探討以資金流為載體的不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目全程建檔管理

李風(fēng)平 山東日照煙草有限公司五蓮分公司

一、引言

目前，以建筑管理部門為主導(dǎo)保留下來的不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資料，存在著完整性差、資金活動(dòng)不全面的缺點(diǎn)，不能為財(cái)務(wù)管理者充分利用。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是表現(xiàn)在檔案周期不完整，不能貫穿項(xiàng)目全過程。不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資料應(yīng)包括立項(xiàng)資料、建設(shè)資料、維護(hù)資料、處置資料四部分。目前不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資料主要是指建設(shè)過程資料，只包括項(xiàng)目立項(xiàng)落地到建成啟用，不包括項(xiàng)目成長維護(hù)和處置退出等資料，不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目生命周期不完整，資料出現(xiàn)“斷代”，表現(xiàn)為“立、建、管、退”分離。如同“人”的生命個(gè)體在某個(gè)時(shí)期內(nèi)檔案缺失，檔案的可利用價(jià)值和追溯能力降低。二是表現(xiàn)在資金活動(dòng)不全面，不能以資金流為載體實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全覆蓋。圍繞不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從財(cái)務(wù)活動(dòng)的角度概括為投入與產(chǎn)出兩大類。當(dāng)前資料采集有很大的局限性，只涵蓋煙草行業(yè)立項(xiàng)和招標(biāo)活動(dòng)等內(nèi)容，而與不動(dòng)產(chǎn)價(jià)值密切相關(guān)的地方許可手續(xù)費(fèi)用、權(quán)證辦理費(fèi)用、項(xiàng)目結(jié)算決算、項(xiàng)目維修管護(hù)支出、資產(chǎn)出租處置收入等資料都沒有系統(tǒng)的整理歸檔，致使不動(dòng)產(chǎn)資金流不連貫，資料彼此分散成為檔案孤島，最終的價(jià)值確定依據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)于檔案日后利用、處置評(píng)估和同類資產(chǎn)投入決策，可提供的借鑒意義和參考價(jià)值不大，從財(cái)務(wù)利用的角度來看，檔案整體利用效能差。

二、以資金流為載體不動(dòng)產(chǎn)全程建檔的含義

（一）不動(dòng)產(chǎn)的含義

不動(dòng)產(chǎn)是指實(shí)物形態(tài)的土地和附著于土地上的改良物，包括附著于地面或地上和地下的附屬物，不動(dòng)產(chǎn)的特性包括不可移動(dòng)性、個(gè)別性、耐久性、數(shù)量有限性；社會(huì)經(jīng)濟(jì)特性包括價(jià)值量大、用途多樣性、涉及廣泛性、權(quán)益受限性、難以變現(xiàn)性、保值增值性。本文主要指土地和房屋建筑物。

（二）資金流的含義

資金流是指供應(yīng)鏈之間隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)生的資金往來，不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資產(chǎn)的資金流主要包括項(xiàng)目工程投入、前期費(fèi)用投入、項(xiàng)目啟用后運(yùn)營費(fèi)用、項(xiàng)目啟用后有關(guān)收入、項(xiàng)目退出處置收入等。

（三）全程建檔的含義

全程建檔是指以不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目以項(xiàng)目本身生命（以不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目及項(xiàng)目生命周期。是否可以稍微提一下“項(xiàng)目生命周期”這個(gè)概念）為載體，按時(shí)間邏輯建立項(xiàng)目自始到終、自誕生到消亡的全程資料，具體包括項(xiàng)目可行性研究、項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目概算設(shè)計(jì)、項(xiàng)目概算批復(fù)、項(xiàng)目地方許可、項(xiàng)目資金投入、項(xiàng)目單項(xiàng)驗(yàn)收、項(xiàng)目整體驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算決算、項(xiàng)目啟用檔案、資產(chǎn)運(yùn)營費(fèi)用、資產(chǎn)維護(hù)費(fèi)用、資產(chǎn)退出評(píng)估、資產(chǎn)處置出租收入、項(xiàng)目退出檔案等。

三、以資金流為載體全程建檔的意義

（一）以資金流為載體全程建檔符合財(cái)務(wù)管理的精益理念

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)精益管理的中心（重要環(huán)節(jié)），用資金流作為主線貫穿、指導(dǎo)工作，對(duì)于強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作人員的財(cái)務(wù)意識(shí)，樹立價(jià)值理念提供了一種思路，具有引導(dǎo)意義，符合精益管理的本質(zhì)，即利用最小的資源，創(chuàng)造最大的價(jià)值。

（二）以資金流為載體全程建檔對(duì)真實(shí)資產(chǎn)價(jià)值判定提供了基本依據(jù)

以資金流為載體對(duì)不動(dòng)產(chǎn)資料進(jìn)行全程建檔（串聯(lián)，最終形成一套完整周期檔案），解決了不動(dòng)產(chǎn)資產(chǎn)價(jià)值難以準(zhǔn)確確認(rèn)的問題，凸顯了實(shí)物資產(chǎn)的價(jià)值管理力度，對(duì)同類資產(chǎn)的投資決策也提供了參考依據(jù)。

（三）以資金流為載體全程建檔在完整性的基礎(chǔ)上對(duì)資產(chǎn)安全提供了文案保障

全程建檔實(shí)現(xiàn)了檔案資料的完整性，對(duì)資金流活動(dòng)起到了審視監(jiān)督的作用，資金支出更有據(jù)可依，完整的前置資料更有效的保護(hù)資金安全、資產(chǎn)安全。

（四）以資金流為載體全程建檔讓項(xiàng)目本身具備生命特征

資金流可寓意項(xiàng)目的血液流動(dòng)，全程建檔實(shí)現(xiàn)了檔案資料的完整性，不僅使不動(dòng)產(chǎn)的生命周期得以延續(xù)，一個(gè)項(xiàng)目一套檔案，如同人的戶籍檔案一樣，覆蓋項(xiàng)目全程的生命周期檔案管理使項(xiàng)目更具動(dòng)態(tài)，讓項(xiàng)目更具生命特征。

四、當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案資料現(xiàn)狀分析

對(duì)不動(dòng)產(chǎn)資料管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，認(rèn)為當(dāng)前的不動(dòng)產(chǎn)資料，存在的可利用價(jià)值和追溯能力不高的問題，完整性不足和資金活動(dòng)不全面是直接原因，兩者表現(xiàn)一內(nèi)一外、作用相輔相成、互為因果。最終表現(xiàn)為項(xiàng)目資料單一性、碎片化。

采用精益管理工具“人機(jī)料法環(huán)”要素分析法和5WHY法，對(duì)問題存在的末端要素和要因進(jìn)行分析。

（一）“人”的要素

通過實(shí)際調(diào)查，建設(shè)、財(cái)務(wù)、維修、處置等各部門資料整理工作人員對(duì)涉及本部門與資金活動(dòng)有關(guān)的項(xiàng)目資料都比較重視，只要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作能力，就能夠勝任本部門負(fù)責(zé)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目資料，因此，本因素為非要因因素。

（二）“機(jī)械”（設(shè)備）要素

資料整理和檔案管理對(duì)設(shè)備要求不高，經(jīng)調(diào)查，目前微機(jī)、掃描儀和檔案室配備比較完善，因此，本要素為非要因要素。

（三）“料”的因素

項(xiàng)目資料內(nèi)容和資料來源多元化，主要表現(xiàn)在地方外來資料較多，行政許可、權(quán)證辦理和中介資料（設(shè)計(jì)、監(jiān)理、勘察）以及施工方需要配合提交的資料相對(duì)復(fù)雜，但這是規(guī)范工程建設(shè)的需要，資料的多樣性是由不動(dòng)產(chǎn)投資本身的重要性決定的，可以通過與施工方共享獲取。同時(shí)，項(xiàng)目自身存在周期長、跨度大的特點(diǎn)，是客觀存在的實(shí)際情況，周期越長更是需要全周期管理，周期越長，全過程管理才更有意義。因此，本要素為非要因要素。

（四）“法”的因素

經(jīng)調(diào)查，不動(dòng)產(chǎn)資料整理過程中，由于客觀存在的多樣性和周期長等特點(diǎn)，資料的目錄設(shè)置是隨著資料的添加而添加，隨機(jī)性較大，形成的資料表現(xiàn)為“單一性、碎片化”。采用5WHY法，對(duì)該問題進(jìn)行深入分析：

1WHY：為什么項(xiàng)目資料表現(xiàn)為“單一性、碎片化”？

因?yàn)橘Y料整體性差，周期短，多處存放。

2WHY：為什么資料整體性差，周期短，多處存放？

因?yàn)闆]有全程建檔，沒有按項(xiàng)目的全生命周期歸集資料。

3WHY：為什么沒有全程建檔，按項(xiàng)目的全生命周期歸集資料？

因?yàn)榻ㄈ虣n案，需要先預(yù)設(shè)一條圍繞項(xiàng)目建設(shè)的目錄。

4WHY：為什么這條目錄沒有建立起來？

因?yàn)闊煵菪袠I(yè)項(xiàng)目資料以“一項(xiàng)一卷”為主，資料有資料目錄模板，但后期管護(hù)維修、出租處置目錄模板沒有建立。

5WHY：為什么上述資料目錄模板不好建立？

因?yàn)槿虣n案建立目錄設(shè)置需要統(tǒng)一規(guī)范，還不清楚項(xiàng)目資料各階段的共性是什么，不知道用什么主線將資料串聯(lián)起來，找不到全過程資料的結(jié)合點(diǎn)。

因此，沒有掌握資料整理的主線，目錄設(shè)置沒有載體，此因素為要因。

資金流貫穿項(xiàng)目全過程，資金活動(dòng)是全程檔案資料反映的共性，資金流是整理項(xiàng)目資料的一條主線，把握住了這條主線，用這條主線設(shè)置目錄，就掌握了整理全程項(xiàng)目檔案的方法。

同時(shí)，在不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資料整理過程中，有關(guān)紙質(zhì)資料尤其是從外部審批部門取得的許可、審批資料，存在著方式手段落后導(dǎo)致歸檔率偏低的問題，同樣采取采用5 WHY法，對(duì)該問題進(jìn)行深入分析。

1WHY：為什么外來資料歸檔率偏低？

因?yàn)橥鈦碣Y料采集頻率單一，容易散失。

2WHY：為什么外來資料采集頻率單一且就容易散失？

因?yàn)橥鈦碣Y料中的許可審批資料指揮許可一次、審批一次（都具有不可重復(fù)性），都是紙質(zhì)形式，一旦丟失沒法彌補(bǔ)。即便存放得當(dāng)，因?yàn)槭褂酶怕实?，也?huì)出現(xiàn)“存的存、放的放、用的時(shí)候找夠嗆”名存實(shí)丟的現(xiàn)象。

3WHY：單次獲取的紙質(zhì)資料容易散失，為什么不考慮手機(jī)拍照留存？

可以拍照，但是手機(jī)拍照后，保存期限有限，整理手機(jī)信息時(shí)，也會(huì)不小心刪去。（我覺得有點(diǎn)牽強(qiáng)啊）

4WHY：為什么拍照后不及時(shí)傳入電腦保存？

外來資料甚至部分內(nèi)部資料，光靠紙質(zhì)留存容易丟失或名存實(shí)丟成為檔案盲島，沒有及時(shí)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子版存放是直接原因，但手機(jī)拍照上傳效率偏低，沒有實(shí)用的上傳替代工具和方式，此因素為要因。

因此，在“法”的因素上，內(nèi)在上缺乏資料的主線，外在上缺乏用的資料上傳工具和方式，兩要素是要因因素。

（五）“環(huán)”的因素

項(xiàng)目資料的采集整理工作，有其外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，分別分析如下：

外部環(huán)境：外部環(huán)境是資料從外取得需要的環(huán)境，需要審批許可部門（含土地、規(guī)劃、建設(shè)、消防等）、施工單位、中介單位（監(jiān)理、勘察、設(shè)計(jì)、造價(jià)）、過程管理部門、驗(yàn)收管理部門等，涉及的部門和單位眾多，程序比較復(fù)雜，脫離于煙草主體業(yè)務(wù)，但這是工程建設(shè)投資項(xiàng)目的重要性決定的，屬于國家部署的行政執(zhí)法事項(xiàng)，實(shí)踐中，不斷加強(qiáng)工程建設(shè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更好的熟悉環(huán)境、履職盡責(zé)。因此，外部環(huán)境工作程序的因素為非要因。

內(nèi)部環(huán)境：經(jīng)過調(diào)查，在項(xiàng)目資料的采集整理過程中，內(nèi)部管理部門職能分散，立、建、管、退等業(yè)務(wù)和資料整理職責(zé)分屬于計(jì)劃、建設(shè)、機(jī)關(guān)服務(wù)和財(cái)務(wù)部門，甚至個(gè)別環(huán)節(jié)相互重疊。盡管每個(gè)部門的項(xiàng)目資料都會(huì)比較齊全，但是由于沒有主導(dǎo)部門，無法形成部門合力，造成資料“塊式”存在，就像工程建設(shè)一樣，“梁、柱、板都在”，但沒有搭建成一套房子，因此，內(nèi)部環(huán)境因素是要因因素。

綜上所述，項(xiàng)目資料表現(xiàn)出單一性、碎片化的問題，要因主要有：資料整理過程中缺乏可以把握的主線，不能目錄式管理，資料檔案的整體感缺少支撐；資料整理過程中，無紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子版缺乏實(shí)用的上傳工具和方式；全程檔案的建立沒有主導(dǎo)部門介入，形不成（未形成）部門合力。

五、以資金流為載體全程建檔要點(diǎn)

（一）解決主線不清晰的問題

經(jīng)研究，不動(dòng)產(chǎn)項(xiàng)目資料應(yīng)包括立項(xiàng)資料、建設(shè)資料、維護(hù)資料、處置資料四部分，從財(cái)務(wù)活動(dòng)的角度概括為投入與產(chǎn)出兩大類。經(jīng)研究，認(rèn)為，資金流貫穿項(xiàng)目全過程，資金活動(dòng)是全程檔案資料反映的共性，資金流是整理項(xiàng)目資料的一條主線，把握住了這條主線，用這條主線設(shè)置目錄，就掌握了整理全程項(xiàng)目檔案的方法。

（二）解決上傳手段落后的問題

單次獲取的外來紙質(zhì)資料因?yàn)椴灰妆４婊蛎鎸?shí)丟，存在材質(zhì)受損、查閱不便，復(fù)印不便的問題，通過高拍儀“即來即拍、即拍即傳”就可以做到“即用即查、即用即打”。

（三）解決部門合力的問題

財(cái)務(wù)管理在企業(yè)精益管理中處于中心地位，資金活動(dòng)是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容之一，因此財(cái)務(wù)部門對(duì)以資金流為載體的項(xiàng)目資料全程建檔工作責(zé)無旁貸。項(xiàng)目中的資金流，財(cái)務(wù)部門是涵水池，加強(qiáng)項(xiàng)目投資過程中的資料管理，既是精益管理全程建檔的需要，也是維護(hù)資金安全、確保國有資產(chǎn)健康安全的需要。因此，財(cái)務(wù)部門作為主導(dǎo)部門，既有必要性，又有可行性。

六、以資金流為載體全程建檔內(nèi)容

按照煙草行業(yè)項(xiàng)目建設(shè)涵蓋的內(nèi)容，以資金流為載體的不動(dòng)產(chǎn)全程建檔應(yīng)當(dāng)包括且不僅包括以下內(nèi)容。

（一）立項(xiàng)階段

含行業(yè)立項(xiàng)和地方立項(xiàng)兩大類，其中行業(yè)立項(xiàng)資料應(yīng)包括投資請(qǐng)示、項(xiàng)目概算、可研報(bào)告、設(shè)計(jì)概算報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)概算批復(fù)、行業(yè)立項(xiàng)費(fèi)用支出決算等資料；地方立項(xiàng)資料應(yīng)包括地方發(fā)改備案支出、用地規(guī)劃服務(wù)費(fèi)支出、環(huán)境評(píng)價(jià)支出、土地補(bǔ)償支出、土地出讓支出、土地契稅支出、土地文本費(fèi)支出、工程規(guī)劃服務(wù)費(fèi)支出、城建配套費(fèi)支出、地方立項(xiàng)支出決算等資料。

（二）建設(shè)階段

含工程實(shí)施、地方驗(yàn)收、行業(yè)驗(yàn)收三大類，其中工程實(shí)施資料包括工程招標(biāo)、監(jiān)理招標(biāo)、設(shè)計(jì)招標(biāo)、工程合同、監(jiān)理合同、設(shè)計(jì)合同、施工許可、進(jìn)度驗(yàn)收、采樣驗(yàn)收、進(jìn)度審計(jì)、進(jìn)度款支付等資料；地方驗(yàn)收資料（地方驗(yàn)收也應(yīng)作為財(cái)務(wù)付款的依據(jù)）包括地方規(guī)劃驗(yàn)收、地方節(jié)能驗(yàn)收、地方消防驗(yàn)收、地方人防驗(yàn)收、地方氣象驗(yàn)收、地方環(huán)評(píng)驗(yàn)收、自組質(zhì)量驗(yàn)收、地方項(xiàng)目備案等資料；行業(yè)驗(yàn)收資料應(yīng)包括工程造價(jià)結(jié)算、項(xiàng)目造價(jià)決算、決算審計(jì)意見、行業(yè)整體驗(yàn)收、轉(zhuǎn)資財(cái)務(wù)憑證等資料。

（三）維護(hù)階段

整體工程完工后，一般帶有配套項(xiàng)目，啟用數(shù)年后，一般會(huì)有維修項(xiàng)目。配套項(xiàng)目資料包括投資計(jì)劃、工程招標(biāo)、工程合同、工程結(jié)算等資料；維修項(xiàng)目資料包括采購計(jì)劃、維修概算、審計(jì)維修、合同維修、結(jié)算審計(jì)等資料。

（四）處置階段

項(xiàng)目啟用多年后，可能因生產(chǎn)經(jīng)營需要形成閑置，處置方式包括資產(chǎn)出租和資產(chǎn)出售兩類。其中資產(chǎn)出租資料包括出租報(bào)告、評(píng)租報(bào)告、出租批復(fù)、公開招租、租賃合同、租費(fèi)收取等資料；資產(chǎn)出售資料包括處置預(yù)案、處置報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、處置補(bǔ)償、處置損失等資料。