數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)在紀(jì)檢監(jiān)察工作中的應(yīng)用

張國(guó)龍

摘要：數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)是檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和高效化。本文中，作者分析了紀(jì)檢監(jiān)察工作對(duì)數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的需求，研究了數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的有效組成及相關(guān)功能，并指出了該平臺(tái)在實(shí)際使用過(guò)程中的注意事項(xiàng)，對(duì)于相關(guān)行業(yè)從業(yè)者具有一定的理論指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案信息服務(wù)平臺(tái);需求分析和組成功能

一、紀(jì)檢監(jiān)察工作對(duì)檔案管理信息技術(shù)的需求分析

紀(jì)檢監(jiān)察工作主要向單位黨委負(fù)責(zé)，在單位黨委和上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)督部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)下，重點(diǎn)糾察單位管理和運(yùn)行過(guò)程中的各種違法亂紀(jì)問(wèn)題，必要時(shí)提交上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)督部門或者司法行政部門立案?jìng)刹?。因此，紀(jì)檢監(jiān)察工作對(duì)于確保一個(gè)單位風(fēng)清氣正、確保人人依法開展工作、確保單位內(nèi)部保持一個(gè)公平公正的工作環(huán)境，具有重要的意義。紀(jì)檢監(jiān)察工作在執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常需要調(diào)取和查閱各種不同時(shí)期、不同人員甚至不同單位的檔案，同時(shí)紀(jì)檢監(jiān)察部門也會(huì)因?yàn)楣ぷ餍枰a(chǎn)生或保留相當(dāng)數(shù)量的檔案，因此需要因勢(shì)利導(dǎo)地建立綜合高效的檔案管理平臺(tái)。當(dāng)前數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展使得很多檔案可以利用數(shù)字的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣一方面節(jié)省存儲(chǔ)空間，另一方面有利于管理、維護(hù)、調(diào)取和查閱，是將來(lái)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

一般來(lái)說(shuō)，開展檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作，必然需要經(jīng)歷以下幾個(gè)必不可少的步驟：首先，對(duì)工作產(chǎn)生的各種資料檔案進(jìn)行采集，并進(jìn)行數(shù)字化加工，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成各種音頻、視頻、文本等形式的數(shù)字化信號(hào);其次，需要檔案管理人員對(duì)這些檔案的屬性進(jìn)行鑒別和分類，確定哪些檔案需要存儲(chǔ)，哪些檔案不具有存儲(chǔ)價(jià)值;再次，需要對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行專題存儲(chǔ)，在存儲(chǔ)的過(guò)程中做好分類工作，并且確定哪些檔案是可以開放利用、哪些是需要特定的權(quán)限才能查看、哪些是長(zhǎng)時(shí)間保密的;最后，做好檔案管理與其他工作的接口，包括設(shè)計(jì)好相關(guān)人員甚至普通大眾如何對(duì)檔案查閱進(jìn)行申請(qǐng)、對(duì)檔案資料進(jìn)行調(diào)取、查閱后如何進(jìn)行記錄、查閱后如何進(jìn)行歸還與重新歸檔等，確保檔案管理工作的規(guī)范化與高效性。因此，進(jìn)行數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，必須圍繞這些基本步驟開展，從而達(dá)到提升工作效率、節(jié)省人力資源、規(guī)范檔案管理的多重目的。

二、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的組成及功能

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)是當(dāng)前各單位積極引入信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的重要成果[2]。尤其是紀(jì)檢監(jiān)察單位，為了克服檔案查閱難、檔案生成多、檔案管理雜等問(wèn)題，更是積極利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。一般來(lái)說(shuō)，紀(jì)檢監(jiān)察工作中數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)主要由幾下部分組成。

1.數(shù)字化檔案生成模塊

數(shù)字化檔案生成模塊是數(shù)字檔案產(chǎn)生的重要基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的核心部分。這個(gè)模塊主要的功能是生成檔案，既包括直接產(chǎn)生數(shù)字化的文本、音頻或者視頻檔案信息，也包括將原來(lái)的紙質(zhì)檔案利用各種掃描輸入設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案。一般的數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)所生成的檔案文本主要以PDF形式存在、音頻以.audio形式存在、視頻以.rmvb形式存在、照片以.jpg形式存在，這些數(shù)字化檔案分類別保存，采用硬盤格式存儲(chǔ)，方便后續(xù)查閱。

2.數(shù)字化檔案調(diào)取模塊

數(shù)字化檔案調(diào)取模塊是進(jìn)行檔案查閱的關(guān)鍵，利用該模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效查閱。檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化方式存儲(chǔ)之后，可以建立專用的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于長(zhǎng)期保存;數(shù)據(jù)庫(kù)建立過(guò)程中，利用標(biāo)簽化技術(shù)手段做好分類存儲(chǔ)，將不同類型、不同時(shí)期的檔案分門別類進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)利用搜索引擎技術(shù)建立按路徑、按類別、按關(guān)鍵詞等多種模式的查詢方法，在特定搜索界面中輸入關(guān)鍵詞即可實(shí)現(xiàn)高效查詢，根據(jù)調(diào)取人的選擇可以準(zhǔn)確定位，便于特定調(diào)取人查閱。

3. 數(shù)字化檔案互聯(lián)模塊

數(shù)字化檔案互聯(lián)模塊是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作互聯(lián)互通、打破檔案管理“壁壘”的關(guān)鍵技術(shù)[3]，尤其是對(duì)于紀(jì)檢監(jiān)察工作來(lái)說(shuō)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。紀(jì)檢監(jiān)察工作因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)的特殊性，在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常需要調(diào)取查閱相關(guān)單位甚至不同單位之間的檔案信息，因此一個(gè)單位的數(shù)字檔案館必須和其他單位、甚至全省乃至全國(guó)的數(shù)字檔案館進(jìn)行連接，這樣才能方便檔案的查閱和共享。為了進(jìn)一步提高安全性，該模塊一方面需要設(shè)置不同的檔案查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)特定領(lǐng)導(dǎo)人審批通過(guò)的查閱人才有資格使用該模塊進(jìn)行檔案信息的查看，防止失泄密事件的發(fā)生;同時(shí)好需要對(duì)檔案?jìng)鬏敿夹g(shù)進(jìn)行加密處理，防止傳輸錯(cuò)誤或者在傳輸過(guò)程中被黑客截取，造成不必要的損失。很多單位為了保密，還對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行了“只讀”模式的限定，數(shù)字檔案只能在專用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行閱讀，而不能通過(guò)硬盤介質(zhì)進(jìn)行拷貝，這些措施都提升了檔案管理工作的可靠性。

三、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)在實(shí)施中的注意事項(xiàng)

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)屬于新興產(chǎn)物，極大提高了工作效率和檔案管理工作的高效性，在現(xiàn)實(shí)中獲得了大量建設(shè)資金的支持，很多單位都取得了卓有成效的建設(shè)成果。在紀(jì)檢監(jiān)察工作中，使用數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)開展工作，首先需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)檔案調(diào)取和查閱的權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)審批的特定辦案人員才可以使用信息服務(wù)平臺(tái)查閱相關(guān)當(dāng)事人或者單位的檔案，這樣既是為了保護(hù)相關(guān)人員的隱私，也是確保檔案信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)揮最大效益的前提;其次需要重視安全保密工作，杜絕私自對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)制和拷貝，防止失泄密事件的發(fā)生。

四、結(jié)論與建議

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)對(duì)于提升工作效率具有很大的幫助，尤其是有助于紀(jì)檢監(jiān)察工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、高效辦案。本文中，作者分析了紀(jì)檢監(jiān)察工作對(duì)數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的需求，研究了數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)平臺(tái)的有效組成及相關(guān)功能，并指出了該平臺(tái)在實(shí)際工作中的使用注意事項(xiàng)，對(duì)于進(jìn)一步提升紀(jì)檢監(jiān)察工作的信息化建設(shè)水平具有一定的指導(dǎo)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]周芃. 淺析檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 文存閱刊， 2018， 000（016）：13..

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