試論制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素與對(duì)策

溫相生

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，干部人事檔案也開始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息是時(shí)代的新勝電子檔案過度與發(fā)展。但是，由于目前國內(nèi)的電子干部人事檔案起步較晚，仍然處于一個(gè)發(fā)展與探索階段，對(duì)于信息化檔案管理的應(yīng)用還處于研究階段，傳統(tǒng)檔案向電子信息干部人事檔案模式過度的過程中主要的側(cè)重點(diǎn)還不明確，缺乏指導(dǎo)的相關(guān)理論。本文就以新勝電子檔案的利用與傳統(tǒng)檔案之間的差異與優(yōu)缺點(diǎn)展開分析，論述了如何合理利用好傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案。

檔案是社會(huì)各界以及不同行業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，干部人事檔案工作涉及到社會(huì)發(fā)展的全部信息內(nèi)容，每個(gè)記錄在檔的檔案都需要相關(guān)的干部人事檔案部門進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的充分利用。但是，目前大多數(shù)的干部人事檔案部門還采取傳統(tǒng)的管理方式，這樣就會(huì)在干部人事檔案工作中出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案的管理工作無法得到有效的保存。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，合理的應(yīng)用還信息化手段改善傳統(tǒng)的干部人事檔案工作，有效的解決干部人事干部人事檔案存在的問題，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)干部人事檔案工作的高效發(fā)展。

一、干部人事檔案管理的內(nèi)涵

（一）干部人事檔案的內(nèi)涵

干部人事檔案主要是通過紙質(zhì)文件的形式對(duì)文檔與材料進(jìn)行存儲(chǔ)與記錄，這些紙質(zhì)文件的內(nèi)容包括著相關(guān)個(gè)人、團(tuán)體的基本信息以及學(xué)術(shù)研究的成果，歷史文化的記錄，對(duì)于社會(huì)發(fā)展與國家進(jìn)步都有著重要的記錄價(jià)值。

（二）電子檔案管理的內(nèi)涵

電子信息檔案管理主要的管理形式通過電子的形式對(duì)科研材料與個(gè)人信息進(jìn)行保存。這些電子信息可以通過電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、分類、保存。主要的信息傳播的途徑與方式就是通過互聯(lián)網(wǎng)。

二、傳統(tǒng)檔案與新生電子檔案管理的特點(diǎn)

電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著三方面的共同點(diǎn)：第一，二者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在干部人事檔案的基礎(chǔ)上，通過對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的有效整合與優(yōu)化。電子檔案管理的技術(shù)水平、管理模式、管理質(zhì)量都高于傳統(tǒng)的檔案管理，但是二者的共通性仍然客觀存在;第二，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的不可分割性，傳統(tǒng)的檔案管理主要的信息內(nèi)容包括著社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人信息等重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)有著很大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案的統(tǒng)計(jì)與管理工作也同樣適用，也需要保證保存的信息真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料與新生電子檔案 同樣都需要保證保存信息的真實(shí)性;第三，電子檔案管理擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息量存儲(chǔ)，在干部人事檔案基礎(chǔ)上的新生電子檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)容量的擴(kuò)大，可以對(duì)各種不同的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與分類，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源與信息的共享，在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取的過程中更加便利。此外，如果想對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)取，還可以通過電子信息檔案的記錄進(jìn)行查找，更加方面快捷。

三、干部人事檔案工作發(fā)展制約因素

（一）操作環(huán)節(jié)的利弊分析

干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理在操作環(huán)節(jié)也有著不同的優(yōu)缺點(diǎn)與利弊：

第一，信息收集整理的利弊。傳統(tǒng)的干部人事檔案工作在對(duì)信息收集整理的過程中主要是將有價(jià)值的內(nèi)容與紙質(zhì)文件、材料進(jìn)行收集與整理，在對(duì)這些檔案進(jìn)行相關(guān)的歸檔與整理進(jìn)行操作。與傳統(tǒng)的干部人事檔案相比較而言，新生的電子檔案在對(duì)信息收集與整理的工作內(nèi)容更復(fù)雜，為了保證電子檔案信息的完整性與真實(shí)性，需要對(duì)干部人事檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)合理的銜接，讓干部人事檔案工作的內(nèi)容銜接更平順，讓信息收集與整理更高效，保障信息內(nèi)容的時(shí)效性。

第二，檔案信息鑒別整理的利弊。干部人事干部人事檔案在對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔以前需要對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行鑒別與分析，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行界定，對(duì)相應(yīng)的資格進(jìn)行審查，從而確定對(duì)檔案進(jìn)行包管理的價(jià)值與保存的時(shí)間，在歸檔以后，需要對(duì)已經(jīng)納入干部人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行二次審核;新生電子信息檔案在進(jìn)行檔案信息鑒別整理通過電子計(jì)算機(jī)對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行處理，在檔案信息鑒別整理的工作效率會(huì)高于傳統(tǒng)的干部人事檔案，但是對(duì)內(nèi)容有效性的篩選整體質(zhì)量會(huì)低于干部人事干部人事檔案的模式。

第三，檔案存儲(chǔ)的利弊。干部人事干部人事檔案對(duì)檔案進(jìn)行保存與存儲(chǔ)需要消耗大量的人力資源與時(shí)間，需要一個(gè)長時(shí)間的、持續(xù)性的管理，在管理的過程中需要大量的操作人員定期進(jìn)行信息整理，隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，在新舊檔案進(jìn)行整理的過程中也需要增加投入，管理的難度也在不斷提高。信息化檔案管理雖然有著干部人事干部人事檔案所不可替代的優(yōu)勢，但是在對(duì)檔案修改與調(diào)整以后不會(huì)留下改動(dòng)的痕跡。這樣就無法保證檔案的原始性。因此干部人事干部人事檔案與新生電子檔案相比較而言更有著原始性的優(yōu)勢，新生電子檔案的高效率也是干部人事干部人事檔案所無法比擬的。

（三）操作內(nèi)容的利弊分析

從操作內(nèi)容的利弊分析來看，干部人事干部人事檔案與新生電子檔案之間也各有千秋。

第一，真實(shí)性。干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理比較而言，更容易得到數(shù)據(jù)原始性與真實(shí)性的保證，干部人事干部人事檔案的價(jià)值審核十分嚴(yán)格，如果對(duì)檔案的價(jià)值審核成功以后，檔案的基本形式與內(nèi)容就不會(huì)在發(fā)生性質(zhì)上的改變，如果對(duì)檔案的管理得當(dāng)，后期不會(huì)發(fā)生改變;新生電子檔案的保存方式需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行保存，在對(duì)檔案修改操作也不會(huì)留下改動(dòng)痕跡，這樣就無法保證電子干部人事檔案的真實(shí)性，特別是在對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換的過程中，更容易出現(xiàn)因?yàn)椴僮魇д`而引發(fā)信息的真實(shí)性難以保證。

第二，操作性。干部人事干部人事檔案的操作形式十分復(fù)雜，許多工作流程度需要人為操作與干預(yù)，這樣就會(huì)增加工作量，消耗大量的人力資源，浪費(fèi)寶貴的時(shí)間;信息化檔案管理通過借助一些信息處理的軟件對(duì)檔案信息與內(nèi)容進(jìn)行批量的處理與內(nèi)容整合，很大程度上提高了干部人事檔案的效率與操作速度。此外，新生電子檔案的管理相比較傳統(tǒng)的干部人事檔案更具有專業(yè)性的特點(diǎn)，這需要干部人事檔案操作人員需要具備更專業(yè)的干部人事檔案的能力，要熟練操作電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，滿足干部人事檔案的需要。

四、信息化干部人事檔案工作的策略

信息化檔案管理，有利于促進(jìn)綠色環(huán)保事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，通過電子干部人事檔案的模式實(shí)現(xiàn)了物質(zhì)化辦公，可以節(jié)約紙張，更可以降低干部人事檔案成本，對(duì)保護(hù)樹木與森林資源有著重要的促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案需要通過紙質(zhì)文件作為記錄的重要媒介，在對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存的過程中，需要做好相應(yīng)的整理與手機(jī)工作，要對(duì)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類與歸類，只有這樣才能凸顯出傳統(tǒng)檔案的重要價(jià)值。干部人事干部人事檔案需要人為的手動(dòng)操作進(jìn)行管理，不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，工作量也很大，如果在檢查的過程中方法的應(yīng)用不得當(dāng)很容易出現(xiàn)管理上的漏洞問題，這樣就導(dǎo)致干部人事干部人事檔案的過程中無法實(shí)現(xiàn)信息的高速傳輸，更無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，對(duì)檔案的開發(fā)與利用效率不高。因此，對(duì)干部人事干部人事檔案進(jìn)行新生電子檔案的變革，更可以提高干部人事檔案工作的效率，符合現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展。

（一）信息調(diào)用更便利

信息時(shí)代的發(fā)展速度不斷加快，推動(dòng)著人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，更推動(dòng)著各行業(yè)的發(fā)展，市場競爭也隨之變的越演越烈。因此，相關(guān)檔案部門的日常信息的查驗(yàn)與數(shù)據(jù)的整理工作量也在不斷增加，檔案信息的更新速度也需要不斷的加快，因此，通過新生電子檔案的管理可以有效的提高干部人事檔案的效率，讓檔案信息的調(diào)用更加便利，提高了電子干部人事檔案的效率。

（二）存檔內(nèi)容更豐富

隨著電子計(jì)算的普及與發(fā)展，在辦公室日趨朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展。許多手寫的紙質(zhì)文件都被電子文檔所替代，許多文檔都需要通過電腦文檔的打印才能備份與取用。干部人事檔案工作如果仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，需要通過打印的形式進(jìn)行存檔與備份。信息化檔案管理就可以對(duì)計(jì)算機(jī)中的文件進(jìn)行存儲(chǔ)于備份，對(duì)于存檔的內(nèi)容更加豐富，干部人事檔案的工作效率也得到了提升。

（三）變更紙質(zhì)文件

在干部人事干部人事檔案中對(duì)檔案進(jìn)行存檔與歸檔以后留下的舊文件，大多數(shù)都是關(guān)于規(guī)劃、總結(jié)的文件。一些重要的紅頭文件也需要慎重的保存。新生電子檔案通過科學(xué)管理的手段，讓檔案的管理更加縝密，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的管理更加嚴(yán)格。傳動(dòng)干部人事檔案與信息化檔案管理存在著很大的差別，對(duì)于檔案的時(shí)間管理與各方面都有著差別。傳統(tǒng)檔案的管理要想實(shí)現(xiàn)長期的保存就可以對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，不會(huì)出現(xiàn)信息內(nèi)容丟失的情況，信息化檔案管理需要長期保存文件，需要通過對(duì)電子文檔進(jìn)行打印才可以長期存檔與保留。

（四）創(chuàng)設(shè)全新電子存檔形式

信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質(zhì)文件，可以是某一個(gè)電子設(shè)備的存儲(chǔ)，也可以通過硬盤、光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，相關(guān)的文件內(nèi)容可以被查驗(yàn)與使用，也可以實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)的作用對(duì)文件進(jìn)行資源共享，讓后期的干部人事檔案工作更加便利。從自身的性質(zhì)來說，電子干部人事檔案的特點(diǎn)包括著：有計(jì)算機(jī)進(jìn)行存檔，自身具有著嚴(yán)格的代碼與分類形式，可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點(diǎn)，新生電子檔案可以整合了自身的數(shù)字型的特點(diǎn)，更融合了傳統(tǒng)檔案分類型的特點(diǎn)，通過電子計(jì)算的存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的遠(yuǎn)程傳輸來實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，對(duì)于每個(gè)檔案的調(diào)用都需要具備一定的權(quán)限才可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行讀取。

五、結(jié)語

總之，通過對(duì)干部人事干部人事檔案與信息化檔案管理的研究分析可以發(fā)現(xiàn)。干部人事干部人事檔案都是以紙質(zhì)文件的形式對(duì)檔案進(jìn)行存檔與記錄，很容易在長期管理的過程中受到不同因素的影響而造成了破損的問題，在干部人事檔案的過程中隨著時(shí)間的推移占據(jù)的空間也會(huì)越來越大，對(duì)干部人事檔案工作來說會(huì)造成一個(gè)嚴(yán)重的困擾;信息化檔案管理，可以通過借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部人事檔案與存儲(chǔ)，有效的提高干部人事檔案工作的效率，更節(jié)約了干部人事檔案的空間與成本，但是也容易受到一些因素的影響，導(dǎo)致真實(shí)性難以確定。因此，需要將干部人事干部人事檔案與電子干部人事檔案相結(jié)合，更好的推動(dòng)干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

（作者單位：中共喀喇沁旗委組織部）