人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新路徑

摘要：在人才交流服務(wù)中心中，將檔案管理的工作做好，有利于各項(xiàng)工作的順利開展，真正發(fā)揮服務(wù)中心的價值功能。而實(shí)際上，在新的時代背景下，服務(wù)中心的檔案管理變得落后。為促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步發(fā)展，本文對人才交流服務(wù)中心的檔案管理現(xiàn)狀、管理創(chuàng)新路徑進(jìn)行分析探究。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新路徑;檔案管理;人才交流服務(wù)中心

引言：在人才交流服務(wù)中心，存放了很多的人員檔案，這些檔案記錄了一個人的學(xué)歷、資歷和不同的生活軌跡，是企事業(yè)單位考核錄用，轉(zhuǎn)正分配和職位晉升的重要依據(jù)。隨著這些檔案數(shù)量的增加，在服務(wù)中心中，其檔案管理面臨著新時代的挑戰(zhàn)，為優(yōu)化服務(wù)中心工作，在現(xiàn)階段需要加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的研究。

一、人才交流服務(wù)中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理?xiàng)l件落后

在社會發(fā)展下，檔案管理應(yīng)用了很多信息技術(shù)。但在基層的服務(wù)中心中，管理檔案的軟件、硬件條件都比較落后，管理的智能化、信息化程度不高[1]。在這些機(jī)構(gòu)中，受限于物力、財力等方面，往往還主要以人工方式進(jìn)行檔案管理，以信息化管理為輔，而檔案管理主要為查詢及搜索，還沒有實(shí)現(xiàn)管理的數(shù)據(jù)化、智能化發(fā)展，和社保等部門還沒有共享檔案信息。最后，在管理硬件上，其中會有檔案館的老化，及設(shè)備比較落后等的問題，這也影響檔案管理的進(jìn)行。

（二）棄檔問題嚴(yán)重

在服務(wù)中心中，接收、管理的各類檔案一般有畢業(yè)生、社會流動人員等。其管理的具體檔案群體非常龐大，且人員的流動性會比較強(qiáng)，管理的內(nèi)容比較復(fù)雜，檔案分類也比較困難[2]。此外，一些畢業(yè)生只是簡單地郵寄存管檔案，然后便不會過問，長此以往，檔案容易被棄檔，檔案也不能被及時補(bǔ)充，這會對檔案的利用及管理帶來隱患。

二、人才交流服務(wù)中心檔案管理的創(chuàng)新路徑

在服務(wù)中心中，為滿足檔案管理不斷變化的需求，現(xiàn)階段需要從多方面做起，探究檔案管理的創(chuàng)新路徑，具體如下：

（一）加強(qiáng)流動人員檔案管理

針對于流動人員，要管理其人事檔案，需要將基礎(chǔ)設(shè)施方面建設(shè)加強(qiáng)，在人力資源、保障部門中，應(yīng)該將檔案的基礎(chǔ)建設(shè)加強(qiáng)，將政策扶持加強(qiáng)，確保人才檔案的存放能夠完整及安全[3]。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施時，人才服務(wù)的機(jī)構(gòu)，應(yīng)該在對管理要求、規(guī)定進(jìn)行參考的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際狀況，將檔案室中的硬件條件提升起來。此外，在基礎(chǔ)建設(shè)中，信息化建設(shè)也非常重要，在管理部門中，應(yīng)該結(jié)合流動人員具備的特征，去開發(fā)適合其檔案管理的一些軟件，逐步地實(shí)現(xiàn)對其檔案的動態(tài)管理。最后，在檔案管理的優(yōu)化中，服務(wù)中心也要將職工素養(yǎng)不斷提升，做好他們的專業(yè)培訓(xùn)，以此培養(yǎng)專業(yè)化的一支隊(duì)伍。

（二）完善社會化服務(wù)的功能

在服務(wù)中心，要管理好檔案，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的需求，在提供方便、快捷和高效的基礎(chǔ)上，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)做好，認(rèn)真地解決一些新型服務(wù)需求，將檔案管理當(dāng)作核心，提供管理的菜單化內(nèi)容，并針對于各類人才，去提供檔案管理的不同服務(wù)，根據(jù)人才特點(diǎn)、企業(yè)需求智能匹配，保障企業(yè)自身、服務(wù)中心能全面地對接。如，應(yīng)該建立業(yè)績、專業(yè)技術(shù)等類型的檔案，保障檔案的個性化。在21世紀(jì)，人才屬于第一資源，而在人才市場的管理中，服務(wù)中心屬于重要的一項(xiàng)組成部分，其管理的有效性、職能，能決定人才的流動、交流速度，也在一定的程度上，將人才就業(yè)的效率順利提升，促進(jìn)了社會資源配置。

（三）進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理

在服務(wù)中心，檔案內(nèi)容比較復(fù)雜，且種類比較多，其中會有社會群眾、畢業(yè)生等資料。而在現(xiàn)階段，畢業(yè)生的數(shù)量在不斷增長，這會為檔案工作增加難度。在管理時，往往畢業(yè)生會在將檔案轉(zhuǎn)至人才市場后，便棄檔。所以，管理人員要能確保檔案的有效及完整，及時、統(tǒng)一地分類和整理各類檔案，對各類檔案做好編號，并將其集中地擺放，有序、合理地進(jìn)行檔案管理。同時，還要將檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)、規(guī)范性加強(qiáng)。在管理活動中，應(yīng)該按照流轉(zhuǎn)規(guī)范、流程去開展工作，將追究責(zé)任的機(jī)制健全起來。若在流轉(zhuǎn)檔案時，發(fā)現(xiàn)有檔案的遺漏、遺失等問題時，應(yīng)該對責(zé)任人追究責(zé)任。再次，還要保障檔案安全。在檔案資料中，會涉及較多個人信息，在檔案的流轉(zhuǎn)及管理時，管理人員應(yīng)該嚴(yán)格地保密個人信息，避免信息的泄露。在管理工作中，也要避免隨意將紙質(zhì)檔案外借出去，而電子檔案也需要加密處理。最后，技術(shù)人員應(yīng)該定期檢修及維護(hù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，避免有網(wǎng)絡(luò)破壞的事件，全面地保護(hù)檔案安全。

（四）進(jìn)行信息化的檔案管理

在科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響下，各行業(yè)在以互聯(lián)網(wǎng)提高工作的效率。而在服務(wù)中心中，對其檔案工作分析可知，其中的信息化建設(shè)不足，管理效率比較低。所以，在管理部門中，應(yīng)該促進(jìn)檔案管理、信息技術(shù)的一體化發(fā)展，對信息技術(shù)充分利用，將檔案管理的效率提高，以網(wǎng)絡(luò)去獲取最新檔案資料，使得人才、企業(yè)能利用網(wǎng)絡(luò)，對相關(guān)信息隨時、隨地查詢，將管理平臺的及時性、有效性提高。最后，還應(yīng)該以信息技術(shù)，將檔案管理的內(nèi)容豐富起來。如，要建設(shè)檔案管理的網(wǎng)站，使得企業(yè)、人才能利用網(wǎng)站操作各種業(yè)務(wù)，并在其中設(shè)置職稱考評、人事檔案的管理等模塊，將管理內(nèi)容不斷地豐富起來，為人才、企業(yè)提供更好的服務(wù)。

（五）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)

在檔案工作中，領(lǐng)導(dǎo)、各級職工都要對自身工作充分重視。在服務(wù)中心，需要主動招錄掌握專業(yè)技能的檔案人才，將其及時地充實(shí)至管理一線，定期地為管理人員做好專業(yè)培訓(xùn)，將其管理積極性提高。此外，還要將思想教育加強(qiáng)，提高各人員的責(zé)任感、榮譽(yù)感，將規(guī)章制度完善起來。最后，在檔案工作中，應(yīng)該根據(jù)社會發(fā)展、實(shí)際狀況，立足實(shí)際，將檔案管理的各項(xiàng)制度完善起來，堅持把制度落實(shí)至各項(xiàng)工作中?？偟膩碇v，應(yīng)該將檔案工作重視起來，真正地為各企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)人才檔案，順利滿足其人才需求，并為檔案的所有者帶來優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（六）以政策為導(dǎo)向開展工作

在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的環(huán)境下，企業(yè)的人才需求在出現(xiàn)變化，需要更多復(fù)合型、多元化的人才。所以，在服務(wù)中心，需要適應(yīng)人才培養(yǎng)的政策，將工作改革加強(qiáng)，針對性地開展檔案工作，將人才的特點(diǎn)、優(yōu)勢突出出來，以此實(shí)現(xiàn)檔案的個性化管理，改變傳統(tǒng)管理導(dǎo)致的企業(yè)、人才間的一些信息不對稱問題。

結(jié)束語：在人才服務(wù)交流中心，工作的重心不僅是為檔案服務(wù)，還應(yīng)該為使用檔案的企業(yè)和人才進(jìn)行服務(wù)?？梢?，其服務(wù)核心是人，并非檔案本身。因此，在檔案工作中，應(yīng)該將檔案管理的創(chuàng)新重視起來，正視自身的管理問題，結(jié)合管理實(shí)際和需求，將信息技術(shù)創(chuàng)新地應(yīng)用在管理活動中，并重視管理制度等方面的創(chuàng)新改革，從各方面做起，保障檔案管理能有序地開展，為企業(yè)、人才提供更優(yōu)質(zhì)的人才服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭而鋒.高校人事檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探索[J].開封文化藝術(shù)職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2020，40（2）：2.

[2]張俊福.信息時代學(xué)校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新路徑[J].黑龍江檔案，2020（4）：1.

[3]王妍.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].2021（2019-2）：105-105.

作者簡介：王學(xué)紅，1971.1.15，女，漢，河南信陽，本科，中級經(jīng)濟(jì)師，人才交流檔案管理，信陽市平橋區(qū)人才交流服務(wù)中心。