淺析數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

郭麗媛

（太原市中心醫(yī)院 山西 太原 030009）

1 引言

數(shù)字化是醫(yī)院開展檔案工作的重要方向，現(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院已經(jīng)開展了檔案數(shù)字化建設(shè)工作[1]。檔案數(shù)字化管理工作是一項規(guī)模較大的工程，需要耗費較長時間和足夠的資金支持，同時要求領(lǐng)導(dǎo)人員具備加強的統(tǒng)籌規(guī)劃意識，對檔案管理人員專業(yè)水平提出了更高的要求。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1 制度不完善

由于各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理人員在工作中一直處于松懈狀態(tài)，其主要原因是管理制度缺乏針對性，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有序進行，導(dǎo)致一些保密信息被泄露和破壞。

2.2 檔案管理意識落后

新醫(yī)療改革實施后，醫(yī)院的公益性質(zhì)被削弱，其主要發(fā)展方向為提升經(jīng)濟利益[2]。這導(dǎo)致醫(yī)院的后勤保障工作被冷落，大部分領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員嚴重忽視檔案管理工作。

3 數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 樹立正確的數(shù)字化觀念

在醫(yī)院現(xiàn)代檔案管理工作中，數(shù)字化是基本發(fā)展思路。而工作人員在開展數(shù)字化工作中，要樹立正確的數(shù)字化理念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作方式。醫(yī)院管理人員要形成現(xiàn)代化的管理理念，充分認識數(shù)字化管理的重要性，深刻了解信息化構(gòu)建的內(nèi)涵[3]。檔案管理人員要認識到數(shù)字化管理是提升醫(yī)療水平的重要手段，可以有效創(chuàng)新工作局面。為此要增強自身數(shù)字化意識，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化管理知識，從而保證數(shù)字化檔案管理工作有序開展。

3.2 創(chuàng)建完善的檔案數(shù)字化平臺

首先，醫(yī)院要積極建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立完善的檔案電子資源庫，從而實現(xiàn)管理職能轉(zhuǎn)型，從手工作業(yè)轉(zhuǎn)型到數(shù)字化管理[4]。其次，要重點開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)，建立先進的信息平臺，從而實現(xiàn)信息共享，有效篩選和采集管理檔案。最后，對于那些需要重點開發(fā)的項目要單獨建立檔案，并且以此為基礎(chǔ)有效管理各種檔案分類項目。除此之外，要以醫(yī)院實際情況為基礎(chǔ)，適當(dāng)開放檔案，從而為各部門和各個工作人員工作順利開展奠定基礎(chǔ)。

3.3 將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理有效結(jié)合

現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平較低，僅僅實現(xiàn)了電子形式的記錄，并沒有充分利用以計算機為中心的信息處理平臺。為此醫(yī)院在開展檔案管理過程中，要實現(xiàn)從傳統(tǒng)人工向數(shù)字管理轉(zhuǎn)變[5]。而在數(shù)字化管理中，傳統(tǒng)檔案管理是重要基礎(chǔ)和前提，在過渡階段發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理是相互區(qū)別、相輔相成的。為此醫(yī)院在開展數(shù)字化管理工作中，要有效結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作，積極再造數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)，需要注意的是在實際改造中要分步驟、分階段進行。

3.4 建設(shè)完善的硬件和軟件

在數(shù)字化檔案建設(shè)中，硬件是重要支撐，發(fā)揮著不可替代的作用，為此醫(yī)院要加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，強化計算機分布。在醫(yī)院數(shù)字化檔案管理中，需要每一位醫(yī)務(wù)人員的共同參與，其中涉及的內(nèi)容復(fù)雜，包含各種信息技術(shù)問題，比如網(wǎng)絡(luò)安全、信息處理、信息采集、軟件系統(tǒng)建設(shè)等。在硬件、軟件建設(shè)中，醫(yī)院要做到以下幾點：第一，加大軟件和硬件建設(shè)力度[6]。在建設(shè)前期，醫(yī)院要投入足夠的資金，積極引進先進的軟件平臺，創(chuàng)設(shè)完善的硬件環(huán)境。在創(chuàng)建信息平臺過程中，要重點關(guān)注信息平臺的實用性。保證檔案分檔系統(tǒng)的設(shè)置符合醫(yī)院要求，以便于相關(guān)人員按照醫(yī)院實際需求進行檔案資料的合理分類存儲。同時，為醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)營造安全運行環(huán)境。除安裝相應(yīng)殺毒軟件之外，還需結(jié)合防護墻、等級權(quán)限以及身份驗證等形式來提升檔案資料存儲安全性。第二，要積極統(tǒng)籌各種醫(yī)院檔案資源，全面了解醫(yī)院檔案管理中存在的問題，比如書寫不規(guī)范、資料破損程度大等。在具體數(shù)字化建設(shè)中，要提升現(xiàn)有檔案梳理的全面性，以醫(yī)院內(nèi)部管理需要為基礎(chǔ)深入調(diào)研檔案的采集、審核過程，明確其中存在的問題，從而加快醫(yī)院數(shù)字化檔案管理步伐。

3.5 積極建設(shè)數(shù)字化檔案管理隊伍

在醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作中，不僅需要大量資金來購買基礎(chǔ)設(shè)施，而且要積極創(chuàng)設(shè)設(shè)備平臺。同時醫(yī)院要加強檔案管理人員培訓(xùn)工作，使檔案管理人員端正工作態(tài)度，形成現(xiàn)代化的管理理念。醫(yī)院要建立專業(yè)小組，做好檔案調(diào)研和分析工作，積極借鑒其他醫(yī)院建立檔案的優(yōu)秀經(jīng)驗，并且以此為基礎(chǔ)制定科學(xué)的數(shù)字化檔案管理步驟和方法。除此之外，要積極聘請專業(yè)人員對檔案管理人員工作進行指導(dǎo)，加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而促進醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作快速發(fā)展，從整體上提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。

4 結(jié)語

在現(xiàn)代社會發(fā)展背景下，數(shù)字檔案已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要發(fā)展方向。數(shù)字檔案管理是一個漫長而艱巨的過程，需要醫(yī)院工作人員的共同努力。為此醫(yī)院檔案管理人員要樹立正確數(shù)字化觀念，積極建設(shè)數(shù)字化平臺，將數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合，從根本上提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。