探討EXCEL在建筑工程資料管理中的實(shí)際運(yùn)用

孟曉東

（哈爾濱市建筑工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080）

建筑工程資料是建筑施工過程中重要的文件資料的總稱，對(duì)于建筑工程施工的前期準(zhǔn)備，過程施工以及后期維護(hù)具有非常重要的依據(jù)作用，因而做好工程資料的管理至關(guān)重要，能夠不斷提高建筑工程的效率，加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。在當(dāng)前各行業(yè)信息化發(fā)展的背景之下，建筑工程資料管理也逐漸由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向電子化管理，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)就顯得格外重要。EXCEL作為電子化辦公的重要工具，是一款功能強(qiáng)大的表格軟件，能夠在建筑工程資料管理中發(fā)揮重要的作用，借助EXCEL表格的各項(xiàng)功能，能夠有效地解決資料管理中存在的問題，促使資料管理逐漸走向全面完整化、規(guī)范化以及電子化。本文通過分析當(dāng)前建筑資料管理中存在的問題以及EXCEL在資料管理中的運(yùn)用，以期能夠?yàn)榻ㄖこ藤Y料管理工作提供一定的借鑒和參考。

1 建筑工程資料及其管理中存在的問題

1.1 建筑工程資料及其特點(diǎn)

建筑工程資料，簡(jiǎn)單概括的來說就是建筑工程建設(shè)中形成的所有信息和文字的記錄的匯總，建筑工程資料對(duì)施工過程和后期回顧工程情況提供了很重要的參考。建筑工程資料種類繁多，可謂是囊括了建筑工程建設(shè)的方方面面，因而具有復(fù)雜性、綜合性、隨機(jī)性、真實(shí)性等特點(diǎn)。眾所周知，建筑工程建設(shè)是一個(gè)具有很長(zhǎng)周期的綜合性系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)專業(yè)和領(lǐng)域，綜合了不同的生產(chǎn)工藝和多種工種，因此產(chǎn)生的建筑資料可謂是綜合、繁多又復(fù)雜。另外，建筑資料是產(chǎn)生于整個(gè)建筑工程建設(shè)的全過程，而建設(shè)的不同環(huán)節(jié)并非一成不變的，經(jīng)過反復(fù)不斷的討論研究，根據(jù)不同因素的變化和實(shí)際情況隨時(shí)發(fā)生變化，這也為檔案資料的復(fù)雜性增添了一筆，而且也在很大程度上造成資料的隨機(jī)性。建筑工程資料的重要性體現(xiàn)在它的真實(shí)性特點(diǎn)上，只有真實(shí)的記錄和反映建筑工程建設(shè)項(xiàng)目中的發(fā)生的一切，包括事故和隱患，檔案資料才具有價(jià)值，才能夠?yàn)榻ㄖこ探ㄔO(shè)提供參考，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 建筑工程資料管理的必要性及存在的問題

1）必要性。建筑工程資料是工程管理施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)級(jí)認(rèn)定的重要依據(jù)，也是建筑工程檔案的重要組成部分。加強(qiáng)資料管理工作，是認(rèn)真貫徹和執(zhí)行建筑工程檔案文件歸檔規(guī)范的要求，能夠規(guī)范檔案工程的管理，確保工程質(zhì)量按照要求和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，進(jìn)一步提高整體工程的管理水平。此外，建筑工程資料管理工作還能夠全面客觀地反映建筑工程建設(shè)的實(shí)際情況，進(jìn)而為檔案工程的質(zhì)量管理和安全管理提供依據(jù)，在積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上同時(shí)為未來的建設(shè)提供參考和指導(dǎo)。最后，根據(jù)國家建筑工程的管理要求，在建筑工程施工過程中是要隨時(shí)對(duì)工程質(zhì)量和工程資料進(jìn)行同步查驗(yàn)的，因此，做好資料管理工作可以及時(shí)的督促工程企業(yè)和管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范管理，確保建筑工程施工安全順利進(jìn)行?？傊?，建筑工程資料管理工作非常重要且必要，無論是哪種建筑工程建設(shè)，都要做好資料管理工作。

2）存在問題。通過近些年對(duì)建筑工程項(xiàng)目的檢查發(fā)現(xiàn)，建筑工程資料的管理普遍存在比較混亂的現(xiàn)象，尤其是在規(guī)范化和真實(shí)性方面存在比較大的問題，這在一定程度上必然影響建筑工程建設(shè)的檔案的質(zhì)量和建筑工程項(xiàng)目順利實(shí)施。

首先，不重視建筑工程資料管理。在建筑工程行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，國家目前應(yīng)經(jīng)出臺(tái)了很多管理辦法和管理?xiàng)l例等來加強(qiáng)和規(guī)范建筑工程資料管理工作。但是，仍然還有很多建筑施工單位的領(lǐng)導(dǎo)人和資料管理人員不重視對(duì)檔案資料的收集、歸檔和整理。在資料管理的過程中，沒有形成規(guī)范性的管理機(jī)制以及科學(xué)的整理保存機(jī)制，導(dǎo)致很多現(xiàn)場(chǎng)的資料丟失，再加上管理水平的缺陷，整體資料管理模式都存在很大的問題。

其次，資料管理缺乏真實(shí)性和實(shí)用性。在建筑工程資料管理過程中存在管理、收集、借閱等方面造成的資料丟失的問題，那么，為了應(yīng)對(duì)檢查，對(duì)于丟失資料就會(huì)進(jìn)行隨便編造，有的資料在復(fù)印或者抄件的過程中也存在弄虛作假的現(xiàn)象，這在很大程度上影響資料的真實(shí)性。另外，在資料最開始收集階段，對(duì)于浩如煙海的資料不知道如何選擇，往往選取的資料缺乏代表性和實(shí)用性，很難對(duì)今后的建筑工程具有借鑒和指導(dǎo)作用。

最后，資料管理人員缺乏專業(yè)性。很多建筑工程單位的資料管理人員往往是由其他部門人員或者現(xiàn)場(chǎng)施工的人員進(jìn)行管理，這些人員本身具有本職工作，對(duì)于資料管理一是缺乏專業(yè)性，二是不重視，也就造成資料管理工作的混亂，影響建筑工程工作的開展。

2 EXCEL在建筑工程資料管理中的實(shí)際運(yùn)用

EXCEL是我們?nèi)粘＾k公使用最頻繁的電子工具之一，它是Microsoft Office system 中的電子表格程序，具有非常強(qiáng)大的功能，尤其是在數(shù)據(jù)匯總和分析方面，能夠非常便捷的跟蹤數(shù)據(jù)、生成數(shù)據(jù)表格、利用公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、利用圖表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行建模等等，將EXCEL運(yùn)用到建筑工程資料管理中能夠大大增加資料管理的便捷性、規(guī)范性和電子化、數(shù)據(jù)化。

2.1 利用EXCEL表格的匯總建立資料管理臺(tái)賬

建筑工程資料管理是隨著建筑工期逐漸形成的，建筑工期的時(shí)間往往都比較長(zhǎng)，而且由于不同的工種類別產(chǎn)生的資料也是類型多樣，日常我們可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類管理，但是當(dāng)資料越來越多時(shí)，我們的分類查找就非常困難，形成一個(gè)非常便捷的資料電子臺(tái)賬是非常必要的，EXCEL表格就能夠很好地解決這個(gè)問題。例如，我們?cè)贓XCEL中建一張電子表格，標(biāo)注序號(hào)、資料名稱、數(shù)量、日期、備注等我們需要了解的信息，形成一份簡(jiǎn)單的匯總臺(tái)賬，也可以建立很多的SHEETS子目錄，對(duì)不同年份，月份的資料單獨(dú)成表。這樣形成的資料統(tǒng)計(jì)管理非常方便查找，因?yàn)镋XCEL具備“查找”功能，通過數(shù)量的統(tǒng)計(jì)我們還可以了解整體資料的數(shù)量，這樣也不會(huì)造成資料的丟失。

2.2 EXCEL中的VBA函數(shù)公式運(yùn)用

通常，我們對(duì)于收集的紙質(zhì)資料都會(huì)用文件盒進(jìn)行裝盒整理，在卷內(nèi)目錄上寫上名稱，對(duì)每一個(gè)資料盒可以建一張電子表格臺(tái)賬等，這些都是便于我們查找。可是，當(dāng)資料匯總的越來越多，盒子自然也就越堆越多，需要建立的電子表格也越來越多，很容易產(chǎn)生混亂，也很不方便。這時(shí)候我們就可以借助EXCEL兩一個(gè)非常強(qiáng)大的功能，就是VBA函數(shù)公式。VBA函數(shù)可以說是進(jìn)一步開發(fā)EXCEL表格，解決建筑工程資料管理的“利器”。VBA函數(shù)的主要功能是對(duì)表格進(jìn)行匯總，不同多個(gè)表格融合至一張工作表內(nèi)，再通過“編輯”窗口對(duì)表格進(jìn)行控制。

另外，EXCEL表格還有很多非常實(shí)用的函數(shù)，能夠解決建筑工程中的很多實(shí)際問題，因而只要完全掌握EXCEL強(qiáng)大的功能，就能夠在資料管理方面運(yùn)用的得心應(yīng)手，不斷促進(jìn)資料管理工作的開展。