事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理探析

蘇國寧

（保定市國防動員委員會交通戰(zhàn)備辦公室，河北 保定 071000）

1 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的難點

1.1 數(shù)字檔案文件易被篡改

大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位數(shù)字檔案信息安全風(fēng)險中文件篡改是安全風(fēng)險的重要部分，現(xiàn)在所使用的數(shù)字檔案文件容易被不法分子進(jìn)行篡改，給數(shù)字檔案信息管理工作帶來了很大的困難。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，是對紙質(zhì)檔案的保管、服務(wù)、利用，以及利用計算機簡單查詢文檔；大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案文件面臨更大風(fēng)險。以前進(jìn)行的數(shù)字檔案文件基本上是使用和保存分別處于兩個單獨的系統(tǒng)，而大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案信息管理則追求統(tǒng)一管理、高效管理，所以使用和保存屬于同一系統(tǒng)，文件被篡改的概率不斷增加，在數(shù)字檔案信息文件儲存的過程中，利用的是計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，其中系統(tǒng)識別、系統(tǒng)利用，以及系統(tǒng)管理和系統(tǒng)編輯是數(shù)字檔案文件的管理內(nèi)容，這種電子形式的同一系統(tǒng)下的數(shù)字檔案文件雖然更加容易編輯操作，但是其中的失誤性也會更多。只要計算機系統(tǒng)通過后，篡改和刪除的操作不會留下明顯性的痕跡，從而使信息安全風(fēng)險難以保證。很多數(shù)字檔案管理是出于固定計算機系統(tǒng)下的操作，如果出現(xiàn)了系統(tǒng)故障或者系統(tǒng)不一致的時候則會影響數(shù)字檔案的真實性和完整性，使數(shù)字檔案的原始性難以保證，所以在大數(shù)據(jù)下數(shù)字檔案信息管理中文件更容易被篡改，致使信息安全風(fēng)險進(jìn)一步加大。

1.2 存儲介質(zhì)安全性難以保證

在事業(yè)單位數(shù)字檔案信息管理的過程中，存儲介質(zhì)是否安全是數(shù)字檔案信息安全風(fēng)險管理的基礎(chǔ)條件，所以我們要保證數(shù)字檔案信息的存儲介質(zhì)的安全性。一般情況下，我國的數(shù)字檔案信息會通過兩種形式進(jìn)行儲存，這兩種形式都屬于信息儲存介質(zhì)。第一種是磁儲存，我們所進(jìn)行的磁儲存一般容易受到灰塵、溫度、磁石等各種外界因素變化的影響，如果受到了外界因素影響，很容易出現(xiàn)消磁的情況，從而使檔案信息的完整性受到挑戰(zhàn)。第二種數(shù)字檔案信息管理的儲存介質(zhì)指的是光儲存，而我們所說的光儲存的方式一般是將檔案信息通過DVD、光盤的方式進(jìn)行儲存，這種儲存形式的儲存量比較大，操作比較便捷、簡單，且經(jīng)濟適用，同時在利用打開方式上也比較方便，在普通電腦上就可以直接打開，因此在數(shù)字檔案信息儲存中光儲存是非常常見的一種儲存方式。但是光盤儲存數(shù)據(jù)的安全性一直是很多人擔(dān)心的一大問題，如光盤儲存期限為一百年左右，但是光盤的保存要求和保存條件非常高，而且光盤儲存很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。經(jīng)過以上的分析，數(shù)字檔案信息管理采用的一般是磁儲存與光儲存，而傳統(tǒng)的檔案管理采用的是紙質(zhì)化信息儲存，雖然紙質(zhì)化信息儲存容易丟失，但是相對來說時間期限較長，而數(shù)字檔案儲存的載體期限有限，如果我們采用磁盤或者是光盤的方式進(jìn)行儲存的話，一般使用時間為十年到三十年，時間上有著很大的差距，使數(shù)字檔案信息管理的安全風(fēng)險進(jìn)一步加大。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理措施

2.1 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式體系

信息化改革過程中，為提升事業(yè)單位檔案管理能力，加強對事業(yè)單位檔案信息資料的管理，要能保障在管控過程中，具備更加到位的信息改革價值，能實現(xiàn)在管控過程中，具有良好的管理優(yōu)勢，在檔案管理上能體現(xiàn)出可靠的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)分析、信息加工、信息傳遞存儲優(yōu)勢，數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵是要能體現(xiàn)出規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，根據(jù)國家規(guī)定的數(shù)字檔案形式建設(shè)，遵守行業(yè)內(nèi)的共識機制，保障在事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中，具備與外界可靠進(jìn)行信息交流的能力。

2.2 搭設(shè)自動化檔案管理模式

對著事業(yè)單位檔案管理科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在自動化檔案管理功能的實現(xiàn)上具備一定的技術(shù)優(yōu)勢，同時隨著各種檔案管理資料信息內(nèi)容的增加，檔案管理的內(nèi)容較多，需要提升檔案管理的效率，降低檔案管理成本，提升檔案管理信息資料的價值，要能做到在檔案管理工作開展中，具備更加到位的管理交流能力。一般需要在自動化檔案管理中，設(shè)置可靠的自動化標(biāo)簽識別機制，實現(xiàn)信息檔案的自動管理、自動提取，全面提升事業(yè)單位檔案管理的自動化水平釋放大量的人力參與環(huán)節(jié)，降低人力檔案管理成本。

2.3 體系化檔案管理建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的最終目的是能保障檔案資料信息能被可靠、高效的利用，能實現(xiàn)在檔案管理建設(shè)過程中，逐步體現(xiàn)出更加可靠的檔案管理建設(shè)效果，在檔案管理模式的實施過程中，做好檔案使用模式、交流分享模式等方面的識別，充分做到其系統(tǒng)化建設(shè)利用的順暢銜接優(yōu)勢，在落實檔案管理一系列功能的前提下，能保障具備較高的檔案管理建設(shè)效果。

2.4 互動化建設(shè)

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理過程中，更加主動對信息內(nèi)容分享互動的建立，在檔案管理的互動探究過程中，能對檔案管理資料內(nèi)容的信息資源價值全面保障，提升實際的互動化管理效果，實現(xiàn)在管理層面上具備更加到位的應(yīng)用價值，同時也提升了事業(yè)單位檔案資料的信息資源管控力。

2.5 檔案管理人才建設(shè)

現(xiàn)代化檔案管理工作的科學(xué)開展，需要具備突出的工作人員專業(yè)技能體現(xiàn)，在工作開展中，不僅需要人員的專業(yè)素養(yǎng)保障，同時也實現(xiàn)了在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，具備各種現(xiàn)代化檔案管理的基本理念，在檔案管控過程中，能更加可靠的應(yīng)用各種信息管理效果。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，需要有關(guān)部門組織專業(yè)化培訓(xùn)，對人員的標(biāo)準(zhǔn)化工作方式進(jìn)行科學(xué)引導(dǎo)規(guī)范，提升人員的管控效果，保障在人員管理過程中，具備更加到位的管控能力，要能提升人員管理的崗位責(zé)任意識，不斷督促其對檔案資料的質(zhì)量嚴(yán)格把控，履行好專業(yè)化檔案管理職能。

2.6 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

事業(yè)單位檔案管理是為提升對檔案信息的挖掘優(yōu)勢，為發(fā)展決策和問題識別提供依據(jù)參考在當(dāng)那管理過程中，需要提出一定的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化要求，明確具體的檔案管理操作方式所要達(dá)到的目的，使得工作人員的管理行為更具方向性發(fā)展的創(chuàng)新指導(dǎo)。在流程優(yōu)化中，主要是提升檔案信息資料的使用效率，同時建立可靠的檔案數(shù)據(jù)資料管控活力，提升大難資料的應(yīng)用分析價值，可建立流程管理中的業(yè)務(wù)管控機制，不斷提升實際的管控效果。

3 總結(jié)

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作主要以信息化為依托，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也為建設(shè)校園網(wǎng)絡(luò)提供了良好的技術(shù)支撐，同時事業(yè)單位每天都會都大量的相關(guān)文件產(chǎn)生，事業(yè)單位規(guī)范的管理與檔案管理的信息化建設(shè)有直接關(guān)系，從而達(dá)到最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用的目的。對事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化處理和存儲后，為事業(yè)單位健康長久的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。