論新形勢下的檔案管理與創(chuàng)新

閔軍玲

（山東省諸城市婦幼保健院，山東 諸城 262200）

檔案是信息資源的載體，是歷史與現(xiàn)實的客觀記錄，記載延續(xù)著社會發(fā)展的過程和命脈，是人類社會發(fā)展變化的忠實見證者。在社會的延續(xù)發(fā)展過程中，因發(fā)展階段的不同，檔案的管理與內(nèi)容也差別較大，分別體現(xiàn)了不同時期的社會發(fā)展特征，具有明顯的時代烙印。透過檔案，我們可以穿越歷史的空間，尋找先人的足跡，可以了解一項工作，一件事情的來龍去脈；借助檔案可以幫助我們總結(jié)工作，借鑒經(jīng)驗，解決工作問題。隨著社會的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新，加強管理，以適應(yīng)時代和形式的發(fā)展需要。

1 新形勢下檔案管理存在突出問題

1.1 檔案資料收集保存不齊全

很多單位沒有建立有效的檔案收集歸檔制度，沒有制定符合單位實際的檔案收集范圍，檔案收集工作針對性不強，應(yīng)該移交保存的材料收集不全，漏收少收現(xiàn)象突出，加之缺少必要的檢查催交措施，使得大量的應(yīng)該歸檔的文件材料無形流失，給單位造成不可估量的損失，甚至?xí)绊懙絾挝坏拈L遠發(fā)展。

1.2 檔案管理利用開放度不夠

如今，檔案信息已經(jīng)成為與工作和人們平時生活緊密相關(guān)的資源。但是，受多種主觀客觀條件和人為因素的影響，檔案的開發(fā)利用明顯不夠，比如有的單位和部門以檔案未實施鑒定，沒法開放為借口，實施封閉管理，其實這或許已經(jīng)嚴(yán)重違反的檔案管理的規(guī)定，新修訂的檔案法明確規(guī)定，檔案保存25年就可以對外開放利用，當(dāng)然這也要實際情況實際對待，但這至少在一定程度上已經(jīng)將檔案開放上升到了法律層面。

1.3 對檔案資源的開發(fā)不夠

檔案是靜止的重要信息，其蘊含的大量重要信息需要不斷挖掘才會得以發(fā)揮作用，更好地服務(wù)社會。新形勢為滿足社會需要，需要對檔案信息進行深度開發(fā)，但是，目前大部分單位的檔案連基本的開發(fā)也談不上，比如其中基本的開發(fā)形式，檔案編研，資料匯編，舉辦展覽等工作都沒開展，檔案長時間躺在庫房里睡大覺，檔案的作用無法發(fā)揮。

2 新形勢下檔案管理的新要求

2.1 實施以“件”為單位的檔案管理

現(xiàn)代化的發(fā)展要求，對檔案管理帶來了變革和沖擊，最現(xiàn)實的要求就是要采用計算機對檔案進行管理。以前的傳統(tǒng)立卷方式也就是以“卷”為單位進行管理，已經(jīng)嚴(yán)重不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，現(xiàn)代化管理需要檔案實體便于實施數(shù)字化信息化加工，還需要檔案信息的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)立卷程序人為因素過多，如擬寫案卷題名可能因人的學(xué)識、理論素養(yǎng)和認識水平不同出現(xiàn)較大差別。同時傳統(tǒng)立卷過程繁瑣，組卷，分類等專業(yè)性較強，如缺少專業(yè)知識為支撐，將導(dǎo)致這些環(huán)節(jié)的工作不精確，為計算機管理帶來不便。運用“件”為單位管理，可以較少人為加工因素，自然的件成為管理單位，檔案的原始性更有保障，對件進行數(shù)字化管理還更加便捷。鑒于以上，按件為單位進行管理已經(jīng)成為檔案管理的新趨勢新要求。

2.2 加強檔案資源建設(shè)

檔案的收集是檔案資源建設(shè)的源頭。檔案收集要做到明確收集范圍，及時收集，做到應(yīng)收盡收，以收集齊全完整為根本。同時要將檔案收集的外延擴大，除紙質(zhì)文件外，其他形式的如實物、照片、音像、電子等也要納入檔案資源建設(shè)的范圍。確保檔案收集齊全的同時要注重收集的質(zhì)量，對于沒有留存價值的檔案資料進行鑒別剔除。只有這樣才能用豐富而高質(zhì)量的檔案資源奠定檔案規(guī)范管理和創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.3 開展檔案開發(fā)工作

要樹立開發(fā)意識，積極主動挖掘開發(fā)檔案價值，通過加工處理將檔案的作用發(fā)揮至最大。開發(fā)檔案信息，可以進行檔案編研，形成有價值的聯(lián)系密切的檔案信息集合；可以進行文本挖掘，對檔案中隱含的、分散的不為人知的信息進行加工、歸類，結(jié)合成為可以被利用的有價值的信息，還有編寫檔案實力匯編、舉辦展覽等多種形式?？傊?，檔案開發(fā)要立足于所存檔案，要圍繞工作需要，主動將開發(fā)出來的重要檔案信息提供給社會服務(wù)。

3 創(chuàng)新檔案管理的方式

3.1 面向社會開放檔案

要主動解去檔案的神秘面紗，實施全方位的檔案創(chuàng)新開放管理。可以通過打造檔案開放利用空間，學(xué)習(xí)借鑒圖書館的開放模式，營造溫暖舒適的開放環(huán)境氛圍；可以主動公布檔案內(nèi)容，通過微信、網(wǎng)絡(luò)等新進媒體技術(shù)發(fā)布，擴大社會知曉面。通過開放措施的實施，讓檔案逐漸走出庫房，走向社會，服務(wù)百姓。

3.2 完善監(jiān)督檢查措施

檔案管理工作的創(chuàng)新，需要一整套制度和監(jiān)督體系的完善作保障。在日常的檔案管理過程中要做到按程序按制度來管理，比如檔案的安全管理問題，要嚴(yán)格落實好“九防”措施，定期開展庫房安全檢查，每天做好溫濕度調(diào)控登記，落實好人員出入庫房登記制度，嚴(yán)禁庫房煙火等，切實將檔案的安全規(guī)范管理做到位。再如要對檔案集中統(tǒng)一管理落實情況進行嚴(yán)格監(jiān)督檢查，嚴(yán)禁私自留存檔案，必須交由檔案管理部門集中管理，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求進行管理，避免雜亂無章，各自為政。

3.3 運用新思想新技術(shù)開展檔案開發(fā)

時代的發(fā)展，已經(jīng)改變了檔案的管理模式，也改變了人們的檔案需求。要轉(zhuǎn)變思想，思想是工作創(chuàng)新的引領(lǐng)者，只有思想轉(zhuǎn)變了，行動才會改變。要改變過去形勢下的檔案以藏為主的思想理念，主動融入社會發(fā)展思潮，讓檔案管理融入已經(jīng)開放的社會大潮中去把握。要運用先進的技術(shù)手段強化檔案信息的挖掘，讓計算機技術(shù)在檔案開發(fā)中得以廣泛應(yīng)用并發(fā)揮作用。要加強對先進管理技術(shù)的學(xué)習(xí)鉆研，讓信息技術(shù)與檔案管理完美結(jié)合，熟練掌握管理技巧，讓檔案開發(fā)在創(chuàng)新中發(fā)展進步。

4 總結(jié)

檔案管理工作要緊跟時代步伐，做到因需而變，因時而變，創(chuàng)新發(fā)展。要充分運用新技術(shù)新手段做好與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合文章，增加技術(shù)含量，才能不斷創(chuàng)新提升檔案管理現(xiàn)代化水平，適應(yīng)新形勢對檔案工作提出的新要求。