數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)

李挺軍

（江西省兒童醫(yī)院，江西 南昌 330006）

在如今數(shù)字化背景下，企業(yè)在完成其日常經(jīng)營(yíng)時(shí)是否可以合理有效地使用各種信息與數(shù)據(jù)是衡量一個(gè)企業(yè)的管理水平以及未來發(fā)展的能力的重要標(biāo)準(zhǔn)[1]。在數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸不能滿足日益發(fā)展的企業(yè)經(jīng)濟(jì)水平，企業(yè)要逐漸找出在信息化建設(shè)中存在的問題，并一步步改進(jìn)提高自身檔案信息化水平。本文具體講述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)有的問題以及在數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)的有效途徑。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)有問題

第一，許多企業(yè)對(duì)于檔案信息化的建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于檔案信息在企業(yè)發(fā)展中起到的作用與意義的重視不足。一部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)覺得檔案信息化建設(shè)就只花錢而不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來什么經(jīng)濟(jì)效益，檔案信息化的管理就是在電腦中輸入各種檔案信息，對(duì)于檔案信息化對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，對(duì)于新技術(shù)的接受也比較緩慢，因此檔案信息建設(shè)遲遲不能落實(shí)[2]。

第二，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃不夠。信息化建設(shè)的組成部分有多個(gè)，應(yīng)該有明確的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，但在實(shí)際的工作過程中多數(shù)企業(yè)并沒有明確其標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，因此信息化建設(shè)的效果比較不佳，企業(yè)各個(gè)部門沒有緊密地聯(lián)系統(tǒng)一起來，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的管理與規(guī)劃，檔案管理的成果受過很大的影響，不利于實(shí)現(xiàn)最終檔案的管理目標(biāo)。

第三，一個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)過程中是需要投入一定人力、技術(shù)、設(shè)備以及資金的，但由于大多企業(yè)對(duì)于檔案信息化建設(shè)認(rèn)知不夠，檔案管理的基礎(chǔ)工作也沒有做到位，對(duì)于建設(shè)投入的力度也比較小，用于建設(shè)的設(shè)備投入也不足，相關(guān)人才的素質(zhì)也比較一般，這些都對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)有嚴(yán)重的制約作用，使得企業(yè)內(nèi)部檔案信息不能得到比較良好的開發(fā)與利用。

表1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的組成及其功能

第四，企業(yè)中信息管理系統(tǒng)沒有很好地連接起來，一個(gè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的組成如表1所示，但是企業(yè)中的信息化管理系統(tǒng)不能對(duì)這些組成部分進(jìn)行很好地銜接，以至于各個(gè)信息系統(tǒng)不能很好地同步地建設(shè)起來，對(duì)各種數(shù)據(jù)的傳輸與轉(zhuǎn)換造成了很大的影響，也不能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行正確地提取與使用，最終會(huì)使信息系統(tǒng)不能夠正常的運(yùn)行，其它的系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的銜接出現(xiàn)一定問題，從而不能有效地將檔案信息利用起來。

2 數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)途徑

2.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案人才的培訓(xùn)

傳統(tǒng)檔案管理工作形式比較單一，工作內(nèi)容也比較簡(jiǎn)單，因此對(duì)于企業(yè)檔案人才的素質(zhì)要求不高，往往只需要掌握一些基本的計(jì)算機(jī)操作以及檔案相關(guān)的知識(shí)就能夠勝任檔案管理這項(xiàng)工作。而在數(shù)字化背景下，企業(yè)檔案的信息化管理對(duì)于檔案人才的要求更加嚴(yán)格，因此企業(yè)應(yīng)該對(duì)自身檔案人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以及從高校中引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案專業(yè)知識(shí)等，引進(jìn)人才需要 進(jìn)行入職前的培訓(xùn)，在達(dá)到檔案管理的能力要求后才可以開始工作。此外還可以推薦企業(yè)中比較優(yōu)秀的人才出國(guó)進(jìn)行深造，在學(xué)習(xí)到更為先進(jìn)的技術(shù)后加快企業(yè)的信息化建設(shè)。

2.2 完善企業(yè)檔案管理制度

在數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)要想順利地進(jìn)行，就必須完善企業(yè)自身檔案管理制度，使檔案的管理工作能夠找到充分依據(jù)，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，即使企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)問題也能夠很好地解決。利用飛速發(fā)展的信息化技術(shù)建立起電子檔案，根據(jù)企業(yè)具體情況建立相應(yīng)的電子檔案管理制度，建立獎(jiǎng)懲分明的考核制度，使企業(yè)檔案人員的工作積極性提高，使其工作效率加快，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)

可以建立起專門的微信公眾號(hào)、微博以及網(wǎng)站等管理檔案資源，日常的檔案信息可以通過這些平臺(tái)進(jìn)行展示，并且要有專門負(fù)責(zé)這些平臺(tái)的管理人員，對(duì)檔案資源進(jìn)行維護(hù)與管理。還可以建立一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，因?yàn)閿?shù)字化檔案信息建設(shè)離不開完整的檔案數(shù)據(jù)。

2.4 規(guī)范檔案信息化建設(shè)

在數(shù)字化背景下要想使企業(yè)檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范，就需要保證各項(xiàng)檔案管理工作更加完善與規(guī)范化，各項(xiàng)規(guī)章制度也必須有更明確的標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)與技術(shù)才能有效的銜接起來，企業(yè)檔案信息化建設(shè)才能逐步走向健康持續(xù)的發(fā)展軌跡上來。