高校檔案利用登記的現(xiàn)狀與改進(jìn)
——以皖南醫(yī)學(xué)院為例

王昭琦 王笑寒 王夢(mèng)婷

檔案利用登記是檔案利用工作的重要環(huán)節(jié)，通過利用登記可以準(zhǔn)確掌握檔案流向，檢驗(yàn)檔案收集是否齊全，準(zhǔn)確的反應(yīng)檔案工作人員的工作量，有利于正確填報(bào)檔案工作情況報(bào)表；通過對(duì)檔案利用登記進(jìn)行綜合分析研究有利于掌握檔案的利用規(guī)律，發(fā)現(xiàn)檔案工作中的不足和薄弱環(huán)節(jié)，使檔案的收藏更適于利用者的需求，為進(jìn)一步做好檔案工作提供新思路[1]11。本文通過對(duì)皖南醫(yī)學(xué)院檔案室檔案利用登記情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)措施，并對(duì)實(shí)施過程中可能遇到的障礙作出分析，提出合理建議。

一、現(xiàn)狀

皖南醫(yī)學(xué)院檔案室成立于1988 年，目前留存的利用登記記錄從1998 年開始。1998 年至2007 年，檔案利用登記簿如圖1 所示，其內(nèi)容包括序號(hào)、日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號(hào)、歸還日期、借閱人簽字、備注共十項(xiàng)。從登記情況來看，序號(hào)、期限、卷號(hào)這三欄都沒有數(shù)據(jù)，這增加了檔案借閱統(tǒng)計(jì)的工作量。案卷或文件題名一欄大都寫得比較簡單，根據(jù)所填內(nèi)容無法準(zhǔn)確找到所利用的檔案。利用目的一欄大多數(shù)填寫的是的是“查找”、“復(fù)印”、“參考”、“查閱”等沒有實(shí)際意義的詞匯，也有一些是空白，極少數(shù)記錄可以真正表述出被查閱檔案的利用目的。

圖1 檔案利用登記簿1

2007 年之后，檔案室更新了檔案利用登記簿模板（圖2，見下頁），一直沿用至今。登記的內(nèi)容包括序號(hào)、借閱日期、借閱單位、案卷卷號(hào)或文件題名、利用目的、歸還日期、借閱人簽字、檔案室經(jīng)手人、備注共九項(xiàng)。從登記情況來看，序號(hào)一欄沒有數(shù)據(jù)，案卷卷號(hào)或文件題名一欄大多可以完整表述出其所指檔案，少部分填寫內(nèi)容不夠嚴(yán)密。利用目的一欄填寫較為簡單，也不乏“復(fù)印”、“查閱”等較為敷衍的字眼。從利用目的填寫統(tǒng)計(jì)來看，主要內(nèi)容有補(bǔ)辦學(xué)位證書、考研考博、參軍入伍招生、審計(jì)、查賬、出國簽證、核實(shí)信息、檔案缺失補(bǔ)全、職稱材料、校內(nèi)各部門工作需要等。

圖2 檔案利用登記簿2

從以上情況看，目前檔案利用登記工作的開展只是流于表象，存在內(nèi)容不規(guī)范和不完善等缺陷。登記信息只反應(yīng)了何人何時(shí)利用了什么檔案等基本信息，并不包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效果、意見建議等信息，無法體現(xiàn)出檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。登記中還存在盲目模仿前面的記錄、字跡潦草等現(xiàn)象。QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)通訊的便捷性以及電子檔案的普遍存在，也容易導(dǎo)致出現(xiàn)利用了檔案沒有登記的現(xiàn)象。筆者分析，造成此缺陷主要有以下幾點(diǎn)原因：（1）檔案登記冊(cè)設(shè)計(jì)得過于簡單和籠統(tǒng)，導(dǎo)致收集的信息不完善，不能為后期的檔案利用分析提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。（2）檔案工作者對(duì)規(guī)范檔案利用登記宣傳力度不夠，對(duì)利用登記過程欠缺引導(dǎo)和監(jiān)督。（3）檔案利用者檔案素養(yǎng)不夠，對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)可度，對(duì)檔案利用登記認(rèn)知度不高。（4）檔案利用流程不夠規(guī)范。

二、檔案利用登記簿的改進(jìn)建議

科學(xué)的檔案利用登記應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案利用過程中所產(chǎn)生的有價(jià)值的信息盡可能完整、全面地記錄。這包括主體信息，即檔案利用者的個(gè)人信息；客體信息，即所利用的檔案內(nèi)容；以及檔案利用過程中產(chǎn)生的值得研究和分析的信息，如利用目的、用戶體驗(yàn)、查檔耗時(shí)、利用過程出現(xiàn)的其他非常規(guī)問題，等等。這樣做一方面可以更好地維護(hù)檔案安全，另一方面有利于對(duì)所搜集的信息進(jìn)行多維度研究，從而加大檔案信息資源開發(fā)利用力度，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量。

筆者根據(jù)利用內(nèi)容，將檔案劃分為學(xué)籍檔案、財(cái)務(wù)檔案、文件檔案、基建檔案和其他檔案五類，整理了皖南醫(yī)學(xué)院檔案室近三年檔案利用情況，如圖3 所示。

圖3 皖南醫(yī)學(xué)院2017—2019 年檔案利用情況

學(xué)籍檔案利用率最高，其次是財(cái)務(wù)檔案、文件類檔案和基建類檔案。由于學(xué)籍檔案近三年的利用率都超過50%，且利用群體主要是已經(jīng)畢業(yè)的校友，因此筆者將檔案劃分為包含財(cái)務(wù)檔案、文件檔案、基建檔案和其他檔案的普通檔案和學(xué)籍檔案。針對(duì)普通檔案和學(xué)籍檔案分別制定利用登記模板。

普通檔案的利用登記表增加了利用方式、查檔耗時(shí)、服務(wù)滿意度選項(xiàng)，并提供了可選項(xiàng)，為用戶的填寫提供了便利，避免了因用戶文字表述能力不一而造成的填寫不規(guī)范等問題，也為檔案利用研究提供更多可量化分析的數(shù)據(jù)。查檔內(nèi)容和利用目的留出更多空間供利用者填寫，更加人性化。檔號(hào)一欄由檔案工作人員填寫，內(nèi)容指向更加具體。

學(xué)籍檔案利用登記表與普通檔案利用登記表相比，對(duì)利用者個(gè)人信息的搜集更加具體。個(gè)人學(xué)籍檔案嚴(yán)格來說屬于個(gè)人隱私，通過對(duì)查詢者或者委托查詢者個(gè)人信息的收集，可以更好地避免個(gè)人信息的隨意泄露，還可以為研究開發(fā)針對(duì)用戶的主動(dòng)推送服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)提供依據(jù)。根據(jù)對(duì)皖南醫(yī)學(xué)院檔案室2017—2019 年學(xué)籍檔案利用目的情況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍檔案的利用目的主要包括補(bǔ)辦證書、找工作、學(xué)歷證明、補(bǔ)全檔案、考研考博、職稱評(píng)聘、參軍入伍這幾項(xiàng)。故筆者對(duì)學(xué)籍檔案的利用目的一欄設(shè)計(jì)了可選項(xiàng)，有助于登記者更加明晰地提供利用目的，也有助于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)研究。

此外，與傳統(tǒng)的登記冊(cè)不同的是，登記表是一張電子表，檔案利用可通過電子方式傳輸和反饋，實(shí)現(xiàn)檔案利用整個(gè)流程的線上操作，更加契合現(xiàn)代社會(huì)的工作方式。

三、對(duì)利用登記過程中可能出現(xiàn)問題的建議

相對(duì)于其他部門來說，高校的檔案部門一直處于默默無聞、不被重視的狀態(tài)中，很多同事或者領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏了解和關(guān)注。對(duì)檔案利用登記措施的改進(jìn)可能會(huì)出現(xiàn)用戶抵觸或不配合的問題。如對(duì)用戶而言，以前登記的是一條信息，如今需要規(guī)范地登記一張獨(dú)立的利用登記表。還可能出現(xiàn)檔案工作人員消極怠工、敷衍了事的問題。對(duì)檔案工作者而言，每位利用者填寫一張登記表以及后期對(duì)數(shù)據(jù)的分析研究，無疑加重了工作量。針對(duì)可能出現(xiàn)的問題，提出以下建議：

1.提高服務(wù)熱情。用戶可能是領(lǐng)導(dǎo)或同事，以前有可能通過QQ 或者微信打聲招呼就直接查檔了，現(xiàn)在需要規(guī)范填寫利用登記表申請(qǐng)查檔，在實(shí)施過程中少了些許人情味，這就需要更多的解釋和熱情服務(wù)來彌補(bǔ)。工作人員不能有懈怠和厭煩情緒，需提醒用戶做好規(guī)范登記，必要時(shí)給予指導(dǎo)。萬事開頭難，對(duì)于配合度不高的用戶要給予更多的耐心和細(xì)心，對(duì)登記不全的信息在了解情況后及時(shí)幫助補(bǔ)全，培養(yǎng)用戶良好的登記習(xí)慣。

2.加強(qiáng)檔案的宣傳工作。一方面，檔案工作者需向用戶說明規(guī)范登記的意義，介紹有價(jià)值的利用實(shí)例來獲得用戶的認(rèn)同感，通過檔案利用帶來的效益來宣傳，讓用戶認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，提高檔案意識(shí)，引起對(duì)檔案工作的重視[2]22。用戶檔案意識(shí)提高了，利用登記工作的開展也就順利了，如此良性循環(huán)。另一方面，完善的利用登記記錄本身就是對(duì)檔案工作最好的宣傳材料。通過對(duì)檔案利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，長期形成的匯總信息就是對(duì)檔案人員的工作量和工作成果最直觀的體現(xiàn)[3]16。檔案工作者通過這種具體的方式向領(lǐng)導(dǎo)或同事展示工作成果，可以讓大家更好地了解檔案工作，贏得更多的支持與信任。

3.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。人才資源是實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的重要因素，也是決定服務(wù)質(zhì)量與發(fā)展績效的關(guān)鍵因素，因此為提高檔案利用水平，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行[4]26?？赏ㄒ韵路绞絻?yōu)化檔案隊(duì)伍：加強(qiáng)檔案人員繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案工作的新理論、新技術(shù)和新經(jīng)驗(yàn)，以及相關(guān)學(xué)科知識(shí)，拓寬知識(shí)面，不斷優(yōu)化檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)；提高檔案工作者的社會(huì)地位和經(jīng)濟(jì)地位，使公眾尊重檔案工作，增加檔案工作者的社會(huì)認(rèn)同感；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持和對(duì)檔案工作者的關(guān)懷；建立有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作者的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)檔案工作者的行業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)使命感。

4.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案利用流程。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩就是規(guī)章制度，制定相關(guān)制度，通過制度管人、管事。對(duì)于檔案利用登記，可在制度上規(guī)定先登記、后查檔的順序，登記合格后方可利用。通過制度規(guī)范利用流程，確保利用登記信息的完備。

四、結(jié)語

登記是積少成多的過程。利用登記工作看似簡單，可是貴在堅(jiān)持，靠的是一點(diǎn)一滴的積累，只有積累到一定的數(shù)量才能凸顯價(jià)值。檔案利用的登記記錄是檔案工作者辛勤勞動(dòng)的體現(xiàn)，是贏得社會(huì)認(rèn)可的重要依據(jù)，也是具有研究價(jià)值的重要數(shù)據(jù)。通過對(duì)登記信息進(jìn)行分析研究，還可以挖掘用戶潛在需求，開辟新的服務(wù)思路，如主動(dòng)推送服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)等等。