事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化探析

陶 萍

（常熟市評彈團，江蘇 常熟 215500）

我國事業(yè)單位眾多，承擔的責任也很重，在經(jīng)濟社會發(fā)展中作出積極貢獻。事業(yè)單位開展各方面工作的情況主要是通過檔案來記錄的，檔案管理對事業(yè)單位提高工作效率有重要作用。然而隨著現(xiàn)代化社會的不斷進步，事業(yè)單位的檔案越來越多，管理工作量急劇增加，在傳統(tǒng)檔案管理中逐漸暴露出信息化建設滯后、檔案管理網(wǎng)絡不完善、檔案人員素質(zhì)不高等問題，無法適應現(xiàn)代化發(fā)展需要，阻礙檔案管理發(fā)揮應有價值，急需改進和強化。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性

首先，事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理主要使用人工方式，隨著現(xiàn)代社會中檔案內(nèi)容日益復雜化、多變化，傳統(tǒng)方式無法滿足單位需求，促進檔案管理技術與手段的現(xiàn)代化發(fā)展勢在必行。其次，傳統(tǒng)檔案管理缺少硬件與軟件設備，如果針對檔案管理方式?jīng)]能實施現(xiàn)代化變革，一味使用傳統(tǒng)設施，針對事業(yè)單位的日常管理與未來發(fā)展都是不利的[1]。再次，事業(yè)單位的規(guī)模在不斷擴大，人員與工作任務都處于持續(xù)增加的狀態(tài)，檔案資料更多，急切需要檔案人員改變落后的工作理念，利用現(xiàn)代化管理方式加強檔案信息的管理與開發(fā)、利用，真正發(fā)揮檔案的價值，助力單位發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的促進措施

2.1 改進技術手段，推動檔案管理的信息化

在科學技術的普及應用之中，計算機技術和網(wǎng)絡信息技術在各行各業(yè)得到廣泛深入的應用，發(fā)揮著舉足輕重的作用。面對這樣的時代發(fā)展形勢，事業(yè)單位的檔案管理應與時俱進，積極改進技術手段，實現(xiàn)檔案信息化管理。例如針對單位的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在核查無誤之后要進行掃描處理，通過計算機形成電子檔案，同時設置好檢索檔案的關鍵詞，方便對檔案信息進行查詢和利用。在這之中檔案目錄是非常關鍵的部分，事業(yè)單位的每一份檔案都要有對應目錄的設置，提供檔案調(diào)用便利。

伴隨信息化建設的日益深入，事業(yè)單位將現(xiàn)代化技術手段用于檔案管理越來越明顯，使得計算機成為檔案管理現(xiàn)代化的重要工具，信息化建設也成為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，檔案目錄從傳統(tǒng)的手寫轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C打印。在檔案管理工作中先利用計算機和信息技術把所有檔案目錄、相關資料等錄入電腦，然后按照特定分類標準對檔案資料進行自動化分類，同時自動生成檔案目錄，再進行匯總、統(tǒng)計，為今后使用檔案提供方便。在查詢檔案時輸入相關信息就能獲悉存放檔案信息的大概位置，包括檔案資料的摘要、主要內(nèi)容等，通過現(xiàn)代化管理節(jié)省大量檔案管理時間、查找時間，極大地提升事業(yè)單位檔案管理效率與準確率。

2.2 加強設施輔助，建立健全檔案管理網(wǎng)絡

在事業(yè)單位檔案管理的過程中會有新的檔案信息出現(xiàn)，例如檔案被借閱或已歸還，需要通過軟件設施輔助檔案信息管理，方便開展檔案管理工作。在現(xiàn)代化管理中較為常用的方式是在檔案管理軟件的輔助下分析統(tǒng)計檔案的借閱與歸還等信息，實時把握事業(yè)單位檔案儲存的具體內(nèi)容[2]。同時要提高存儲電子檔案的設備的時效性，及時更換老舊設備，運用最新軟件，并更換必要硬件設施，確保檔案儲存設備可以滿足日常工作需求，形成事業(yè)單位完善的檔案管理網(wǎng)絡。

網(wǎng)絡遍布全球，事業(yè)單位的檔案管理也必須敢于創(chuàng)新，按照實際情況建構(gòu)局域網(wǎng)，達到共享資源的目的。在建立健全檔案網(wǎng)絡以后，就能借助網(wǎng)絡的優(yōu)勢快速實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變與調(diào)用。當然，檔案管理現(xiàn)代化在提供便利的同時帶來一些挑戰(zhàn)，存在文檔分離問題、網(wǎng)絡安全問題，需要在檔案管理現(xiàn)代化建設中確保文檔一體化，統(tǒng)一檔案和文件，同時加強對網(wǎng)絡的密碼控制，測評網(wǎng)絡安全，安裝殺毒軟件，為檔案安全提供保障。

2.3 更新工作理念，提高檔案人員整體素質(zhì)

有了現(xiàn)代化技術和設施的支撐，高素質(zhì)人員隊伍也是事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理的必備資源。但一些事業(yè)單位并不十分重視檔案管理現(xiàn)代化，表現(xiàn)出人員工作理念落后的問題，制約檔案管理現(xiàn)代化變革。處于現(xiàn)階段的經(jīng)濟信息時代背景之下，事業(yè)單位要持續(xù)提升對檔案管理的重視程度，注重檔案人員工作理念的轉(zhuǎn)變和更新，堅持與時俱進、實事求是，在實踐中不斷學習和提升，充分利用現(xiàn)代科技和信息技術完善檔案檢索系統(tǒng)。例如利用軟件整理、歸類事業(yè)單位的所有檔案，實行檔案信息自動化管理，節(jié)省工作時間，提高工作效率。

尤其是事業(yè)單位的檔案人員要想辦法提高業(yè)務素質(zhì)、管理水平，增強檔案安全防護意識、防護能力。首先，加強思想建設，提高促進檔案管理現(xiàn)代化的思想覺悟。檔案管理特別是信息管理的勞動強度較大，而且工作要求較高、枯燥無趣，作為檔案人員要保持對本職工作的熱愛，肯吃苦、有耐心、能鉆研，形成強烈的安全保密意識[3]。其次，強化技能培訓，提升業(yè)務能力。檔案人員要根據(jù)現(xiàn)代化要求熟練掌握檔案信息存儲技術、加工技術、傳遞技術等，掌握多媒體操作技能，能夠靈活使用防火墻、查毒軟件等，并及時學習使用新軟件的技能，了解網(wǎng)絡信息安全前沿技術，培養(yǎng)優(yōu)良的網(wǎng)絡使用習慣。再次，加強對檔案信息安全的分析和研究，把檔案信息安全作為檔案人員考核指標，提升檔案人員的信息安全管理意識，保護檔案安全。

3 結(jié)語

雖然事業(yè)單位的檔案管理工作繁瑣且復雜，但它是單位管理體系中不可缺少的部分。隨著現(xiàn)代化檔案管理方式的廣泛應用和快速發(fā)展，事業(yè)單位要正視檔案管理和現(xiàn)代社會脫節(jié)的問題，認真對待檔案管理現(xiàn)代化建設工作，利用先進技術手段和設施加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程，提高事業(yè)單位檔案管理水平，更好地適應時代發(fā)展。