新時代電子文檔管理工作對策

肖 塞

（齊齊哈爾市婦幼保健計劃生育服務中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

在現(xiàn)在日常的檔案管理工作中，我們都會進行電子檔案管理工作，如今電子檔案管理已經(jīng)比較普及了，成為現(xiàn)代檔案管理工作中極為重要的組成部分，因為現(xiàn)代化的科技發(fā)展為它提供了有力的技術(shù)支持，檔案管理工作因為有了電子化的進步正在向著更快捷、更安全、更詳實的方向發(fā)展，今后電子檔案管理將成為檔案管理工作中舉足輕重的重要程序。

1 電子文檔的快捷性

隨著現(xiàn)代化步伐的逐步加快，現(xiàn)在我們在日常工作和生活中會經(jīng)常運用到電子產(chǎn)品和發(fā)布電子信息。以往的年代我們發(fā)布一個信息或者通知，大多需要通過紙質(zhì)文件或者口信的方式傳達，最高級也就是打個電話告知，而且在轉(zhuǎn)發(fā)過程中可能會有疏漏或變異，往往會有些失誤造成工作上的不可預見后果，而現(xiàn)在通過電子文件傳輸和發(fā)布的信息會準確無誤地發(fā)送到接收者手中，避免了信息的誤讀和走樣，大大減少了工作過程中的失誤。以我單位為例：我單位離退休老教師老周退休后隨女兒去到北京市居住，老人退休已有二十多年，且年事已高，聽力不大好，以往單位有事項的時候工會辦公室人員會給老人打電話告知各項事宜，老人總是說好好知道了，可是回頭一辦卻總是缺這少那，需要反復好幾次才會辦妥。后來給其女兒打電話情況好了些，可是還會和單位要求有些出入，之后我建議工會利用電子文檔的形式通知老人和家屬，改為給其女兒發(fā)短信、電子郵件和傳真等電子檔案方法聯(lián)系，這大大地提高了工作成效，有時候一次發(fā)送電子信息就可得到圓滿答復，電子檔案的快捷性特性顯而易見，效果極其顯著。在單位以往工作中也是這樣，以往單位向上級匯報工作時，需要文員帶著文件前去相關(guān)主管部門呈遞，有的上級部門離我們單位很遠，需要坐車往返來回跑，有時候相同的一件事情需要來回跑好幾趟，每年的公務車耗相關(guān)費用不少，即耽誤時間又浪費資金。而現(xiàn)在改為以電子文檔呈遞的方式后，只需在網(wǎng)絡上向其主管部門發(fā)送一封電子郵件或傳真件即可圓滿完成遞交工作，既省時又省錢，既快捷又便利，極大地提高了工作效率。

2 電子文檔的安全性

檔案管理工作的重要一環(huán)就是一定要保證檔案文件資料的安全性，以往的紙質(zhì)檔案具有保管期限有限、不易長期或永久存儲的缺點，有的紙質(zhì)檔案在檔案室卷柜中雖然經(jīng)過嚴謹細致的保存，但也只能保存有限的幾十年，時間再久了紙張就會變質(zhì)，出現(xiàn)脆化、脫色、發(fā)霉、模糊不清甚至蟲洞等等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案占用檔案室空間較大，需要大量的檔案柜存儲，移動轉(zhuǎn)存也很麻煩，需要很多人手。有的檔案還會在工作中由于經(jīng)手的人員眾多出現(xiàn)不慎丟失的情況，甚至出現(xiàn)重要的檔案被盜和泄密的情況，而現(xiàn)在大量應用電子文檔后，不但極大地減少了空間的存儲面積，而且在檔案的保存上經(jīng)過完善細致的保存可以達到永久保存的地步。由于電子檔案的傳送大都是以點對點式的聯(lián)系，避免了經(jīng)手人員過多的混亂環(huán)節(jié)，也避免了檔案被盜的風險，大大地提高了檔案管理工作的安全性。一些單位以往工作中由于種種原因總是出現(xiàn)檔案缺失的情況，給后續(xù)的相關(guān)工作帶來很大的麻煩，實行電子文檔后，加大投入資金，探索實行電子檔案管理模式，工作中檔案的安全性立馬顯著提高，由于電子文檔易于存儲和保管，占用空間小，傳遞過程中無需更多其它環(huán)節(jié)，保密性更高，檔案文件的丟失和泄密事件明顯不見了。大家最關(guān)心的人事勞資工作也早早地引入電子應用管理匯總軟件，每月一統(tǒng)計，每年年底向上級統(tǒng)一上報，年年被上級評為先進工作單位。

3 電子文檔的詳實性

電子文檔和以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比具有傳遞信息量的更大更多更詳實的特性，不但可以進行各式文字表述，還可以進行動態(tài)的文字和3D動態(tài)圖表等更深層次復雜的剖析和闡述，效果直觀而易懂，具有極好的成效。2011年在我單位向上級部門呈報的一項關(guān)于重點院校的申報材料中，我校校領導充分調(diào)動了計算機業(yè)務人員預先進行了申報材料的電子檔案制作準備工作，等完成后在規(guī)定上報時間內(nèi)分別向上級主管部門呈報了紙質(zhì)文字匯報材料和電子檔案匯報材料等兩份文件，其中在電子文檔匯報材料中錄入了大量的圖片資料和相關(guān)視頻資料，并專門制作了動態(tài)化電子相冊，精美詳實的資料和信息，圖文并茂、纖華盡顯，完美地呈現(xiàn)出了我校的整體風貌，上級部門在仔細看了我單位的申報材料后，對我單位的匯報材料給予了高度的肯定和贊揚，并欣然通過了我校的申報工作。

4 幾點心得經(jīng)驗

4.1 電子檔案工作需要高度細致的責任心

電子檔案雖然有著無可比擬的快捷性，但是在日常工作中需要我們檔案管理者快中有慢、嚴謹細致，精心地做好每件電子檔案，并完好保存它，用我們高度負責的責任心和事業(yè)心來對待檔案管理工作，因為檔案管理工作意義重大，它是其它一切工作的指導和憑證，所以在工作中絕不能出現(xiàn)一絲疏漏。

4.2 電子檔案工作需要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度

俗語講沒有規(guī)矩不成方圓，任何一項工作都需要遵循工作規(guī)章制度，對于更加需要嚴謹作風的檔案管理工作來說更是必不可少，為了保證電子文檔的安全性在工作中要嚴格遵守檔案法所頒布的相關(guān)條例，嚴守檔案機密，嚴把檔案安全之門，保證不丟失不泄密，精心細致地保管好每一件文件材料，尤其是電子檔案，做到電子檔案不向無關(guān)人員展示，不向他人透露相關(guān)信息，不借閱給無關(guān)人員。傳輸電子文件時設置安全口令，日常工作電腦設置密碼鎖，經(jīng)常殺毒不讓無關(guān)人員觸摸等。只有嚴格執(zhí)行了這些工作流程，電子檔案的安全性才可以得到有效保障。

4.3 電子檔案的工作不是越多越好，要取精去糟，注重實效

電子檔案的存儲不是積攢的越多越好，要不缺不濫，有些和實際工作無關(guān)緊要的文件資料就可以刪除不存，電子文檔的保存一定即要求精練，又要求能夠完整表述文件的內(nèi)涵，不能缺少其中重要的部分。對于在工作中重點涉及和頻繁利用的電子文檔資料要重點保存，甚至設立專項存儲，拷貝足夠的副本妥善保管，要注重電子文檔在工作中實際應用的實效性，并方便調(diào)取查考利用。