數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用研究

何鈺印

（十堰市鄖陽區(qū)婦幼保健院，湖北 十堰 442500）

醫(yī)院人事檔案記載職工的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、有無違規(guī)違法等方面的信息，能夠客觀、真實地反映出某一職工的能力水平、工作經(jīng)歷以及思想態(tài)度、組織性、紀(jì)律性等情況。醫(yī)院人事檔案管理工作在醫(yī)院干部任免、人事調(diào)動，人才選拔等工作中均有著重要的作用，是醫(yī)院人事決策的重要參考資料和依據(jù)。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院的管理和發(fā)展也正面臨著許多新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院的發(fā)展對于人才的需求進(jìn)一步增長，對于高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)有著迫切需要。在這一背景下，人事檔案管理作為醫(yī)院人才建設(shè)的重要一環(huán)受到了越來越多的關(guān)注和重視，不少醫(yī)院科室投入了一定的人力、物力，積極探索現(xiàn)代檔案高效、科學(xué)管理方法和技術(shù)，引進(jìn)相關(guān)管理人才，以希望提高人事檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院更好進(jìn)行人事管理，推動人力資源合理配置、職工熱情有效激勵等目標(biāo)的實現(xiàn)。在當(dāng)前醫(yī)院不斷強(qiáng)化人事檔案管理工作的當(dāng)下，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用得到了廣泛的關(guān)注，并為人事檔案價值更好的開發(fā)和利用提供了一個切實可行的發(fā)展方向。

2 醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息應(yīng)用的重要性

數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性主要體現(xiàn)在相關(guān)技術(shù)所帶來的檔案形式以及檔案管理方式發(fā)生變化這些方面。

2.1 電子檔案形式相較于紙質(zhì)檔案有著巨大優(yōu)勢

以往醫(yī)院人事檔案工作主要以紙質(zhì)檔案作為主要的載體，信息內(nèi)容僅局限于文字和圖片，檔案查詢不夠便捷，同時紙質(zhì)檔案對于儲存空間、保存環(huán)境等也有著一定的要求。醫(yī)院在實際檔案工作開展中往往需要消耗大量的人力、物力，檔案管理工作成本高、效率低。而電子檔案除文字、圖像外還可以儲存音頻、視頻等多種文件；電子檔案載體為儲存硬件，一塊硬盤中即可儲存大量的文件，大大節(jié)省了儲存空間，在做好硬件安保、維護(hù)以及信息備份工作后，檔案的安全性、完整性也能獲得良好的保障，檔案儲存條件容易滿足；電子檔案形式可以在相關(guān)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)用，從而大大方便檔案信息查詢。

2.2 數(shù)字化檔案管理方法更加科學(xué)、高效

在管理方式上，以往醫(yī)院人事檔案管理主要以檔案的收集、歸檔、保管為主要內(nèi)容，由于受到紙質(zhì)檔案形式以及其他因素的限制，在檔案的分析編制和價值挖掘等方面相對較少。而在數(shù)字化信息技術(shù)的支持下，醫(yī)院可以借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)以及相關(guān)硬件設(shè)施、電子檔案形式實現(xiàn)對大量人事檔案資料的高效管理并且能夠?qū)n案信息內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，能夠使醫(yī)院將以往消耗在檔案保管方面的人力、物力轉(zhuǎn)移到檔案價值體現(xiàn)和應(yīng)用上。

由此可見，數(shù)字化信息技術(shù)帶來的檔案形式和管理方式的改變，在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用對于提高工作效率，降低管理成本，發(fā)揮檔案價值等方面有著重要的意義。

3 數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的具體運(yùn)用

3.1 構(gòu)建數(shù)字化信息人事檔案管理系統(tǒng)，推動檔案科學(xué)化管理

醫(yī)院通過各種數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用可以在傳統(tǒng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上增加更多新的管理方法，對于醫(yī)院轉(zhuǎn)變和完善傳統(tǒng)人事檔案管理工作方法、實現(xiàn)檔案高效、便捷、科學(xué)管理有著良好的推動 作用。

第一，通過數(shù)字信息技術(shù)下的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)可以建立起醫(yī)院檔案人員與人力資源管理之間的良好溝通聯(lián)系，進(jìn)而更加高效、便捷的獲取相關(guān)人員信息資料；也可以通過建立人事檔案信息平臺，建立起完整的職工檔案數(shù)據(jù)庫和個人簡歷系統(tǒng)，由醫(yī)院職工自行上傳信息來提高檔案信息獲取效率。

第二，通過加強(qiáng)對電子檔案的運(yùn)用可以實現(xiàn)對多種形式文件的儲存，使人事檔案內(nèi)容變得更加豐富、生動，提高檔案信息價值，同時電子檔案還能夠為優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔流程，實現(xiàn)檔案管理自動化以及醫(yī)院人力資源管理數(shù)據(jù)分析等的實現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。

第三，醫(yī)院通過建立人事檔案管理信息平臺可以為人事管理人員以及其他需要進(jìn)行檔案查詢的人員提供更加便利、快捷的服務(wù)，其可以通過該平臺快速進(jìn)行人事檔案資料的檢索與查看，從而為醫(yī)院相關(guān)管理、決策、績效考核等的高效進(jìn)行提供良好支持。

3.2 數(shù)字化信息發(fā)掘人事檔案價值，強(qiáng)化醫(yī)院人才建設(shè)

通過數(shù)字化信息技術(shù)整理、分析人事檔案資料可以使其信息價值的發(fā)揮最大化體現(xiàn)。

一方面，醫(yī)院在建立數(shù)字化人事檔案管理體系的基礎(chǔ)上，通過借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)加強(qiáng)對人事檔案資料的分析和利用，能夠幫助醫(yī)院管理者更好地了解當(dāng)前醫(yī)院人力資源、人才建設(shè)整體情況，如醫(yī)院招聘、人員分配調(diào)度以及醫(yī)院急需人才和易流失人才類型等信息。然后將相關(guān)分析結(jié)果在醫(yī)院人才建設(shè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)決策中進(jìn)行有效利用，使醫(yī)院在進(jìn)行人事管理時既可以進(jìn)行良好的宏觀統(tǒng)籌，并進(jìn)一步制定科學(xué)的人才招聘計劃、人力資源儲備規(guī)劃等。

另一方面，通過發(fā)掘職工個人的人事檔案信息，可以對其專業(yè)方向與工作崗位之間的契合度進(jìn)行分析，并反映其實際工作水平、工作狀態(tài)、發(fā)展需求等，進(jìn)而幫助醫(yī)院在人資資源配置以及績效考核、激勵機(jī)制等方面可以針對職工個人進(jìn)行精準(zhǔn)的調(diào)整，提高相關(guān)工作時效性，更好的發(fā)掘職工潛力，增強(qiáng)其主觀能動性。

4 醫(yī)院人事檔案管理體會

當(dāng)前醫(yī)院十分重視人事檔案管理工作的開展，并投入了一定的人力、物力推動人事檔案數(shù)字化信息化建設(shè)，獲得了一定的成果。其主要表現(xiàn)為醫(yī)院人事檔案信息化管理平臺建設(shè)并有效運(yùn)行，使檔案管理工作質(zhì)效得到良好提升；加強(qiáng)對人事檔案資料的分析和發(fā)掘，相關(guān)分析結(jié)果在醫(yī)院人事管理、決策中的參考價值獲得了廣泛認(rèn)可，人事檔案工作對于醫(yī)院人力資源管理、人才建設(shè)的推動作用得到了良好的體現(xiàn)。

不過，在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理以及數(shù)字化信息化建設(shè)的過程中，還存著一些問題和不足，對相關(guān)工作的效率、質(zhì)量造成了一定的影響。例如，醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理機(jī)制與數(shù)字化管理方法之間匹配度不佳，傳統(tǒng)的管理方法不能滿足檔案數(shù)字化管理需要；以往留存的大量紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢以及電子檔案在部分工作中的證據(jù)效力不足，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的制度反而增加了檔案管理成本；針對這些問題，醫(yī)院要積極采取有效措施，加快完善數(shù)字化信息背景下的醫(yī)院人事檔案管理制度、機(jī)制建設(shè)；加快紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程，并對電子檔案證據(jù)效力提升方法進(jìn)行研究探討；加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)教育等。

5 結(jié)語

綜上所述，新時期醫(yī)院的管理運(yùn)行和發(fā)展對于人事檔案管理提出了更多的要求和需要，而數(shù)字化信息的應(yīng)用能夠大大增強(qiáng)檔案工作效率和質(zhì)量。醫(yī)院要積極采取有效措施，充分發(fā)揮數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的作用和優(yōu)勢，為醫(yī)院發(fā)展提供更加有力的保障。