淺談融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的管理與利用

趙慧超

（上海云城融資租賃有限公司，上海 200000）

歸檔是基本公司管理不可或缺的一部分，它旨在保護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，合法權(quán)利和歷史真相。公司的歸檔工作必須遵循集中，統(tǒng)一管理的原則，并實(shí)施部門系統(tǒng)來收集和管理記錄和文件：每個部門都應(yīng)任命專門的歸檔人員，負(fù)責(zé)部門的文件管理。一項(xiàng)工作由多個部門處理，工作期間形成的文檔和材料由發(fā)起部門收集和存儲。

1 融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和改革開放的發(fā)展，融資租賃公司的業(yè)務(wù)記錄數(shù)量顯著增加。融資租賃企業(yè)的經(jīng)營記錄是重要的文件（紙質(zhì)文檔和電子文檔），形成原始文檔，圖表，聲音，圖像等，在處理融資租賃企業(yè)的各種經(jīng)營過程中進(jìn)行記錄和反映租賃業(yè)務(wù)運(yùn)營的過程。是公司全面文件系統(tǒng)的一部分。融資租賃公司的公司概況與普通文件相比具有不同的特征，即：首先，申請的期限更長。從開始到結(jié)束，金融租賃業(yè)務(wù)可能需要數(shù)年甚至數(shù)十年的時間。許多相關(guān)文檔可能會在此過程中發(fā)生更改。因此，需要隨時靈活管理融資租賃業(yè)務(wù)的歸檔記錄，并更新歸檔文件以確保歸檔的及時性。第二是各種存檔文件。融資租賃業(yè)務(wù)流程會生成各種文件，例如內(nèi)部批準(zhǔn)文件，與交易相關(guān)的文件和所有權(quán)證書。如何對這些文檔和文檔進(jìn)行科學(xué)和邏輯上的分類是一個復(fù)雜的過程。第三是信息存儲的內(nèi)容非常豐富。融資租賃活動包括許多專業(yè)知識，例如金融知識，法律知識等，因此，不再需要單一的知識結(jié)構(gòu)來管理融資租賃業(yè)務(wù)的記錄。個人檔案管理員不僅必須充分掌握存檔文件的基礎(chǔ)知識，而且還必須了解與金融租賃有關(guān)的知識以及該國的行業(yè)政策，租賃標(biāo)準(zhǔn)等，只有這樣我們才能建立規(guī)則和工作流程符合租賃公司在現(xiàn)實(shí)世界中的業(yè)務(wù)記錄管理慣例。第四，對文件使用的需求很大。由于融資租賃業(yè)務(wù)記錄可以準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)的經(jīng)營狀況，因此可以作為制定業(yè)務(wù)決策的參考依據(jù)，從而指出了制定發(fā)展計劃，業(yè)務(wù)未來戰(zhàn)略的方向。因此，業(yè)務(wù)經(jīng)理和業(yè)務(wù)人員需要使用大型業(yè)務(wù)檔案，定期使用并將其使用到多種用途中。

2 當(dāng)前我國融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的普遍問題

2.1 檔案管理工作不嚴(yán)格

近年來，各階層的人們越來越重視存儲，財務(wù)租賃公司也逐漸對文檔管理感興趣，但是許多租賃公司財務(wù)只專注于管理檔案的管理，而財務(wù)租賃公司則分散在許多專業(yè)領(lǐng)域。部門，專業(yè)記錄的提交不及時，沒有計劃，清晰的分類使業(yè)務(wù)記錄管理不規(guī)范，記錄放錯了時間。盡管許多融資租賃公司一直在不斷建立自己的業(yè)務(wù)記錄管理措施，但在實(shí)際實(shí)施中，通常為了方便，業(yè)務(wù)處理和其他因素（特別是在電子文件的使用和管理方面）放寬系統(tǒng)要求，導(dǎo)致安全和混亂問題尤其突出。

2.2 檔案管理范圍較小

大多數(shù)租賃公司的業(yè)務(wù)記錄管理者只需要在每項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)束后收集并存儲相關(guān)文件，而無需從事其他業(yè)務(wù)活動，并且不能完全捕獲不同業(yè)務(wù)活動的信息。業(yè)務(wù)。它可能導(dǎo)致企業(yè)文件的收集和使用出現(xiàn)一些問題。此外，許多融資租賃公司還沒有將聲音，圖像等特殊手段的專業(yè)記錄納入收集范圍，導(dǎo)致聲音和圖像專業(yè)記錄的提交不及時。

2.3 工作人員素養(yǎng)較低

由于融資租賃企業(yè)大部分屬于新興企業(yè)，很多都沒有聘請專業(yè)人員來進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理工作，很多都是其他崗位人員兼職檔案管理，檔案管理的業(yè)務(wù)水平較低，這導(dǎo)致了融資租賃企業(yè)檔案管理的效率普遍不高。很多融資租賃企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案是由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員分散保存，基本采用檔案柜或文件柜進(jìn)行存放，配置專門檔案庫房的融資租賃企業(yè)較少，也缺乏專業(yè)設(shè)備存放電子檔案和聲像檔案。一些融資租賃企業(yè)只重視業(yè)務(wù)的完成，認(rèn)為檔案管理無足輕重;有些企業(yè)甚至沒有主管部門和領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。這也造成了檔案管理工作在協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)各種問題。

3 融資租賃企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的改進(jìn)策略

3.1 加強(qiáng)融資租賃業(yè)務(wù)風(fēng)險意識

哪里有利益，哪里就有風(fēng)險，融資租賃公司無法避免各種風(fēng)險以獲得利益。租賃公司必須提高風(fēng)險意識，從組織結(jié)構(gòu)上確保風(fēng)險管理的效率，最大程度地減少內(nèi)部和外部風(fēng)險對公司的影響，以及管理會計功能，例如預(yù)測決策，控制計劃和責(zé)任評估，以改善風(fēng)險管理系統(tǒng)確保決策的有效性。具體來說，融資租賃公司可以根據(jù)不同的融資租賃實(shí)體制定目標(biāo)項(xiàng)目風(fēng)險評估的內(nèi)容和程序，并使用管理會計來制定措施，進(jìn)行有效的風(fēng)險控制。

3.2 完善業(yè)務(wù)檔案規(guī)章制度

商業(yè)文件有很多類型，包括文檔文件，電子文件和視聽文件。沒有規(guī)則就沒有規(guī)則。租賃公司應(yīng)建立一個完整的企業(yè)文件管理系統(tǒng)，包括歸檔系統(tǒng)，倉庫管理系統(tǒng)，文件驗(yàn)證以及文件銷毀和檢查系統(tǒng)。閱讀（借閱）系統(tǒng)等企業(yè)檔案管理員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)系統(tǒng)，并做好企業(yè)檔案文檔的收集，分類，存儲和歸檔以及開發(fā)和使用工作。只有這樣，他們才能為有序的生產(chǎn)和運(yùn)營打下良好的基礎(chǔ)。租賃公司應(yīng)建立專門的業(yè)務(wù)存儲經(jīng)理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)存儲管理的專業(yè)化；可以建立用于歸檔工作的評分和獎勵系統(tǒng)，以獎勵表現(xiàn)良好的員工，從而增強(qiáng)企業(yè)檔案管理員的積極性。

3.3 加強(qiáng)與企業(yè)各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系

為了不斷優(yōu)化存儲范圍，一方面，企業(yè)存儲經(jīng)理必須主動與其他部門保持聯(lián)系，有意識地進(jìn)入接收業(yè)務(wù)，并有意識地自動收集每個部門的信息，并及時，及時地收集重要記錄。存儲;另一方面，我們必須自覺和積極地參加企業(yè)的商務(wù)會議，及時了解企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況，了解與商務(wù)相關(guān)的文件的價值，并收集重要文件，并確保檔案的完整性和完整性。融資租賃公司需要在企業(yè)中積極實(shí)施和培訓(xùn)相關(guān)業(yè)務(wù)記錄的使用，以使所有員工對業(yè)務(wù)記錄和管理業(yè)務(wù)檔案的價值有更深入地了解，同時提高他們的檔案管理意識。

4 總結(jié)

企業(yè)檔案是融資租賃公司生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，作為新興產(chǎn)業(yè)，融資租賃行業(yè)必將在未來取得更大的發(fā)展，但現(xiàn)階段融資租賃公司之間的競爭也日趨激烈。因此公司必須在管理和使用業(yè)務(wù)記錄，促進(jìn)建立企業(yè)檔案信息，不斷提高整體檔案管理技能。只有這樣，企業(yè)才能在競爭中立于不敗之地。