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      環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集和管理

      2021-01-29 03:06:44孫兆霞煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理中心
      數(shù)碼世界 2020年12期
      關鍵詞:檔案管理數(shù)字化數(shù)字

      孫兆霞 煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理中心

      環(huán)衛(wèi)檔案管理部門做好檔案的智能化、數(shù)字化管理,能推動環(huán)衛(wèi)事業(yè)順應現(xiàn)代城市化發(fā)展需求,提高數(shù)字化檔案的利用和管理效率,實現(xiàn)檔案管理的節(jié)能環(huán)保、方便快捷,推動環(huán)衛(wèi)管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設。

      一、環(huán)衛(wèi)檔案管理在城市建設中的作用

      檔案是國家機關、社會組織以及企業(yè)集團在經(jīng)營活動中重要的歷史記錄,強調(diào)和反應的是個人參與集體活動的真實情況。在城市建設中,環(huán)保事業(yè)深刻地影響城市發(fā)展的方方面面,影響人們工作和生活的質(zhì)量,也直接反應一個城市現(xiàn)代文明的建設水平。

      環(huán)衛(wèi)檔案在城市環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)中起到忠實記錄和真實還原的作用,不僅是一個城市環(huán)保事業(yè)建設的憑證,也是一個城市形成發(fā)展的見證者,在現(xiàn)代城市建設中起到關鍵作用。

      環(huán)保檔案的數(shù)字化發(fā)展是現(xiàn)代城市經(jīng)濟發(fā)展的必然要求,也是城市環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化轉型的重要組成部分。環(huán)保數(shù)字檔案的管理和應用要朝向開放性、多面性和便捷化進行轉變,從檔案的收集、管理和應用等多個層面建立統(tǒng)一標準體系,實現(xiàn)統(tǒng)一完整的管理流程,強化制度管理,推進信息技術應用。

      環(huán)保數(shù)字化檔案是先進的信息技術和傳統(tǒng)檔案管理工作的深度融合,在工作過程中要綜合運用計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)平臺、縮微技術、多媒體技術等。其主要特點在于:

      (一)存儲、收藏水平提升?,F(xiàn)代技術尤其是縮微技術,能夠壓縮檔案的儲存分量,提高儲存密度,擴大儲存空間,以縮微形態(tài)保管和收藏檔案,并確保檔案忠實于原件。

      (二)信息處理速率更快。數(shù)字化檔案以現(xiàn)代計算機技術為前提,具有短時間內(nèi)高速處理海量信息的能力,因此可以借助計算機對數(shù)字化檔案進行歸檔、錄入、檢索、調(diào)用等相關處理,能做到速度快、效率高、精準性強等,并且計算機能夠提供多種途徑的檢索方式,滿足不同人的需求。

      二、環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的收集、管理和應用分析

      (一)數(shù)字檔案的收集工作

      數(shù)字檔案的收集工作首先要明確收集范圍,環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案建設是和環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)的信息化建設息息相關的,因此檔案管理部門可以根據(jù)信息化系統(tǒng)的相關要求、工作內(nèi)容參照傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案的歸檔標準、范圍制定相關的規(guī)章制度,包括數(shù)字化檔案的歸檔范圍、管理期限以及檔案錄入標準等,目前在數(shù)字化體系內(nèi),數(shù)字化檔案的歸檔范圍主要包括現(xiàn)有的數(shù)字化檔案、圖片、電子檔案、電子收錄信息等,也包括各個業(yè)務管理部門在政務平臺上的數(shù)字信息、工作內(nèi)容、工作指南;網(wǎng)絡審批信息、流程和結果;污染源監(jiān)控體系中對各個對象的監(jiān)管數(shù)據(jù)、處理意見和結果等;重要的環(huán)境監(jiān)測、大氣、河流等污染監(jiān)管數(shù)據(jù)等;環(huán)保單位的資產(chǎn)、人事檔案等;以及其他的電子文件、電子圖片、音視頻和動畫等多媒體資料等。

      其次,確定歸檔范圍后要制定統(tǒng)一的數(shù)字檔案歸檔標準和方法。由于數(shù)字檔案是一項教新的內(nèi)容,在具體的歸檔過程中要針對數(shù)字檔案的收集現(xiàn)象進行切實調(diào)查和論證,運用數(shù)字化管理軟件,秉持開放和兼容的原則進行邏輯歸檔,按照歸檔制度針對不用檔案完成備份操作,重要檔案要做到紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案一一對應。

      最后,環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集主要是通過軟件平臺進行的,選取合適的軟件平臺是完成數(shù)字檔案管理和應用的前提。選擇合適的軟件平臺,首先要考慮軟件平臺的通用性、技術標準和安全性能,并對不同軟件平臺的網(wǎng)絡環(huán)境要求、技術支撐等進行分析。當然也要考慮經(jīng)濟效益,軟件平臺的投入適應必然會產(chǎn)生成本支出,環(huán)保機構要做好成本管理,分析投入和產(chǎn)出的比例關系,并選擇效率最高,專業(yè)性強和符合環(huán)衛(wèi)工作要求的軟件平臺。

      軟件平臺的使用是硬件投入,在配備高科技軟件的同時,也要針對性地提高環(huán)保檔案工作者的技術水平,要求環(huán)衛(wèi)檔案工作者要做到熟悉數(shù)字檔案概念、范圍,掌握數(shù)字檔案收集、管理相關業(yè)務,并能熟練運用計算機、信息技術以及其他技術,如,縮微技術、錄像技術等,并能妥善解決數(shù)字檔案收集中遇到的各種技術問題。

      (二)強化數(shù)字檔案管理,提高管理質(zhì)量

      針對數(shù)字檔案開展管理工作,工作人員首先要明白數(shù)字檔案在檔案內(nèi)容、形式上和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的差異,尤其要明白數(shù)字化檔案在環(huán)保事業(yè)現(xiàn)代化管理中的作用,并要提高信息時代背景下的信息化思維和安全防護思維,將保障數(shù)字檔案的核心數(shù)據(jù)安全作為管理的重心,做好數(shù)據(jù)防護工作。同時也要確保數(shù)字檔案的長期利用性質(zhì)和可持續(xù)功能。

      環(huán)衛(wèi)數(shù)字化檔案的管理首先要建立起包含多個層次、多種規(guī)范的環(huán)衛(wèi)檔案信息數(shù)據(jù)庫,借助信息化途徑將市、縣、村以及基層監(jiān)測站點的相關數(shù)字化信息都納入到該數(shù)據(jù)庫中,并梳理該數(shù)據(jù)庫中的層次管理和梯隊組成,不同的架構對應不同的數(shù)字檔案管理方式,并設置相對應的目錄數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫,方便對數(shù)字檔案進行分類管理和層級管理。

      其次,在數(shù)據(jù)庫內(nèi)部要建立檔案實施管理功能模塊,其核心功能和后臺管理員由市級環(huán)衛(wèi)機構負責,其他不同層級環(huán)衛(wèi)機構加強配合與聯(lián)動,設置不同的功能模塊,包括數(shù)據(jù)查詢、檔案檢索、公共資源檔案庫等,這樣方便不同層次檢索到相關的檔案信息,做好數(shù)字檔案的日常管理、監(jiān)督管理、數(shù)據(jù)整合等工作。

      另外,要明確數(shù)字檔案的安全層級,建立檔案全文數(shù)據(jù)庫,并對涉密檔案和非涉密檔案進行差異化管理。尤其是優(yōu)先提供非涉密、具有重要使用價值的公共檔案的搜集、整合以及檢索功能,同時設置珍貴檔案模塊,對珍貴的實物檔案、圖文檔案,以及將其他經(jīng)過拍攝、錄影、掃描等方法得來的檔案完成數(shù)字化錄入。

      最后,要明確數(shù)字化檔案的管理制度和管理標準,要切實做到數(shù)字檔案的管理有章可循,踐行統(tǒng)一的標準和規(guī)范,以確保數(shù)字檔案管理的公開、透明和公正。對于涉密檔案要建立長效的安全防護機制,確保數(shù)字檔案管理有效、可靠和真實,如,數(shù)字檔案管理中的加密程序,要由數(shù)據(jù)管理中心根據(jù)檔案的涉密性設定不同層級,并劃分好權限,定期進行系統(tǒng)維護和檔案數(shù)據(jù)備份,防止數(shù)據(jù)被非法篡改和盜取。

      (三)做好檔案工作的應用工作。

      環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案收集和管理的最終目的是確保檔案得到應用,推動環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展,推動城市衛(wèi)生環(huán)境建設,為人們提供更好的工作和生活環(huán)境。因此環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的應用工作中首要考慮便捷性和合理性。城市可以建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理機構,對數(shù)字檔案進行專業(yè)管理,要做到:環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案中的非涉密檔案可以實現(xiàn)全市環(huán)衛(wèi)網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)用戶查詢、利用和下載,針對非涉密檔案要充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)支撐作用,為各行各業(yè)建設提供相應的數(shù)據(jù)信息,推動環(huán)衛(wèi)建設中數(shù)據(jù)信息的對稱傳播。當然對于不同涉密層級的數(shù)據(jù)信息,也可以設定相對應的查詢權限,由管理員負責資格審核。另外可以設置開放性的環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)檔案管理體系,對接其他社會公共管理事務,由環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)管理中心負責定期更新相關數(shù)據(jù)和檔案信息,促使全市的環(huán)衛(wèi)檔案建設更加便捷快速,也推動其他相關社會管理事務的現(xiàn)代化管理。

      當然在大數(shù)據(jù)背景下,環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的管理可以綜合利用多種大數(shù)據(jù)技術,建立環(huán)衛(wèi)數(shù)據(jù)分析整合體系,針對環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案進行大數(shù)據(jù)挖掘,分析出檔案背后的數(shù)據(jù)信息,確保不同環(huán)衛(wèi)系統(tǒng)、環(huán)衛(wèi)部門的數(shù)據(jù)進入到數(shù)據(jù)中心,為數(shù)據(jù)分析提供原始素材和資源。

      此外,針對信息技術時代背景下的數(shù)據(jù)信息安全管理需求,環(huán)衛(wèi)部門要建立針對性的環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案信息建設和信息安全體系,針對數(shù)字檔案做好安全管理工作。環(huán)衛(wèi)部門要充分利用當前的數(shù)字化環(huán)境和信息技術,明確數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡傳輸、替換和應用安全。在對數(shù)字檔案進行開發(fā)的過程中要做好網(wǎng)絡系統(tǒng)建設和信息安全體系建設,確保數(shù)字檔案的應用處在安全保護中,減少或消除信息泄露、替換等事件發(fā)生。

      檔案應用中的安全管理包含內(nèi)容較多,除了建立安全系統(tǒng)外,也要遵循相關規(guī)定對基礎設施做好物理保護,并為數(shù)字軟件配備防火墻、殺毒軟件等,只有通過健全統(tǒng)一的信息安全管理體系,才能積極應對可能出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)管理風險,為網(wǎng)絡風險、網(wǎng)絡安全做好萬全措施。

      總之,隨著環(huán)保信息建設的逐步推進,數(shù)字檔案的管理工作成為環(huán)衛(wèi)檔案管理中的重要內(nèi)容,如何針對大量的數(shù)字文檔進行管理,推進環(huán)衛(wèi)辦公自動化、智能化發(fā)展,是需要環(huán)衛(wèi)檔案工作者認真思考的一件事情。數(shù)字檔案的內(nèi)容輻射范圍廣,電子文本、音視頻、圖形等都屬于數(shù)字檔案范疇,工作人員要在日常工作中提高信息技術水平,拓展檔案管理思維,明確數(shù)字檔案收集范疇、標準,并建立完善統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理制度,創(chuàng)建數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫,對數(shù)字檔案進行層次分明,權限明確的管理,并提高數(shù)字檔案的應用水平,推進環(huán)衛(wèi)數(shù)字檔案的交流、傳播和安全防護。

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