張亞柏

（山西省公路局大同分局，山西 大同 037006）

數(shù)字化檔案的建設，主要依靠數(shù)據庫系統(tǒng)、計算機技術和網絡技術管理科技、影像、財務和實物等類型檔案，同時將各類信息轉換為數(shù)字信息加工與管理。該操作不僅方便隨時查閱相關資源，且能反復使用，解決了紙質檔案難以長時間保存的難題。數(shù)字化信息檔案可以整合全部的信息資源，根據管理的角度劃分為公路工程項目管理的信息倉庫。另外，由于數(shù)字化檔案具備立卷歸檔和全文檢索功能，因此在檔案管理過程中能夠檢索、整理和收集輸入的檔案資源。

一、數(shù)字化檔案建設存在的問題

（一）重視程度不夠

在公路工程項目管理中，部分工作人員和管理者過度依賴傳統(tǒng)紙質檔案，沒有足夠重視數(shù)字化檔案的建設，造成了公路工程項目管理數(shù)字化檔案建設進程滯后，且檔案管理低效和低質，導致了檔案管理工作量大幅增長，并增加了數(shù)字化檔案建設工作的難度。

（二）安全問題突出

首先，大量數(shù)字化檔案資源需被存儲在優(yōu)盤和移動硬盤中，在使用和復制過程中極易出現(xiàn)檔案信息的泄露和丟失。其次，公路工程項目發(fā)展經歷周期長，現(xiàn)存的紙質檔案數(shù)量龐大，在搬運過程中容易丟失。此外，相關部門尚未制定出有效的網絡安全措施。

（三）數(shù)字化和信息化不全面

現(xiàn)階段，我國檔案管理的發(fā)展方向已經轉變?yōu)闄n案信息化，因此計算機和軟件成為了落實檔案信息化的核心。但是，目前各參與管理的單位軟件及硬件設施存在一定差異，部分單位和企業(yè)既未配備檔案管理軟件，也未轉變檔案資源數(shù)字化，且依然沿用傳統(tǒng)的管理方法，造成了資源共享堵塞。

（四）檔案管理制度不統(tǒng)一

公路工程項目具有建設時間長、規(guī)模大、涉及面廣、產品單一等特點，而檔案管理需要由多個參建單位合作完成。在實際編制過程中，由于檢測、項目業(yè)主、監(jiān)理和施工等各單位尚未制定出統(tǒng)一的檔案管理制度，導致項目檔案歸納、收集和整理工作難以開展。

二、數(shù)字化檔案建設的有效措施

（一）加強重視程度

公路工程項目管理數(shù)字化已成為行業(yè)發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)應提高對檔案管理數(shù)字化建設的重視程度，加大數(shù)字化檔案建設的投入，并鼓勵企業(yè)員工積極參與到該項工作中去。另外，企業(yè)管理者需意識到數(shù)字化檔案建設的重要性，在工作中給予支持。同時，還應將數(shù)字化檔案建設置于企業(yè)運營中更突出的位置，使數(shù)字化檔案建設更好地發(fā)揮實效。

（二）強化安全管理工作

公路工程項目數(shù)字化檔案建設工作具有系統(tǒng)性。其中，安全管理工作是這項工作中的基礎，通?？梢詮奈宸矫嬲归_。

1.給予充足的資金保障，主要用于購買移動硬盤、光盤等存儲設備，以提高檔案的安全性；

2.有效地監(jiān)督和管理數(shù)字化檔案管理，建立完善的安全責任制度，避免檔案信息丟失，并建立責任追查制度，提高工作人員的主體責任；

3.聘請專業(yè)技術人才，尤其是計算機安全管理方面的人才，周期性地檢查計算機系統(tǒng)，并建立檔案數(shù)據信息備份，同時加密重要信息，及時處理安全隱患；

4.涉及檔案管理的計算機需做到一機專用，并切斷該類計算機與外網的連接，提高安全質量。

（三）打造高素質人才隊伍

首先，數(shù)字化檔案建設工作量較大，需要大量工作人員參與，在保證各方面條件滿足的情況下，可聘請第三方機構協(xié)助；如果條件不允許，可在企業(yè)內部選拔人才，以配合數(shù)字化工作人員的工作，共同推進數(shù)字化檔案建設。

其次，相關部門需高度重視檔案管理方面的專業(yè)培訓，提升工作人員的業(yè)務能力，助其掌握計算機操作和信息技術等。

此外，相關工作人員需要不斷提升職業(yè)道德水平，按照程序工作，嚴格遵守各項規(guī)章制度。

（四）構建完善的管理體制

首先，工程項目管理需要以嚴格的法律程序為保障，進一步完善檔案管理制度。對于數(shù)字化檔案建設而言，企業(yè)各部門需要積極協(xié)作，并提升自身管理水平。

其次，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理制度和工作流程，構建數(shù)字化檔案的技術標準，為數(shù)字化檔案建設提供可靠依據。

此外，相關部門需進一步做好檔案的保存和保密工作，充分發(fā)掘檔案資源的作用。

（五）信息化檔案管理規(guī)范

隨著信息化技術滲透到各個領域，社會民眾獲得了極大便利。在這一背景下，各企業(yè)應配備數(shù)量充足、性能適當?shù)挠嬎銠C，并升級和更新檔案管理軟件，同時積極引入專業(yè)的檔案管理人才和風險控制人才。

不僅如此，企業(yè)還要全過程地監(jiān)控和管理電子文件，核實紙質檔案的內容、描述和相關說明等，確保與電子檔案保持一致。對于未形成文本的電子文件，工作人員應及時打印紙質版本并歸檔保存。

企業(yè)要保障存儲設備的質量，并將其置于無振動、無塵、無腐蝕氣體的干燥環(huán)境中儲存。在推進數(shù)字化檔案建設過程中必須遵守三條原則。

文檔一體化。主要是指文件從形成到歸檔，要保證文件內容的完整和源數(shù)據結構的統(tǒng)一，通過辦公自動化、檔案系統(tǒng)或OA與檔案管理融合，實現(xiàn)文檔的一體化管理。

實行雙軌制。形成電子檔案與紙質檔案并存的管理模式，一方面實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理模式的維系和重構，另一方面是對新型數(shù)字化檔案管理的過渡。

提高網絡安全等級。防止系統(tǒng)應用安全風險、網絡病毒入侵和系統(tǒng)漏洞等問題，提前做好數(shù)字化檔案網絡安全風險評估，并根據評估結果制定有效的防范措施。

（六）檔案的收集、鑒別、分類、整理、歸檔和立卷

在公路工程項目建設過程中，企業(yè)要及時掌握工程施工進度，必須安排相關人員及時地收集與整理基礎檔案，該項工作是數(shù)字化檔案建設的重要環(huán)節(jié)。基礎檔案具有專業(yè)性強和數(shù)量龐大等特點，在實際操作中存在一定難度，但由于涉及公路建設且具有參考價值，因此檔案管理人員需要及時收集，并納入竣工檔案。

不同建筑企業(yè)的收集方向不同，需在做好材料收集工作的同時及時歸檔處理。在整理各階段的資料時，要保證各項手續(xù)的及時性、真實性和完整性。尤其是設計資料，需要相關人員簽名和加蓋設計單位的公章，在通過審核批準后方可收集。涉及技術交底方面的資料需要標注好驗收規(guī)范，并做好驗收記錄。

一方面，檔案歸檔過程中需要注意會審內容、地理位置、起止時間、具體名稱、施工準備和參建單位名稱等，并做好檔案資料的分類和鑒別工作。另一方面，需要保證文件歸檔的時效性、分清主次，確定立卷歸檔的重點，根據文件內容分工，嚴格遵循“以我為主”的原則，文件主要以歸檔單位和直接管轄的上級部門形成的文件為主立卷歸檔，且全過程保證檔案資料的完整性。

三、結語

為促使公路工程項目實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，需對數(shù)字化檔案建設工作足夠重視。公路工程項目管理檔案呈現(xiàn)出全面和內容種類多等特點，為參建單位的決策提供了可靠參考。因此，相關人員應提高對該項工作的重視，使其在數(shù)字化檔案建設過程中積極發(fā)揮作用，從而實現(xiàn)公路項目管理的良性發(fā)展。