事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

邱曼麗 重慶市豐都縣林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中心

伴隨信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)大部分企事業(yè)單位在檔案管理方面都逐步推行了信息化管理措施，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。但目前檔案管理中還存在一定的不足，還需進(jìn)一步立足于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀展開(kāi)分析，明確不足原因，并結(jié)合新形勢(shì)、新技術(shù)探究有效的改善措施，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)今，隨著電子信息技術(shù)的融入，新時(shí)期的檔案管理質(zhì)量相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)有了很大的進(jìn)步與改善，但綜合實(shí)際的管理水平來(lái)說(shuō)在管理理念、管理人員以及管理模式等方面仍存在一定的不足需要完善。

從檔案管理理念來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在部分管理者不重視檔案管理工作的情況，這也是目前檔案管理效果不理想的主要因素之一，其管理理念的偏頗往往會(huì)導(dǎo)致管理質(zhì)量下降、管理效率降低，既不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展，也不利于事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升。從管理人員的角度來(lái)說(shuō)，目前參與事業(yè)單位檔案管理人員一般都具有較好的管理能力與個(gè)人素質(zhì)，但是伴隨事業(yè)單位檔案管理工作的不斷優(yōu)化與改良，管理技術(shù)的不斷發(fā)展，就需要相關(guān)的管理人員也要不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，并通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)來(lái)提升專業(yè)能力。尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方面知識(shí)，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展也逐步提上了日程，所以作為事業(yè)單位的檔案管理人員也必然要具備足夠的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以確保檔案管理工作的高效開(kāi)展。從檔案管理模式的角度來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)代化、信息化管理技術(shù)不斷推行的當(dāng)下其現(xiàn)代化設(shè)備還有所不足，因而就導(dǎo)致部分事業(yè)單位的檔案管理工作仍需進(jìn)行紙質(zhì)登記、書(shū)面記載，如此一來(lái)就導(dǎo)致其檔案管理模式落后于信息時(shí)代的發(fā)展需求，在實(shí)際操作中也存在一定的弊端，既不利于檔案管理工作的信息化發(fā)展，也難以提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理效果的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理是其最為基礎(chǔ)的管理工作，在其日常工作開(kāi)展中，只有確保檔案管理工作處于正常進(jìn)行中，才能有效保障事業(yè)單位整體的快速發(fā)展與前進(jìn)。對(duì)此，作為日常管理的重點(diǎn)，事業(yè)單位必須要充分重視對(duì)檔案的管理，這也就要求事業(yè)單位在日常管理工作的開(kāi)展中，不僅要重視單位自身的近期發(fā)展與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，還要充分重視日常管理工作中的檔案管理，并嚴(yán)格保證檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與及時(shí)性。就事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具體的管理工作相對(duì)復(fù)雜，檔案管理部門與其他部門之間的業(yè)務(wù)往來(lái)也比較頻繁，因而在實(shí)際工作中往往不僅涉及一個(gè)部門，還會(huì)涉及多個(gè)部門發(fā)展中的各個(gè)環(huán)節(jié)。針對(duì)這一問(wèn)題，事業(yè)單位可通過(guò)一月一次的檔案檢測(cè)，嚴(yán)密核查單位的檔案信息，從而推動(dòng)單位的高效發(fā)展。另外，事業(yè)單位的檔案管理部門也要不斷強(qiáng)化對(duì)自身的重視，進(jìn)而嚴(yán)格要求每一位工作人員嚴(yán)格對(duì)待每一份檔案資料，確保將檔案管理工作有效落實(shí)，提升管理效能。

（二）加大資金投入，改善管理理念

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，人員是管理的主體，管理人員的主觀意識(shí)也是確保管理質(zhì)量提升的主要因素，對(duì)此，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理人員必須要改善管理理念，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而全身心投入到擔(dān)綱管理工作中來(lái)。同時(shí)，在檔案管理中，合理的設(shè)備配置、良好的辦公環(huán)境也是促進(jìn)檔案管理工作效率提升的關(guān)鍵，因而就需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度。具體來(lái)說(shuō)可通過(guò)向政府請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)支出，及時(shí)更新工作設(shè)備，構(gòu)建信息化管理體系，從而合理的改善工作設(shè)備與工作條件，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展，促進(jìn)管理效果的提升[1]。

（三）加大培訓(xùn)力度，提升人員素質(zhì)

1.加大培訓(xùn)力度。要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要展開(kāi)有針對(duì)性的培訓(xùn)，比如在引進(jìn)信息化管理體系的過(guò)程中要著重培訓(xùn)管理人員的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，通過(guò)相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)技能的提升；同時(shí)也要進(jìn)行相關(guān)的管理知識(shí)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員管理能力的提升。也就說(shuō)要從管理到專業(yè)技能全方位的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.可以結(jié)合實(shí)際情況建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)合理、公平的獎(jiǎng)懲手段，對(duì)管理人員的行為加以規(guī)范，以適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，激發(fā)其學(xué)習(xí)新知識(shí)、新能力的動(dòng)力，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)的全面提高，確保事業(yè)單位檔案管理水平有效提升。

（四）優(yōu)化管理模式，推進(jìn)信息化管理

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到了各行各業(yè)的工作當(dāng)中，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的出現(xiàn)無(wú)疑是提供了一個(gè)新的管理思路，尤其在新的發(fā)展時(shí)期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式效率低、檔案安全性難以保障，都導(dǎo)致其難以適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，對(duì)此，就需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與信息技術(shù)合理的優(yōu)化檔案管理模式，借助信息化辦公手段推進(jìn)檔案信息化管理體系的構(gòu)建。

目前，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸成為了社會(huì)信息化發(fā)展的主要載體，通過(guò)合理的應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思想，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建起完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，將能夠更好的在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。而在構(gòu)建檔案信息化管理體系的過(guò)程中，首先要科學(xué)的構(gòu)建信息化處理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而將檔案數(shù)據(jù)信息科學(xué)有序的錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，如此一來(lái)既能夠確保檔案的全面性，也能有效的提升檔案管理效率，方便檔案查閱。此外，在借助信息化設(shè)備以及數(shù)字技術(shù)的過(guò)程中也需要注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，避免出現(xiàn)病毒入侵影響檔案信息的安全[3]。

（五） 強(qiáng)化檔案制度管理，提升事業(yè)單位檔案管理效率

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的帶來(lái)，在現(xiàn)階段的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，人才競(jìng)爭(zhēng)也變得愈發(fā)激烈。而應(yīng)對(duì)這種信息多變的社會(huì)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、信息環(huán)境，關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理工作就需要結(jié)合時(shí)代的轉(zhuǎn)變，積極創(chuàng)新人事檔案管理制度，以嚴(yán)格的制度約束，促進(jìn)管理效率的提升。

1.要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際檔案管理形勢(shì)，科學(xué)構(gòu)建并完善檔案管理機(jī)制，與此同時(shí)，還應(yīng)同步建立一個(gè)能與之相對(duì)的激勵(lì)制度，從而使檔案管理人員的日常工作能夠與其薪酬相關(guān)聯(lián)，以此來(lái)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)其更加高效的參與到檔案管理工作中來(lái)。

2.在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，還需進(jìn)一步及安全與完善對(duì)檔案的收集工作，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。在檔案管理工作的開(kāi)展中，為了合理促進(jìn)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要事業(yè)單位指派專人做好各項(xiàng)管理工作。同時(shí)可結(jié)合相關(guān)規(guī)定與檔案管理要求，不斷促進(jìn)檔案管理部門庫(kù)房管理與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，每千人份的檔案需指定專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。與此同時(shí)，針對(duì)檔案存放庫(kù)房還要積極做好防火、防盜、防潮措施，以確保檔案能夠被妥善的存放與管理。

（六）科學(xué)優(yōu)化檔案功能，提升檔案利用率

在加強(qiáng)檔案管理制度建立中，還需要科學(xué)優(yōu)化檔案功能，并促進(jìn)檔案利用率的提升，以更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值，提升檔案管理效率。在此過(guò)程中，要充分結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際需求，制定相應(yīng)的人事檔案管理制度，進(jìn)而不斷優(yōu)化檔案功能，從而在確保檔案真實(shí)性的同時(shí)，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的客觀性、全面性，為事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)決策提供更加有價(jià)值的資料參考。通過(guò)不斷優(yōu)化檔案功能，一方面來(lái)說(shuō)能夠更好的確保原檔案資料中關(guān)鍵信息的有效保留；另一方面，還可以在原有基礎(chǔ)上適當(dāng)對(duì)檔案內(nèi)含進(jìn)行拓展，更急真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的將相關(guān)資料整理其中，以確保檔案資料的全面性、完整性。此外，合理補(bǔ)充單位、工作人員在日常辦公中都會(huì)用到的一些功能，也能更好的為事業(yè)單位提供更加高質(zhì)量、高效率的服務(wù)，不斷提升檔案利用率，促進(jìn)檔案價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作相較于以往有了一定的提升，而為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升，確保檔案的安全，還需要進(jìn)一步結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并通過(guò)改善管理人員的理念、提升素質(zhì)，來(lái)確保檔案管理工作能夠在信息時(shí)代的發(fā)展下獲得更大的提升，全面推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，科學(xué)提升檔案管理效率。