企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)中的問題及對策探討

摘要：伴隨著企業(yè)信息化的不斷深入，數(shù)字檔案的資源建設(shè)在其中極為重要，本文則對企業(yè)在數(shù)字化檔案資源建設(shè)的積極作用與其中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并提出解決策略，希望以此來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字檔案資源;問題及對策

一、企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)中的問題

1.1數(shù)字檔案資源建設(shè)意識不高

數(shù)字檔案資料建設(shè)意識不高是目前大部分公司的現(xiàn)象，這主要是公司的管理人員未能充分認(rèn)識到檔案資料的巨大意義，只是在需要檢索或調(diào)取檔案資料的時候才想到歸檔的意義。因此公司在平時工作流程中把主要的人力和物資都聚集到了產(chǎn)品運營方面，對文檔資料建設(shè)方面重視程度較低，導(dǎo)致集中于數(shù)字文檔資料建立方面的資源嚴(yán)重不足。其實，數(shù)字文檔資料的建立需要公司管理人員的支持，不然會產(chǎn)生硬件設(shè)備跟不上，資訊獲取途徑不暢通、運維難等問題。

1.2數(shù)字檔案資源信息不規(guī)范

數(shù)字檔案資源的建立工作必須以標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為保障，不然將會導(dǎo)致一個個檔案資料形成數(shù)據(jù)孤島。而目前只有極少數(shù)公司進(jìn)行了數(shù)字檔案資料的建立工作，不論是小公司的管理人員或是一線文檔管理者都對數(shù)字檔案資料缺乏準(zhǔn)確的了解，所以數(shù)字檔案資料往往面臨著信息不規(guī)范的問題，因此，在數(shù)字檔案資料體系中出現(xiàn)了類型差異、目錄字段不統(tǒng)一、著錄名稱與縮寫方式不統(tǒng)一等現(xiàn)象。另外，由于全社會信息化技術(shù)水平的提高，世界各國政府以及產(chǎn)業(yè)內(nèi)部均缺乏統(tǒng)一的信息規(guī)范體系，使得各種文檔之間存在著相互不融合、不匹配等問題，而這些因素對數(shù)字檔案資料的獲取、檢索、使用、統(tǒng)計和編研工作等方面均有很大影響。

1.3數(shù)字文檔資料缺乏深度的研究與利用

相對于傳統(tǒng)文檔資源來說，數(shù)字文檔資源的另一項巨大優(yōu)點，就是能夠通過更深層次開發(fā)擴(kuò)展資料的深度與廣度。但是，目前有的公司即使是建立了數(shù)字文檔資源，也只是文檔目錄的檢索，并無法做到按照不同員工的權(quán)限來查詢文檔資源的有關(guān)信息，并不能切實利用數(shù)位文檔資源的固有優(yōu)點。這一方面是由于數(shù)字檔案資料的深入研發(fā)，需要經(jīng)過一個比較漫長的過程;一方面則是由于公司另外配合部分更偏向于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的存檔，因此對數(shù)字檔案資料使用的積極度并不高，這也就影響了公司內(nèi)部對數(shù)字檔案資料研發(fā)的信心。

1.4缺少檔案數(shù)字化的復(fù)合型人才

企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的另一項主要影響因素就是復(fù)合型人員，參與企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的工作人員不僅必須掌握檔案有關(guān)知識，還必須了解相應(yīng)的信息化知識。但目前，大多數(shù)的公司在檔案資源管理方面都是指派了那些企業(yè)文化技術(shù)水平相對較低、知識結(jié)構(gòu)也比較老化的技術(shù)人員，并將掌握了信息化技能的員工都調(diào)到了生產(chǎn)第一線，這樣即使是公司內(nèi)部購置了數(shù)字化歸檔管理系統(tǒng)，也沒有辦法有效利用其中的功能，也就無法發(fā)揮企業(yè)數(shù)字歸檔資源的功能。

二、加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的對策

2.1提高數(shù)字檔案資源建設(shè)的意識

要搞好公司對數(shù)字文檔資源的建設(shè)管理工作，最關(guān)鍵的就是增強(qiáng)公司員工對數(shù)字文檔資源建設(shè)的意識。首先，公司的最高決策者要十分重視數(shù)字文檔資源的建立，并做好對數(shù)字文檔資源建立的長遠(yuǎn)計劃，公司要設(shè)有專業(yè)的檔案管理機(jī)關(guān)和工作人員，并設(shè)有專項資金進(jìn)行數(shù)字文檔建設(shè)的有關(guān)管理工作。然后，公司的各個職能部門都要為數(shù)字文檔工程進(jìn)行服務(wù)保障，主要是對前期文檔信息內(nèi)容資料數(shù)據(jù)的提取以及后期文檔信息內(nèi)容的檢索與使用。最后，公司的檔案管理部門更要引發(fā)注意，進(jìn)行存量文檔和數(shù)字化管理增量檔案信息的電子化，并抓好管理工作實施，以做到檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，以便于建立出合理高效的數(shù)字文檔資源共享系統(tǒng)。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

數(shù)字檔案資料的獲取、保存、管理和使用等各個環(huán)節(jié)均需要建立統(tǒng)一的規(guī)范管理體系，唯有如此方可做到對數(shù)字檔案資料的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理與資源共享。企業(yè)數(shù)字檔案資源的管理建立一般可分二個層次來進(jìn)行，首先對于行政層級：檔案行政主管部門必須建立和及時實施企業(yè)數(shù)字檔案資源共享標(biāo)準(zhǔn)，并及時將其內(nèi)容傳遞給所在地方企業(yè)的檔案管理行政部門。然后，檔案行政主管部門則須加強(qiáng)對有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一要求，并深入地方企業(yè)內(nèi)部開展調(diào)查，同時根據(jù)地方企業(yè)的實際狀況和迫切需要，修訂并頒布了相應(yīng)規(guī)范以服務(wù)于企業(yè)的數(shù)字檔案資源共享建設(shè)與管理工作。對于企業(yè)層面：首先要嚴(yán)格按照國家文檔資源行政主管部門所制定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)自己公司的實際狀況，逐步建立健全自身公司的數(shù)字文檔資源標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。然后要認(rèn)真做好對企業(yè)文檔的審核工作，以補(bǔ)足遺漏的字段信息、更正不規(guī)范的文字著稱、統(tǒng)一字段類別和名稱。

2.3深化對數(shù)字檔案資源的研究與運用

數(shù)字文檔信息資源的深入研發(fā)與運用需要公司多部門的聯(lián)合，一方面要有國家中小企業(yè)技術(shù)發(fā)展專項資金的保障，另一方面又要有企業(yè)專業(yè)技術(shù)的支撐。在符合了這二種要求以后，公司就可進(jìn)行數(shù)字文檔信息資源的研發(fā)工作，首先要做到全文檢索功能，同時做好資料分析與整合工作，并進(jìn)行大數(shù)據(jù)的備份，以避免數(shù)字檔案資料的流失。然后就可以進(jìn)行數(shù)字文檔編研工作，建立健全文檔信息庫，以更為系統(tǒng)化和多元化的形態(tài)提交資料給需要的部門。最后可以開展更個性化的搜索功能與查找形式，比如可以針對不同人員的需要，進(jìn)行權(quán)限分配，以緩解文檔資源共享和隱秘性差的問題。

2.4建設(shè)檔案和信息化復(fù)合型人才隊伍

公司建立檔案與信息化復(fù)合型的人才隊伍可從二方面進(jìn)行，一個是吸引復(fù)合型的技術(shù)人員，比如公司可以通過和高等院校進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合合作，為高校學(xué)生提供技術(shù)實踐崗位，或者利用職業(yè)提升途徑吸納其學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入公司，并以此完善公司的數(shù)字文檔資源建設(shè)隊伍。另一方面則是對檔案管理工作人員開展針對性的技術(shù)培訓(xùn)，以充分培養(yǎng)其對數(shù)字檔案建設(shè)的管理意識和專業(yè)技能，使之可以自行完成對數(shù)字檔案體系的日常管理工作與維修工作。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：姓名：周云紅（1969.05--）;性別：女，籍貫：云南省昆明市，民族：漢族，學(xué)歷：大專，畢業(yè)于云南省委黨校;現(xiàn)有職稱：初級職稱;研究方向：中級職稱。