(guān)記錄，并最終形成一套完整的首檢文件。這樣，首件完成之后，企業(yè)的質(zhì)量工程師能夠在第一時(shí)間進(jìn)行首件鑒定。由于供應(yīng)商在前期已經(jīng)了解了首檢的要求并做了充分的準(zhǔn)備，這樣首檢的通過(guò)率就會(huì)很高，即使有需要整改的地方，供應(yīng)商也能夠在第一時(shí)間完成整改并通過(guò)首檢。提前讓質(zhì)量介入供應(yīng)商的前期生產(chǎn)和質(zhì)量過(guò)程控制，這能極大提高供應(yīng)商的料件合格率，這也是確保采購(gòu)料件準(zhǔn)時(shí)交付管理的有效手段。

第六，供應(yīng)商批量投入生產(chǎn)時(shí)的交付管控。首檢鑒定通過(guò)后，供應(yīng)商轉(zhuǎn)入到批量生產(chǎn)階段，我們需要和供應(yīng)商落實(shí)每批次投入的產(chǎn)量，每一批次的生產(chǎn)關(guān)鍵路線和產(chǎn)出周期，這樣采購(gòu)人員才能把握住供應(yīng)商的投入產(chǎn)量是否滿足企業(yè)的需求數(shù)量，產(chǎn)出周期是否滿足交貨周期。如果投入產(chǎn)量和產(chǎn)出周期和企業(yè)的需求有出入，還需要提前和供應(yīng)商落實(shí)是否能夠通過(guò)加班或者調(diào)整其他生產(chǎn)線來(lái)滿足我公司的采購(gòu)交付需求。

第七，包裝運(yùn)輸?shù)墓芸?。如果是模塊化設(shè)計(jì)的產(chǎn)品，很多料件的包裝都相同或者類似，這樣也縮短了包裝材料的生產(chǎn)或外購(gòu)周期。關(guān)于物流運(yùn)輸，如果供應(yīng)商所在城市或地區(qū)有多個(gè)企業(yè)的供應(yīng)商，那采購(gòu)人員簽署合同時(shí)可以考慮選擇自行提貨。這樣一方面企業(yè)自己的運(yùn)輸公司或者物流合作商能夠更好的控制運(yùn)輸時(shí)間，因?yàn)樾纬蓪＼囘\(yùn)輸而比起配貨更節(jié)約時(shí)間。另一方面由于多個(gè)供應(yīng)商的料件形成的規(guī)模運(yùn)輸，也會(huì)比單個(gè)供應(yīng)商自行運(yùn)輸帶來(lái)運(yùn)輸成本的降低。如果沒有多個(gè)供應(yīng)商無(wú)法形成規(guī)模運(yùn)輸，那需要和供應(yīng)商商討選擇快遞或者信譽(yù)好規(guī)模大的運(yùn)輸公司?？刂坪冒b和運(yùn)輸過(guò)程，降低了運(yùn)輸成本又節(jié)省了運(yùn)輸時(shí)間，為供應(yīng)商的及時(shí)交付也能提供強(qiáng)有力的保障。

第八，很多采購(gòu)人員認(rèn)為料件交貨到公司整個(gè)采購(gòu)工作就結(jié)束了，其實(shí)不然。交貨結(jié)束之后，我們?cè)诿總€(gè)季度或半年，但最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)一年的周期，我們必須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次供應(yīng)商績(jī)效考核與改進(jìn)。對(duì)供應(yīng)商的交付準(zhǔn)時(shí)率，產(chǎn)品的合格率，服務(wù)及時(shí)性，技術(shù)能力，質(zhì)量管控等方面進(jìn)行綜合評(píng)估與考核。對(duì)所有供應(yīng)商的考核結(jié)果進(jìn)行匯總，并進(jìn)行分級(jí)，主要分為優(yōu)秀供應(yīng)商，合格供應(yīng)商，不合格供應(yīng)商等。最后把考核內(nèi)容，考核標(biāo)準(zhǔn)，考核結(jié)果和供應(yīng)商的分級(jí)情況等信息發(fā)給供應(yīng)商。優(yōu)秀供應(yīng)商將會(huì)獲得更多的訂單，在付款等方面也享有更多的優(yōu)惠措施。而不合格供應(yīng)商給予一定的整改周期，如果整改仍然不合格，直接取消供貨資格。這樣的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，能讓供應(yīng)商有配合支持之舉也有敬畏之心。這不僅對(duì)供應(yīng)商的管理形成一個(gè)完整的閉環(huán)，讓企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理水平呈螺旋上升的態(tài)勢(shì)，也在很大程度上有利于提高料件交付的及時(shí)率。

采購(gòu)人員根據(jù)以上這些方面來(lái)開展工作，對(duì)于供應(yīng)商的交付管理水平將會(huì)有很大的提高。而要做到以上這些管控手段，采購(gòu)人員還需要從如下方面提升自己的業(yè)務(wù)能力。

第一，采購(gòu)人員需要培養(yǎng)自己的專業(yè)能力。

采購(gòu)員需要對(duì)物料的原材料構(gòu)成，供需狀況，市場(chǎng)行情，生產(chǎn)工藝路線，合格品率，標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，生產(chǎn)效率等有詳細(xì)的了解和掌握。采購(gòu)人員通過(guò)對(duì)原材料的構(gòu)成，供需狀況，市場(chǎng)行情等的了解，能夠掌握原材料的采購(gòu)周期，采購(gòu)量的多少帶來(lái)的采購(gòu)難易程度以及原材料的采購(gòu)價(jià)格信息，這不僅讓采購(gòu)人員掌握了采購(gòu)周期，也了解了供應(yīng)商的原材料采購(gòu)成本。另外通過(guò)對(duì)生產(chǎn)工藝路線，標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，生產(chǎn)效率的了解，采購(gòu)人員能夠大致計(jì)算出供應(yīng)商在什么時(shí)間節(jié)點(diǎn)應(yīng)該完成哪道工序的生產(chǎn)和能夠完成產(chǎn)品生產(chǎn)的數(shù)量。而不至于在向供應(yīng)商了解信息時(shí)，供應(yīng)商說(shuō)啥是啥，采購(gòu)人員沒法準(zhǔn)確判斷供應(yīng)商狀態(tài)反饋的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

第二，采購(gòu)員應(yīng)具備良好的學(xué)習(xí)能力。

要想成為一個(gè)優(yōu)秀的采購(gòu)人員，我們不僅需要懂一些技術(shù)和設(shè)計(jì)知識(shí)，也需要了解和掌握一些質(zhì)量控制過(guò)程和方法，同時(shí)更要熟練掌握商務(wù)談判技巧和溝通技巧，并熟練掌握自己與供應(yīng)商簽署合同的商務(wù)條款，在與供應(yīng)商溝通過(guò)程中，能夠隨時(shí)運(yùn)用條款來(lái)進(jìn)行談判。技術(shù)設(shè)計(jì)和質(zhì)量控制過(guò)程方法可以向本公司的同事請(qǐng)教和學(xué)習(xí)，也可以去不同類型的供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，與供應(yīng)商的技術(shù)人員，質(zhì)量人員通過(guò)溝通和交流來(lái)達(dá)到學(xué)習(xí)的效果。通過(guò)理論知識(shí)學(xué)習(xí)和供應(yīng)商實(shí)地考察，與供應(yīng)商的交流等方式，不斷學(xué)習(xí)并提高自己的專業(yè)能力。只有自己各方面的能力得到提高，對(duì)供應(yīng)商的交付管理才能有各種各樣的策略，以保證料件的準(zhǔn)時(shí)交付。

第三，溝通技巧。

溝通包括和供應(yīng)商的外部溝通，也包括和企業(yè)內(nèi)部本部門領(lǐng)導(dǎo)和其他相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及同事的內(nèi)部溝通。和供應(yīng)商的溝通，要軟硬兼施，一方面要有力度，要了解供應(yīng)商，了解訂單急的程度，了解與供應(yīng)商的各種聯(lián)系方式，隨時(shí)知道自己催貨的訂單內(nèi)容。對(duì)自己所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品也要有了解，先軟后硬，及時(shí)上報(bào)，千萬(wàn)不要做老好人，自己承擔(dān)。要學(xué)會(huì)用商務(wù)條款去給供應(yīng)商施加壓力。另一方面說(shuō)話時(shí)講究技巧，當(dāng)你與他們還不熟悉時(shí)，可以先聊聊天，套個(gè)近乎。舉手之勞也不違反原則的情況下，適當(dāng)給予供應(yīng)商以方便，而營(yíng)造一種良好的合作關(guān)系。當(dāng)遇到有搶生產(chǎn)線資源，加急件或者有技術(shù)更改的時(shí)候，供應(yīng)商也能很好的給予配合和支持，以便完成料件的及時(shí)交付。和供應(yīng)商的項(xiàng)目人員或者銷售人員多次溝通和商談都不能滿足交貨計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)人員還應(yīng)主動(dòng)去聯(lián)系供應(yīng)商的主管領(lǐng)導(dǎo)就交付計(jì)劃請(qǐng)求支持。如果這些工作都做了，仍然催不來(lái)貨時(shí)，我們就需要進(jìn)行內(nèi)部溝通。首先要匯報(bào)給自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，而不是生產(chǎn)部門經(jīng)理。你解決不了的交付問題，并不代表你的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也解決不了，也許你的領(lǐng)導(dǎo)有更好的方式方法能夠讓你的問題迎刃而解。另外給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)問題的時(shí)間點(diǎn)很重要，如果生產(chǎn)部門明天就要料件，你今天才告訴領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法到貨的原因，你覺得領(lǐng)導(dǎo)能在一夜之間將料件催來(lái)嗎？因此采購(gòu)人員前期對(duì)進(jìn)度的掌控非常重要，哪個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)了問題，如果自己能力范圍不能解決的，就應(yīng)該第一時(shí)間匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)以協(xié)調(diào)解決。

第四，跟單技巧。

1）按訂單催交，就是根據(jù)訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間催交?？梢园从唵蔚娜掌陧樞蚺帕泻?，提前一定時(shí)間催交。也可以將訂單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間催交?；蛘咭部梢灾谱饕粋€(gè)31格的催交表，將訂單按照料件所需日期順序放入催交表，每天催交相應(yīng)的訂單。2）定期催交。于每周固定時(shí)間，將要催交的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一催交。3）利用企業(yè)的ERP系統(tǒng)和與供應(yīng)商的協(xié)同化系統(tǒng)自動(dòng)催交。4）如果這些催交手段還不能滿足交付要求，那還可以駐廠催交。

第五，付款支持和調(diào)控。

針對(duì)不同類型和績(jī)效考核等級(jí)不同的供應(yīng)商，我們?cè)诟犊顥l件上應(yīng)該有不同的策略。如果是賣方市場(chǎng)的供應(yīng)商或者壟斷供應(yīng)商，那我們可以縮短付款周期，甚至可以通過(guò)預(yù)付款或者信用證付款的方式來(lái)?yè)Q取供應(yīng)商的及時(shí)交付保障。如果是績(jī)效考核等級(jí)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，我們可以通過(guò)縮短賬期來(lái)激勵(lì)供應(yīng)商，而對(duì)等級(jí)較低的供應(yīng)商我們需要通過(guò)延遲付款和減少訂單等對(duì)供應(yīng)商起到威懾作用，以促進(jìn)優(yōu)秀供應(yīng)商繼續(xù)保持好的績(jī)效和促進(jìn)評(píng)價(jià)等級(jí)低的供應(yīng)商不斷改進(jìn)和提高績(jī)效水平。

在當(dāng)今的市場(chǎng)環(huán)境中，供貨商和采購(gòu)商已經(jīng)不再是傳統(tǒng)意義上的甲方和乙方的關(guān)系，而需要建立一種共贏的新型合作關(guān)系，也就是戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。供應(yīng)商交付管理水平的提高，不僅需要供應(yīng)商的積極支持與配合，同時(shí)也需要采購(gòu)人員的智慧和專業(yè)能力。