事業(yè)單位檔案管理工作的保密與開(kāi)發(fā)利用

程 虹

（新疆維吾爾自治區(qū)煤田地質(zhì)局，新疆 烏魯木齊 830091）

在事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息保密工作處于至關(guān)重要的地位，與個(gè)人隱私、社會(huì)穩(wěn)定和國(guó)家安全息息相關(guān)，只有嚴(yán)格落實(shí)檔案保密工作，才能避免密級(jí)信息的泄露，進(jìn)而制約社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐。與此同時(shí)，檔案信息的價(jià)值相當(dāng)之高，加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為單位決策制定提供了可靠依據(jù)，展現(xiàn)了檔案管理的核心價(jià)值，事業(yè)單位將保持蓬勃發(fā)展態(tài)勢(shì)。然而從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理保密工作與開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)狀來(lái)看暴露出的問(wèn)題不少，急需要加以解決，下面將提出幾點(diǎn)可行性建議，僅供參考。

1 事業(yè)單位檔案管理中保密工作的重要性

要想充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的實(shí)施價(jià)值，就要從個(gè)人角度和單位角度予以深入剖析。首先，人事部門每個(gè)人有且僅有一份檔案，會(huì)伴隨著其職業(yè)和崗位的變動(dòng)進(jìn)行更新，在評(píng)先評(píng)優(yōu)、績(jī)效考核、入黨資格審查等工作中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。檔案信息具有高度隱私性，需要檔案管理人員能夠竭盡全力的保護(hù)好職工的個(gè)人隱私，一旦個(gè)人隱私遭到泄露，人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全都會(huì)受到巨大威脅，在整個(gè)社會(huì)上引起惡劣影響，那么社會(huì)的穩(wěn)定性與和諧性就會(huì)處于岌岌可危之勢(shì)。

其次，從單位發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位主要從事經(jīng)濟(jì)工作，在實(shí)踐工作開(kāi)展過(guò)程中積累了大量的檔案資源，檔案信息具有真實(shí)、完整的特點(diǎn)，可以為相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展給予指導(dǎo)和參考，給事業(yè)單位帶來(lái)豐厚的效益回報(bào)，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。倘若事業(yè)單位沒(méi)有注重檔案的保密工作，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)崗位職責(zé)，就容易造成檔案信息的遺失和外泄，其使用價(jià)值隨之下降，事業(yè)單位發(fā)展將陷入危機(jī)，國(guó)家利益也會(huì)受到侵害。

2 事業(yè)單位檔案保密工作與開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)狀分析

1）檔案資料保密觀念不強(qiáng)?？v觀事業(yè)單位在檔案保密工作中的表現(xiàn)不難看出，保密意識(shí)仍有待增強(qiáng)，正是因?yàn)樗枷肷洗嬖谛傅?，沒(méi)有深刻意識(shí)到檔案保密工作的重要意義，建立健全的制度體系，導(dǎo)致檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)居高不下。有些事業(yè)單位的檔案管理部門沒(méi)有定期開(kāi)展保密教育，檔案管理人員不能發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)識(shí)到檔案保密工作是自身職責(zé)所在，明確涉密范圍和內(nèi)容，檔案管理部門更是忽視了對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)督，缺少獎(jiǎng)懲手段提高他們的責(zé)任感。那么在具體工作實(shí)施階段就會(huì)出現(xiàn)采取的防范措施不科學(xué)、落實(shí)不到位的情況，檔案保密工作流于形式將在所難免。

2）保密技術(shù)手段落后。一直以來(lái)，檔案保密工作都在持續(xù)進(jìn)行竊密和反竊密的斗爭(zhēng)，尤其是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各種先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)物涌現(xiàn)而出，致使這一斗爭(zhēng)更具復(fù)雜性，反竊密的難度與日俱增，運(yùn)用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作，檔案管理信息系統(tǒng)頻繁受到來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的攻擊，大大增加了泄密隱患。目前事業(yè)單位構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制不夠完善，投入的資金不足，創(chuàng)新意識(shí)淡薄，購(gòu)買的軟硬件設(shè)備與檔案保密工作的實(shí)際需求有所差距，系統(tǒng)運(yùn)行不夠安全穩(wěn)定，加大了檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，可以說(shuō)事業(yè)單位檔案保密工作面臨的形勢(shì)非常嚴(yán)峻。

3）檔案信息利用率有待提高。盡管檔案信息價(jià)值逐漸彰顯出來(lái)，可是部分事業(yè)單位的檔案信息共享意識(shí)較差，有些年頭較長(zhǎng)的檔案資料受到保管載體和技術(shù)的影響破損嚴(yán)重，許多珍貴信息都遺失在了歷史的長(zhǎng)河中，嚴(yán)重影響到了檔案信息的利用。最為關(guān)鍵的是，事業(yè)單位對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用尚未予以充分重視，迄今為止只有很少一部分檔案信息是面向全社會(huì)開(kāi)放的，檔案資料的查閱非常嚴(yán)格，具有查閱權(quán)限的人少之又少，也在一定程度上限制了檔案信息利用率的提升。

4）檔案管理人員素質(zhì)較低。實(shí)際上，事業(yè)單位檔案保密工作以及檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效果都會(huì)受到檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的影響，現(xiàn)如今事業(yè)單位缺少的恰恰是相關(guān)專業(yè)人才，從業(yè)人員的保密意識(shí)淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，甚至?xí)閭€(gè)人利益出賣機(jī)密信息，給國(guó)家和人民造成了不可估量的損失，事業(yè)單位的形象也遭到了破壞。為了有效遏制此類問(wèn)題的發(fā)生，必須要加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，將檔案保密工作予以大力執(zhí)行，進(jìn)一步提高檔案信息利用率。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理保密工作與開(kāi)發(fā)利用的有效對(duì)策

1）提高思想認(rèn)識(shí)，做好檔案的審查工作。通過(guò)加強(qiáng)宣傳教育，建立健全的檔案管理制度，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理人員的陳舊思想，使其知道做好檔案保密工作是自身應(yīng)盡的義務(wù)，哪些檔案信息需要嚴(yán)格保密，主動(dòng)泄密會(huì)受到法律嚴(yán)厲制裁，始終保持居安思危的意識(shí)，徹底杜絕檔案信息的泄露。同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行審查和分類，根據(jù)是否屬于密級(jí)檔案采取有效的管理措施，在保密期限范圍內(nèi)按照既定標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案保密工作，以節(jié)省人力物力資源，確保實(shí)際工作效果達(dá)到最優(yōu)。

2）加強(qiáng)硬件軟件建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理。信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，為保證檔案保密工作的落實(shí)，要加快信息化建設(shè)步伐，購(gòu)買質(zhì)量性能可靠的軟硬件設(shè)施，構(gòu)建功能齊全的網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制，轉(zhuǎn)變檔案資料的保管條件，定期查殺系統(tǒng)中的木馬病毒，切實(shí)提高檔案資料的安全性。檔案資料的歸檔、整理、保管、分析利用是一個(gè)系統(tǒng)性的過(guò)程，采取全方位、全過(guò)程的監(jiān)控方式，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施嚴(yán)密監(jiān)督，還要實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房環(huán)境，排除安全隱患。

3）采用先進(jìn)的檢索工具。第一，事業(yè)單位需要徹底擺脫傳統(tǒng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用思想的束縛，建立較為完善的檢索體系，支持多種檢索工具來(lái)查閱檔案信息，便于各個(gè)年齡層次和文化層次的社會(huì)群體靈活進(jìn)行選擇，提高檢索效率。第二，加強(qiáng)資源共享建設(shè)，打造資源共享網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)的更新和完善檔案信息，確保檔案資源的可閱讀性和可查找性。第三，通過(guò)對(duì)單位內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行整合和出版，將檔案資源推向社會(huì)，幫助大眾更好地了解和利用檔案信息，進(jìn)而解決社會(huì)問(wèn)題。

4）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。新時(shí)期需要的是既懂保密業(yè)務(wù)、又具備較高信息素養(yǎng)、且道德責(zé)任感強(qiáng)烈的檔案管理復(fù)合型人才，經(jīng)常性的組織培訓(xùn)和交流活動(dòng)，傳授檔案管理人員先進(jìn)的檔案管理思想，強(qiáng)化他們的保密意識(shí)，還要注重提高其開(kāi)發(fā)利用檔案資源的能力，確保檔案管理人員能夠充分勝任崗位工作，牢固堅(jiān)守檔案信息安全。此外，鼓勵(lì)檔案管理人員相互交流，共同探討檔案保密工作及開(kāi)發(fā)利用存在的不足之處，制定優(yōu)化措施，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量邁上一個(gè)新臺(tái)階。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重在于檔案資源的保密工作和開(kāi)發(fā)利用，應(yīng)提高相關(guān)部門和人員的思想認(rèn)識(shí)，加大資金和技術(shù)投入力度，建設(shè)完善的信息管理系統(tǒng)和檢索體系，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，致力于最大程度地降低檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息利用率，為檔案管理工作目標(biāo)的達(dá)成提供有力保障。