大數(shù)據(jù)背景下教育檔案規(guī)范化策略探析

劉海蛟

（廣饒縣教育局，山東 東營 257300）

大數(shù)據(jù)背景下人們思維與生活模式有了很大改變，將更加高效與便捷的獲取信息。在傳統(tǒng)教育檔案管理模式下，主要為紙質(zhì)文件，而現(xiàn)在教育檔案也涉及光盤、圖片以及影音等類型，檔案信息越來越豐富，存儲方式呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)為教育檔案管理帶來了強(qiáng)烈沖擊，尤其是資源共享和數(shù)據(jù)交流等要求更加嚴(yán)格，必須做好檔案管理安全工作?；诖藱n案管理部門要結(jié)合教育檔案管理現(xiàn)狀，適時引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動工作模式的變革，讓教育檔案管理工作能夠規(guī)范化開展，從而真正發(fā)揮教育檔案的作用與價值。

1 大數(shù)據(jù)背景下教育檔案面臨的機(jī)遇

在教育檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為檔案工作帶來便利，讓服務(wù)更加高效。第一，大數(shù)據(jù)將促使教育檔案管理更加便利與效率。大數(shù)據(jù)具備即時性、交互性等特征，在教育檔案管理中應(yīng)用能夠保證檔案的真實(shí)性與可靠性，管理工作也能及時、規(guī)范開展，顯著減輕檔案管理人員的工作壓力；第二，大數(shù)據(jù)讓檔案服務(wù)更加便捷，用戶體驗(yàn)顯著增加。通過共享教育檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)異地查檔、跨館服務(wù)等，對用戶需求與使用歷史進(jìn)行分析后，能夠提供個性化和社群化服務(wù)；第三，大數(shù)據(jù)有利于深挖教育檔案價值，增強(qiáng)其影響力。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠在海量檔案中快速挖掘出有價值的內(nèi)容，達(dá)到借鑒經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)和提高工作效率的目的。

2 大數(shù)據(jù)背景下教育檔案面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)將促使教育檔案管理模式的創(chuàng)新，但也存在很多不足：第一，技術(shù)瓶頸的限制。隨著教育檔案數(shù)據(jù)呈海量增長趨勢，也增加了檔案存儲、保管等工作難度，安全風(fēng)險問題也頻繁發(fā)生，相比于紙質(zhì)檔案，更容易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露以及被篡改等問題；第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為管理隊伍造成了巨大挑戰(zhàn)。很多檔案管理人員個人素質(zhì)與能力有待提升，掌握的專業(yè)技術(shù)較少，難以發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在教育檔案管理中的最大作用；第三，相關(guān)法制有待進(jìn)一步完善[1]。大數(shù)據(jù)檔案屬于新生事物，在管理方式與傳統(tǒng)檔案的法律法規(guī)存在較大差異，也缺少可以遵循的法規(guī)，從而為檔案的穩(wěn)定性、安全性帶來了更嚴(yán)格的要求，在監(jiān)督、準(zhǔn)入等環(huán)節(jié)極易發(fā)生問題。

3 大數(shù)據(jù)背景下教育檔案規(guī)范化策略

3.1 樹立新的思維模式

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思想觀念，主動提供檔案服務(wù)，跟上時代發(fā)展的腳步，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)教育檔案管理方式的創(chuàng)新。檔案管理人員要加大對教育檔案數(shù)據(jù)資源價值的挖掘力度，提高檔案信息資源收集能力、分析能力和整理能力。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)也要盡快樹立新的觀念，為教育檔案工作提供更多支持，要增加資金投入，配置計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀和除濕柜等現(xiàn)代化設(shè)備，保證大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢得到充分體現(xiàn)[2]。在此背景下，才能推動教育檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐，并以收集數(shù)據(jù)、分析量化、解析關(guān)系、提出方案和優(yōu)化方案為基礎(chǔ)，真正建立起現(xiàn)代化檔案管理模式，提高教育檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方法

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，教育檔案數(shù)據(jù)資源也越來越多，類型也更加豐富，除了包含紙質(zhì)檔案以外，也涉及很多圖片資料、音頻視頻等。在教育檔案信息收集過程中，需要發(fā)揮云平臺的作用，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的自動化收集，保證教育檔案的收集、整理等工作更加高效。教育檔案管理中也要借助云平臺的信息處理與計算功能，讓各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)資源得到科學(xué)的分析與計算，并妥善儲存下來。在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用中，檔案管理人員工作壓力也將大大減輕，工作效率將顯著提升，為教育檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造有利條件。檔案管理人員也要熟練、正確操作云平臺，讓已有檔案數(shù)據(jù)資源得到有效分析，并從分析結(jié)果出發(fā)，及時查漏補(bǔ)缺，最大限度提高檔案數(shù)據(jù)資源信息的利 用率。

3.3 建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺

當(dāng)前教育檔案信息資源可以用“海量”一詞形容，如果忽視對檔案的利用工作，將造成資源被浪費(fèi)的問題。對此我們要應(yīng)用大數(shù)據(jù)檔案資源平臺，針對教育檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共建共享的目的[3]。目前我國建立有全國開放的檔案信息資源共享平臺，通過與各級檔案館開放平臺完成直連，確保各地教育檔案管理資源可以高度的共建共享。為了提升教育檔案管理規(guī)范化水平，需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案信息資源共享平臺加大整合力度，讓各自的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，促使平臺功能與服務(wù)更加完善。對于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化的教育檔案，若是未納入信息資源共享平臺中，也必須重點(diǎn)關(guān)注這項(xiàng)工作，為大數(shù)據(jù)檔案資源平臺發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 增強(qiáng)主動服務(wù)意識

檔案管理人員要以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，深入、全面分析獲得的檔案資源，確定教育事業(yè)發(fā)展方向，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。要主動對檔案資源工作定位進(jìn)行擴(kuò)展，轉(zhuǎn)變以往落后的檔案管理理念，切實(shí)增強(qiáng)檔案資源服務(wù)意識。第一，檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的歸檔意識。由于每天都會產(chǎn)生大量的教育檔案，必須對其中有價值的檔案進(jìn)行篩選與歸檔，才能為今后檔案利用創(chuàng)造條件；第二，檔案管理部門之間要加強(qiáng)合作，共享教育檔案資源，這是教育事業(yè)發(fā)展的主要方向，避免教育檔案被長時間閑置在檔案庫中；第三，檔案管理人員也要具備主動服務(wù)的意識，及時向檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源，滿足其工作要求。

3.5 加強(qiáng)檔案安全管理

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到教育檔案管理中，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)具備開放性特征，極易發(fā)生檔案安全風(fēng)險，從而增加了教育檔案工作難度。對檔案管理人員來說，必須增強(qiáng)自身的安全防范意識，從教育檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，將各項(xiàng)安全管理措施落實(shí)到位[4]。為了達(dá)到規(guī)范化管理教育檔案的目的，要采取身份認(rèn)證的方式，為檔案數(shù)據(jù)資源提供可靠保護(hù)，尤其是要采取單點(diǎn)登錄的方式，防止出現(xiàn)異地登錄的情況，這些解決教育檔案資源泄漏的有效手段。檔案管理人員需要將數(shù)據(jù)加密工作做到位，對訪問權(quán)限作出科學(xué)合理的設(shè)置，部分重要的教育檔案也需要備份，在分類處理后保存好操作日志，實(shí)現(xiàn)教育檔案資源的充分利用，達(dá)到安全、規(guī)范管理的要求。

4 結(jié)語

總之，隨著我國教育事業(yè)的飛速發(fā)展，教育檔案數(shù)量也日益增加，檔案部門承擔(dān)著更多的工作任務(wù)。為了減輕壓力，在教育檔案管理中可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，保證海量信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高效的處理，讓教育檔案管理達(dá)到規(guī)范化要求。在大數(shù)據(jù)背景下，我們需要充分考慮到教育檔案管理中面臨的各種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，主動通過大數(shù)據(jù)完成檔案的分析與處理工作，并建立完善的規(guī)章制度，促使教育檔案收集、整理、存儲和利用等工作高效開展。