關(guān)于數(shù)字化檔案館管理模式創(chuàng)新研究

宮本蓮

丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心 遼寧 丹東 118000

引言

檔案管理的數(shù)字化管理能夠在一定程度上提高檔案管理過程的辦事效率，還能夠提高檔案管理的準(zhǔn)確性，將檔案管理與數(shù)字化相結(jié)合，創(chuàng)造新的檔案管理模式，已經(jīng)成為檔案館今后的主要發(fā)展方向。

一、數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字化檔案館的建立是傳統(tǒng)檔案館在如今發(fā)展過程中必然的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化檔案館是將館藏資源的數(shù)字化，組建核心的信息資源庫，可接收進館的電子文件，并將館藏的實體檔案進行數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案館實施過程中，要保證信息結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，這是數(shù)字化檔案館能夠進行快捷優(yōu)質(zhì)的存取和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)那疤帷?/p>

數(shù)字化檔案館的信息傳遞實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，進一步推動資源共享和網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)，并據(jù)此建立相關(guān)的信息集成系統(tǒng)，以便在進行服務(wù)的過程中，可借助相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的傳遞。數(shù)字化檔案館生成的空間是虛擬化的。其通過網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案館，一起承擔(dān)信息資源檔案館和終端檔案館的角色，傳統(tǒng)檔案館為數(shù)字檔案館提供信息，數(shù)字化檔案館則是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶提供信息傳遞服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案館改變了傳統(tǒng)的檔案館為用戶提供服務(wù)的模式，用戶可以在無約束的條件下，采用自身的權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)獲知和獲取所需信息，這一特點進一步拓寬了檔案信息利用范圍。因此數(shù)字化檔案館實現(xiàn)了檔案信息管理的智能化。數(shù)字化改變能輔助檔案實體管理，為傳統(tǒng)檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。如數(shù)字檔案館相關(guān)的信息系統(tǒng)可進行檔案自動編目、標(biāo)引、統(tǒng)計等，可在確保檢全率和檢準(zhǔn)率的同時實現(xiàn)智能化檢索。

二、數(shù)字化檔案館管理模式創(chuàng)新策略

(一)加強數(shù)字化檔案館建設(shè)

1.落實科學(xué)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化檔案管理工作數(shù)量巨大且項目繁雜。為確保數(shù)字化檔案的有效管理工作，必須將此項工作分步驟、分階段進行推進。對于數(shù)字化檔案館的建立要立足眼前，進行長遠(yuǎn)規(guī)劃，應(yīng)大力推進傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館的改革工作。改革工作中要制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確改革目標(biāo)，明確電子文件檔案管理規(guī)則。數(shù)字化檔案館建立過程中，要保證對每一份有價值的文件進行完整的收集以及有序的整理工作，并進行規(guī)范化的歸檔工作。電子檔案的優(yōu)點在于能得到更好的保存，且管理工作中能夠省時省力。要做好電子檔案存檔工作，數(shù)字化檔案館必須真正發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，進一步保障檔案的安全。

2.豐富館藏。為加強檔案館的數(shù)字化建設(shè)，必須從不同方面豐富檔案館藏，充分運用現(xiàn)代化手段加強檔案館數(shù)字化建設(shè)，進一步提高檔案資源的管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的集中配置。例如：在醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理過程中可以通過進行工資檔案管理以及醫(yī)療服務(wù)價格管理，或者在水利工程項目中可以進行數(shù)據(jù)的整理計算以及各項報告的收集工作，從而實現(xiàn)館藏豐富的工作[1]。

3.構(gòu)建安全體系。在檔案的數(shù)字化創(chuàng)新管理工作中，必須時刻注重檔案信息安全問題，由于數(shù)字化檔案館的建立是以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，因此其易受到病毒的侵害，相關(guān)部門必須進一步加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，加大網(wǎng)絡(luò)安全軟件開發(fā)工程，為數(shù)字化檔案館提供網(wǎng)絡(luò)安全保障，增加數(shù)字化檔案館網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。

檔案管理信息多且雜亂，數(shù)字化檔案館應(yīng)強化對信息檔案的管理工作，進一步增強檔案部門的管理意識，將檔案電子化后，加設(shè)檔案的數(shù)字化密碼，保障信息無法泄露。建立檔案館的相關(guān)審核制度，為開放檔案提高安全系數(shù)，編輯開放目錄，從而確保開放信息的安全。例如在醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)每日進行各科室的臨床病歷檢查，并對病歷生成過程進行分析，避免出現(xiàn)病歷缺失病歷泄露等問題。

(二)完善平臺管理措施

1.更新觀念。目前，我國多數(shù)檔案館依舊處于人為管理模式為主，計算機管理模式為輔的階段，這種管理模式雖在一定程度上運用了一定的數(shù)字化信息處理，但與傳統(tǒng)檔案館并無實質(zhì)性區(qū)別。

以寧夏中南部水利工程項目檔案管理為例，數(shù)字化檔案館在前期對工程項目進行市場調(diào)研以及可行性項目分析工作，并且在項目進行過程中，進行了當(dāng)?shù)馗黜棃蟾娴恼瞎ぷ?，對項目進行數(shù)字化掃描，有效地降低了工程項目的安全隱患，提高了工程項目的經(jīng)濟效益以及項目工程的辦公效率。檔案領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)必須充分意識到數(shù)字化檔案管理的重要性以及便利性，加快落實數(shù)字化檔案管理工作。落實過程中應(yīng)穩(wěn)步前進，積極開展數(shù)字化檔案館的試點工作，為建設(shè)更大規(guī)模的數(shù)字化檔案館積累相關(guān)經(jīng)驗。

2.培養(yǎng)人才。目前，檔案電子管理方面缺乏相關(guān)的綜合性人才，必須及時進行人才隊伍建設(shè)。應(yīng)鼓勵人才不斷探索新技術(shù)，解決檔案管理工作目前存在的相關(guān)問題。為滿足數(shù)字化檔案館的工作需求，應(yīng)定期進行數(shù)字化檔案館工作人員的培訓(xùn)工作，彌補工作人員在信息技術(shù)數(shù)字化方面的知識欠缺。數(shù)字化檔案館應(yīng)進行人才資源的調(diào)整，使人才能夠最大限度發(fā)揮自身才能。

為加大人才對數(shù)字化檔案館對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，檔案館應(yīng)開展專題培訓(xùn)，增加工作人員知識儲備，確保工作中準(zhǔn)確的為用戶提供更加便捷的使用體驗，實現(xiàn)檔案館長期發(fā)展。同時應(yīng)加強機構(gòu)間的整合工作，健全相關(guān)管理制度，配備相關(guān)硬件設(shè)置，積極引進人才，建立人才激勵機制，創(chuàng)造良好的創(chuàng)新氛圍，進一步構(gòu)建數(shù)字檔案館，促進檔案處理的自動化[2]。

結(jié)論

檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展離不開向數(shù)字化的推進，在通過落實科學(xué)發(fā)展，豐富館藏，以及構(gòu)建安全體系的措施下，加強對現(xiàn)有數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時應(yīng)重視觀念的更新以及專業(yè)人才的引進。為進一步推動數(shù)字化檔案館建設(shè)提供條件。