縣級檔案業(yè)務指導方式多元化探究

宋強臻

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

檔案工作是保證社會發(fā)展的重要組成部分之一，但隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)方法已不再滿足當今的工作要求。而且通過不斷加強對檔案業(yè)務的宣傳，其在各行各業(yè)中的重要性也被逐漸凸顯出來。為了更好地提高工作效率，應針對實際中存在的問題進行多元化發(fā)展。

1 縣級檔案業(yè)務指導工作中面臨的問題

首先，長期觀察基層單位的檔案工作，會發(fā)現(xiàn)部分領導在實際中會忽略其重要性，這種觀念會影響其宣傳力度，甚至是影響部分正常工作的開展。要知道其工作的有序開展需要大量人力和物力的支持，如果對其不重視，就會影響工作效率。另外，由于對檔案工作的忽視，一些企業(yè)或社會單位中甚至沒有配備專門的對接人員，這導致歸檔工作中經(jīng)常會出現(xiàn)疏忽、錯漏、丟失等情況，這在極大程度上增加了縣級檔案業(yè)務指導工作的難度[1]。其次，科學、合理的管理制度是文檔歸納工作順利實施的關鍵，但目前很多基層單位中都沒有制定健全、完整的管理制度，一些單位看似制度健全，但存在敷衍了事，管理工作執(zhí)行不到位的情況，為之后的管理工作帶來了極大的不便。最后，很多基層部門單位都沒有專業(yè)的管理人員，存在較為嚴重的兼職現(xiàn)象，在新舊人員交接的過程中，容易導致文件材料丟失或是不完整的情況。而且，一些新人對文檔管理工作業(yè)務并不熟練，這也會影響其工作的開展。而一些中小型單位對文檔的管理意識更加薄弱，也為縣級檔案業(yè)務指導工作帶來了困擾。

2 縣級檔案業(yè)務指導方式的多元化探究

2.1 召開會議或培訓，提高工作質(zhì)量

近些年來，為了提高縣級檔案指導工作質(zhì)量，讓它與其他各項中心合作能夠共同落實和部署，相關管理部門應主動出擊，有所作為，利用會議或培訓取得相應的效果。隨著社會不斷的改革，檔案業(yè)務指導工作，也出現(xiàn)了新的動向，其管理方法也在不斷更新和變化。作為業(yè)務指導人員，一定要跟上時代的發(fā)展，通過不斷學習掌握先進的現(xiàn)代化知識?？h級業(yè)務指導范圍較廣，包括機關企事業(yè)單位，社區(qū)及民營企業(yè)，業(yè)務內(nèi)容也多是社會保障、社會保險、養(yǎng)老保險、土地確權(quán)承包等關乎民生的文檔內(nèi)容。而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在檔案管理開始由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔變?yōu)橛嬎銠C管理，因此，相關部門應積極展開會議或培訓，讓相關人員了解并掌握科學化的管理標準規(guī)范，并熟練應用工作中的設備及軟件，提高業(yè)務指導人員自身及團隊的綜合素質(zhì)，以此來更好地滿足實際工作需求。

2.2 建立檔案業(yè)務指導網(wǎng)絡服務平臺，推動工作有序開展

傳統(tǒng)檔案業(yè)務指導方式多是與企業(yè)單位或管理人員面對面交談，不僅費時費力，而且工作效率不高。而現(xiàn)代信息技術(shù)網(wǎng)絡的普及為提高文檔管理水平提供了強有力的技術(shù)支持。自己業(yè)務指導工作量是較為龐大的且具有分散性，為了推動工作有序展開，可以聯(lián)系技術(shù)人員設立專門的業(yè)務指導網(wǎng)絡服務平臺，以滿足基層單位和文檔管理人員的需求，這對鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企業(yè)業(yè)務指導，效果尤為明顯[2]。舉例來說，2010至2011年間，某縣檔案局為確保文件歸檔工作改革順利進行，在全縣推行了由檔案局代為進行文件歸檔示范工作，當年有90多個單位請求檔案局代為進行文件歸檔工作，示范工作結(jié)束后，每年仍有30多個單位請求專業(yè)人員代為進行文件歸檔工作。這種情況的出現(xiàn)多是因為基層單位歸檔工作效率較低，且在歸檔過程中存在較多的困難，而建立業(yè)務指導網(wǎng)絡服務平臺，不僅可以擴大指導面，還可以有效減輕勞動強度。

2.3 運用先進技術(shù)手段，提高工作效率

文檔整理工作看似簡單，但實際操作起來也較為復雜，大部分檔案員通過理論培訓后都可以完成基礎性工作，但當遇到不同載體的文件資料收集、整理、歸檔時，具體操作也會有一定的區(qū)別，需要根據(jù)實際情況分別處理對待，在一定程度上增加了工作難度。而且隨著信息化社會的到來，檔案整理工作除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔外，逐漸將其數(shù)字化，利用電子文件備份并建立專題數(shù)據(jù)庫，這些包含著信息技術(shù)的工作內(nèi)容對檔案管理人員的業(yè)務水平要求較高，需要常年奮斗在一線的業(yè)務人員具有過硬的水平。雖然，運用先進的教學手段增加了檔案管理人員的上手難度，但可以保證基層單位黨員業(yè)務有序開展，顯著提高工作效率[3]。另外，先進的技術(shù)還可以為日常管理工作提供強大的技術(shù)支撐，更好地完成業(yè)務指導服務。

2.4 推行檔案中介服務，有利于工作順利開展

面對海量的文檔信息，僅憑縣級檔案部門有限的人力是無法高效完成的整理工作的，且縣級檔案部門人員的業(yè)務指導水平參差不齊，這都為文檔的整理和歸納工作增加了一定的難度。但如果對非公有制企業(yè)和社會組織的文檔不予指導，又違背國家規(guī)定。因此，可以采取折中的方式，推行檔案中介服務，讓其輔助管理非公有企業(yè)和社會組織文檔工作的整理、托管及咨詢工作。但需要注意的是，檔案中介的業(yè)務活動需要在縣級業(yè)務管理部門的監(jiān)督下進行。舉例來說，在2001年，某發(fā)制品公司出資2萬元，請求管理部門為其整理檔案，接洽后由一名業(yè)務指導人員帶領五名已經(jīng)退休的專業(yè)人員，用來40余天的時間，才完成了文檔整理及人才培訓工作。從這一事例中可以看出，針對大量的工作，專業(yè)部門的人力有限，很難在短時間內(nèi)完成非公有企業(yè)或是社會組織的檔案寄托工作。而利用中介服務可以有效將大量的具體性事務從職責中分離出去。

3 結(jié)束語

檔案管理工作的價值在于服務群眾，促進社會更好的發(fā)展。因此，縣級檔案管理部門要充分發(fā)揮自身監(jiān)督指導的作用，避免這一工作形式表象化。為了有效提高其工作效率，可以通過召開會議和培訓來提高業(yè)務指導人員的綜合素質(zhì)，并運用先進技術(shù)手段建立業(yè)務指導網(wǎng)絡服務平臺推動工作有序發(fā)展。為了解決人手不足的問題，還可以推行中介服務。通過不斷的努力，相信一定會使各基層檔案管理水平得到有效地提升。