事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益探究

羅春紅

（永州市新田縣人事考試中心，湖南 永州 425700）

1 引言

在當前社會經(jīng)濟科技化、科學化高速發(fā)展和人類社會高度文明的新時代下，事業(yè)單位各項工作只有保持與時代發(fā)展同步、協(xié)調(diào)的頻率才能夠更好地發(fā)揮其對社會發(fā)展的公益性服務(wù)作用，才能夠更好地推動中國特色社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，事業(yè)單位檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展步伐，不斷強化其規(guī)范化建設(shè)，以提高其利用效益，更好地服務(wù)于事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展中的各項工作。

2 當前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

2.1 管理程序不夠規(guī)范，管理制度不夠完善

檔案管理雖然是一項非常重要且需要嚴謹、精細的工作，但是當前仍然有部分事業(yè)單位對該項工作沒有引起足夠的重視，在其檔案管理程序的運行方面缺乏規(guī)范性，在其檔案管理制度的制定方面缺乏一定的漏洞和缺陷，仍然需要進一步完善與改進，這些問題的存在都會影響到檔案資料在事業(yè)單位各項工作當中的利用效益，甚至帶來一些不必要的冗余工作。比如有的事業(yè)單位的檔案管理工作存在分類不夠精細，對于不同部門檔案管理的要求和標準參差不齊，在開展檔案管理工作的過程中表現(xiàn)出程序混亂的現(xiàn)象；還有的事業(yè)單位在收集檔案信息資料的過程中由于缺乏對工作人員必要的績效考核制度的監(jiān)管作用，從而導致工作人員在收集檔案資料的過程中往往會由于態(tài)度不認真、責任心不強而導致一些重要檔案資料沒有收集齊全或者分類、存檔存在不合理情況，這就是檔案管理制度不夠完善所造成的結(jié)果。

2.2 檔案管理方式和方法比較落后

當前仍然有不少事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式和人工存檔、查找和檢索的檔案管理方法，這與當前數(shù)字化、信息化、智能化高速發(fā)展并廣泛推廣應用的新形勢形成了鮮明的對比，明顯落后于新時代利用科技輔助工作開展的高效率、高質(zhì)量發(fā)展步伐。傳統(tǒng)檔案管理方法和方法不僅工作效率低下，而且保存檔案信息的紙質(zhì)材料和工具很容易由于老化損壞而造成重要檔案信息資料的丟失，從而使其失去參考利用價值，降低檔案資料利用效益。

2.3 檔案管理人員專業(yè)化水平和綜合素養(yǎng)參差不齊

檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，需要專業(yè)的工作人員來執(zhí)行才可以有效實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理和利用效益的提升。專業(yè)化的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)化的檔案管理技能、較強的文字表達能力和邏輯思維能力，而且還要全面深入地了解國家針對檔案管理工作所制定的各項法律法規(guī)和各種相關(guān)政策等，同時還必須具備較強的責任意識和保密意識。但是，當前有的事業(yè)單位中的檔案管理工作人員并不夠?qū)I(yè)，并且綜合素養(yǎng)參差不齊，這給事業(yè)單位檔案管理工作的開展效率、開展質(zhì)量以及檔案管理工作的利用效益造成了明顯的影響。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理實現(xiàn)路徑

3.1 規(guī)范檔案管理程序，健全檔案管理制度

規(guī)范程序是提高效率的前提，健全制度是保證質(zhì)量的基礎(chǔ)。首先事業(yè)單位檔案管理的領(lǐng)導人員要對檔案管理工作引起足夠的重視，深刻認識到檔案管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展的重要價值和意義，將規(guī)范檔案管理程序、完善檔案管理制度作為一項重點工作和主要目標來執(zhí)行，以使檔案管理工作緊跟社會時代發(fā)展和事業(yè)單位發(fā)展的步伐；其次是及時、高效、合理地解決工作人員在檔案管理過程中遇到的各種問題，及時補充和引進專業(yè)化人才，同時加強對在職檔案管理人員的專業(yè)化培訓，以有效提升事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平。最后，還要不斷強化事業(yè)單位檔案管理制度的法治化建設(shè)，不斷強化工作人員的責任意識、保密意識和法律意識。

3.2 運用現(xiàn)代化檔案管理模式和方法

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及檔案資料利用效益的提升離不開與時俱進的現(xiàn)代化管理模式和方法的運用和支持。在當前信息化、數(shù)字化、智能化等高速發(fā)展且廣泛推廣應用的新時代下，只有將現(xiàn)代化技術(shù)有機地運用到工作當中，實現(xiàn)科技與工作模式的融合才會真正實現(xiàn)與社會時代的同步發(fā)展。事業(yè)單位要結(jié)合自身發(fā)展需求和實際情況不斷改進和創(chuàng)新檔案管理模式和方法，充分利用現(xiàn)代化檔案計算機信息管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案收集、分類歸檔和檢索查找的高效性。同時還要不斷強化和提高檔案管理工作人員自主學習、自主發(fā)展、自主成長的意識，引導其樹立先進、科學的發(fā)展理念，培養(yǎng)其自身工作、檔案管理工作和事業(yè)單位同步發(fā)展的意識。

3.3 強化檔案管理工人員的專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理和檔案資料利用效益的提升除了領(lǐng)導的重視、規(guī)范的程序、完善的制度以及科學先進的檔案管理模式和方法以為還必須要有一支專業(yè)化水平較高、職業(yè)素養(yǎng)較高的人才隊伍來履職。檔案工作人員的專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)會直接影響到事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度。因此，事業(yè)單位要選用專業(yè)化水平較高和職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員來負責檔案管理工作，同時還要不斷加強對檔案管理工作人員的教育培訓工作，不斷強化其責任意識、保密意識、危機意識、擔當意識等，結(jié)合新時代發(fā)展要求不斷提高對檔案管理工作人員的工作質(zhì)量標準要求，構(gòu)建一支高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍，有效推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化開展。

4 事業(yè)單位檔案利用效益提升思路

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案利用效益的有效提升，一是要不斷提升檔案管理工作人員對檔案資料的合理利用意識，做到檔案資料利用的最大化；二是要不斷提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資料服務(wù)的高效化、優(yōu)質(zhì)化、科學化。要想達到以上這兩個目標，首先要建立健全檔案資料利用工作機制，構(gòu)建完善的檔案利用管理制度。通過檔案工作機制和管理制度的全面有效落實來提升檔案利用效率和檔案工作服務(wù)質(zhì)量；其次是將現(xiàn)代先進的檔案信息化管理技術(shù)充分運用到檔案管理工作當中，實現(xiàn)檔案資料查詢、檢索和利用的電子化、數(shù)字化和智能化，進而在很大程度上提高檔案資料的利用效益。

5 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位是我國重要的公益性社會服務(wù)機構(gòu)，在推動我國社會經(jīng)濟和諧發(fā)展和精神文明高品質(zhì)建設(shè)等方面都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理作為事業(yè)單位各項活動開展的基礎(chǔ)性工作，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的促進作用，其規(guī)范化開展程度和檔案資料利用效益會職業(yè)影響到事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展，因此，事業(yè)單位要對檔案管理工作引起高度重視，并結(jié)合新時代發(fā)展要求和自身實際條件不但強化其規(guī)范化管理和利用效益，以更好地使檔案管理工作服務(wù)于事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。