張靖唯

摘要：文書(shū)檔案主要記錄了工作中每個(gè)部分的重要內(nèi)容。作為一項(xiàng)關(guān)鍵時(shí)刻能夠使用的重要憑證，它不僅可以為驗(yàn)證歷史提供重要依據(jù)，還可以更好地指導(dǎo)下一步工作。由于文件資源的數(shù)量非常多、內(nèi)容較為繁雜，包含各種文字資料、圖標(biāo)資料、影像資料等，是形成龐大的檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)支撐，承載的載體也越來(lái)越豐富。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、文書(shū)檔案管理工作的重要性

文書(shū)檔案管理保存完整對(duì)資源的開(kāi)發(fā)和利用至關(guān)重要。文書(shū)檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開(kāi)發(fā)和利用的重要信息來(lái)源。此外，文書(shū)檔案是記錄歷史事實(shí)的檔案，因此具有法律效力，這是文書(shū)檔案和其他資料之間最大的區(qū)別。文書(shū)檔案包含了當(dāng)事人手寫(xiě)的材料，還包括當(dāng)事人的音視頻等信息，因此具有真實(shí)性，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要影響。

二、文書(shū)檔案的作用的發(fā)揮與面臨的“窘境”

1.歸檔認(rèn)識(shí)層面的問(wèn)題

應(yīng)以歸檔管理為管理者決策提供有效依據(jù)。在企業(yè)檔案管理中發(fā)生問(wèn)題，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案記錄的混亂，還可能會(huì)對(duì)企業(yè)其他的管理工作造成影響，使正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)無(wú)法順利開(kāi)展。曾經(jīng)有個(gè)別單位與合作方簽訂零星維修工程合同書(shū)后，由于沒(méi)有充分意識(shí)到合同資料歸入文書(shū)檔案管理的重要性，沒(méi)能及時(shí)移交材料給檔案部門(mén)，之后經(jīng)人事變動(dòng)調(diào)整，也沒(méi)有對(duì)材料的原件進(jìn)行保存，結(jié)果給財(cái)務(wù)結(jié)算工作帶來(lái)了極大的困擾，同時(shí)直接影響了后續(xù)一系列工作的開(kāi)展。

2.規(guī)范操作層面的問(wèn)題

以規(guī)范管理維護(hù)企業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌。檔案記錄包括企業(yè)所有的命令、指示、決定、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等辦理完畢的文件，記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面，必須要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。其管理的有效性及使用的高效性，體現(xiàn)在工作的規(guī)范性和程序性。但在實(shí)際工作中，卻發(fā)生因留存檔案資料缺失，記錄不全而無(wú)法完整記錄建廠歷史的情況，主要原因是檔案員收集檔案資料不及時(shí)，造成文件資料不齊全以及丟失等情況，無(wú)法歸檔保存，使得企業(yè)發(fā)展的歷史記錄造成不可挽回的損失。

3.指導(dǎo)檢查層面的問(wèn)題

檢查文件格式不規(guī)范情況直接關(guān)系到歸檔質(zhì)量，具體來(lái)說(shuō)，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：大事記記錄內(nèi)容不詳細(xì)、不具體，漏寫(xiě)事件的關(guān)鍵要素等信息;發(fā)文不使用規(guī)范擬稿或者內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范;發(fā)文字號(hào)存有重號(hào)空號(hào)現(xiàn)象，沒(méi)有文件編號(hào)登記;草擬公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，導(dǎo)致正式文稿漏洞百出，格式混亂;有的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)不夠及時(shí)，公文校對(duì)不夠細(xì)心等。此外，雖然文書(shū)辦理時(shí)間有著明確的規(guī)定，但在實(shí)際操作過(guò)程中，存在處理公文不及時(shí)，拖拉延誤，導(dǎo)致部分公文超出辦文時(shí)限，既影響辦事效率，也容易造成文書(shū)積壓，使文書(shū)效能發(fā)揮大打折扣。

三、提高文書(shū)檔案管理水平的具體對(duì)策

1.做好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是文書(shū)的前身，其質(zhì)量的好壞直接影響著文件儲(chǔ)存的質(zhì)量。如果沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，沒(méi)有高質(zhì)量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是無(wú)濟(jì)于事。文件人員應(yīng)具有較強(qiáng)的文件管理意識(shí)，并對(duì)文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時(shí)，通?？紤]文檔內(nèi)存任務(wù)，實(shí)現(xiàn)文檔與文件工作的集成。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)需要把好人才入口關(guān)，注意招聘具備專(zhuān)業(yè)文化知識(shí)、技能的人才，以為檔案隊(duì)伍的充實(shí)建設(shè)奠定下堅(jiān)實(shí)的支撐作用。要注重現(xiàn)有人才的應(yīng)用，大膽應(yīng)用具備專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和技能特長(zhǎng)的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)，解決其存在的各種實(shí)際問(wèn)題，保證投入到本職工作中。

2.提升文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)

要改善檔案工作地位現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理人員的素養(yǎng)和素質(zhì)。在科技先進(jìn)的社會(huì)，信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，爭(zhēng)取文書(shū)檔案工作者和工作人員的理解、關(guān)心、幫助和支持，把文書(shū)檔案工作納入檔案工作的總體工作計(jì)劃和年終工作。負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)部門(mén)必須要從全局著手，適當(dāng)?shù)厝诤细?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，創(chuàng)新優(yōu)化現(xiàn)有的工作方案，改變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作者安于現(xiàn)狀的心態(tài)，增強(qiáng)其優(yōu)化意識(shí)，從本質(zhì)上杜絕各種安逸作風(fēng)的存在。改變傳統(tǒng)的管理模式，秉承公平、公開(kāi)、公正的基本原則，平等地對(duì)待所有文書(shū)檔案管理工作者。第一，檔案人員要充分接受不斷地更新知識(shí)，積極學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)模式，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)和素質(zhì)教育理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)，任務(wù)和要求，努力提供便捷高效的服務(wù)。第二，相關(guān)企事業(yè)單位還需要結(jié)合崗位特征，選聘才華出眾、表現(xiàn)優(yōu)異的員工，采取科學(xué)合理的優(yōu)勝劣汰的管理機(jī)制，保證檔案管理工作者能夠充分認(rèn)識(shí)到自身能力的拓寬和工作業(yè)績(jī)提升與其生存之間存在的密切關(guān)聯(lián)。增強(qiáng)員工群體所具備的危機(jī)意識(shí)，保證其能夠更加積極努力地參與到相應(yīng)工作中，激發(fā)其工作潛力和工作積極性，促使檔案管理工作擁有更為充實(shí)的競(jìng)爭(zhēng)力，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新。第三，還需要建立完整的激勵(lì)機(jī)制，如通過(guò)科學(xué)合理的分配模式，鼓勵(lì)員工進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，并將創(chuàng)新能力作為員工考核的核心標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的良性循環(huán)。

3.做好文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作

文件檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提，因此，不僅要做好本單位與上下級(jí)對(duì)應(yīng)的紅色頭文件和各種資料的收集工作，更好地收集整理本單位在公開(kāi)細(xì)節(jié)的公務(wù)活動(dòng)中形成的新鮮生動(dòng)的檔案資料，認(rèn)真整合檔案資源努力把握機(jī)關(guān)工作在不同時(shí)期的關(guān)鍵任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺(jué)把檔案工作與服務(wù)大局排好并考慮在內(nèi)，在服務(wù)大局中形成強(qiáng)大的合力。

（1）做好重要文件的歸檔工作。當(dāng)同一文檔（特別是需要長(zhǎng)期保存的重要文檔）形成多個(gè)草稿時(shí)，將保存原始、最終和原則性的更改，而對(duì)于一般文檔，將只保存最終文檔，不再保存原始和修訂的草稿。

（2）做好“一步到位”文件審核工作。文秘人員在歸檔年度文件時(shí)應(yīng)嚴(yán)格控制。一旦發(fā)現(xiàn)文件（尤其是保質(zhì)期較長(zhǎng)的文件）在打印時(shí)有歧義，應(yīng)堅(jiān)決退回并重新打印。同時(shí)要求印刷室工作人員購(gòu)買(mǎi)質(zhì)量好、耐用的碳粉。

（3）做好復(fù)印件處理工作。文秘人員在年度歸檔工作中，當(dāng)有復(fù)印件時(shí)，應(yīng)視情況區(qū)別對(duì)待。有一種情況，原文件應(yīng)保持在同一級(jí)別，提交上級(jí)的文件應(yīng)使用副本。還有一種情況，如果上下層需要長(zhǎng)期保存，就會(huì)形成兩個(gè)原件。如果表格不夠，可以把空白表格復(fù)制然后再?gòu)?fù)制，而不是填表復(fù)制。如果有副本，會(huì)再次復(fù)制。

（4）做好文件保存載體的工作。對(duì)于所有需要長(zhǎng)期保存的重要文件資料，在保存軟盤(pán)的基礎(chǔ)上，打印出一份書(shū)面材料歸檔，兩個(gè)載體的材料一起保存，相輔相成。只有這樣，文件才能保持完整，便于將來(lái)查詢(xún)。

檔案管理是各機(jī)關(guān)工作不可缺的一部分。在切實(shí)提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理與現(xiàn)代管理手段、信息技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，切實(shí)提高檔案管理效率?？傊?，辦公現(xiàn)代化是當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在現(xiàn)代辦公設(shè)施與傳統(tǒng)管理模式發(fā)生沖突的情況下，管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，及時(shí)更新觀念，不斷研究和探索文書(shū)檔案管理的新形勢(shì)。

結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，在相關(guān)部門(mén)的大力推動(dòng)下，文書(shū)檔案管理越來(lái)越受重視。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案在很大程度上作為衡量事業(yè)單位工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至已經(jīng)成為能否受到其他單位信任的決定性因素。簡(jiǎn)而言之，我們需要更多地關(guān)注文書(shū)檔案建設(shè)與管理。

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