如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平

哈薩 建華

1.內(nèi)蒙古赤峰市克什克騰旗農(nóng)牧局； 2.內(nèi)蒙古赤峰市克什克騰旗西拉沐淪街道管理辦公室

根據(jù)事業(yè)單位規(guī)范化管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看，檔案管理的主要內(nèi)容包含有人事檔案、單位事務(wù)檔案的收集、整合等，以便能夠提高單位管理水平。但是在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需求，工作人員需要從多方面入手，科學(xué)合理的規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理工作，為提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平奠定基礎(chǔ)，促使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的原則

（一）靈活性與規(guī)范性相結(jié)合

針對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，管理人員必須嚴(yán)格按照國(guó)家要求與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化與統(tǒng)一化，使得檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。但是根據(jù)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看，管理工作仍舊不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、批量化的管理，出現(xiàn)這一問(wèn)題的主要因素在于工作模式不合理。管理人員需要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)，細(xì)化檔案管理內(nèi)容，將管理工作的規(guī)范性與靈活性相統(tǒng)一，以此促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有序開(kāi)展[1]。

（二）權(quán)益性與職責(zé)性相結(jié)合

工作人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，首先要明確自身工作崗位的職責(zé)與權(quán)限，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃與目標(biāo)。與此同時(shí)，還要保護(hù)管理人員的合法權(quán)益，只有將權(quán)益性與職責(zé)性相結(jié)合，才能夠提高管理人員的工作熱情，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率。

（三）動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合

在事業(yè)單位不斷發(fā)展過(guò)程中，檔案管理制度也要隨之改變，以便能夠順應(yīng)單位發(fā)展。但是在此過(guò)程中切記不要過(guò)于頻繁的變動(dòng)，以免使得管理人員在檔案管理過(guò)程中無(wú)章可循，不利于檔案管理工作順利開(kāi)展。

二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平的相關(guān)對(duì)策

（一）重視檔案管理制度的制定與落實(shí)

根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看，檔案管理工作的主要內(nèi)容包含有根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展特點(diǎn)，探索制定現(xiàn)代化管理制度，激發(fā)員工熱情，提高員工的自主能動(dòng)性，確保檔案管理工作能夠有效落實(shí)?；诖耍ぷ魅藛T在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，一定要將管理重點(diǎn)放在檔案管理制度的制定、執(zhí)行方面，并且在日常管理工作中對(duì)管理制度不斷改進(jìn)與完善，提高檔案管理制度的科學(xué)性與合理性[2]。

（二）完善檔案管理的基礎(chǔ)性工作

1.完善檔案管理制度。想要提高事業(yè)單位的檔案管理效率，工作人員首先要明確單位運(yùn)行整體情況，制定科學(xué)規(guī)范的管理制度。在管理過(guò)程中，要對(duì)檔案管理細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，例如檔案保存方法為電子檔還是紙質(zhì)檔，明確檔案歸檔方法等。同時(shí)還要設(shè)置規(guī)范的檔案格式，明確檔案管理工作的職責(zé)與目標(biāo)。設(shè)置長(zhǎng)效的考核機(jī)制，以便能夠增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感。

2.做好檔案歸檔工作。根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展情況來(lái)看，檔案管理工作內(nèi)容十分復(fù)雜。其中，檔案分類是檔案管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。工作人員需要按照檔案的先后順序，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，以便后期查詢、提取、使用檔案。為了確保歸檔工作有序開(kāi)展，提高歸檔工作質(zhì)量，防止檔案資料丟失，需要設(shè)置科學(xué)合理的規(guī)章制度，減少歸檔問(wèn)題的發(fā)生。

3.加強(qiáng)檔案保密工作。在檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，一定要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的安全性。通常情況下，檔案具有可復(fù)制的特點(diǎn)，為了防止檔案外傳，管理人員一定要做好檔案的保密工作。在此過(guò)程中，首先要按照國(guó)家要求，建造專門(mén)的檔案室。對(duì)于紙質(zhì)檔案保管區(qū)域而言，一定要加固門(mén)窗，對(duì)于電子檔案管理工作而言，一定要做好有關(guān)計(jì)算機(jī)的安全保密系統(tǒng)，設(shè)置軟件防火墻，防止惡意入侵現(xiàn)象，避免檔案信息泄露，損害事業(yè)單位利益。此外，還要完善檔案借閱、歸還、查詢流程，提高檔案資源利用率的同時(shí)，保障檔案資源不外流。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

管理人員身為檔案管理工作是否能夠順利開(kāi)展的決定性因素，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德勢(shì)在必行。在此過(guò)程中，首先要減少檔案管理人員的調(diào)換現(xiàn)象，重視優(yōu)秀檔案管理人員的選拔，確保檔案管理人員能夠德才兼?zhèn)?，提高檔案管理隊(duì)伍的整體工作責(zé)任心，推動(dòng)管理工作有序開(kāi)展。其次，要對(duì)檔案管理人員定期培訓(xùn)，通過(guò)講座等形式，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使其能夠樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀，使得管理人員能夠從思想上重視檔案管理工作，規(guī)范自身工作行為，確保管理工作有序開(kāi)展。檔案管理人員在此過(guò)程中要注重掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，紙質(zhì)化的檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，電子檔案是檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

（四）建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)

眾所周知，紙質(zhì)檔案在存放、查閱過(guò)程中存在一定局限性。在當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)水平逐漸提高的今天，有關(guān)檔案管理工作也要跟隨時(shí)代的發(fā)展，解放人力資源，加快有關(guān)管理設(shè)備的更新，減少人為因素帶來(lái)的工作失誤，使得檔案管理工作質(zhì)量與效率都能夠有所提高。例如，根據(jù)行政事業(yè)單位運(yùn)行情況，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案借閱系統(tǒng)，避免傳統(tǒng)檔案借閱工作中人工登記造成的口誤與筆誤。再比如，在現(xiàn)代化電子檔案管理工作中，可以通過(guò)信息錄入的方式，將檔案信息有效存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，規(guī)范檔案管理行為，加快檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。

綜上所述，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位的運(yùn)行情況來(lái)看，檔案管理工作身為管理工作的重要組成部分，單位要重視檔案管理制度的落實(shí)，使得檔案管理工作有據(jù)可依，其次要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，確保檔案管理工作能夠規(guī)范化開(kāi)展，提高事業(yè)單位管理工作質(zhì)量與效率。