“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校人事管理信息化建設(shè)探析

張丹

（河北地質(zhì)大學(xué)，河北石家莊 050031）

高校是重要的人才儲(chǔ)備庫，對(duì)其人事行政事業(yè)的建設(shè)，不僅是高校行政管理的重要工作，也是人才儲(chǔ)備信息建設(shè)的重要活動(dòng)。順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”大時(shí)代背景，實(shí)現(xiàn)高校人事管理信息化建設(shè)，是人事管理工作向前邁進(jìn)的必經(jīng)之路，應(yīng)當(dāng)作為高校建設(shè)的一部分被關(guān)注。反思我國當(dāng)前高校人事管理制度現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，逐步做出調(diào)整，成為當(dāng)前高校教育管理工作的重要一環(huán)。

1 高校人事管理信息化建設(shè)的意義

1.1 順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事管理需求

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，人們的工作、生活都被深刻地影響了。各行業(yè)人事管理工作，也都通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了搜集，避免了故紙堆中找尋檔案的種種弊端，提高行政管理效率。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”大時(shí)代環(huán)境，順應(yīng)這種變化，本身就是各行業(yè)、各機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注并參與的[1]。同時(shí)高校作為高等人才集中的地方，作為國家人才儲(chǔ)備庫，沒有理由不去順應(yīng)這種變化，積極做出響應(yīng)及調(diào)整。

1.2 向現(xiàn)代化、智能化邁進(jìn)

管理信息化的發(fā)展，能夠有效借助信息化手段，最大程度地將各個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)高效的信息收集、分類及處理。同樣的，信息化處理下的信息，本身就是一種較為綜合的關(guān)聯(lián)性，通過技術(shù)處理數(shù)據(jù)，提升其數(shù)據(jù)管理效率，并且將其作為機(jī)構(gòu)的一種資源加以運(yùn)用，提升數(shù)據(jù)處理效率。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境背景下，可更多地搜集到相關(guān)信息，如人事、財(cái)務(wù)等，將這些信息納入人才信息庫，可完善個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化、智能化。

1.3 促進(jìn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化

我國高校一般會(huì)有較悠久的歷史和深遠(yuǎn)的傳承，其人事管理信息錯(cuò)綜復(fù)雜，關(guān)聯(lián)深遠(yuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)化文檔意義不言而喻。人事管理信息化建設(shè)，以促進(jìn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能有效提高教學(xué)管理效率，為專業(yè)人才建設(shè)人才庫，也能在需要查找、調(diào)用時(shí)，快速完成工作，提高行政效率[2]。同時(shí)，信息化建設(shè)中，避免手寫、紙張的運(yùn)用，增強(qiáng)了信息識(shí)別和儲(chǔ)備功能，減少了個(gè)人因素，如字跡潦草等導(dǎo)致信息失效等問題。電子存儲(chǔ)形式，也將檔案資料從故紙堆中解放出來，進(jìn)行有條理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

2 高校人事管理信息化建設(shè)阻力

2.1 缺乏專業(yè)人才

在我國高校，對(duì)行政管理、圖書管理及檔案管理等工作，很多都并沒有聘請(qǐng)專門的人才，而是由在校教師兼任。這部分教師一邊要完成日常教學(xué)、學(xué)術(shù)科研等工作，還要兼顧行政職責(zé)，往往顧此失彼，難以很好地將人事管理、圖書檔案等做精做細(xì)[3]。況且，檔案管理本身具有一系列的專業(yè)要求，尤其是信息化建設(shè)，需要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)配合，如專門的管理運(yùn)營人員、專業(yè)的硬件設(shè)施維護(hù)人員等，這些都是開始時(shí)各高校所不具備的。

2.2 軟、硬件設(shè)施不到位

在高校人事管理信息化進(jìn)程中，首先要建設(shè)相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施建設(shè)，組建日后的維護(hù)團(tuán)隊(duì)，定期檢修、維護(hù)等。事實(shí)上，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，很多高校早已開啟了現(xiàn)代化進(jìn)程，如數(shù)字化教學(xué)資源的大量引入及運(yùn)用，普遍運(yùn)用多媒體教學(xué)等。然而，在教育管理上，在行政管理中，信息化技術(shù)的運(yùn)用仍然需要調(diào)整，做進(jìn)一步設(shè)定，才能真正將高校行政管理與信息技術(shù)更好結(jié)合。

2.3 認(rèn)識(shí)仍然不到位

工作制度建設(shè)，行為的調(diào)整，普遍受到認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)。但在當(dāng)前高校校園管理工作本身就不占重要地位，而人事檔案管理也多有缺失，這也客觀反映于教育工作與檔案管理工作中信息化進(jìn)程不一致中。重視程度不高、關(guān)注重心不在此處等諸多問題，都影響檔案管理工作開展，為教育教學(xué)工作的進(jìn)程產(chǎn)生阻礙。認(rèn)識(shí)不到位，往往導(dǎo)致進(jìn)程緩慢，也都是當(dāng)前高校教育教學(xué)工作中需要做出的調(diào)整。

3 高校人事管理信息化建設(shè)的策略

3.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾碛^念

長期以來，我國高校建設(shè)中，教育教學(xué)工作是主體，而教育管理工作是輔助，無論在人力還是硬件設(shè)施等的資源投入上，都十分有限。但實(shí)際上，人才是發(fā)展的動(dòng)力，是高校的寶貴資源。高校作為人才聚集地，來自五湖四海的學(xué)生、教職人員等聚集于此，是一個(gè)大的社區(qū)，若是不能加強(qiáng)人事檔案建設(shè)，自然會(huì)為工作帶來不便之處。轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾碛^念，先從認(rèn)識(shí)到重要性開始[4]。人事資源的信息化管理，實(shí)際上也節(jié)約了空間、優(yōu)化了工作，為各項(xiàng)工作的有序開展做出鋪墊。從高校管理層加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變，逐漸到各項(xiàng)具體行動(dòng)的轉(zhuǎn)變與指導(dǎo)，做出系統(tǒng)規(guī)劃。轉(zhuǎn)變?nèi)耸碌墓芾碛^念，也是一項(xiàng)需要多方參與的任務(wù)，除了管理層及相關(guān)工作者，還需要全校教師等需關(guān)注與互動(dòng)的，這些都是當(dāng)前教育教學(xué)工作的展開，完善知識(shí)點(diǎn)，達(dá)成發(fā)展。由此，需要關(guān)注到普及與宣傳，使信息化進(jìn)程成為一個(gè)全校聚焦點(diǎn)，最終促成人事管理工作的規(guī)范化、信息化等。

3.2 加強(qiáng)軟、硬件設(shè)施建設(shè)

對(duì)人事管理進(jìn)行信息化建設(shè)，還需要建構(gòu)相應(yīng)的軟、硬件設(shè)備，做好設(shè)備保障。人事檔案管理需要專業(yè)的操作平臺(tái)，不僅能做信息的搜集、整理，還在此基礎(chǔ)上做系統(tǒng)的分類、便捷的篩選等，這些都需要專業(yè)的技術(shù)作支撐。作為高校，積極開展建設(shè)電子人事資源檔案室，引入專業(yè)設(shè)備。這些設(shè)備本身不是一步到位的，要不斷調(diào)試、維護(hù)，定期檢修等，才能保證長久運(yùn)用，尤其是涉及人事檔案的內(nèi)容，需持久保存，注意保密等，這些都需專業(yè)維護(hù)以實(shí)現(xiàn)。由此，高校在確定開展信息化建設(shè)后，還需每年預(yù)留出指定資金，進(jìn)行設(shè)備檢修、維護(hù)、技術(shù)更新及人員技能培訓(xùn)等。相較于硬件設(shè)施建設(shè)，軟件的設(shè)備，軟件的輔助與購買維護(hù)，同樣十分重要。人事檔案信息化，也屬于一項(xiàng)涉及校園安全的工作，由此，軟、硬件設(shè)施的安全，對(duì)這項(xiàng)工作有積極意義，硬件安全、軟件加密，也是對(duì)校園的負(fù)責(zé)。

3.3 聘請(qǐng)專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)

在當(dāng)前的高校人事管理信息化進(jìn)程中，需要關(guān)注到對(duì)專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)的聘請(qǐng)。一支高校人事專職的團(tuán)隊(duì)組建，應(yīng)當(dāng)是具備人事組、檔案組、維護(hù)組等幾個(gè)小組的：人事組，是維護(hù)高?；镜娜耸率聞?wù)，與一般企業(yè)內(nèi)人事專員工作相似；檔案組，是具備專業(yè)的檔案管理人員，這部分人員應(yīng)當(dāng)是具備專業(yè)的檔案電子化、整理、綜合運(yùn)用能力的人才，這部分人才需要專業(yè)人員，能幫助指導(dǎo)高校人事檔案信息化步入正軌的[5]。技術(shù)組，則是負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)的維護(hù)及運(yùn)用，應(yīng)當(dāng)是具備一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用及相關(guān)技術(shù)檢修的工作人員。在組建了基本隊(duì)伍后，還可以做進(jìn)一步的分工，如技術(shù)組和校園技術(shù)組是可以與校園信息化教育的相關(guān)技術(shù)工作人員合并的；聘請(qǐng)檔案管理人員之后，也可結(jié)合該校的檔案管理學(xué)、歷史系的史料學(xué)等相關(guān)學(xué)科師生結(jié)合，共同完成資料整理、建檔等工作。除此之外，在組織教學(xué)中，也要關(guān)注到人員的培訓(xùn)及優(yōu)化。信息化時(shí)代，各項(xiàng)工作更新發(fā)展快，信息傳遞速度快等，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，定期組織培訓(xùn)工作，建立規(guī)范的制度和培訓(xùn)體系。

3.4 做好舊有檔案歸檔

人事管理信息化進(jìn)程，是一個(gè)周期性、系統(tǒng)性的工作，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)做好持續(xù)性工作。其中，有一些舊有人事檔案，包括原在校生、教師等，這些內(nèi)容需要入檔案，以備日后查詢使用； 而現(xiàn)有的人事檔案，也應(yīng)當(dāng)被及時(shí)的整理在冊(cè)，用以規(guī)范。由此，作為一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)加以規(guī)劃。對(duì)舊有檔案存檔的問題，是將紙張內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橐恍┈F(xiàn)有的資源，可先做以整理，再分批歸檔，歸檔內(nèi)容應(yīng)按照年份、性質(zhì)展開，必要時(shí)可邀請(qǐng)歷史系、 文獻(xiàn)學(xué)等相關(guān)專業(yè)師生加以輔助，以加速完成。舊有檔案的保護(hù)也十分有意義，可規(guī)范年份，將部分珍貴的紙質(zhì)檔案收入學(xué)校的檔案室、史料館等加以收藏，其余部分，可做銷毀處理。將原有檔案歸檔后，能實(shí)現(xiàn)基于高校的檔案體系的完整建構(gòu)。

3.5 形成檔案管理意識(shí)

江山易改，本性難移，在改革過程中，在實(shí)現(xiàn)人事管理信息化進(jìn)程中，除了要解決軟硬件設(shè)施的具體問題，還要注重觀念的調(diào)整。前文已述，當(dāng)前我國各高校對(duì)于人事管理的方式仍然是紙質(zhì)文檔等形式，既沒有邁向信息化，也沒有邁向信息化的意識(shí)。既然檔案信息化步伐已經(jīng)邁開，就要關(guān)注到對(duì)人們意識(shí)的培養(yǎng)，注重對(duì)相關(guān)教職人員的組織培訓(xùn)，及時(shí)做好人事信息化管理的動(dòng)員工作，使信息化不再是一種教學(xué)理念，更是一種教育管理的意識(shí)。同時(shí)，形成檔案管理意識(shí)，也要關(guān)注到在校園的普及。信息化進(jìn)程一旦邁開，要相應(yīng)做好基本制度的建設(shè)，幫助規(guī)范管理，完成日常的維護(hù)與管理，并且要求學(xué)生進(jìn)行自主的交流與互動(dòng)。形成檔案管理意識(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)校園的宣傳，如入職入檔案，逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案填寫等，自覺入檔管理。對(duì)人事工作人員，也要養(yǎng)成定期的整理規(guī)范檔案的習(xí)慣。在教學(xué)中，也要關(guān)注到如何展開教育教學(xué)工作，積極實(shí)現(xiàn)日常教育教學(xué)工作。人事檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)是一個(gè)全校參與的活動(dòng)，而非單純地由一個(gè)企業(yè)來完成的。由此，在組織開展信息化進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)是不斷推進(jìn)，完善的，全面促成展開。

3.6 完善人事管理系統(tǒng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校想要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，就要堅(jiān)持從全面分析入手，制定出完善的人事管理系統(tǒng)，確保經(jīng)費(fèi)、人員等方面投入的合理性，為后期運(yùn)營與維護(hù)等工作開展提供支持。就人事管理系統(tǒng)來講，能夠提升日常業(yè)務(wù)辦事效率，同時(shí)也可獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)與信息。但是也應(yīng)當(dāng)要明確，在日常工作中要面對(duì)許多的問題，如人事管理系統(tǒng)功能僅限于信息記錄、上傳等方面，針對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析并不合理。所以在發(fā)展中就要從做好人事管理系統(tǒng)完善與創(chuàng)新入手，在展現(xiàn)其功能與優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上做好線上與線下的融合，確保信息獲取的便捷性。首先，在相關(guān)技術(shù)的引入下，還可滿足教職工辦事需求，在簡化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的快速審批。其次，完善人事管理制度。由于人事信息與普通信息之間有著明顯的差距，對(duì)保密性與安全性等方面有著嚴(yán)格的要求。所以在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，就要清楚認(rèn)識(shí)到對(duì)高校人事管理所產(chǎn)生的影響，在健全人事管理制度的基礎(chǔ)上確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化開展，保證認(rèn)識(shí)管理信息化的安全性。通過落實(shí)相關(guān)措施能夠提高信息安全性，在完善管理系統(tǒng)的同時(shí)組織專業(yè)熱源參與數(shù)據(jù)化建設(shè)與維護(hù)等工作，落實(shí)細(xì)則要求，在保證權(quán)限與職責(zé)合理的基礎(chǔ)上為人事管理工作開展提供支持。

3.7 做好維護(hù)與推進(jìn)工作

就高校人事管理信息化建設(shè)來講，就要從展現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢(shì)出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)，發(fā)揮專業(yè)化信息管理團(tuán)隊(duì)作用，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與創(chuàng)新。在高校中進(jìn)行人事信息化建設(shè)有著系統(tǒng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，是難以在短時(shí)間內(nèi)就完成的。且在建設(shè)中很容易出現(xiàn)許多的問題，所以高校在發(fā)展中就要從成本與專業(yè)化發(fā)展角度出發(fā)，確保信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，及時(shí)針對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，滿足高校人事信息化建設(shè)與發(fā)展需求[6]。在信息技術(shù)快速發(fā)展下，許多高校已認(rèn)識(shí)到了進(jìn)行人事管理信息化建設(shè)的重要性，在工作中主動(dòng)進(jìn)行了信息化建設(shè)嘗試與創(chuàng)新。所以在高校人事管理信息化發(fā)展中就可以從主動(dòng)借鑒先進(jìn)管理理念與方法入手，在學(xué)習(xí)其他高校成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合自身特點(diǎn)，確保建設(shè)的本土化與可操作性。

3.8 完善各個(gè)環(huán)節(jié)保證建設(shè)合理性

首先，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)量發(fā)展需求了，所以在這一背景下就要發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)勢(shì)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)建設(shè)的合理性。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷增加，人事部門信息量有了明顯增加，所以在發(fā)展中就要從信息化建設(shè)入手，在減少管理工作成本的基礎(chǔ)上降低操作中的問題，確保管理工作的高效性。其次，要做好管理資源整合工作，確保管理的高效性。就人事管理信息化來講，就要從網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)出發(fā)，做好完善與創(chuàng)新工作。通過實(shí)現(xiàn)人力資源共享，在簡化流程的基礎(chǔ)上縮小各個(gè)部門之間信息反饋的時(shí)間，確保溝通與交流的及時(shí)性，提高工作快捷性。如通過開發(fā)管理系統(tǒng)，在整合現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上確保資源配置、員工狀況、成本分析等工作的全面開展。在人事信息系統(tǒng)的使用下，還可以提升服務(wù)質(zhì)量，借助管理平臺(tái)及時(shí)針對(duì)數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行收集，確保后續(xù)工作的順利開展。最后，在信息化發(fā)展下能夠?qū)崿F(xiàn)開放化發(fā)展目標(biāo)。隨著人本管理理念的不斷提升，在工作中就要從全面化發(fā)展入手，提升人事管理部門在高校中的地位，轉(zhuǎn)變教職工的被動(dòng)地位，調(diào)動(dòng)參與認(rèn)識(shí)管理工作積極性。所以說在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，就要從加大信息化建設(shè)力度入手，堅(jiān)持從開放性發(fā)展入手，在做好功能完善與組織設(shè)立等工作的基礎(chǔ)上逐漸形成完整的人力資源管理理念，督促人力資源管理工作的順利開展。同時(shí)增加自助服務(wù)、外協(xié)與服務(wù)共享等功能，確保人事管理工作的先進(jìn)性，發(fā)揮人事管理應(yīng)有的作用與價(jià)值。

4 結(jié)語

信息化管理，能夠極大的便捷對(duì)人員的管理與掌握，尤其是對(duì)于高校這種自成系統(tǒng)的社區(qū)，信息化的意義更不言而喻。在組織推進(jìn)信息化進(jìn)程中，需要加強(qiáng)建設(shè)，如制度、設(shè)備、人力資源培訓(xùn)等，將其成為系統(tǒng)，而非一時(shí)的建設(shè)等。當(dāng)然，這個(gè)過程可能需要一段時(shí)間，也需要給予足夠的信心與勇氣進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)建構(gòu)。