淺析新時期如何加強事業(yè)單位財務檔案管理工作

彭潔 湖南省懷化市城市勘察設計院

財務檔案對事業(yè)單位各項經(jīng)濟業(yè)務進行了如實的記錄，通過整理、分析這些檔案資料，不僅能夠?qū)⒇攧展芾碇斜┞兜膯栴}與風險及時找出來，又能夠?qū)κ聵I(yè)單位經(jīng)濟運行狀況進行有效的監(jiān)督和審查。新時期下，事業(yè)單位需進一步增強重視程度，優(yōu)化財務檔案管理策略與流程，以便改善財務檔案管理整體效果。

一、事業(yè)單位開展財務檔案管理的意義

財務檔案能夠記錄、保存事業(yè)單位各項經(jīng)濟業(yè)務實施狀況，借助于財務檔案，即可判斷各項經(jīng)濟業(yè)務是否與國家政策、內(nèi)部規(guī)定所符合，及時發(fā)現(xiàn)與查處違法亂紀人員。同時，通過分析各個事業(yè)單位的財務檔案，提取相關(guān)的財務信息，可以有效支持宏觀經(jīng)濟政策的制定。此外，相關(guān)部門通過對財務檔案定期查閱，也能夠?qū)`法犯罪行為及時有效的打擊，促使國家法紀得到維護。

二、事業(yè)單位財務檔案管理中暴露的問題

（一）缺乏足夠的重視程度

事業(yè)單位財務管理人員十分重視資金管理、會計核算等專業(yè)工作，而財務檔案管理工作則遭到了不同程度的忽視。部分財務人員在會計核算業(yè)務中投入了大量的時間與精力，不能夠科學整理、歸檔與保管各項財務檔案[1]。受財務檔案管理意識的影響，不能夠緊密結(jié)合日常財務工作與財務檔案管理工作。部分財務檔案管理人員不能夠嚴格依據(jù)規(guī)范要求，科學管理紙質(zhì)、電子形式等財務檔案資料，登記、保管體系不夠健全，甚至在桌面、會計憑證柜中隨意堆放，這樣就容易丟失紙質(zhì)財務檔案，損毀電子財務檔案，導致財務檔案管理的質(zhì)量嚴重降低。

（二）缺乏完善的管理制度

部分事業(yè)單位由于沒有充分重視財務檔案管理工作，導致缺乏完善的財務檔案管理制度，僅僅簡單描述了財務檔案的管理要求。很多事業(yè)單位為規(guī)范資金的預算、結(jié)算等財務管理活動，將完善的管理制度構(gòu)建起來。但卻沒有以制度形式嚴格約束財務檔案的立卷、歸檔等環(huán)節(jié)，導致不能夠明確財務管理人員的職責，各項管理任務得不到高質(zhì)量完成，嚴重加劇了事業(yè)單位的內(nèi)控風險與財務管理風險。

（三）信息化建設滯后

新時期下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用范圍日趨擴大，傳統(tǒng)財務檔案管理模式暴露出諸多的缺陷和弊端。以會計憑證為例，若以紙質(zhì)形式進行三十年的保管，將很容易有損壞問題出現(xiàn)，難以有效查閱檔案內(nèi)容，造成嚴重的影響。且經(jīng)濟業(yè)務的電子化程度日趨提高，銀行轉(zhuǎn)賬、支付寶、微信支付等應用廣泛，這樣就改變了原始憑證的存在形態(tài)，電子數(shù)據(jù)逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。因此，事業(yè)單位亟需推進財務檔案管理的信息化建設工作。但受經(jīng)費、設備、技術(shù)等因素的綜合作用，部分事業(yè)單位在財務檔案管理信息化建設方面比較滯后，跟不上經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展速度[2]。

三、新時期事業(yè)單位財務檔案管理工作的強化策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加深認識

通過宣傳、培訓等手段的綜合運用，引導事業(yè)單位的全體職工充分認識到財務檔案管理的開展意義，增強工作人員的重視程度，深入?yún)⑴c進來。要克服傳統(tǒng)觀念的束縛和限制，在做好檔案保管工作的基礎(chǔ)上，科學利用財務檔案資源。只有這樣，財務檔案的價值與作用方可以得到發(fā)揮。同時，事業(yè)單位要結(jié)合實際情況，向財務檔案管理方面投入相應的經(jīng)費，從資金角度保障財務檔案管理活動的順利實施[3]。此外，要積極建設硬件設施，如對檔案柜、檔案庫房等完善配置，這樣可避免有損壞、受潮等不良問題出現(xiàn)于財務檔案保管過程中。特別是部分紙質(zhì)檔案需經(jīng)過較長期限的保管，存在著極大的保管難度。因此，需通過檔案柜、檔案庫房的專門設置，促使保管任務得到圓滿完成。

（二）完善管理制度體系

通過制度體系的構(gòu)建，可以促使事業(yè)單位財務檔案管理的規(guī)范化得到增強。因此，事業(yè)單位需將相關(guān)法律條例、實際情況等納入考慮范圍，對財務檔案管理制度科學制定。首先，財務檔案管理制度需對管理過程的各個環(huán)節(jié)進行有效約束，充分涵蓋形成標準、整理規(guī)范、歸檔范圍等諸多細節(jié)，促使財務檔案管理制度的可操作性、完善性得到增強。其次，要以制度形式對財務檔案管理崗位的工作范圍、職責等進行明確，促使各個崗位在實施管理活動時，能夠嚴格遵循制度要求來進行。為保證各項制度的落實成效，還需要完善配套的考核體系，依據(jù)考核結(jié)果，給予財務檔案管理人員相應的獎懲。

（三）推進財務檔案管理信息化建設

新時期下，財務檔案的載體形式日趨豐富，為滿足財務檔案管理需求，事業(yè)單位需加大資金投入，將信息化建設工作穩(wěn)步推進下去。首先，要對各種軟硬件設施積極配置，將電子文件存儲設備購置過來，以便對日益增加的電子文件有效、安全存儲。其次，電子財務檔案的保存、傳輸?shù)榷夹枰劳杏谟嬎銠C、網(wǎng)絡技術(shù)等來完成，對財務檔案管理人員的信息化水平提出了較高的要求。因此，事業(yè)單位需定期組織培訓活動，幫助財務檔案管理人員對計算機知識、電子財務檔案保管利用技能等熟練掌握，促使財務檔案管理水平得到整體提高。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然可以增強財務檔案管理的便捷性，但也會帶來諸多的安全問題。事業(yè)單位需將針對性的安全防范技術(shù)運用過來，如訪問控制技術(shù)、識別技術(shù)、電子認證技術(shù)等，促使網(wǎng)絡病毒等安全威脅得到有效防范和控制，財務檔案的完整性、安全性得到保證。

結(jié)語：綜上所述，目前部分事業(yè)單位在財務檔案管理方面還有較多問題存在，影響到財務檔案的利用與開發(fā)。針對這種情況，事業(yè)單位需從思想認知、制度體系、信息化建設等方面著手，持續(xù)改善財務檔案管理效果，充分凸顯財務檔案的價值。