城建檔案數(shù)字化管理策略初探

李澤川

（瀘州市城建檔案館，四川 瀘州 646000）

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要推進(jìn)檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展對(duì)接，重視檔案信息數(shù)據(jù)的管理、分析、運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)的有效性存儲(chǔ)、保護(hù)，從而進(jìn)一步助推企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 城建檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與特征概述

檔案數(shù)字化管理是基于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式集中優(yōu)化，提高檔案管理成效。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化管理具備在線收集、在線管理、安全高效管理、集成化管理優(yōu)勢(shì)。目前城建檔案數(shù)字化管理主要是通過云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建立多元化、智能化管理機(jī)制，對(duì)各類數(shù)字檔案信息進(jìn)行處理，提供新型檔案管理服務(wù)。城建檔案數(shù)字化管理，也是對(duì)城市發(fā)展建設(shè)中多環(huán)節(jié)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，補(bǔ)充完善信息庫內(nèi)容?；谀夸洈?shù)據(jù)為基本檢索入口，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)多項(xiàng)目錄數(shù)據(jù)集中管理。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效化處理，將數(shù)據(jù)信息在線錄入計(jì)算機(jī)中，能對(duì)檔案信息在線收取與管理?？梢詫?duì)不同地點(diǎn)數(shù)字檔案信息內(nèi)容集中整合處理，建立專業(yè)化的專題檔案，對(duì)檔案信息進(jìn)行集成化管理。與傳統(tǒng)載體檔案相對(duì)比，數(shù)字檔案存儲(chǔ)密度更高，但對(duì)于數(shù)字檔案信息安全保障活動(dòng)也提出了更多更高要求，當(dāng)信息管理不規(guī)范時(shí)會(huì)產(chǎn)生較大損失。在數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的有效收集以及歸檔，將多個(gè)載體檔案有效轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，可以全面優(yōu)化不同載體檔案在利用方式層面的束縛，促使檔案復(fù)制、信息重組中消耗的各項(xiàng)成本得到有效控制。相關(guān)應(yīng)用人員直接基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境便能獲取需要的檔案資料，能提高檔案利用成效?；跈n案管理實(shí)體數(shù)字化管理，能對(duì)原有的檔案原件進(jìn)行保護(hù)，實(shí)現(xiàn)庫存檔案數(shù)字備份與保護(hù)，提高檔案信息管理的安全性。

2 城建檔案數(shù)字化管理策略

2.1 要建立健全城建檔案信息資源的整合標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)不同形式、接收渠道和存儲(chǔ)載體的檔案信息資源進(jìn)行采集整合，把分散在不同載體中的檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)整合，對(duì)不同信息形式的檔案信息進(jìn)行歸納分析，建立城建檔案內(nèi)部的有機(jī)關(guān)聯(lián)，給利用者提供更完善的檔案信息，從而避免“信息孤島”給檔案利用帶來的不利影響。其次，建立健全信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，依照統(tǒng)一規(guī)劃，充分利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)整合平臺(tái)。依托現(xiàn)有基礎(chǔ)，整合原有的應(yīng)用系統(tǒng)，把不同來源、不同格式的信息資源完全融合，形成互聯(lián)互通的通信平臺(tái)和信息交換平臺(tái)，解決城建檔案信息資源的分散性、單一性和用戶檔案信息需求的綜合性矛盾，提高城建檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息與社會(huì)信息的共享。最后，在信息化時(shí)代下，城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作要求加強(qiáng)各級(jí)城建檔案管理部門之間的交流，增強(qiáng)與其他管理部門的信息溝通，按照一定的規(guī)則建立城建檔案全宗的有機(jī)關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，最大化地開發(fā)利用城建檔案資源，真正發(fā)揮城建檔案的歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

2.2 注重城建檔案管理工作的信息化建設(shè)

1）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及多方面，城建檔案管理應(yīng)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)合作，與技術(shù)研發(fā)單位協(xié)同展開數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，共同建立數(shù)據(jù)分析和資源開發(fā)工具。對(duì)現(xiàn)有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價(jià)值的資源，做好檔案分類管理工作，落實(shí)城建檔案數(shù)據(jù)庫研發(fā)成果，及時(shí)向公眾公開發(fā)布數(shù)據(jù)庫的使用規(guī)范，為各城市的城建檔案規(guī)范化管理工作和檔案數(shù)據(jù)庫的高效利用提供便利條件。2）完善資源建設(shè)，創(chuàng)建信息平臺(tái)。推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，創(chuàng)建城建檔案管理系統(tǒng)，讓紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，對(duì)城市建設(shè)中重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，保證該項(xiàng)目檔案及時(shí)收集歸檔和規(guī)范整理。重視對(duì)城建檔案資源的開發(fā)利用，明確檔案內(nèi)容的價(jià)值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會(huì)為城市未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，也能為人民群眾提供信息服務(wù)。所以，城建檔案管理部門應(yīng)重視對(duì)檔案資源的利用，樹立服務(wù)意識(shí)，向大眾開展優(yōu)質(zhì)化檔案服務(wù)，在提升城市建設(shè)檔案開發(fā)水平的同時(shí)，深入挖掘出更多有價(jià)值和意義的資源信息。3）逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統(tǒng)開發(fā)步伐。結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，應(yīng)用最先進(jìn)的設(shè)施完善檔案管理平臺(tái)，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時(shí)性。加快軟件開發(fā)速度，對(duì)縱向城建檔案和橫向城建檔案進(jìn)行分類管理，滿足一定區(qū)域內(nèi)城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區(qū)域內(nèi)信息化的過渡。

2.3 多措并舉提高電子檔案的法律效力

首先，建立健全檔案法律法規(guī)體系，讓電子檔案利用有法可依。目前我國相應(yīng)的檔案法律法規(guī)體系還不健全，城建電子檔案的法律效力還不被認(rèn)可，導(dǎo)致電子檔案的利用還存在一些困難。提高城建電子檔案的法律效力，更好地為城市發(fā)展服務(wù)，就需要建立健全相應(yīng)的檔案法律體系，為電子檔案的使用找到依據(jù)，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，提高城建電子檔案制作和管理水平，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。由于電子檔案在制作、傳輸過程中很容易被篡改，這是造成電子檔案的法律效力不被認(rèn)可的主要因素。因此可以通過元數(shù)據(jù)采集、電子檔案加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)以及仿寫措施等來維護(hù)電子檔案的真實(shí)可靠性，保證電子檔案制作、傳輸過程中的安全性，從而提高電子檔案的法律效力。最后，轉(zhuǎn)變檔案利用理念。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，開發(fā)利用檔案信息資源與傳統(tǒng)的檔案利用已完全不同，檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新電子檔案利用方式，擴(kuò)大電子檔案利用范圍。同時(shí)檔案利用著也應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案利用理念，不能唯紙質(zhì)論，需要逐步認(rèn)可電子檔案的法律效力。城建檔案管理部門和檔案利用者雙方利用理念的一致性是做好電子檔案利用工作的重要保障，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案開發(fā)利用工作取得成功的決定性因素。

2.4 拓寬檔案管理的路徑

首先，在城建檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)重視微服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)用，如微信、微博等，要借助此類平臺(tái)推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時(shí)借助這些平臺(tái)獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量。其次，要重視對(duì)于遠(yuǎn)程技術(shù)的運(yùn)用，以遠(yuǎn)程檔案管理服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)非面對(duì)面的人工服務(wù)，切實(shí)推進(jìn)人機(jī)交互的檔案管理工作模式的開展。遠(yuǎn)程檔案管理工作模式能夠打破時(shí)間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務(wù)，如通過電子郵箱實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進(jìn)一步重視對(duì)于云平臺(tái)的運(yùn)用，以云服務(wù)為導(dǎo)向開展相關(guān)工作。云服務(wù)是以云計(jì)算為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計(jì)算的一項(xiàng)精準(zhǔn)化服務(wù)，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實(shí)際成效。

3 結(jié)語

隨著5G時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)化的覆蓋和運(yùn)行一定是大勢(shì)所趨。因此，要將城建檔案管理工作融入其中，創(chuàng)新理念和模式，不斷提升服務(wù)質(zhì)量數(shù)量和管理效率。