高校學生檔案管理中存在的問題和對策探討

尚工淋

（河北醫(yī)科大學，河北 石家莊 050051）

高校學生檔案通過招生、教學、科研、管理等活動對學生在校內(nèi)的主要表現(xiàn)進行記錄，包括文字、圖表、聲像等不同類型的資料。學生檔案管理是高校的工作基礎(chǔ)，便于學校和學生將步入的工作單位真實掌握學生在德智體美等方面的表現(xiàn)，對學生今后的發(fā)展起到重要作用。而且，檔案對每一名學生學習情況和能力的真實記錄，也有利于促進學生的競爭意識，提高對自身能力的培養(yǎng)。

1 高校學生檔案管理的重要性

檔案，是個人或組織相關(guān)信息的詳細記錄。高校學生檔案中，全面而詳細的對學生入校后每個階段、各個方面的信息進行真實記錄，涉及德、智、體、美、勞，全面反映了學生在校期間學習、生活情況，體現(xiàn)出學生在各項實踐中的個人能力。從簡歷、成績單、鑒定評語，到黨團、獎懲材料，體檢表等，學生在校期間的主要經(jīng)歷和狀態(tài)都有跡可循。在學生管理、就業(yè)指導及選拔人才中，都可以檔案為基本依據(jù)，有較大的參考價值。深入開展檔案管理工作，有利于學校、教師、輔導員真實掌握學生素質(zhì)、社會關(guān)系等情況，有針對性地對學生進行培養(yǎng)，幫助學生更好的打牢知識基礎(chǔ)，樹立正確的價值觀、榮辱觀，也對其今后發(fā)展起到積極的促進作用。除了對學生個人的影響，學校通過定期整理和總結(jié)檔案內(nèi)容，也可以從中查找問題，總結(jié)以往學校管理中的經(jīng)驗，吸取教訓，不斷提高學校的教學質(zhì)量和管理水平，促進學校的發(fā)展。因此，無論對學生個人還是對學校發(fā)展來說，學生檔案管理工作都有著非常重要的意義。

2 高校學生檔案管理的特點

總的來說，高校學生檔案管理主要有工作量大、時間相對集中和涉及部門較多的特點。每年高考季過后，都會有大量的新生入學，隨著近年來高校擴招，新生數(shù)量只增不減。不少學生并不和學校處于同一個城市，需要經(jīng)過學校之間的檔案傳遞和對接，使得工作量進一步增加，學生檔案的存取、調(diào)檔、用人單位政審等環(huán)節(jié)也會增加工作量。就檔案管理的時間來看，多集中在畢業(yè)前期和新生入學的第一學期，管理人員需將檔案移交給接收單位，或者對新生資料進行審查后歸檔，此后就是對每名學生階段性表現(xiàn)的記錄和入檔。檔案管理往往需要各院系教務(wù)處、招生就業(yè)辦、學生管理部門等配合，牽涉面 較廣。

3 高校學生檔案管理工作的問題分析

3.1 檔案管理理念和技術(shù)落后

不少高校都存在檔案管理理念和技術(shù)落后的問題，仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)、純?nèi)斯す芾砟Ｊ?。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，儲備空間不足，設(shè)備老化，環(huán)境陰暗潮濕，不利于紙質(zhì)檔案的保存。雖然一些學校也意識到了這個問題，開始引進信息化設(shè)備，開展電子檔案記錄和管理，但隨著高校擴招、檔案數(shù)量的增多，人員的緊缺及信息素養(yǎng)的缺乏，能實現(xiàn)信息化檔案管理的卻不多。由于檔案接觸的落后，老師很難做到及時去查閱檔案，實際書寫過于古板且查詢不便，直接影響到檔案的使用，在就業(yè)時，企業(yè)對學生能力的評估不足，也會影響到學生今后的工作、個人發(fā)展。

3.2 檔案管理制度不完善

檔案管理制度的缺失或不完善，也是各大高校普遍存在的問題。在缺乏明確制度的情況下，檔案管理工作過于松散，無論在放置、儲存地點還是管理人員上都沒有形成統(tǒng)一的規(guī)定，有些由學生自己管理，有些由學校檔案館管理，導致需要利用檔案時卻提取困難，手續(xù)流程過于復雜，影響到使用效率。在不同部門的管理下，由于缺乏專人負責，不少學生的檔案記錄、更新不及時，存在部分信息缺失情況，影響到了檔案的完整性與可靠性。一些學校在入檔前沒有對書寫內(nèi)容、格式進行統(tǒng)一，當需要進行檔案交接時，往往會因沒有統(tǒng)一的辦理材料而不得不對其進行標準化修改的情況，極大降低了辦事 效率。

3.3 檔案管理隊伍建設(shè)薄弱

不少高校并不重視檔案管理工作，在管理人員選用、分配上也缺乏一定的標準。參與檔案管理的人員往往并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，缺乏足夠的檔案管理素養(yǎng)，工作責任心也不強，對工作采取放任添堵，甚至有些學校沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，而是由其他部門或?qū)W科教師兼職管理。在這種情況下，畢業(yè)生派遣時檔案袋內(nèi)容張冠李戴的現(xiàn)象屢見不鮮。再加上進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案信息化已成為未來發(fā)展的趨勢，對管理人員提出了較高的信息素養(yǎng)要求，但多數(shù)高校的檔案管理人員并未經(jīng)過專門的檔案信息化培訓，檔案查詢的網(wǎng)站也沒有得到及時維護和更新，都會影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。

4 高校學生檔案管理的優(yōu)化對策探討

4.1 強化師生檔案管理意識

高校應(yīng)加大對師生群體關(guān)于檔案管理的宣傳，提高他們對該項工作的重視。管理人員應(yīng)加強自身言行，認真對待每一份檔案交接工作。對于學生群體，應(yīng)加強檔案知識和重要性的普及，讓學生們能真正意識到檔案對自己人生發(fā)展的重要性，做到認真、真實的填寫檔案，若發(fā)現(xiàn)自己檔案中的問題要及時報告說明。教師群體也需做好配合，促進檔案管理的規(guī)范化。同時，學校需加大對學生檔案管理工作的信息化投入，購置先進設(shè)備，進行電子化檔案管理，做好軟硬件設(shè)備的定期維護、更新，以便于更方便、快捷的查詢檔案。

4.2 健全檔案管理制度

高校領(lǐng)導需提高對檔案管理的重視程度，從完善制度建設(shè)著手，來不斷規(guī)范檔案管理工作。以上級文件精神為主要指引，立足于本校實際來制定規(guī)范、完整且可行性較強的制度，做到分工明確，各司其職?？梢M電子信息檔案管理技術(shù)，保證信息記錄的準確、完整，避免遺漏，也更便于查找。建立嚴格的考核制度，要求管理人員必須認真負責，避免管理工作邊緣化，將其工作實績和考核獎懲、個人晉升等掛鉤，提高人員積極性。建立培訓制度，定期組織管理人員進行相關(guān)內(nèi)容的學習，包括理論知識、管理條例、檔案管理先進技術(shù)等，使檔案管理工作提高效率，更加規(guī)范。

4.3 提高檔案管理隊伍素質(zhì)

加大對信息化管理系統(tǒng)的投入力度，盡快發(fā)展檔案管理數(shù)字化，以滿足社會的信息化需求。定期維護、更新相關(guān)軟硬件設(shè)備，對于新購置的設(shè)備或者新引入的軟件系統(tǒng)，需定期組織人員學習，確保人人都能熟練使用。加強對管理人員的職業(yè)道德培訓，提高人員的責任意識。積極引入檔案管理專業(yè)人才，為管理隊伍注入“新鮮血液”。

總之，學生檔案管理是高校的工作重點。高校需提高對該項工作的重視，不斷強化檔案管理的意識，健全管理制度，提升管理技術(shù)，增強管理人員素質(zhì)，努力提高檔案管理效率。