中學擴張背景下檔案管理創(chuàng)新

謝婷雨

（福建省廈門第一中學，福建 廈門 361000）

1 中學擴張背景概述

在2003年的全國人才工作會議上，人才強國戰(zhàn)略被指定并得以實施。該戰(zhàn)略指出了，國家的繁榮富強要以人為本，人才是實現(xiàn)國家核心競爭力躍升的根本條件。在這一戰(zhàn)略下，每年為社會輸送無數(shù)人才的眾多高校掀起了擴張的浪潮。從教育部出臺的《面向21世紀教育振興行動計劃》這一文件中可以得知，早在本世紀初政府就計劃在2010年令教育毛入學率達適齡青年的15%。而實際上，高校擴招的腳步遠遠快于規(guī)劃，在2019年我國高校高等教育毛入學率超過50%。

高校擴招不僅直接影響了我國國民的平均文化水平與高等院校學生就業(yè)的供求格局，還影響了中學的擴張需求。在高校擴招的背景下，普通中學也需要進行擴招以向高校輸送源源不斷的生源。此外，在我國城鎮(zhèn)化發(fā)展的進程中，大量農(nóng)村人口涌入城市轉(zhuǎn)換為城市人口。人口的增多讓中學，尤其是名校的資源愈發(fā)緊張。而在教育資源均衡的大背景下，名校大規(guī)模擴招勢在必行。今年，多個省市的中學名校再度擴招。其中廣東深圳市的深圳中學更是要擴招一倍之多。中學的擴招致使中學學生數(shù)量的增多，進而帶來了對中學教師的需求，對校園擴建的需求，對校園基礎(chǔ)設(shè)施增添的需求，以及對中學校園管理制度變革的需求。最終形成從中學擴招到中學擴張的局面。

中學擴張具有兩面性，一方面，中學的擴張讓更多公民有機會享受中等教育，其中重點中學的規(guī)模發(fā)展更是讓更多普通學生享受到了更優(yōu)質(zhì)的教育資源。而另一方面，中學擴張也滋生了一些棘手的問題。如，擴招往往意味著同一中學的門檻降低，這就導致了新一屆學生的整體水平不如往屆。那么這個中學老一套的教學方法、管理體制可能就不再適用，該中學該如何調(diào)整教育方針，因材施教，讓新一屆學生也盡量取得好的結(jié)果？如，相對于學生數(shù)量的擴張，中學教師隊伍的擴張則是舉步維艱。倘若只是盲目的擴張，那勢必使教師水平參差不齊，使中學教師整體水平降低進而影響中學教育質(zhì)量。

對中學管理體制進行及時、靈活的調(diào)整可以讓這些棘手問題得以解決。中學管理的變通包括許多方面。其中對檔案管理的創(chuàng)新、優(yōu)化常常被忽視。中學檔案通過多元化的方式記載了豐富詳細的中學資料信息。這些信息對中學的發(fā)展有著舉足輕重的意義。此外，中學擴張發(fā)展也讓中學檔案管理變得更復雜，正可謂是機遇與挑戰(zhàn)并存。在這種局面前，分析檔案管理現(xiàn)存問題，提出檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化方案就變得十足重要。

2 中學檔案管理的主要問題

2.1 檔案管理認知較為粗淺

當下中學檔案管理存在諸多問題。在認知方面，中學的檔案管理就存在著不足。首先，中學校方對檔案管理的重視度普遍不高。在我國的中學教育背景下，學校往往會舉全校之力提升學生的學習成績。在資源配置上亦是如此，凡是有助于學生學習成績提升的部門都會得到更多的資源傾向。這就使得如檔案管理等無法直接影響學生學習成績進步的部門無論是在人力資源還是在物質(zhì)資源上都相對匱乏，得到的關(guān)注也相對較少。重視程度的不平衡就使得一所中學的教學水平高速增長，教育資源日新月異而檔案管理從制度到設(shè)備再到技術(shù)都拘泥守舊。

對檔案管理的不重視也導致了中學對檔案管理的認知停滯于基礎(chǔ)的歸檔工作層面，許多檔案僅僅是被保管了起來，而缺少了后續(xù)對檔案信息的科學而系統(tǒng)的編研。中學的檔案記載學校發(fā)展的大量信息，有教學規(guī)劃的執(zhí)行、課外社團活動的開展、日常管理制度的變更等。這些自過去延續(xù)至今的信息有十足的參考價值，可以為學校日后教育方針的制定和德育管理奠定基礎(chǔ)。僅僅將檔案封存是檔案管理流于形式的表現(xiàn)，靈活取用才是檔案管理的意義所在。

2.2 檔案管理機制效率低下

機制效率低下是中學檔案管理的另一主要問題。具體表現(xiàn)為兩個方面：一方面，檔案管理的機制不健全。如上文所分析，檔案管理在中學中目前是“保而不理”。檔案從進入保管庫后幾乎就是完成了整個保管流程，后續(xù)檔案管理者只需妥善保存就算是完成了管理。在這個機制下，檔案無法發(fā)揮出其作為參考，供人借鑒的功能，部分中學存在檔案對校內(nèi)人士存在幾乎不開放的現(xiàn)象。雖然這在一定程度上的確確保了部分檔案的保密性，防止了個人隱私和不對外公開信息的泄露。但這種過于簡單的防范機制也使得檔案的價值流失。學校管理層無法從檔案中以史為鑒，避免在大戰(zhàn)略上走彎路；教師無法從檔案中借鑒教育心得，改進教學方案；學生也難以通過閱讀往期優(yōu)秀學員的事跡自我勉勵。

檔案管理的另一低效率的方面表現(xiàn)在，對檔案管理者的規(guī)范機制不完善。在中學擴張的背景下，檔案管理的人力資源配置就相對匱乏。在這種狀況下又由于中學對檔案管理的重視度較低，部分中學就存在著檔案管理的崗位由其他部門、科室的成員兼職的情況。兼職人員往往因為要顧及其他事宜，且變動頻繁，一位兼職人員可能僅僅負責檔案管理中收集、保存、整理、運用的一個環(huán)節(jié)，這就使得中學的檔案管理缺乏了完整性。此外，對檔案管理者的薪酬管理制度，升遷制度，責任追究制度也不健全。前二者導致了經(jīng)驗豐富，有能力的檔案管理者得不到合理的待遇，從而造成了經(jīng)驗豐富者流失。后者則使得檔案的缺失、遺漏無可追究。

2.3 檔案管理數(shù)字化進程落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式需要檔案管理者手動整理大量的紙質(zhì)文件，無論是源文件的收集、整理還是資料的整合、查閱都十分不便。而隨著信息時代到來，信息技術(shù)的提升，文檔數(shù)字化管理已經(jīng)被應用于許多領(lǐng)域。如城市圖書館和高校圖書館目前往往采用數(shù)字化管理，數(shù)字化檢索，線上借閱等模式。這極大地提高了管理效率和利用效率。

而中學檔案在數(shù)字化進程方面卻遠遠落后。第一，由于只重教學的觀念，許多中學對檔案數(shù)字化進程的認識不夠。部分中學依然是通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理模式。第二，觀念上的輕視就衍生了投入的不足。一些中學，甚至是資源豐富的重點中學在數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配置上遠遠無法滿足數(shù)字化檔案管理的需要。缺少數(shù)字化管理所必備的計算機、照相機、掃描儀、存儲器等設(shè)備，數(shù)字化管理必然受到阻礙。第三，中學檔案管理面臨信息安全風險。而目前中學在檔案數(shù)字化進程上仍處于伊始階段，防范能力尚弱，這就進一步提高了被入侵的風險。在檔案收集環(huán)節(jié)，相比于紙質(zhì)文件，數(shù)字化、電子化的檔案更容易被壓縮，篡改，這使得數(shù)字化檔案缺少了一定的可靠性。且在歸檔的過程中經(jīng)由數(shù)字化處理，檔案文件很容易出現(xiàn)遺漏的情況。在檔案管理環(huán)節(jié)上，儲存系統(tǒng)的安全十分重要。存儲文檔的計算機硬件系統(tǒng)的故障以及存儲終端的軟件遭遇計算機病毒、木馬時十分容易使中學信息面臨丟失。

2.4 檔案管理者培訓體系不夠健全

由于升學率等一系列指標帶來的壓力，比起對師資力量的培養(yǎng)，學校對檔案部門人員的培養(yǎng)較弱。中學的擴張也使得檔案管理者人手不足，存在其他部門人員兼職的現(xiàn)象，這就使得檔案管理者的技能熟練度不夠。目前中學檔案管理的培訓體系不完善具體表現(xiàn)在以下三個方面：首先，對檔案管理者信息數(shù)據(jù)庫的操作能力的培訓匱乏。這不僅將導致檔案管理者管理效率下降，還將使中學檔案庫的數(shù)字化管理進程受阻。再者，對檔案管理者信息安全意識培訓缺失可能導致檔案管理者在無意間因操作不當給了黑客可乘之機，讓中學內(nèi)部信息面臨泄露風險。最后，對檔案管理者認知的培訓較少會導致檔案管理者自己對自己的工作不負責，致使在工作中產(chǎn)生疏忽。

3 中學檔案管理創(chuàng)新方案

中學檔案管理的創(chuàng)新不可一蹴而就。相比于革命式翻天覆地的創(chuàng)新，優(yōu)化式的創(chuàng)新更適合當下的情況。具體地，要通過從認知，到制度，到方法，最后到管理者素質(zhì)的優(yōu)化創(chuàng)新。

3.1 改變檔案管理認知

檔案管理的創(chuàng)新必須先從認知的改變，認知的創(chuàng)新開始。對于中學的檔案管理，學校領(lǐng)導層要摒棄過去過度重視教學教育而輕視檔案管理的情形。將檔案管理的發(fā)展納入學校發(fā)展的重要一環(huán)，與其他各個方面齊頭并進。中學領(lǐng)導應認識到檔案的重要性，認識到其蘊含的借鑒價值。而在檔案管理者這一層面，應更重視自己的工作。即便是在資源緊張的情況下，自己僅是兼職做檔案管理工作也不應有怠慢的心理，不可因其他工作而耽誤了檔案管理工作的完成。

3.2 創(chuàng)新完善檔案管理制度

在檔案管理制度方面，中學也應做出相應的創(chuàng)新與優(yōu)化。首先，檔案管理應設(shè)置經(jīng)驗、知識豐富，所學專業(yè)對口的專職人員。即便是在中學高速擴張，資源緊缺的背景下，也應避免兼職現(xiàn)象的產(chǎn)生。而后，中學應嚴格把控檔案管理專員的基本素質(zhì)。設(shè)置學歷、工作經(jīng)驗、性格等多個維度的指標，在人才選拔上進行嚴格的篩選。不能因該崗位從業(yè)人員不直接影響學校的升學率就隨意處置。此外，中學應設(shè)置嚴格的責任追究制度，在檔案收集、整理環(huán)節(jié)采用一人收集整理，一人復核的雙保險措施。在日常的管理中除了設(shè)置信息管理者，還設(shè)置監(jiān)督者，并定期由學校管理層審查檔案的日常管理工作。最后，檔案管理崗應類似其他專業(yè)技術(shù)崗位，有公平、詳細的升遷制度，激勵從業(yè)者更好地完成本職工作，同時避免經(jīng)驗豐富者倦怠甚至流失。

3.3 促進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

中學促進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是創(chuàng)新的另一方式。首先在設(shè)備上，中學應給予更多的投入，投入不僅是一次性的購買，更是后續(xù)的維護、升級。先進的設(shè)備是確保檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。其次，學校應選用操作較為簡單，但安全性較高的數(shù)據(jù)庫。操作簡單是方便學校內(nèi)部人員的查閱，使檔案庫中的信息“活”起來。安全性則是確保了信息不外露，避免校內(nèi)人員隱私外泄被別有用心之人所用。

3.4 活用檔案信息，注重整合提煉

對檔案信息的活用是中學檔案管理創(chuàng)新的另一方向。在中學擴張的背景下，中學的檔案信息將愈發(fā)豐富。這就更要求了檔案管理者不能僅僅停留在將檔案收集歸檔并保存的層面。檔案管理者應對檔案信息進行整合、整理。創(chuàng)立專項檔案庫，專項檔案庫記載了課外活動、教研方針等不同專項的成功經(jīng)驗或是過往案例中的不足之處，為學校未來發(fā)展規(guī)劃提供思路。校內(nèi)人員，從學校領(lǐng)導到教師再到學生應該學會活用經(jīng)驗檔案信息，避免檔案同檔案信息一起被塵封。

3.5 定期組織培訓，提升管理者素質(zhì)

對檔案管理者的培訓應注重三個方面。首先是對檔案管理技術(shù)的培訓，在這一點上要求從業(yè)者不僅要精通傳統(tǒng)的管理方式，更要適應數(shù)字化的管理手段，緊隨時代潮流，提升管理效率。之后是檔案管理信息安全的培訓，這要求管理者要有責任意識和防范風險的意識，同時掌握必要的防范技術(shù)，可以識破信息詐騙騙局。最后要對檔案管理者的認知與心態(tài)進行培訓，要讓檔案管理者認識中學的檔案管理有重要的意義和價值，這并非一個可有可無的工作。