有關(guān)干部人事檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備流程的探究

楊雁容

（開(kāi)平市土地儲(chǔ)備中心，廣東 開(kāi)平 529300）

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了新的思路，數(shù)字化的管理模式能夠?qū)⒏刹咳耸聶n案管理工作變得更加高效和科學(xué)。在進(jìn)入正式的數(shù)字化管理之前，還需要在硬件設(shè)備引入和制度建設(shè)等多方面建立適配的流程模式。前期準(zhǔn)備工作的妥善進(jìn)行，是將數(shù)字化管理模式順利應(yīng)用到檔案管理工作之中的重要前提。為了保證干部人事檔案能夠有效數(shù)字化，管理工作者需要從多角度加以研究，創(chuàng)新管理思維，引入多維度的管理方式。

1 館藏檔案整理

1.1 檔案統(tǒng)計(jì)與校對(duì)

干部檔案管理的數(shù)字化是建立在對(duì)紙質(zhì)檔案的有效整合的基礎(chǔ)之上的，在進(jìn)行數(shù)字化管理之前，必須對(duì)現(xiàn)有的干部檔案數(shù)量進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)，以清晰具體的統(tǒng)計(jì)信息明確現(xiàn)有的檔案總卷數(shù)，對(duì)實(shí)際的整理工作量進(jìn)行預(yù)估，以方便安排之后的具體整合工作。統(tǒng)計(jì)現(xiàn)有檔案的期間內(nèi)，可能會(huì)出現(xiàn)干部人事檔案的變動(dòng)，針對(duì)這一部分變量，在統(tǒng)計(jì)時(shí)還需要依據(jù)檔案的預(yù)期增長(zhǎng)情況以及季度變化趨勢(shì)進(jìn)行推演，在精確化統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上增加對(duì)檔案實(shí)時(shí)變動(dòng)情況的預(yù)估。

除了對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)目進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)之外，在整理的過(guò)程中，檔案工作者還需要對(duì)部分模糊、缺頁(yè)、破損的人事檔案進(jìn)行內(nèi)容核對(duì)，聯(lián)系干部進(jìn)行信息的補(bǔ)充說(shuō)明，保證檔案的完整度。

1.2 統(tǒng)一保存標(biāo)準(zhǔn)

從檔案內(nèi)容的角度來(lái)看，由于人事檔案記載的是干部整個(gè)生平的經(jīng)歷和基本情況，其檔案內(nèi)部的材料時(shí)間跨度會(huì)比較長(zhǎng)。紙質(zhì)檔案材料在表現(xiàn)形式上還會(huì)出現(xiàn)紙張大小不同、材質(zhì)不一的情況。為了保證檔案數(shù)字化工作的有效開(kāi)展，對(duì)這部分材質(zhì)不一、大小不同的干部檔案材料，在前期整理時(shí)可以統(tǒng)一規(guī)格，方便后續(xù)工作的開(kāi)展以及原始材料歸檔工作的進(jìn)行。此外，針對(duì)一些已逝世或已退休的干部檔案來(lái)看，在材料儲(chǔ)存時(shí)間久遠(yuǎn)的情況下，部分紙質(zhì)檔案材料還會(huì)出現(xiàn)字跡褪色、紙張泛黃模糊等情況。現(xiàn)下的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化工作通常依托文件掃描來(lái)進(jìn)行，不完整的老舊紙質(zhì)檔案給之后的數(shù)字化掃描工作造成了一定困難。所以在數(shù)字化管理的前期準(zhǔn)備工作中，還必須加入老舊檔案的整理復(fù)原環(huán)節(jié)，確?，F(xiàn)存檔案可以直接進(jìn)行數(shù)字化掃描，提高掃描環(huán)節(jié)的工作效率。

1.3 利用條形碼進(jìn)行管理

為了方便數(shù)字化檔案管理的溯源工作能夠有效開(kāi)展，在前期檔案整理過(guò)程中可以引入“條形碼”工具進(jìn)行檔案標(biāo)注。具體來(lái)講，每一個(gè)條形碼都涵蓋獨(dú)立的檔案信息，在整理時(shí)，對(duì)已整理的干部人事檔案粘貼條形碼可以避免二次后期二次拆封檔案的麻煩。在需要對(duì)干部檔案進(jìn)行調(diào)取時(shí)，可以依據(jù)條形碼信息對(duì)干部人事檔案進(jìn)行高效溯源，迅速定位檔案位置。

從檔案流動(dòng)管理的角度來(lái)看，條形碼制度的引入亦可以為數(shù)字化管理提供助力。在干部對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí)，管理人員僅需要掃描檔案材料封面的條形碼就可以對(duì)檔案流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行精確記錄，減少了人工記錄與查詢(xún)工作的負(fù)擔(dān)。所以在推進(jìn)數(shù)字化管理之前，可以為每一個(gè)干部檔案都粘貼相應(yīng)的條形碼進(jìn)行歸檔，在完善檔案基礎(chǔ)性數(shù)字化封存信息的同時(shí)，為之后的管理工作做好準(zhǔn)備。

2 管理流程設(shè)計(jì)

2.1 管理制度建設(shè)

干部人事檔案管理工作應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理方向，提升干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值[1]。在轉(zhuǎn)變管理方向時(shí)，首先要做的就是對(duì)管理制度進(jìn)行革新，使之適應(yīng)新時(shí)代的管理工作需要。

好的制度是高效開(kāi)展干部人事檔案數(shù)字化管理工作的前提，由于數(shù)字化干部檔案的工作并非朝夕之事，因此需要完善的制度來(lái)對(duì)后續(xù)數(shù)字化工作加以引導(dǎo)?？茖W(xué)的制度將會(huì)是后續(xù)職責(zé)劃分、明確分工、檔案安全管理以及規(guī)范管理流程的有效依據(jù)。為了建設(shè)科學(xué)的管理制度，可以從多個(gè)角度進(jìn)行考慮。以職能角度為例，在設(shè)計(jì)管理制度前，可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的“檔案數(shù)字化工作小組”，由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員設(shè)定管理策略和數(shù)字化管理方案，在結(jié)合檔案館藏實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)實(shí)時(shí)地有效調(diào)整管理方案，動(dòng)態(tài)化地調(diào)整管理政策。

2.2 管理人才貯備

就人員貯備的角度來(lái)看，推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化管理工作還需要引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的管理型人才。具體來(lái)講，在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，會(huì)有許多專(zhuān)業(yè)性的環(huán)節(jié)，比如數(shù)據(jù)庫(kù)建立、管理網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、掃描圖像處理、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)驗(yàn)收與備份等等。在這些需要信息化技能的管理環(huán)節(jié)中，缺乏相應(yīng)技能知識(shí)的管理人員可能會(huì)覺(jué)得管理會(huì)比較吃力。

為了提升檔案數(shù)字化進(jìn)程的效率，除了引進(jìn)技術(shù)型管理人才外，還需要對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有的員工熟悉數(shù)字化管理的流程和操作方法。從引進(jìn)和培訓(xùn)兩個(gè)角度一起推動(dòng)建設(shè)專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)門(mén)化的技能型管理人才團(tuán)隊(duì)。

2.3 學(xué)習(xí)交流管理經(jīng)驗(yàn)

管理經(jīng)驗(yàn)的有效整合是推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要助推力，為了避免數(shù)字化的過(guò)程中出現(xiàn)失誤，避免管理工作中可能會(huì)存在的問(wèn)題，管理者可以從經(jīng)驗(yàn)交流的角度出發(fā)，為數(shù)字化進(jìn)程做好準(zhǔn)備。除了檔案部門(mén)外，還有許多部門(mén)已經(jīng)在數(shù)字化管理方面有了顯著的工作成果。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理之前，主管人員可以舉辦一些經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，吸取其他職能部門(mén)在數(shù)字化進(jìn)程中的有效經(jīng)驗(yàn)，更加科學(xué)地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。除了本地的職能部門(mén)，檔案管理人員還可以借鑒其他省市的檔案部門(mén)管理經(jīng)驗(yàn)，在溝通和交流中實(shí)現(xiàn)檔案管理制度和技術(shù)的進(jìn)步。

3 設(shè)置檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

3.1 分板塊建立數(shù)據(jù)庫(kù)

就數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)型角度來(lái)講，可以建立“個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)”和“整體數(shù)據(jù)庫(kù)”兩個(gè)部分來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作。之所以將檔案數(shù)據(jù)按照個(gè)人和整體進(jìn)行區(qū)別，是為了方便在數(shù)字化管理時(shí)能夠有效對(duì)干部個(gè)人資料進(jìn)行調(diào)取。通過(guò)觀察“整體數(shù)據(jù)庫(kù)”，檔案工作者可以對(duì)館藏檔案的數(shù)量、流動(dòng)情況、管理情況進(jìn)行有效掌握，從大范圍上助力數(shù)字化管理的進(jìn)程。而“個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)”的建立則可以為后期的數(shù)字化管理提供更多的詳細(xì)信息，當(dāng)需要對(duì)干部經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等信息進(jìn)行核查時(shí)，通過(guò)查詢(xún)檔案“個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)”信息就可以快速進(jìn)行核對(duì)。在具體的操作層面，檔案工作者實(shí)行數(shù)字化管理之前，需要按照干部人事檔案的具體內(nèi)容來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，分門(mén)別類(lèi)地對(duì)干部信息進(jìn)行歸檔整合，將干部人事檔案內(nèi)容參照數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的需要進(jìn)行整合完善。

3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)安全維護(hù)

數(shù)據(jù)的安全準(zhǔn)確、及時(shí)有效是保證教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部，和評(píng)鑒人才等各項(xiàng)工作有機(jī)銜接、步調(diào)一致的重要基礎(chǔ)[2]。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)之前，首先要保障數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源的可靠性和真實(shí)性。在現(xiàn)有的干部人事檔案中，可能會(huì)摻雜一些不合規(guī)或證明材料不足的干部經(jīng)歷文件，針對(duì)這部分真實(shí)性存疑的干部材料，在整理歸檔時(shí)管理者需要特別注意，防止虛假材料摻雜進(jìn)干部檔案的數(shù)字化系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的可靠。

除了保證干部檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性之外，在轉(zhuǎn)變數(shù)字化管理模式時(shí)，還要保障干部人事檔案的信息安全。在為建立數(shù)據(jù)庫(kù)而整理干部檔案時(shí)，需要對(duì)管理人員進(jìn)行保密性培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案整理工作的重視度，確保干部人事檔案在數(shù)字化過(guò)程中的信息不被泄露，維護(hù)檔案安全。

3.3 數(shù)字檔案狀態(tài)實(shí)時(shí)更新

干部人事檔案的內(nèi)容并不是一成不變的，在管理的過(guò)程中，干部人事檔案的內(nèi)容可能會(huì)依據(jù)干部的職務(wù)流轉(zhuǎn)或獎(jiǎng)懲情況出現(xiàn)實(shí)時(shí)變動(dòng)。干部人事檔案管理工作在發(fā)展的過(guò)程中，需要實(shí)時(shí)追蹤干部發(fā)展成長(zhǎng)的過(guò)程，了解每一位干部的黨性修養(yǎng)、工作履歷、管理能力、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)發(fā)展、效能考核等各方面的情況[3]。因此，為了保證數(shù)字化檔案管理工作的有序進(jìn)行，在前期準(zhǔn)備工作時(shí)還需要考量檔案的實(shí)時(shí)變動(dòng)情況，為數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)更新做好預(yù)案。為了保證干部的數(shù)字化檔案內(nèi)容能夠?qū)崟r(shí)更新，可以建立信息報(bào)備系統(tǒng)，為干部提供線上報(bào)備檔案信息的途徑。通過(guò)報(bào)備系統(tǒng)，檔案管理人員可以通過(guò)干部端上傳的證明材料對(duì)檔案的更新內(nèi)容進(jìn)行審查，及時(shí)地處理檔案變動(dòng)信息。

3.4 加強(qiáng)部門(mén)間溝通互聯(lián)

從數(shù)字化管理效果的角度來(lái)看，干部檔案管理工作的價(jià)值在于真實(shí)而完整的信息記錄和數(shù)據(jù)收集[4]。在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，為了保障檔案信息的真實(shí)性，需要各部門(mén)之間相互配合來(lái)完善干部的檔案信息資料。由于檔案的數(shù)字化不能僅依賴(lài)于管理部門(mén)的單方面努力，在管理過(guò)程中，檔案工作者還需要協(xié)調(diào)各部門(mén)來(lái)共同推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。以技術(shù)部門(mén)為例，在進(jìn)行數(shù)字化管理之前，檔案部門(mén)還需要與技術(shù)部門(mén)做好溝通工作，協(xié)調(diào)技術(shù)部門(mén)為檔案的數(shù)字化管理提供有效支持。除了技術(shù)支撐，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化還需要一定的財(cái)政支持。因此，檔案管理部門(mén)還需要協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門(mén)，做好報(bào)備和審批工作，保障數(shù)字化管理?yè)碛谐渥愕馁Y金支持。

總得來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化需要從多角度出發(fā)，做好一系列的前期準(zhǔn)備工作。在準(zhǔn)備時(shí)，可以從現(xiàn)有檔案整理的角度出發(fā)，為數(shù)字化進(jìn)程做好基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備工作。此外，還可以完善數(shù)字化流程設(shè)計(jì)，建立健全管理制度。通過(guò)引進(jìn)高層次技術(shù)型人才健全數(shù)字化管理隊(duì)伍，建立多層次的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為干部檔案的數(shù)字化做好準(zhǔn)備。