論如何做好國企檔案管理工作

鄭 倩

（中鐵十八局集團第四工程有限公司，天津 300350）

近年來，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使我國各個行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)態(tài)出現(xiàn)了根本性變化，產(chǎn)生了新的生產(chǎn)力。推動檔案管理的數(shù)字化建設，能夠在很大程度上提升檔案管理的實際效率，并且能夠有效節(jié)省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。但是對于不少國企來說，其檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不容樂觀，還存在各種各樣的問題，嚴重影響了檔案數(shù)字化管理的實際質(zhì)量和水平。因此，進一步具有論如何做好國企檔案管理工作具有重大現(xiàn)實意義。

1 檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵

先進的理論是指導實踐活動取得重大進展的先導，深入了解檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵對于進一步做好檔案數(shù)字化管理具有重大幫助：

1）檔案數(shù)字化基礎設施構(gòu)建。檔案數(shù)字化管理的根基在于檔案數(shù)字化基礎設施構(gòu)建，具體來說要投入一定的資金購進專業(yè)的計算機和相關(guān)軟件設備，建立完善的國企局域網(wǎng)絡，然后在此基礎上通過框架結(jié)構(gòu)的科學設計，實現(xiàn)檔案信息和資源的共享。

2）檔案數(shù)字化資源收集。完善的答案信息資源是檔案數(shù)字化管理的基本情況前提，國企加強檔案數(shù)字化管理實際是要將相關(guān)的信息資源進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，同時做好檔案信息資源的收集和整理工作，為檔案的數(shù)字化發(fā)展奠定堅實的基礎[1]。

2 國企檔案數(shù)字化管理存在的突出問題

近年來，各國企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來看依然存在不少問題，具體如下：

1）檔案數(shù)字化建設意識淡薄。雖然我國已經(jīng)進入了信息化的騰飛階段，但是依然有不少國企對這種歷史的必然發(fā)展趨勢無動于衷，在檔案管理的數(shù)字化建設方面比較滯后[2]。比如不少國企認為花費資金進行檔案的數(shù)字化建設沒有必要，檔案管理由人工進行操作即可，這種淡薄的意識在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化管理水平的提升，對于國企的長久發(fā)展來說是十分不利的。

2）檔案數(shù)字化基礎設施較差。當前不少國企在檔案的數(shù)字化方面缺乏足夠的資金，導致檔案數(shù)字化基礎設施較差，難以滿足新時期檔案數(shù)字化建設的實際需求。比如國企的檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)設置應該具有防火墻，而且一般是獨立存在的，這樣諸如病毒和黑客等已不能對國企的檔案信息安全構(gòu)成威脅，但是不少國企并沒有設置獨立的防火墻，導致網(wǎng)絡攻擊和威脅日益頻繁和多樣，使得檔案信息系統(tǒng)防不勝防，面臨著重大的安全威脅。

3）檔案數(shù)字化管理人才缺乏。檔案數(shù)字化管理離不開專業(yè)的檔案管理人才作為支撐，但是從目前的實際情況來看，部分國企的檔案管理工作并不是由專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才承擔的，而是由國企內(nèi)部的普通員工兼任。在這種情況下，國企檔案的數(shù)字化管理面臨著重大的障礙，無法取得重大進展和突破。尤其是隨著信息化時代的到來，檔案的數(shù)字化管理所要求的技術(shù)含量越來越高，專業(yè)人才的缺乏將會對國企檔案數(shù)字化管理帶來更大的掣肘作用。

4）檔案數(shù)字化安全問題凸顯。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，既給國企檔案管理的進一步提升帶來了新的契機，又使得其檔案管理的安全性受到了嚴峻挑戰(zhàn)。從目前的實際情況來看，有不少國企的檔案管理員在日常的檔案維護和管理過程中不太注重安全防護，有時候會使用帶著病毒的U盤以及硬盤等去檔案系統(tǒng)中拷貝資料，這樣就會使計算機病毒進入到國企的檔案管理系統(tǒng)中，既容易造成檔案信息丟失，又容易導致整個檔案管理系統(tǒng)的崩潰。此外，還有部分國企所采用的檔案管理系統(tǒng)本身帶有巨大的安全漏洞，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境內(nèi)容易受到黑客攻擊，造成關(guān)鍵檔案信息和資料被盜取，這也應該引起相關(guān)國企的特別重視和警惕。

3 國企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑

通過上述分析可知，國企檔案數(shù)字化管理還面臨不少問題，相關(guān)國企應該從以下幾個方面采取措施促進國企檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化與提升：

1）重視檔案數(shù)字化建設完善相關(guān)管理制度。在當前的歷史時期，數(shù)字化和智能化是國企檔案管理的必然發(fā)展趨勢，因此作為國企來說要從戰(zhàn)略高度重視檔案管理，并積極引入“互聯(lián)網(wǎng)+”，做好檔案管理系統(tǒng)的建設與維護，推動國企的檔案管理買上新臺階。此外，根據(jù)檔案管理的新需求，引進更高水平的檔案管理人才，充實目前的檔案管理隊伍，然后在此基礎上明確各自的職責，同時制定和完善檔案數(shù)字化管理制度，將國企的檔案數(shù)字化管理工作落到實處。

2）投入資金加強檔案數(shù)字化基礎設施建設。充足的資金投入是加強檔案數(shù)字化基礎設施建設的必要保障，作為國企來說應該樹立長遠的戰(zhàn)略思維，不要為了眼前的“蠅頭小利”耽誤了國企的未來發(fā)展。本文建議相關(guān)國企在現(xiàn)有盈利水平的基礎上盡量投入足夠的資金為國企檔案數(shù)字化建設購進先進的計算機和軟件設備，然后在此基礎上完善相關(guān)的配套措施，推動檔案的數(shù)字化管理取得更大進步。從長遠的發(fā)展來看，檔案管理的數(shù)字化建設必然會提升國企的生產(chǎn)力，使國企獲得更大的利潤，實現(xiàn)更好的發(fā)展。

3）引進專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓。通過上述分析可知，國企員工自身的素質(zhì)對于國企信息安全的影響是直接而重大的，然而部分員工對于數(shù)字化技術(shù)知之甚少，因此必須要努力加強國企員工的數(shù)字化技術(shù)培訓，使他們掌握更多的數(shù)字化技術(shù)。首先，國企要為員工開設培訓班和培訓課程，同時通過輪班等方式使員工能夠有時間參加培訓活動。其次，切實做好考核與評比工作，通過考核與評比倒逼員工重視數(shù)字化技術(shù)的培訓和學習，并將自己學到的知識和技術(shù)應用到國企的檔案管理中去，這樣對于推動國企檔案管理的數(shù)字化建設有極大的幫助。

4）應用先進的防護技術(shù)維護檔案安全。國企的檔案資料非常重要，必須維護其安全與穩(wěn)定，筆者建議國企從以下幾個方面做好檔案的安全管理和維護：第一，引進和優(yōu)化“隔離卡”技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的即時連接與隔斷，避免互聯(lián)網(wǎng)中的病毒傳播到國企的檔案管理系統(tǒng)中。第二，使用漏洞掃描技術(shù)定期對檔案管理系統(tǒng)進行“體檢”，一旦發(fā)現(xiàn)安全漏洞及時對檔案管理系統(tǒng)進行修復，防止更大安全隱患的出現(xiàn)。第三，緊跟時代步伐，不斷了解最新的系統(tǒng)維護技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行及時的更新和升級，確保檔案管理系統(tǒng)的高效安全運轉(zhuǎn)，維護檔案安全。

4 結(jié)論

綜上所述，推動檔案管理的數(shù)字化建設，能夠在很大程度上提升檔案管理的實際效率，并且能夠有效節(jié)省人力，保證檔案信息的完整性，提高檔案管理的便捷性。各國企在檔案數(shù)字化管理方面做出了積極嘗試和探索，但是從總體上來看依然存在不少問題，如檔案數(shù)字化建設意識淡薄、檔案數(shù)字化基礎設施較差、檔案數(shù)字化管理人才缺乏、檔案數(shù)字化安全問題凸顯等。因此本文建議相關(guān)國企重視檔案數(shù)字化建設完善相關(guān)管理制度，投入資金加強檔案數(shù)字化基礎設施建設，然后在此基礎上引進專業(yè)檔案管理人才做好相關(guān)培訓，應用先進的防護技術(shù)維護檔案安全，只有這樣才能夠真正做好檔案管理數(shù)字化建設。